SISTEMSKA RJEŠENJA ZA VAŠE POSLOVANJE KORISNIČKO UPUTSTVO. Line.Sys

Transcription

1 SISTEMSKA RJEŠENJA ZA VAŠE POSLOVANJE KORISNIČKO UPUTSTVO Line.Sys

2 Korisiničko uputstvo za Line.Sys Dokumentacija verzija: 2.10 Programski paket opisan u ovom korisničkom uputstvu podliježe licenci za korištenje i može se koristiti jedino u skladu sa Ugovorom o korištenje za krajnjeg korisnika. Copyright e-line d.o.o. Sarajevo Sva prava pridržana. Sva tehnička dokumentacija koja je napravljena od strane e-line d.o.o. je vlasništvo e-line d.o.o. Sarajevo. Tehnička dokumentacija koja je dostavljena korisniku je dostavljena bez garancije. Svako korištenje tehničke dokumentacije i informacija koje se u njoj nalaze je na rizik korisnika i e-line d.o.o. Sarajevo ne preuzima nikakvu odgovornost za korištenje dokumentacije. Dokumentacija može sadržati tehničke greške kao i greške prilikom štampanja e-line d.o.o. Sarajevo zadržava pravo da vrši izmjene u dokumentaciji bez prethodne obavijesti korisniku. Niti jedan dio ovog korisničkog uputstva ne smije biti kopiran bez prethodnog pismenog odobrenja od strane e-line d.o.o. Sarajevo. Line.Sys od verzije 2.10 radi na Microsoft Windows 2000, XP i Vista platformi. Ranije verzije Microsoft Windows sistema više nisu podržane. Line.Sys, B2B.Sys, B2C.Sys, Travel.Sys, Mobil.Sys i Line.Sys logo su zaštitni znaci e-line d.o.o. Sarajevo kompanije. Microsoft Windows i Windows logo su zaštitni znaci Microsoft Corporation.

3 SADRŽAJ Uvod i instalacija... 1 Uvod... 1 Moduli... 1 Korištene tehnologije... 1 Preporučene konfiguracije... 1 Copyright Informacije... 1 Zakonske Osnove... 2 Ograničena Garancija... 2 EULA... 2 Podrška... 3 Preduslovi za instalaciju...4 Instalacija... 6 MSDE Instalacija... 7 Instalacija Line.sys programa... 7 Live Update instalacija novih verzija Line.Sys i drugih e-line programa Administracija Inicijalna administracija Naknadna administracija Nova firma Lične postavke Kreiranje novih poslovnih godina i otvaranje početnog stanja Prijenos SQL Servera Arhiviranje i optimizacija Izbor jezika Admin manager Evidencija rada Elementi osnovnog prozora aplikacije Šifrarnici...41 Osnove procedure Osnovni set komandi Lista šifrarnika Kontni plan Partneri Poslovne politike Vrste naloga Opisi knjiženja Ambalaža Artikli i usluge Kategorije i grupe artikala Tarife Vrste zavisnih troškova Troškovi proizvodnje Napomene Obračunske jedinice Države, kantoni, općine Nomenklaturne grupe Šifrarnik stalnih sredstava Šifrarnik sitnog inventara i

4 Glavna knjiga Unos podataka Blagajna Obrasci Knjiženje naloga Servisi Prvi rad sa programom Kupci/Dobavljači/Ostali partneri Brza kartica Brzi promet Saldokonti Obračunske jedinice Promet po vrsti naloga KUF/KIF Zatvaranje računa kupaca/dobavljača Dospjela potraživanja Izvještaji Budžetska organizacija Budžet Fond Funkcija Obrasci Kreator izvještaja Povrat naloga Veleprodaja Definiranje skladišta Narudžbe Ulazne kalkulacije Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije Unos nove kalkulacije Radni nalozi servisiranja Predračuni Kreiranje predračuna Procedura Poslovne politike Fakture Servisi kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Printaj popis faktura Enterprise servisi Novi kreiranje nove fakture Lista stavki uključenih u fakturu Set podataka za trenutno aktivni artikal Ukupno Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu Zadnja prodaja partneru Trenutno raspoložive količine artikla Servisi Inventura Revalorizacija Prijenosnice Cjenovnik Ostali dokumenti Ambalaža Kopiranje dokumenata Izvještaji Brza kartica artikla Lager liste ii

5 Kartice robe (artikala i usluga) Artikli po proizvođaču Artikli po tarifi Nalozi knjiženja Minimum i maksimum Stare zalihe Ulazi po dobavljačima Prodaja po kupcima Promet faktura Promet kalkulacija Ostali dokumenti Prodaja po regijama Fakture zbirno Trošarina za period Promet svih dokumenata Fakture po načinu plaćanja Trgovačka knjiga na veliko Trgovačka knjiga usluga Realizacija predračuna Promet po komercijalisti Realizacija po proizvođaču Povrat naloga Maloprodaja Definiranje prodavnica Narudžbe Ulazne kalkulacije Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije Unos nove kalkulacije Radni nalozi servisiranja Predračuni Kreiranje predračuna Procedura Poslovne politike Fakture Servisi kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Printaj popis faktura Enterprise servisi Novi kreiranje nove fakture Lista stavki uključenih u fakturu Set podataka za trenutno aktivni artikal Ukupno Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu Zadnja prodaja partneru Trenutno raspoložive količine artikla Servisi Inventura Nivelacija Prijenosnice Cjenovnik Ostali dokumenti Korisnici kasa POS razmjena Ambalaža Kopiranje dokumenata Izvještaji Brza kartica artikla Lager liste iii

6 Kartice robe (artikala i usluga) Kretanje nabavne cijene Artikli po proizvođaču Artikli po tarifi Nalozi knjiženja Minimum i maksimum Stare zalihe Ulazi po dobavljačima Prodaja po kupcima Promet faktura Promet kalkulacija Ostali dokumenti maloprodaje Promet smjene Prodaja po regijama Fakture zbirno Trošarina za period Promet svih dokumenata Fakture po načinu plaćanja Trgovačka knjiga na malo Trgovačka knjiga usluga Realizacija predračuna Promet po komercijalisti Realizacija po proizvođaču Povrat naloga Proizvodnja Definiranje skladišta Narudžbe Proizvodne ulazne kalkulacije Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije Unos nove kalkulacije Radni nalozi u proizvodnji Radni nalozi servisiranja Predračuni u proizvodnji Kreiranje predračuna Procedura Poslovne politike Fakture Servisi kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Servisi Inventura Revalorizacija Prijenosnice Cjenovnik Ostali dokumenti Normativi Kopiranje dokumenata Izvještaji Brza kartica artikla Lager liste Kartice materijala (i usluga) Artikli po proizvođaču Nalozi knjiženja Minimum i maksimum Stare zalihe Ulazi po dobavljačima Promet faktura iv

7 Promet kalkulacija Proizvedeni Artikli Utrošeni Materijali Ostali dokumenti proizvodnje Fakture zbirno Trošarina za period Promet svih dokumenata Fakture po načinu plaćanja Trgovačka knjiga na veliko Trgovačka knjiga usluga Realizacija predračuna Promet po komercijalisti Realizacija po proizvođaču Povrat naloga Stalna sredstva i sitni inventar (Stalna i sitni) Stalna sredstva Unos podataka Unos naloga Reversi stalnih sredstava Izvještaji Povrat naloga Sitni inventar Unos podataka Izvještaji Revers sitnog inventara Povrat naloga Plaće Obračun Kreiranje novog obračuna Ugovori o djelu Zaposleni Krediti Izvještaji Godišnji mjeseci Godišnji zaposleni Godišnji kartice Godišnji rekapitulacija Obrazac DP Obustave radnika Zaposleni - Pojedinačno Excel Alati Virmani Nalozi za doznake u inozemstvu (obrazac 1450) Nalozi za otvaranje akreditiva (obrazac 1451) Putni nalozi Putni nalozi za vozila Putni nalozi za inostranstvo Cirkularna pisma Razmjena sa mobilnim uređajima Evidencija serijskih brojeva Tenderi/Ugovori Pregled automatskog fakturiranja Labele Partneri Nove jezičke varijante v

8 Web Internet postavke Šifrarnik kategorija i atributa Atributi artikala Razmjena podataka Veleprodajne/Maloprodajne korpe Pomoć Podsjetnik Pomoć Registracija Server Manager O programu Statistika Brza kartica artikla Kategorije Grupe Brzi promet Najprometniji Nabavka po dobavljačima Kupac/Dobavljač Prodaja sa ambalažom Artikli po Proizvođaču Promet po Komercijalisti Realizacija po Proizvođaču vi

9

10

11 Uvod i instalacija Uvod i instalacija Uvod Line.Sys je poslovni sistem nastao na osnovu dugogodišnjeg iskustva kreatora software-a na knjigovodstvenim i računovodstvenim programima. U toku izrade ovog software-a, uz iskusno tehničko osoblje, korišteni su savjeti i iskustva računovođa, menadžera kao i iskustva korisnika sa terena. e-line d.o.o. je pristupio kreiranju ovog poslovnog sistema od samog početka koristeći najnovije Microsof tehnologije. Proizvod ovog truda i rada je poslovni sistem Line.Sys. Moduli Line.Sys se sastoji od sljedećih modula: 1. Sistemski modul administracija korisnika, firmi, poslovnih godina, back up i sl. 2. Glavna Knjiga sa Saldokontima Kupaca i Dobavljača, 3. Veleprodaja, 4. Maloprodaja, 5. Proizvodnja, 6. Stalna sredstva i sitni inventar, 7. Šifrarnici, 8. Plaće, 9. Alati, 10. Web, 11. Pomoć, 12. Statistika, i 13. POS Kasa (ELPOS) Korištene tehnologije 1. Front-end (program) Microsoft Visual Studio.Net Back-end (baza podataka) Microsoft SQL Server Preporučene konfiguracije Konfiguracije Minimalna Preporučena Radna stanica Server Copyright Informacije e-line d.o.o. Sarajevo Dejzina Bikića 4b Sarajevo Bosna i Hercegovina info@eline.ba 1. Pentium III 800 MHz 1. Pentium IV MB RAM 2. 1 GB RAM 3. CD-ROM 3. CD-ROM MB HDD prostor MB HDD prostor 1. Pentium IV 1. Pentium Core2Duo MB RAM 2. 2 GB RAM 3. CD-ROM 3. CD-ROM GB HDD GB HDD 1

12 Korisničko uputstvo za Line.Sys Zakonske Osnove Program je rađen u skladu sa postojećim računovodstvenim zakonima BiH. e-line d.o.o. Sarajevo se obavezuje da u što krećem roku postavi novu verziju programa na web stranici uslijed promjena zakona (ova odredba se ne odnosi na Plaće i Alate jer su besplatni moduli e- Line d.o.o. će, ako im okolnosti dopuste, raditi i update za ove module). e-line d.o.o. se također obavezuje da svaka nova verzija programa izlazi sa novom jezičnim datotekom (bosanski jezik), dok ostale jezike će kupci sami dorađivati. Ograničena Garancija U osnovnoj cijeni proizvoda (Kutija, instalacioni CD, Korisničko uputstvo) je uključen samo proizvod i ograničena garancija. Ograničena garancija znači da će e-line d.o.o. otkloniti greške samog proizvoda (Kutija, instalacioni CD, Korisničko uputstvo), te greške u samom software-u (neispravnosti software-a, pogrešno računanje i sl.) te podršku kupaca na web stranici e-line d.o.o. ( Ograničena garancija ne uključuje instalaciju software-a, održavanje, pregledanje sistema, obuku, uvođenje u rad i sl. Ove stavke mogu biti predmetom posebnog ugovora po aktivnom cjenovniku e-line d.o.o. (ili vašeg distributera). Također, nemogućnosti instalacije Line.Sys ili bilo kojeg njegovog dijela, uslijed neispravnosti infrastrukture (hardware, sistemski software) kao i neispravno funkcioniranje software-a na nelicenciranim i/ili oštećenim radnim stanicama korisnika nisu predmet ove ograničene garancije. Ako kupac utvrdi neispravnost u stavkama koje jesu predmetom ograničene garancije, e-line d.o.o. (ili vaš distributer) će o svom trošku ukloniti kvar. EULA UGOVOR O KORIŠTENJU ZA KRAJNJEG KORISNIKA MOLIMO DA PAŽLJIVO PROČITATE OVAJ UGOVOR PRIJE NEGO ŠTO POČNETE KORISTITI SOFTVER. DISTRIBUCIJOM ILI UPOTREBOM OVOG SOFTVERA VI IZRAŽAVATE SVOJU SAGLASNOST SA USLOVIMA OVOG UGOVORA. UKOLIKO SA USLOVIMA UGOVORA NISTE SAGLASNI, VRATITE SOFTVER LICU OD KOGA STE GA DOBILI, I VAŠ NOVAC ĆE BITI VRAĆEN. MOLIMO DA IMATE NA UMU DA UPOTREBA SOFTVERA NA MICROSOFT OPERATIVNOM SISTEMU MOŽE DA NAMETNE POTREBU ZA NABAVKOM DODATNIH LICENCI OD MICROSOFTA, I E-LINE NEĆE PRIHVATITI BILO KAKVU ODGOVORNOST U SLUČAJU DA VI TAKVE LICENCE NE USPIJETE NABAVITI. 1. Licenca. Softver dostavljen sa ovim Ugovorom (u daljem tekstu Softver ), bez obzira na vrstu medija na kojoj se distribuira na vaše ime je licencirao e-line d.o.o. Sarajevo ("e-line"). Vi posjedujete medij na kojem je softver isporučen, ali e-line zadržava pravo vlasništva nad softverom i njegovom propratnom dokumentacijom. Vi možete: Učitati softver na personalne računare na kojima je instaliran Microsoft operativni sistem (Ovo može zahtijevati i dodatne licence); Napraviti jednu kopiju softvera u formatu koji računar može prepoznati isključivo u svrhu pravljenja sigurnosne kopije. Takvoj kopiji mora biti priložena i kopija e-line upozorenja o autorskim pravima kao i ostali dokumenti o pravu vlasništva koji su bili dostavljeni sa originalnim softverom; Prenijeti sva svoja prava koja proizlaze iz licence za korištenje softvera uz uslov da na novog korisnika prenesete i kopiju licence, sigurnosnu kopiju softvera i svu priloženu dokumentaciju, a pod uslovom da druga strana pročita i saglasi se sa uslovima licence. Nakon takvog prenosa vaša licenca će postati nevažeća. 2

13 Uvod i instalacija 2. Ograničenja. Softver sadrži zaštićen i patentiran materijal, poslovne tajne i drugi materijal na koji e-line ima pravo vlasništva. Da biste takav materijal zaštitili, izuzev u slučajevima kada to važeći zakoni dozvoljavaju, Vi ne smijete: Dekompajlirati, reverse engineer, dekodirati ili na drugi način preraditi softver u formu čitljivu čovjeku; Modificirati, umrežiti, iznajmiti, pozajmiti, distribuirati ili kreirati izvedenice ili inačice na temelju cijelog paketa softvera ili jednog njegovog dijela; ili Transmitovati softver elektronskim putem sa jednog računara na drugi ili putem mreže ili na neki drugi način prenijeti Softver, osim kada je to dozvoljeno licencom. 3. Prestanak važenja. Ova licenca važi do trenutka poništavanja. Licencu možete poništiti u bilo kojem trenutku uništavanjem softvera, propratne dokumentacije i svih kopija. e-line će bez prethodne obavijesti poništiti licencu ukoliko Vi ne ispoštujete neku od njenih odredbi. Po poništavanju licence morate uništiti softver, propratnu dokumentaciju i sve kopije. P/N: Rev. C e-line Odjel za podršku korisnicima Podrška Podrška kupcima (sastavni dio Ograničene Garancije) će biti pružena putem web stranice e-line d.o.o. Na web stranici e-line d.o.o. biti će pružena sljedeća podrška: 1. Besplatni Update programa Line.Sys 2. Besplatni Update programa Pos.Sys 3. Najčešća pitanja i odgovori kupaca 4. Forum 5. Novosti 6. Izvršene izmjene Podrška u vidu održavanja, pregleda, obuke, servisiranja (koji nisu predmet Ograničene Garancije) mogu biti predmetom drugog ugovora po aktuelnom cjenovniku e-line d.o.o. ili vašeg distributera. 3

14 Korisničko uputstvo za Line.Sys Preduslovi za instalaciju Preduslov za pravilnu instalaciju MSDE i Line.Sys programa je pravilno postavljanje opcija unutar Regional and Language Options. Provjera ovih opcija se radi na slijedeći način: 1. Otvorite Regional and Language Options na slijedeći način: a. Start Settings Control Panel b. Kad se otvori prozor Control Panel, otvoriti opciju Regional and Language Options (A) c. U tab-u Regional options, unutar okvira Standards and formats podesiti na Croatian Slika A. Regional and language options Regional Options 2. U tab-u Languages unutar okvira Text services and input languages otvoriti Details (slika B) 4

15 Uvod i instalacija Slika B. Regional and language options Languages a. U novom prozoru unutar okvira Deafult input languages postaviti Croatian, a unutar okvira Installed services dodati (Add) Croatian (Slika C) i pritisnuti OK Slika C. Regional and language options Text Services and Input Languages 3. U tab-u Advanced unutar okvira Language for non-unicode programs odabrati Croatian, i unutar okvira Deafult user account settings checkirati box (Slika D), zatim na prozoru koji se pojavi kliknuti na OK, i na kraju na glavnom prozoru Regional and Language Options, kliknuti na OK. a. Ukoliko bude traženo da se izvrši restart računara, prihvatiti. 5

16 Korisničko uputstvo za Line.Sys NAPOMENA: Ukoliko su opcije već postavljene na ovaj način, ne treba ništa mijenjati. Instalacija Slika D. Regional and language options - Advanced Instalacija programa se inicira umetanjem originalnog CD-a programa u računar. CD osim programa sadrži i MSDE potreban za uspostavljanje baze podataka na centralnom računaru (serveru). Ukoliko se Line.sys koristi u mreži (kao mrežna aplikacija) MSDE dovoljno je instalirati samo na server. Ukoliko se pak, program instalira i planira koristiti samo na jednom računaru, na njega je potrebno instalirati i MSDE i Line.sys program. Nakon ulaganja u računar, CD automatski prikazuje prozor dat na slici I. Slika I. Osnovni prozor za iniciranje Line.sys programa 6

17 Uvod i instalacija Prozor sa slike I omogućava: Pokretanje instalacije programa Line.sys prva opcija Instalacija neophodne komponente SQL Servera za formiranje baze podataka (MSDE) Instalaciju POS kase (POS.Sys) Pregled sadržaja CD-a programom Windows Explorer (posljednja opcija) Dovođenjem fokusa na neku od opcija u desnom dijelu prozora se prikazuje tekst koji detaljnije opisuje funkciju opcije. MSDE Instalacija MSDE predstavlja komponentu SQL Server programa potrebnu za formiranje baze podataka. Istu je potrebno i dovoljno instalirati na samo jedan računar ali prije instalacije programa Line.sys. Ova instalacija inicira se odabirom druge opcije (MSDE) na prozoru sa slike I. Sama instalacija ne zahtijeva učešće korisnika dovoljno ju je pokrenuti. Nakon završetka, računar će o tome informirati korisnika. Instalacija Line.sys programa Nakon instalacije MSDE, pristupa se instalaciji Line.sys programa. Instalacija se pokreće odabirom prve opcije na prozoru sa slike I. Izvodi se u interakciji sa korisnikom od kojeg se odabir i potvrda opcija instalacije očekuje kroz niz prozora. Prvi prozor instalacije prikazan je na slici II. Slika II. Prvi prozor instalacije Line.sys programa Kao što se vidi sa slike II, sva komunikacija koju računar inicira tokom instalacije odvija se na našem jeziku tako da je korisniku omogućen stvarni uvid u procese koji se na računaru odvijaju. U prvoj fazi odvija se konfiguriranje instalacionog programa. Korisniku je omogućeno da proces u slučaju potrebe obustavi odabirom opcije Odustani prikazane na prozoru II. Nakon inicijacije instalacionog procesa prikazuje se drugi prozor, prikazan na slici III. 7

18 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika III. Drugi prozor instalacije programa Line.sys Kao što se vidi na slici III, u ovom trenutku program je spreman za pokretanje instalacije. Od korisnika se očekuje potvrda komande za instalaciju odabirom opcije Dalje. U ovom i svim narednim prozorima dostupne su opcije za navigaciju: Nazad opcija korisnika vraća na prethodni prozor Dalje prelazak na naredni prozor, i Poništi prekid procesa instalacije Slika IV. Prozor sa ugovorom o korištenju Line.sys aplikacije 8

19 Uvod i instalacija Prozor sa slike IV sadrži tekst ugovora o korištenju Line.sys aplikacije. Tekst ugovora se također nalazi i u prvom dijelu ovog poglavlja. Ugovor je obavezno pročitati i samo u slučaju slaganja sa njegovim odredbama nastaviti instalaciju, odabirom opcije Dalje. Slika V. Prozor za identifikaciju korisnika aplikacije U polja na prozoru V unose se imena korisnika, naziv firme (preduzeća) te omogućavanje korištenja programa korisnicima registrovanim na računaru. Nakon unosa traženih podataka prelazi se na sljedeći prozor, prikazan na slici VI. Slika VI. Prozor za definiranje lokacije na kojoj će program biti instaliran 9

20 Korisničko uputstvo za Line.Sys Na prozoru sa slike VI, program obavještava korisnika da će program biti instaliran na lokaciju C:\Program Files\e-Line\LineSys\. Iako se to ne preporučuje, korisnik je u mogućnosti specificirajući drugu lokaciju upotrebom opcije Pregled. Nakon podešavanja, prelazi se na sljedeći prozor. Slika VII. Početak instalacije Nakon što su u prethodnim prozorima podešeni svi parametri instalacije, na prozoru sa slike VII inicira se početak instalacije kopiranja datoteka i podešavanja sistema, odabirom opcije Instaliranje. Korisnik se o toku instalacije obavještava prozorom koji sadrži traku za simbolički prikaz toka kopiranja datoteka. U posljednjem koraku, potrebno je potvrditi kraj instalacije odabirom opcije Kraj na posljednjem prozoru instalacije, prikazanom na slici VIII. Slika VIII. Kraj procesa instalacije 10

21 Uvod i instalacija Live Update instalacija novih verzija Line.Sys i drugih e-line programa Kao dodatak verziji programa isporučenoj na CD-u, e-line razvija dopune i dodatke programu. Ovi dodaci su dostupni na web stranici Automatsko pretraživanje, preuzimanje (download) i instalisanje novih verzija programa obavlja se programom Live Update. Live update nije sastavni dio Line.Sys aplikacije. Radi se o zasebnom programu kojim se obavlja preuzimanje i instalacija novih verzija svih eline programa. Live update se pokreće odabirom istoimene opcije smještene na Start Programs eline Software Live Update, kao što je prikazano na slici IX. Proceduru provjere postojanja novih verzija programa je prvi put poželjno provesti odmah po instalaciji programa a zatim i naknadno u proizvoljno određenim vremenskim intervalima. Slika IX. Način pokretanja procedure za instalaciju dodataka programu Bitno je napomenuti da je prije korištenja Live Update programa potrebno ostvariti Internet konekciju. Ukoliko konekcija nije prisutna, program će o tome obavijestiti korisnika odgovarajućom porukom (slika X.) 11

22 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika X. Obavijest o nedostatku Internet konekcije potrebne za funkcionisanje Live Update Live update provjerava raspoloživost novih verzija programa tako što prvo provjerava dostupnost novih verzija Live update (samog sebe), nakon čega prelazi na ostale programe. Ukoliko je dostupna i nova verzija LiveUpdate-a, bit će automatski preuzeta i instalirana o čemu će korisnik biti obaviješten prigodnom porukom. Prvi prozor Live Update programa je prikazan na slici XI. Slika XI. Prvi prozor Live Update programa Kao što je već navedeno, Live update se koristi za preuzimanje i instalisanje svih eline programa. Lista ovih programa je vidljiva na prozoru sa slike XI. Nastavak procedure se pokreće odabirom opcije Dalje> pozicionirane u donjem desnom uglu prozora sa slike XI. Kao rezultat se prikazuje prozor sa informacijama o tome koji su sve eline programi identificirani na računaru za te programe će se utvrditi eventualno postojanje novih verzija. Izgled ovog prozora je dat na slici XII. 12

23 Uvod i instalacija Slika XII. Lista eline programa identificiranih na računaru Nastavak procedure se pokreće odabirom opcije Dalje>. Ukoliko se za identificirane programe pronađu novije verzije od onih instaliranih na računaru inicira se procedura njihovog preuzimanja i instalacije. O toku obavljanja ovih operacija korisnik je obaviješten odgovarajućim porukama. Također, ukoliko se u procesu izvođenja operacija pojave greške koje onemogućavaju završetak procesa, korisnik će o prirodi ovih grešaka također biti obaviješten odgovarajućom porukom. Primjer poruke o greški koja onemogućava instalaciju nove verzije jer trenutni korisnik nema prava pristupa sistemskim folderima na lokalnom računaru je prikazana na slici XIII. Slika XIII. Primjer poruke o greški Nakon završetka procesa provjere ažurnosti trenutnih verzija (i njihove eventualne zamjene novim verzijama) korisnik se o završetku procesa obavještava porukom prikazanom na slici XIV. 13

24 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika XIV. Informacija o završetku procesa instalacije novih verzija programa. Izuzetno je značajno napomenuti da je ukoliko se dodaci programu identificiraju, iste potrebno instalirati na sve računare na kojima je instalirana Line.Sys aplikacija. Proces instalacije dodataka je moguće provesti i ručno. Sa web stranice potrebno je downloadovati fajlove navedene kao dodatke programu a zatim iste pokrenuti na svim računarima na kojima je instalirana Line.Sys aplikacija. Provođenjem prethodno opisanog procesa okončana je procedura instalacije programa. 14

25 Administracija Administracija Nakon instaliranja aplikacije, potrebno je provesti postupak njenog administriranja. Ovim postupkom definiraju se podaci karakteristični za firmu i podaci o korisnicima aplikacije. Neki od ovih podataka mogu se specificirati i u kasnijim fazama korištenja dok određeni broj podešavanja mora biti inicijaliziran prije početka unošenja transakcija u tzv. inicijalnoj administraciji. Inicijalna administracija Prilikom prvog paljenja aplikacije potrebno je odrediti konekciju prema računaru na kojem je instaliran MSDE tj. SQL Server. Svi računari u mrežnom okruženju treba da imaju definiranu konekciju prema računaru serveru baze podataka. Ovaj računar može biti jedna od mašina u mreži koja se inače koristi u svakodnevnom radu firme, ali preporučena varijanta rada je da to bude Server računar na kojem korisnici inače ne rade. Na slici 1.1. je prikazan prozor za definiranje konekcije prema serveru podataka. U polju SQL Server je potrebno unijeti naziv računara na kojem se nalazi instaliran MSDE ili SQL Server (Instalacija MSDE-a se nalazi na Line.Sys CD-u i detaljno je objašnjenja u prethodnom poglavlju). Ukoliko ste instalaciju MSDE-a uradili sa CD-a koji ste dobili uz Line.Sys aplikaciju onda su podaci za Korisničko Ime i Lozinku već pravilno popunjeni i možete kliknuti na dugme Prihvati kako bi nastavili inicijalizaciju konekcije i kreiranje podataka potrebnih za rad aplikacije. Ukoliko je na vašoj mreži već postojala instalacija SQL Servera od ranije onda je potrebno da se konsultirate sa vašim Administratorom mreže u vezi podataka koje je potrebno unijeti u polja Korisničko Ime i Lozinka. Ukoliko je podacima (bazi podataka) potrebno pristupiti putem interneta, odabire se opcija Optimizirati pristup za Internet konekciju. Kao rezultat odabira ove opcije prozor prikazan na slici 1.1. se mijenja u toliko što je polje SQL Server zamijenjeno poljem IP Adresa. Konsekventno, u ovo polje je potrebno unijeti IP adresu računara koji sadrži bazu podataka sa kojom je program potrebno povezati. Ukoliko je IP adresa računara sa bazom podataka statička (nepromjenljiva) ovim se procedura završava. Međutim, Internet vezu klijentskih računara sa bazom podataka je moguće ostvariti čak i ukoliko server baze podataka ne posjeduje permanentnu (statičku) IP adresu. Za te potrebe, izrađen je poseban servis koji omogućuje prepoznavanje trenutne IP adrese servera i usklađivanje klijentskih računara za rad u takvom okruženju. Navedeni servis je potrebno preuzeti sa E-line web stranice ( a smješten je na lokaciji Line.sys Nove verzije programa Alati Service manager. Ponuđene su dvije verzije servisa: full i lite. Lite verzija se primjenjuje na računarima sa Win XP operativnim sistemom dok korištenje full verzije može biti potrebno na računarima koji imaju starije verzije Windowsa. Nakon preuzimanja servisa (naziv datoteke je ELsrvMngLite.exe) isti je potrebno instalirati. Procedura instalacije se inicira pokretanjem preuzetog fajla i iznimno je jednostavna: na prvom prikazanom prozoru je potrebno odabrati opciju Next a na narednom opciju Install. Po završetku instalacije prikazuje se prozor na kojem je potrebno odabrati opciju Finish. Kao rezultat, na računaru je instaliran Service Manger, koji je u cilju podešavanja i pokretanja potrebno pokrenuti korištenjem opcije Start Programs e-line Software Service Manger. Kao rezultat pokretanja servisa prikazuje se prozor prikazan na slici 1.2. uz razliku što su sva polja prozora zaključana i prikazana sivom bojom. Za otključavanje je potrebno pritisnuti funkcijski taster F4 na tastaturi i pozitivno odgovoriti na pitanje Da li želite pokrenuti servis. Za korištenje usluga servisa potrebno je kontaktirati E-line koji korisniku obezbjeđuje podatke potrebne za podešavanje servisa, prikazane na poljima prozora prikazanog na slici 1.2. Nakon kontaktiranja e- Linea i dobivanja potrebnih podataka, iste je potrebno unijeti u polja prozora prikazanog na slici 1.2. nakon čega je za snimanje procedure potrebno odabrati opciju Snimi i restartuj servis. Nakon što se oznaka Trenutni status servisa ponovo vrati na status Running odabire se opcija Zatvori. Opisanu proceduru instalacije i podešavanja servisa je potrebno provesti na svim računarima na kojim će se Line.Sys koristiti, uključujući i server baze podataka. Kod ovog računara je na prvom polju prozora prikazanog na slici 1.2. potrebno odabrati opciju Ovo je SERVER računar dok se na svim ostalim računarima odabire opcija Ovo je KLIJENT računar. 15

26 Korisničko uputstvo za Line.Sys Ostali podaci (firma, korisničko ime i lozinka) se unose na identičan način i na klijentskim i na serverskom računaru. Nakon provođenja opisane procedure, prozor prikazan na slici 1.1. će pored polja IP adresa (koje, kako je već rečeno, zamjenjuje polje SQL Server nakon odabira opcije Optimizirati pristup za Internet konekciju) biti prikazano dodatno polje označeno sa tri tačke. Klikom na ovo polje automatski se popunjava polje IP adrese adresom servera baze podataka. Slika 1.1. Prozor za određivanje konekcije prema serveru baze podataka Slika 1.2. Prozor za podešavanje servisa za uspostavljanje internetske veze između računara sa dinamičkim IP adresama 16

27 Administracija Nakon klika na dugme Prihvati prikazanog na prozoru sa slike 1.1. aplikacija inicijalizira jednu firmu i jednog sistemskog korisnika. Firma ima početni naziv "Nova Firma". Ostali podaci za firmu nisu podešeni. Korisničko ime inicijalnog korisnika je "Admin" sa lozinkom "Admin" (bez znaka navoda). Ovaj korisnički račun omogućava pristup aplikaciji sa maksimumom ovlaštenja. Prilikom pokretanja, aplikacija prije odobravanja pristupa resursima, od korisnika očekuje autorizaciju preko prozora sa slike 1.4. Potrebno je imati u vidu da je za rad programa potrebno uskladiti verzije aplikacije (koja se nalazi na klijentskom računaru) i baze podataka (koja se nalazi na serveru). Prilikom inicijalne instalacije obje verzije su identične. Međutim, u daljem radu je moguće da dođe do odstupanja u verzijama. U tom slučaju, program neće dozvoliti pristup programu dok se ne izvrši usklađivanje. Korisnik će o tome biti obaviješten odgovarajućim porukama. Primjer ovakve poruke je dat na slici Na primjer, firma kupuje Line.sys sa verzijom 1.70 i koristi je izvjesno vrijeme, nakon čega e-line kreira novu verziju programa (1.71.) i distribuira je putem Live Updatea. Korisnik instalira novu verziju i na server i na lokalnu mašinu sa koje pokreće program. Korištenje programa i dalje nije upitno. Međutim, nakon nekog vremena, korisnik nabavlja novi računar na koji je potrebno instalirati Line.sys. Za to korisnik koristi originalni CD na kojem se nalazi verzija Kada tu verziju programa pokuša povezati sa serverskom verzijom (1.71) prikazuje se poruka o greški prikazana na slici 1.3. Da bi se program na novom računaru mogao povezati sa serverom, potrebno je provesti proceduru Live Updatea kako bi se i na tom računaru instalirala verzija programa identična verziji na serveru (1.71). Ukoliko se Line.sys nije instalirana u mrežnom okruženju, već samo na jednom računaru (na kojem se nalazi i aplikacija i baza podataka) promjena verzija se automatski izvodi za sve segmente programa te se gore opisana procedura ne mora uzimati u obzir. Procedura korištenja Live Update modula je detaljno analizirana na kraju ovog poglavlja. Slika 1.3. Poruka o greški vezano za usklađivanje verzija aplikacije i baze podataka Slika 1.4. Prozor za autorizaciju korisnika 17

28 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prilikom inicijalnog pokretanja aplikacije, kao korisničko ime je potrebno navesti Admin te kao lozinku također Admin. Potrebno je napomenuti da prilikom unosa korisničkog imena ne postoji razlika između velikih i malih slova. Međutim, prilikom unosa lozinke, aplikacija pravi razliku između malih i velikih slova te je lozinku potrebno unijeti tačno onako kako je specificirana. Nakon pravilne autorizacije, pokreće se osnovni prozor aplikacije sa prozorom za odabir firme koji sadrži dva podprozora. Ovi podprozori su prikazani na slikama 1.5.a i b. Slika 1.5.a Pokretanje aplikacije Odabir firme 18

29 Administracija Slika 1.5.b Pokretanje aplikacije administracija Kao što se vidi sa slike 1.5.a. korisniku se nudi odabir samo jedne inicijalne firme za koju je već kreirana poslovna godina. U konkretnom slučaju je kreirana 2006 poslovna godina ali će se ova opcija mijenjati sa vremenom tako da će uvijek biti kreirana tekuća poslovna godina (2006, 2007, itd.). Također, u slučaju da se aplikacija koristi za vođenje većeg broja firmi, polje u gornjem lijevom uglu prozora se koristi za lakši odabir željene firme. Nakon što se u ovo polje počne unositi naziv željene firme, aplikacija će reducirati listu prikazanih firmi samo na one koji počinju slovima koje korisnik unosi u ovo polje. Ukoliko se u polje unese kombinacija slova koja ne korespondira niti sa jednom firmom koja se vodi unutar aplikacije, umjesto liste firmi ispisat će se poruka NEMA UNESENIH FIRMI. Preporučena procedura prvog pokretanja je odabir opcije Ulaz sa slike 1.5.a. nakon čega se omogućava rad u aplikaciji (za firmu "Nova firma" u svojstvu Administratora). Korisnik sada pred sobom ima osnovni prozor aplikacije, prikazan na slici

30 Korisničko uputstvo za Line.Sys Traka sa alatima Glavni meni aplikacije Podsjetnik Slika 1.6. Osnovni prozor aplikacije Osnovni prozor aplikacije se sastoji od sljedećih elemenata: Naslovna traka nalazi se na vrhu prozora i sadrži naziv aplikacije, naziv firme i oznaku tekuće poslovne godine, Glavni meni aplikacije, Traka sa alatima, Podsjetnik. Navedeni elementi će biti predmet analize u nastavku ovog poglavlja. Prilikom prvog pokretanja osnovnog prozora aplikacije potrebno je definirati osnovne parametre za rad. Ovi parametri (karakteristike firme i podaci o korisnicima) grupirani su unutar prve opcije na glavnom meniju Osnovni menu. U prvom koraku, podešavaju se karakteristike firme odabirom opcije Osnovni Menu Moja firma. Korisnik pred sobom ima obrazac za podešavanje parametara firme. Ovaj obrazac prikazan je na slici

31 Administracija Slika 1.7. Obrazac za unos podataka o firmi Obrazac sa slike 1.7. posjeduje šest podprozora (kartica) od kojih svaki sadržava set podataka o osnovnim podacima, finansijskim podacima, logou firme, parametrima rada, kreiranju faktura te enterprise servisima. U ovoj fazi rada poželjno je popuniti sva polja ali je neophodno specificirati osnovne podatke o firmi te u podprozoru Parametri rada definirati Profil tj. označiti da li se radi o Preduzeću, Neprofitnoj organizaciji, Banci/Osiguravajućem društvu ili Budžetskoj organizaciji. Odabir jedne od ovih opcija povlači pridruživanje odgovarajućeg kontnog plana uz profil firme. Inicijalno, profil je podešen na polje Preduzeće. 21

32 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 1.9. Primjer popunjavanja prozora Parametri rada Na slici 1.9. dat je primjer popunjavanja podprozora Parametri rada. Ovaj podprozor sadržava podatke: Logo firme - Prilikom pripreme logoa bitno je njegovu veličinu podesiti na 1800 x 280 tačaka (points). Procedura unosa logoa firme se pokreće odabirom opcije Foto prikazane na slici 1.9. Aplikacija, zatim, prikazuje prozor u kojem je potrebno specificirati slikovnu datoteku koja sadrži logo firme, Profil firme Omogućava odabir tačnog profila firme zbog kontnog plana, Poslovne politike prema kupcima Odabir poslovne politike popusta za artikle prema grupama artikala ili prema proizvođačima, Ažuriranje prodajnih cijena Omogućava odabir opcije kojom se cijene na fakturama automatski prenose (ili ne prenose) i u cjenovnik, Vođenje NC skladišta Odabiranje vođenja NC prema zadnjim ili prosjećnim cijenama, Radni sati dnevno Unošenje broja radnih sati dnevno za obračun (predefinisano: 8), 22

33 Administracija Slika 1.9.a Primjer popunjavanja prozora Parametri rada 2 Na slici 1.9.a dat je primjer popunjavanja podprozora Parametri rada 2. Ovaj podprozor sadržava podatke: Zatvaranje stavki korisniku je omogućeno da izvrši odabir između ponuđenih opcija automatskog ili ručnog zatvaranja stavki, PDV Obrazac, KUF i KIF po datumu definiranje datuma mjerodavnog za specificiranje KUF- KIF-a: ponuđene su opcije datuma dokumenta i datuma naloga, Unos podataka u Glavnu knjigu Odabiranje jednostavnog ili proširenog automatskog unosa u Glavnu knjigu, Obračun plaća Odabrati obračun plaća preko fonda sati ili bez fonda sati, Zaokruživanje cijena i količina (npr. kod ulaznih kalkulacija) je broj decimala na koje će program zaokruživati cijene i količine. Mogući broj decimala je 2, 3 i 4. Obično je dovoljno 2 decimale ali je ostavljena mogućnost da korisnik povećavanjem broja decimala prilagodi program svojim potrebama, Zatezne kamate služe za definiranje postotka zatezne kamate kod obračuna kamata za kupce koji kasne sa uplatom. Ovo je dnevna zatezna kamata. Ako je kupcu definirana zatezna kamata unutar poslovne politike, ta zatezna kamata će se primjenjivati. Ako zatezne kamate nije potrebno obračunavati u ovo polje se unosi vrijednost nula, Nalozi se moraju printati ukoliko je odabrana (uključena) ova opcija ne dozvoljava knjiženje naloga prije štampe, Datum na dokumentima odabirom ove opcije datum dokumenta se unosi na sve izvještaje i formulare koje program štampa, Cijena usluge sa uračunatim porezom ukoliko je odabrana, ova opcija označava da cijena usluge u sebi ima sadržan i porez na usluge (ukoliko opcija nije odabrana podrazumijeva se da je cijena izražena neto bez poreza). Ne dozvoljavaj knjiženje bez količine odabirom opcije se sprečava knjiženje dokumenata kod kojih je u polje Količine upisana veća vrijednost od vrijednosti količine tog artikla na skladištu, Na kalkulaciji zadnja nabavka bez obzira na dobavljača Odabirom ove opcije, pri unosu podataka u novu ulaznu kalkulaciju, na desnoj strani prozora se prikazuju podaci zadnje nabavke tog artikla bez obzira na dobavljača Realizacija se umanjuje storno knjiženjem popusta i poreza Kod knjiženja faktura, porezi i eventualni rabati (popusti) se knjiže storno potražno 23

34 Korisničko uputstvo za Line.Sys Predračun sa DPO 0 (nula) dana, rezerviše robu Odabirom ove opcije, kada se napravi predračun sa 0 dana DPO, podrazumjeva se da je roba rezervisana za taj predračun Slika 1.9.b Primjer popunjavanja prozora Kreiranje faktura Na slici 1.9.b je dat primjer popunjavanja podprozora Kreiranje faktura. Opcije koje se podešavaju su: Tekst na fakturama o o Faktura ili Račun (moguć je i unos dodatnog teksta koji se nalazi u nastavku) Profaktura ili Predračun (moguć je i unos dodatnog teksta koji se nalazi u nastavku) Visina zaglavlja i Visina podnožja u slučaju da fakture/profakture printate na memorandumu firme, ove opcije se trebaju postaviti tako da tijelo fakture ne prelazi preko podataka memoranduma Inicijalni DPO DPO koji ovdje upišete će biti upisan na svakoj fakturi koju započnete, sa mogućnošću izmjene u datoj fakturi Pozocija slike Na vrhu ili Na dnu ukoliko u podprozoru Parametri rada odaberete sliku koja će se printati na fakturama, ovdje treba odabrati gdje će ta slika biti postavljena (ovo je slučaj kada ne printate na memorandum firme) Kod knjiženja provjeravaj NC na dokumentu - Možete ugasiti uprosječenje NC kod knjiženja faktura da bi ubrzali proces knjiženja, ali ovime možete napraviti grešku kod knjiženja nabavne vrijednosti ako dokumente ne knjižite hronološki (faktura prije ulazne kalkulacije). 24

35 Administracija Nakon podešavanja željenih parametara odabire se opcija Snimi, nakon čega se prelazi na sljedeći korak kreiranje i dodjela ovlaštenja korisnicima. Korisnici aplikacije kreiraju se odabirom opcije Osnovni Menu Promjena firme. Kao rezultat pokretanja ove opcije prikazuje se inicijalni prozor za odabir i administraciju prikazan na slikama 1.5.a i b. Potrebno je odabrati podprozor za administraciju (slika 1.5.b) i odabrati opciju Korisnici. Prikazuje se prozor sa listom trenutnih korisnika (samo jedan Administrator) te opcijama za dodavanje novih i izmjenu postojećih korisnika, slika Slika Lista korisnika programa Procedura dodavanja novih korisnika izvodi se pomoću čarobnjaka koji se sastoji od sljedećih prozora (koraka): 1. Na prozoru sa slike odabire se opcija Novi nakon čega se prikazuje prozor prikazan na slici prvi prozor čarobnjaka za kreiranje korisnika. Slika Procedura dodavanja novih korisnika prvi korak 25

36 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor sa slike sadrži osnovni set podataka o korisniku: Ime, Prezime, Korisničko ime i Lozinka. Lozinku je potrebno unijeti dva puta (u polja Lozinka i Potvrda lozinke) kako bi se eliminirala mogućnost pojave greške pri unosu. Maksimalna dozvoljena dužina lozinke je deset znakova. Pored osnovnog seta podataka, prozor sa slike nudi odabir još dvije opcije: Definiranje korisnika kao administratora ovim se korisniku dodjeljuju maksimalna (administratorska) ovlaštenja. Ukoliko se korisnik označi kao administrator, opcija Dalje mijenja se u Prihvati. Klikom na Prihvati, završava se procedura kreiranja korisnika administratora (obzirom da je korisnik deklariran kao administrator, on po definiciji ima sva ovlaštenja unutar aplikacije te nema potrebe za daljim prozorima koji nude opcije za pridruživanje pojedinačnih ovlaštenja). Ograničavanje korisničkih prava samo na ostvarivanje uvida u podatke (read-only). Ovakav korisnik nema mogućnost unosa ili izmjene podataka u aplikaciji ograničen je na pokretanje i čitanje već unesenih podataka. Ova redukcija ovlaštenja se može proširiti ograničavanjem vrste obrazaca kojima korisnik može pristupiti. Nakon podešavanja željenih opcija na prvom prozoru čarobnjaka, procedura se nastavlja odabirom opcije Dalje (kao što je već rečeno, ukoliko je korisnik deklariran kao administrator, opcija Dalje zamjenjuje se opcijom Prihvati čime se procedura kreiranja korisnika završava). 2. Cilj drugog prozora (slika 1.12.) je povezivanje korisnika i firmi. Naime, obzirom da se aplikacija može koristiti za praćenje poslovanja više firmi, odabirom opcija u ovom prozoru deklarira se koji korisnici mogu pristupiti podacima za koje firme. Slika Procedura dodavanja novih korisnika drugi korak Odabirom opcije "Prava se pridružuju svim firmama" korisnik će imati ista ovlaštenja za pristupanje podacima za sve firme čije se poslovanje prati aplikacijom. Ova postavka vrijedi ne samo za firme koje postoje u trenutku kreiranja korisnika, već i za sve firme koje će tek biti kreirane. 3. Treći, posljednji prozor čarobnjaka (slika 1.13.) omogućuje dodjelu i uskraćivanje pojedinačnih ovlaštenja korisniku. 26

37 Administracija Slika Dodjela pojedinačnih ovlaštenja korisniku Podešavanjem pojedinačnih opcija na prozoru sa slike moguće je definirati korisnička prava tako da svaki korisnik ima sva prava potrebna za svakodnevni rad pri čemu mu je uskraćen pristup podacima za koje nije nadležan. Princip dodjele prava bazira se na principu da je korisniku nedostupno sve ono što mu nije eksplicitno dozvoljeno. Prava su podijeljena u dvije grupe: a. Prva grupa sadrži podjelu prava prema menijima odnosno prema grupama aktivnosti firme. Paljenjem/gašenjem opcija u dijelu prozora "Grupna prava po menijima" u osnovni prozor aplikacije se za svakog pojedinog korisnika dodaju/skrivaju odgovarajući podmeniji glavnog menija (Proizvodnja, Veleprodaja, Maloprodaja, Glavna knjiga, itd.). b. Detaljni pregled prava omogućava dodavanje/redukciju prava prema funkcionalnosti. Značenje pojedinih opcija je: Sistemske opcije uključivanje ove opcije omogućava pristup opciji Moja firma, otvaranje početnog stanja, arhiviranje podataka, definiranje skladišta i prodavnica u servisima za veleprodaju, maloprodaju i proizvodnju, rad sa poslovnim politikama u šifrarnicima i definiranje besplatnih isporuka u Web meniju. Također, gašenje ove opcije u kombinaciji sa gašenjem opcija Ulazi i Cjenovnici korisniku zaduženom za rad sa fakturama (fakturant ili služba prodaje) na obrascu za kreiranje faktura ne dozvoljava pristup poljima Nabavna cijena i Marža za artikal. Povrat naloga opcija dodjeljuje pravo da korisnik može vratiti bilo koji proknjiženi nalog (svaki meni ima opciju Povrat naloga). Ulazi ova grupa prava se odnosi na veleprodaju, maloprodaju i proizvodnju gdje se korisniku dodjeljuju prava za rad sa ulaznim kalkulacijama i ostalim dokumentima koji se nalaze u podmeniju Servisi. Također, opcija služi za omogućavanje ostvarivanje pristupa maloprodajnim i veleprodajnim korpama u meniju Web. Izlazi daju prava nad predračunima, otpremnicama, fakturama i radnim nalozima (nad svim dokumentima koji predstavljaju izlaz iz firme). Servisi daju prava nad Inventurama, Nivelacijama i Prijenosnicama. Izvještaji daju prava za kreiranje izvještaja. Dozvoljeno brisanje i izmjene prava za brisanje i izmjene postojećih dokumenata u dozvoljenim aktivnostima firme. Narudžbe daju prava nad narudžbama u menijima veleprodaja, maloprodaja i proizvodnja tj. omogućuju naručivanje robe od strane firme prema dobavljačima. 27

38 Korisničko uputstvo za Line.Sys Ulaz (stalna i sitni) daje prava za ulaz stalnih sredstava i sitnog inventara preko opcija na Stalna i sitni meniju. Također, ova opcija daje prava za izdavanje reversa stalnih sredstava i sitnog inventara. Šifrarnici daje prava za rad sa šifrarnicima Cjenovnici daje prava za rad sa cjenovnicima određivanje i mijenjanje cijena. Radni nalozi servisiranja daje prava za rad sa radnim nalozima servisiranja. Ovo je komercijalist daje mogućnost da se u dokumentima (fakture, kalkulacije...), ovaj korisnik prikaže kao komercijalist i da ovaj korisnik unutar Glavne knjige nema mogućnost pregleda KIF-a i KUF-a a ima mogućnost samo pregleda izvještaja o kupcima i dobavljačima Nakon podešavanja potrebnih parametara odabirom opcije Prihvati okončava se procedura kreiranja novog korisnika. Cjelokupnu proceduru je potrebno ponoviti onoliko puta koliko se želi kreirati korisnika pri čemu se svakom korisniku dodjeljuju karakteristična prava. Mada je moguće kreirati neograničen broj korisnika-administratora, preporučuje se kreiranje samo jednog administratora odnosno podešavanje već postojećeg. Pri tome je potrebno promijeniti lozinku ovog korisničkog računa obzirom da inicijalna lozinka može biti lako kompromitovana. Potrebno je napomenuti da jedino administrator može pristupiti opcijama za kreiranje nove firme, kreiranje i administriranje korisnika, otvaranje novih poslovnih godina i prenos SQL servera. Naime, korisnici koji nisu administratori nemaju na raspolaganju prozor prikazan na slici 1.5.b. Ukoliko će se aplikacija koristiti u mrežnom okruženju u kojem postoji više servera na kojim se nalazi Line.sys baza podataka, program je moguće podesiti da se prilikom svakog paljenja prikazuje prozor u kojem se korisnik odlučuje kojem serveru (odnosno kojim podacima) da pristupi. Za iniciranje ove procedure potrebno je (klikom) upaliti opciju Server manager, koja se nalazi na podmeniju Pomoć glavnog menija. Detaljni opis ove funkcionalnosti je dat u poglavlju Pomoć ovog priručnika. Naknadna administracija Sve procedure koje su sastavni dio inicijalne administracije mogu se koristiti i naknadno u svakodnevnom radu. Npr. prilikom inicijalne administracije definiraju se svi željeni korisnici. Međutim, nakon izvjesnog vremena pojavljuju se dodatni korisnici (novozaposleni radnici). Ovim korisnicima je moguće u bilo koje vrijeme dodijeliti korisnička imena i ovlaštenja unutar programa procedurom opisanom u inicijalnoj administraciji. Isto vrijedi i za kreiranje firmi (u bilo kom trenutku je, pored već definiranih, moguće kreirati nove firme). Također, u bilo kom trenutku moguće je mijenjati osnovne podatke o firmi. Naknadna administracija podrazumijeva i podešavanje određenog broja parametara koji se, po svom karakteru, ne ubrajaju u inicijalnu administraciju. To su: Nova firma Procedura otvaranja nove firme u okviru programa se inicira odabirom opcije Nova firma na prozoru prikazanom na slici 1.5.b. Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici Na desnoj strani prozora prikazana je lista do sada kreiranih firmi dok se na lijevoj strani prozora nalaze alati (opcije) za kreiranje novih firmi, štampanje liste firmi te zatvaranje prozora. Opcija Izmijeni u ovom prozoru deaktivira ili ponovno aktivira označenu firmu (Neaktivne firme se više ne ažuriraju kod osvježavanja verzija programa (korisno za ubrzanje procesa ažuriranja). Ukoliko je potrebno mijenjati podatke o firmi, to se provodi korištenjem opcije Osnovni Menu Moja Firma. Nakon pokretanja opcije Nova firma prikazuje se prozor u kojem je potrebno navesti ime firme te odabrati njen karakter: da li se radi o preduzeću, neprofitnoj organizaciji, banci/osiguravajućem društvu ili budžetskoj organizaciji. Nakon popunjavanja navedenih polja kreiranje nove firme se potvrđuje odabirom opcije Kreiraj smještene u donjem desnom uglu prozora, prikazanog na slici Nakon kreiranja, naziv firme se pojavljuje na listi firmi prilikom otvaranja aplikacije, prozor prikazan na slici 1.5.a. 28

39 Administracija Slika Osnovni prozor za rad sa firmama Slika Otvaranje nove firme Lične postavke Prozor u kome se podešavaju lične postavke programa je smješten u osnovnom meniju. Nakon pokretanja opcije prikazuje se prozor u kome je moguće vršiti fina podešavanja programa i to za svakog korisnika ponaosob. Ovaj prozor (prikazan na slici 1.16.) sadrži opcije za podešavanje: U podprozoru Lične postavke: Načina printanja odabir opcije "Uvijek pokaži opcije printanja" će svaki put pri izdavanju naredbe za printanje inicirati prikazivanje prozora u kojem je potrebno specificirati odredište (prikazivanje na ekranu, direktno štampanje na printer ili kreiranje pdf datoteke). Ukoliko ova opcija nije odabrana, printanje će se vršiti automatski na specificiranu lokaciju (printer, ekran ili pdf datoteka) Automatsko knjiženje protustavke na nalozima odabir ove opcije će prilikom unosa naloga koji sadržava i protukonto automatski kreirati i protustavku Zvuka u programu (da ili ne) Promjene lozinke odabirom ove opcije prikazuje se novi prozor u kome je potrebno specificirati novu lozinku. Istu je potrebno unijeti dva puta kako bi se otklonila mogućnost greške Broj rekorda određuje broj rekorda pri pretraživanju artikala ili usluga iz kalkulacija ili faktura 29

40 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kalkulacije odabirom opcija Prošireni unos ili Jednostavni unos daje se postavka kod kreiranja Ulaznih kalkulacija, da li će unos podataka u zaglavlje kalkulacije biti sa (Prošireni) ili bez (Jednostavni) finansijskih podataka (vrijednost fakture dobavljača, troškovi...). Slika Prozor za podešavanje ličnih postavki programa U podprozoru Kreiranje faktura (na slici 1.16.a): Vrsta dokumenta (ovom opcijom se određuje tekst naslova na fakturama moguće je odabrati jednu od 10 ponuđenih opcija) Oznaka na fakturi (original, kopija ili bez oznake) Printanje (šifre ili kataloškog broja kao oznake stavki) Prikaza dodatnih informacija (odabir prikaza ili ne prikazivanja podataka o popustima, masi, zapremini, netto faktura, primaocu, roku trajanja, serijskom broju i doddatnom tekstu dodatni tekst se specificira unutar pozora Moja firma, kartica Kreiranje faktura) Prikazivanje memoranduma (sa memorandumom, predefinirano ili bez memoranduma) Podprozor Kreiranje faktura sadrži opcije identične opcijama koje korisnik popunjava svaki put kada je potrebno štampati fakturu sa bilo kog mjesta u programu. Podešavanjem vrijednosti na ovom mjestu, korisniku je omogućeno da specificira najčešće korištene opcije koje će automatski biti ponuđene prilikom štampanja fakture. Ovim načinom specifikacije podataka za fakture, korisniku je omogućeno da u svakom konkretnom slučaju može odabrati potrebnu opciju ali i da mu za to treba manje vremena (jer su najčešće opcije automatski ponuđene tako da je u većini slučajeva potrebno samo prihvatiti odabir ponuđenih opcija). Parametre iz oba podprozora svaki korisnik može podesiti prema vlastitim željama bez da time mijenja način rada ostalih korisnika. 30

41 Administracija Slika 1.16.a. Prozor za podešavanje ličnih postavki programa Kreiranje novih poslovnih godina i otvaranje početnog stanja Prelaskom u novu poslovnu godinu potrebno je izvršiti i određena podešavanja programa. U ova podešavanja spadaju: 1) Kreiranje nove poslovne godine izvodi se pokretanjem opcije Osnovni menu Promjena firme Administracija Poslovne godine. Program od korisnika zahtijeva specifikaciju firmi za koje je potrebno kreirati novu poslovnu godinu (slika 1.17.) Slika Prozor za odabir firmi za koje je potrebno kreirati novu poslovnu godinu Kao što se vidi sa slike, za odabir firme za koju se kreira poslovna godina potrebno je markirati kućicu koja se nalazi ispred šifre firme. Ukoliko se želi kreirati nova poslovna godina za 31

42 Korisničko uputstvo za Line.Sys sve definirane firme u programu obilježava se kućica ispred odgovarajuće opcije na dnu prozora. Program korisnika obavještava o rezultatu prikazivanjem prozora sa slike Slika Završetak postupka kreiranja nove poslovne godine 2) Otvaranje početnog stanja opcija se pokreće sa lokacije Osnovni menu Otvaranje početnog stanja. Može se koristiti neograničen broj puta u bilo kojem periodu godine bez bojazni da će na bilo koji način pokvariti dotadašnja knjiženja iz prethodnog perioda. Svaki put kada se pokrene, ova opcija kreira nova početna stanja prenosom podataka iz prethodne godine. Pri tome će kartice dobavljača, kupaca i ostale analitike biti otvorene po šifri partnera. U glavnoj knjizi početno stanje će se proknjižiti pod temeljnicom AP Prilikom pokretanja ove opcije potrebno je jedino definirati način zatvaranja kupaca i dobavljača za šta su ponuđene dvije opcije: na stavke i na saldo. Prijenos SQL Servera Line.Sys omogućava izuzetno jednostavan postupak prijenosa baze podataka sa jednog na drugi server. Prije iniciranja prijenosa, na novi server je potrebno instalirati SQL Server ili MSDE (MSDE je uključen u instalacijski CD Line.Sys). Nakon što je procedura instalacije završena, pokreće se prijenos baze podataka odabirom opcije Osnovni Menu Promjena Firme Administracija Prijenos. Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici

43 Administracija Slika Prozor za specificiranje podataka potrebnih za prijenos baze podataka Prije iniciranja prijenosa, potrebno je osigurati da drugi korisnici u mreži u tom trenutku ne koriste aplikaciju jer u suprotnom može doći do gubljenja podataka. Kao što je vidljivo sa slike potrebno je specificirati podatke za stari i novi server nakon čega se procedura pokreće odabirom opcije Prijenos locirane u donjem desnom uglu prozora. Po završetku prijenosa, korisnik je o rezultatima obaviješten odgovarajućom porukom. Arhiviranje i optimizacija Aplikacija automatski vrši optimizaciju sistema te arhiviranje svih unesenih podataka. U slučaju pada sistema i gubitka podataka na računaru na osnovu arhivske kopije podataka moguće je rekonstruirati stanje sistema u trenutku izvođenja posljednjeg arhiviranja. Opcije koje korisnik aplikacije može prilagođavati sebi su dani i vrijeme izvođenja procesa arhiviranja. Na narednoj slici (1.20) prikazan je prozor za specificiranje vremena izvođenja procesa arhiviranja (backupa). 33

44 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za specifikaciju vremena izvođenja procesa arhiviranja Unutar rasporeda izvršavanja mora se specificirati najmanje jedan dan (program neće prihvatiti izvršavanje plana u kojem niti jedan dan nije označen kao dan izrade arhive) dok je od opcija koje predstavljaju dio dana u kojem se vrši arhiviranje moguće odabrati samo jednu (Prijepodne, Poslijepodne ili Uvečer). Korisniku je (na drugom podprozoru sa slike 1.20.a) ponuđena i mogućnost da kreira arhivu podataka u bilo kom trenutku. Ovako kreirana arhiva se nalazi na istom mjestu na koje se snimaju i redovne arhive one koje program radi automatski na osnovu korisnikovog odabira dana u sedmici i doba dana. Obaveza korisnika je da u periodu nakon izrade arhive (neposredno po završetku perioda specificiranog u prozoru sa slike 1.20) kopira podatke na rezervni medij (CD, ZIP, DAT, i sl.). Arhiva se nalazi na adresi c:\program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data\. Iz navedenog foldera je na rezervni medij potrebno kopirati sve datoteke (fajlove) sa ekstenzijom BAK (npr. ELSYS012003_db.BAK). 34

45 Administracija Slika Prozor za kopiranje i kreiranje arhive Izbor jezika Aplikacija automatski pruža mogućnost rada na bosanskom, hrvatskom, srpskom (u dvije varijante: ijekavskom i ekavskom) i engleskom jeziku. Odabir jezika se vrši selekcijom željene vrijednosti na lokaciji Osnovni Menu Izbor jezika. Klikom na jednu od ponuđenih opcija aplikacija automatski prilagođava okruženje odabranom jeziku. Međutim, aplikacija također pruža mogućnost definiranja neograničenog broja drugih jezika te prilagodbe pojedinih izraza u postojećim jezicima. U tom slučaju se od korisnika očekuje manualni unos svih izraza korištenih u aplikaciji na željenom jeziku. Obje procedure (kreiranje novog i izmjena postojećeg jezika) se pokreću odabirom opcije Alati - Nove jezičke varijante. Kao rezultat prikazuje se prozor sa slike

46 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Pokretanje procedure kreiranja novih jezičnih varijanti programa Ukoliko se žele unijeti izmjene na nekom od postojećih jezika u lijevom polju sa slike se odabire referentni jezik (jezik koji će se koristiti za provjeru prijevoda) dok se na desnom polju odabire jezik koji se želi mijenjati nakon čega se pokreće opcija Izmjeni. Kao rezultat se prikazuje prozor prikazan na slici Slika Procedura unošenja izmjena u postojeći jezik U prozoru sa slike lista riječi i izraza korištenih u aplikaciji je prikazana u gornjem dijelu prozora dok se unošenje izmjena se vrši u desnom donjem polju prozora. Kao osnova za prevođenje se koristi izraz dat u jeziku sa kojeg se prevodi (polje u donjem lijevom dijelu prozora). Nakon unošenja izmjena u jednom izrazu na novi izraz se prelazi odabirom opcije >>> u donjem desnom dijelu prozora. 36

47 Administracija Novi jezik se kreira odabirom opcije Novi jezik na prozoru sa slike U prvom koraku je potrebno specificirati ime jezika a potom prevesti sve riječi i izraze korištene u programu. Procedura prevođenja je identična proceduri unosa izmjena u postojeće jezike. Nakon kreiranja novog jezika on postaje dostupan odabirom opcije Osnovni Menu Izbor Jezika. Da bi podešavanja postojećih i uvođenje novog jezika imalo trajni karakter, nakon prevođenja je potrebno obaviti konsultacije sa proizvođačem programa koji je jedini ovlašten za zvanično podešavanje postojećih i uvođenje novih jezika u program. U suprotnom, proizvođač ne garantuje pravilan rad programa nakon instalisanja novih verzija programa (korištenjem opcije Live update). Admin manager Navedena opcija se koristi isključivo u slučajevima kada osoblje e-line korisniku daje telefonsku podršku. U tom slučaju, korisniku će značenje ove opcije biti objašnjeno telefonom. Samostalno pokretanje ove opcije nije preporučljivo. Evidencija rada Program automatski evidentira prvo logiranje u toku dana, a na kraju dana potrebno se odjaviti. Pokretanjem opcije Evidencija rada na meniju Osnovni Meni, otvara se prozor sa slike 1.22.a. Da bi se korisnik odjavio potrebno je da na kraju rada sa applikacijom (ili radnog vremena) pokrene ovu opciju i odabere opciju Odlazak (slika 1.22.a). U listi dolazaka i odlazaka se tada u dijelu odlazaka upisuje datum i vrijeme (u dijelu dolazaka se upisuje datum i vrijeme kad korisnik počne sa radom u aplikaciji). Opciju Izmijeni može koristiti samo korisnik sa administratorskim pravima u slučajevima kada je potrebno izmijeniti vrijeme dolazaka ili odlazaka zboggreške korisnika ili zato što korisnik nije potvrdio odlazak. Slika 1.22.a Prozor za pregled evidencije rada 37

48 Korisničko uputstvo za Line.Sys Na slici 1.22.b je pregled dodatne funkcije evidencije rada upisivanje dodatnih aktivnosti. Ova opcija daje mogućnost opisa dodatnih aktivnosti u slučajevima kada korisnik nije prisutan u firmi (ne radi u aplikaciji) radi poslovnih obaveza izvan firme. Broj sati i Opis su obavezna polja za unos. Slika 1.22.b Prozor za upisivanje dodatnih sati - aktivnosti Printanje evidencije rada se vrši odabirom opcije Printaj i odabirom parametara (na slici 1.22.c). Potrebno je odabrati vremenski period i radnika (opcija je Svi radnici ili jedan radnik). Slika 1.22.b Prozor za odabir parametara printa Evidencije rada Napomena: Ova opcija ne utiče na obračun plaća. 38

49 Administracija Elementi osnovnog prozora aplikacije Elementi osnovnog prozora aplikacije (prikazanog na slici 1.6.) su: Naslovna traka slika 1.23, sadrži naziv programa, naziv trenutno aktivne firme i oznaku tekuće poslovne godine. Na desnoj strani trake nalaze se standardne opcije za minimizaciju i promjenu veličine prozora te za gašenje aplikacije Slika Naslovna traka osnovnog prozora aplikacije Glavni meni aplikacije slika 1.24, sadrži sve opcije dostupne u aplikaciji. Ove opcije su podijeljene prema oblastima poslovanja. Prema ovom principu, glavni meni sadrži karakteristične podmenije: Osnovni menu, Glavna knjiga, Veleprodaja, Maloprodaja, Proizvodnja, Stalna i sitni, Šifrarnici, Plaće, Alati, Pomoć, Web i Statistika. Klikom na opciju u glavnom meniju otvara se mogućnost odabira pripadajućih opcija. Slika Osnovni meni aplikacije Trake sa alatima slike 1.25.a i b, omogućavaju brži način pokretanja najčešće korištenih opcija. Traka sa alatima sa slike 1.25.a. je karakteristična za osnovni prozor aplikacije i sadrži opcije (s lijeva na desno): Promjena firme, Izlaz iz programa, Unos podataka u glavnu knjigu, Brza kartica kupca, Brza kartica dobavljača, Brza kartica konta, Brzi nalog glavne knjige, Bruto bilans, Povrat naloga i Artikal. Za objašnjenje o značenju konkretne opcije na traci sa alatima potrebno je kursor miša zadržati nad ikonom (nije potrebno kliknuti) nakon čega će se ispisati poruka sa objašnjenjem funkcije. Navedene opcije je bez ikakve razlike moguće pokretati i odabirom odgovarajuće opcije sa glavnog menija aplikacije korištenje trake sa alatima samo ubrzava pokretanje (opcije se ne moraju tražiti po podmenijima glavnog menija). Traka sa alatima prikazana na slici 1.25.b. se prikazuje uz izvještaje i omogućava izvođenje operacija karakterističnih za ove objekte programa: prikaži prvu stranu izvještaja, prikaži prethodnu stranu izvještaja, prikaži narednu stranu izvještaja, prikaži posljednju stranu izvještaja, štampaj izvještaj na papir, eksportuj izvještaj u datoteku (ponuđena su četiri formata eksporta: pdf, xls, doc i rtf), promijeni uvećanje prikaza izvještaja na ekranu i zatvori izvještaj. Ukoliko je opcija prikazana u blijedo sivoj boji (na slici 1.25.b. tako su prikazane prve dvije opcije) to znači da ona trenutno nije dostupna. U primjeru sa slike 1.25.b. na ekranu je prikazana prva strana izvještaja te time opcije za prelazak na prvu i prethodnu stranu nemaju značenja i zato nisu dostupne. a. b. Slika Karakteristične trake sa alatima Podsjetnik slika 1.26, predstavlja servis za komunikaciju na relaciji aplikacija korisnik i korisnik korisnik. Prema ovoj klasifikaciji, poruke podsjetnika se mogu podijeliti na dvije grupe: prva grupa obuhvata poruke o broju neproknjiženih dokumenata kao što su fakture, radni nalozi, prijenosnice, kalkulacije i sl. Ovim porukama aplikacija obavještava korisnika o broju nezavršenih (neproknjiženih dokumenata). Duplim klikom na bilo koju od stavki, automatski se otvara prozor za rad sa odabranom vrstom dokumenata (ukoliko se na primjer, dvostrukim klikom odabere prva opcija sa slike /Veleprodajne kalkulacije/, aplikacija će otvoriti prozor za rad sa veleprodajnim kalkulacijama). 39

50 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 1.26 Podsjetnik Druga grupa informacija dostupnih na Podsjetniku, obuhvata poruke koje korisnici mogu međusobno razmjenjivati Ukoliko je potrebno poslati poruku određenoj osobi sa liste korisnika aplikacije, odabire se opcija Poslovi (donji desni ugao podsjetnika) nakon čega se prikazuje prozor za kreiranje poruke, slika Slika Prozor za kreiranje poruka U prozoru sa slike potrebno je definirati primaoca poruke (odabirom jednog od ponuđenih sa liste korisnika), podesiti datum (aplikacija za ovo polje automatski nudi vrijednost trenutnog datuma ali je korisniku ostavljena mogućnost da to promijeni), unijeti tekst poruke te odabrati opciju Snimi i Zatvori. Kao rezultat ove procedure, primalac poruke će u svom podsjetniku primiti poruku te dobiti mogućnost da na istu odgovori (prozor sa slike kod primaoca poruke je proširen dodatnim poljem za unos teksta odgovora). Ukoliko se komunikacija želi ukloniti iz Podsjetnika dovoljno je odabrati opciju Arhiviraj nakon čega poruka prelazi u arhivu. Uvid u arhivu se može ostvariti odabirom opcije Arhiva poruka sa slike Unutar arhive korisnik ima uvid samo u one poruke sa kojim je povezan (kojim je ili pošiljalac ili primalac), dok su mu poruke koje razmjenjuju ostali korisnici nedostupne. 40

51 Šifrarnici Šifrarnici Posljednji korak prije korištenja programa je podešavanje šifrarnika. Podešavanje, a zatim i korištenje šifrarnika sadrži određeni broj specifičnosti. Osnove procedure U cilju pojednostavljenja korištenja šifrarnika u njih je ugrađen osnovni set istovrsnih procedura i kratica. Pored toga, svi šifrarnici imaju jedinstvenu formu i sličan način korištenja. Osnovne zajedničke karakteristike su: Osnovni set komandi Svi šifrarnici sadrže osnovni set komandi, prikazan na slici 2.1. Slika 2.1. Osnovni set komandi za manipulaciju stavkama šifrarnika Prikazane komande imaju sljedeće značenje: Novi Unos nove stavke u šifrarnik Izmjeni Izmjena postojeće stavke u šifrarniku Briši Brisanje stavke iz šifrarnika. Brisanje stavki nije dozvoljeno ukoliko postoje proknjiženi podaci povezani sa tom stavkom. Printaj Štampanje liste stavki unesenih u šifrarnik. Listu je moguće štampati direktno na papir ili snimiti u datoteku. Izlaz zatvaranje forme Ukoliko je neka od komandi na formi prikazana u drugoj boji, komandu u tom trenutku nije moguće koristiti. Obavezna polja Prilikom unosa novih stavki u šifrarnike od korisnika se očekuje popunjavanje seta polja karakterističnih za svaki šifrarnik. U većini slučajeva, za snimanje unosa nije neophodno popuniti sva polja. Setovi sadrže podset obaveznih i podset opcionalnih polja. Oznaka obaveze popunjavanja je podvučeno ime polja. U narednom primjeru (slika 2.2.) polja Šifra i Naziv partnera su obavezna dok je polje JMB opcionalno. Slika 2.2. Oznake obaveznih polja 41

52 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kratice U šifrarnicima postoji određeni broj polja koja su povezana sa drugim šifrarnicima tako što iz njih crpe podatke. Ta polja je moguće popunjavati ručno ali i korištenjem posebne kratice: Odabir tipke Enter na tastaturi ukoliko je u polje unešena vrijednost koja se ne nalazi na listi ponuđenih, rezultuje pozivanjem šifrarnika iz koga je moguće odabrati željenu vrijednost za to polje. Npr. ukoliko u polje unesemo znak "+" na tastaturi a zatim pritisnemo Enter, to će rezultovati pozivanjem šifrarnika. Kretanjem kroz šifrarnik pomoću strelica na tastaturi potrebno se pozicionirati na željenu vrijednost koja se u posljednjem koraku odabire pritiskom na Enter. Sortiranje unosa U cilju lakšeg pretraživanja unosa u šifrarnike omogućeno je mijenjanje redoslijeda sortiranja unesenih stavki prema svim raspoloživim poljima. Klikom na naslov kolone stavke se sortiraju po abecednom redu (A Ž) stavki u toj koloni. Ponovni klik na isto polje mijenja redoslijed sortiranja u smjeru obrnutom od abecednog (Ž A). Primjer je dat na narednoj slici (2.3.). Klik na označeno polje sortira šifrarnik prema abecednom redu unosa u polje "Naziv Vrste Naloga", dok bi klik na naslov kolone "Vrsta Naloga" sortirao unose prema abecednom redu vrijednosti ovog polja Slika 2.3. Sortiranje unosa prema odabranom polju Pretraživanje šifrarnika U šifrarnicima u kojim se za to ukazuje potreba, ugrađena je procedura za brzo pretraživanje liste unosa prema ključnoj riječi ili izrazu. Ova procedura se koristi u slučajevima kada broj stavki u šifrarniku dostigne veličinu koja usporava efikasno pretraživanje liste za konkretnim unosom. Ova procedura je obilježena riječju Traži. Pokretanjem procedure, prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati ključnu riječ ili izraz, te oblast pretraživanja (da li će se pretraživati samo jedno ili sva polja šifrarnika). Također, moguće je specificirati da li je ključna riječ po kojoj se izvodi pretraživanje dio riječi koju tražimo ili se u šifrarniku očekuje pronalazak identične riječi. Slika 2.4. Opcija za pretraživanje šifrarnika 42

53 Šifrarnici Lista šifrarnika Osnovni set šifrarnika se nalazi u meniju Šifrarnici osnovnog prozora aplikacije. Ovaj meni sadrži opcije za podešavanje šifrarnika za: Kontni plan, Partnere, Poslovne politike, Vrste naloga, Opise knjiženja, Ambalažu, Artikle i usluge, Kategorije i grupe artikala, Tarife, Vrste zavisnih troškova, Troškove proizvodnje, Napomene, Obračunske jedinice, Načini plaćanja i Općine, kantone, države. Pored liste osnovnih, postoje i karakteristični šifrarnici čija se važnost ograničava na pojedine oblasti aplikacije. To su: Nomenklaturne grupe, Šifrarnik stalnih sredstava, i Šifrarnik sitnog inventara. Kontni plan Osnovni šifrarnik kontnog plana se pokreće sa glavnog menija (opcija: Šifrarnici Kontni plan). Nakon pokretanja, prikazuje se prozor prikazan na slici 2.5. Slika 2.5. Osnovni šifrarnik kontnog plana Šifrarnik ugrađen u aplikaciju već sadrži određen broj konta. Ova konta su međusobno hijerarhijski povezana. Tako je npr. naziv osnovne grupe konta 01 Nematerijalna stalna sredstva podijeljen na podkonta 010 Patenti, licence i koncesije, 011 Osnivački izdaci,

54 Korisničko uputstvo za Line.Sys Izdaci za istraživanja i razvoj, itd. Line.Sys aplikacija sadrži prva dva (zakonom definirana) hijerarhijska nivoa konta. Korisniku je omogućeno dodavanje novih konta na narednim hijerarhijskim nivoima. Primjer dijela hijerarhije kontnog plana dat je na narednoj šemi. Prije nego se aplikacija počne koristiti za knjiženje naloga potrebno je definirati (kreirati) potrebna konta kupaca, dobavljača, blagajne i ostalih partnera Korisnicki definiran 0110 Korisnicki definiran 0101 Korisnicki definiran 0111 Korisnicki definiran 0102 Korisnicki definiran 0112 Korisnicki definiran Primjer dijela hijerarhijske šeme kontnog plana Za kreiranje novih, brisanje ili izmjenu postojećih konta, koriste se opcije ponuđene na lijevoj strani prozora. Također, moguće je i štampati listu konta ugrađenih u šifrarnik. Odabirom opcije Novi prikazuje se prozor dat na slici 2.6. Slika 2.6. Prozor za unos novih stavki u šifrarnik kontnog plana Prilikom unošenja nove stavke potrebno je popuniti četiri ponuđena polja: Konto (oznaku konta), Naziv konta, Drugi naziv konta i Tip konta. Prva tri polja se popunjavaju ručnim 44

55 Šifrarnici unosom odgovarajućeg teksta dok se polje Tip konta popunjava odabirom jedne od četiri ponuđene opcije (blagajna, dobavljači, kupci ili ostali partneri). Pri tome treba imati na umu da su, kako je objašnjeno u uvodnom dijelu poglavlja, prva dva polja (Konto i Naziv konta) obavezna dok su posljednja dva opcionalna (njihovo popunjavanje nije obavezno). Izmjena postojećih stavki iz šifrarnika se odvija po veoma sličnoj proceduri: željeni unos se markira klikom, a zatim se odabire opcija Izmjeni (isti rezultat se dobiva i dvostrukim klikom na željeni unos). Kao rezultat, prikazuje se prozor identičan prozoru za unos novih stavki. Međutim, sada su polja prozora već popunjena vrijednostima za odabranu stavku. Nakon provođenja željenih izmjena, odabir se potvrđuje klikom na polje Snimi ili poništava klikom na polje Otkaži. Brisanje unosa iz šifrarnika se provodi u tri koraka. U prvom koraku je potrebno označiti stavku koju je potrebno izbrisati. U drugom koraku se odabire opcija Briši dok se u trećem koraku vrši potvrda ili otkazivanje operacije brisanja odabirom odgovarajuće opcije na prozoru koji se nakon drugog koraka pojavljuje automatski. Ovaj prozor je prikazan na slici 2.7. Bitno je napomenuti da program neće dozvoliti brisanje konta sa kojima postoje povezana knjiženja u bazi podataka. Ukoliko je konto ipak neophodno obrisati, u provom koraku se moraju obrisati knjiženja sa kojim je konto povezano a tek onda sam konto. Slika 2.7. Prozor za potvrdu/odustajanje od brisanja stavki iz šifrarnika Ukoliko se za tim ukaže potreba, kompletan šifrarnik kontnog plana moguće je štampati. Odabirom opcije Printaj na ekranu se prikazuje izvještaj koji sadrži sve stavke šifrarnika (slika 2.8.) Slika 2.8. Izvještaj sa prikazom izgleda šifrarnika kontnog plana Izvještaj sa slike 2.8. je moguće štampati direktno na papir ili snimiti u datoteku u jednom od četiri ponuđena formata (Acrobat Reader pdf, MS Excel xls, MS Word doc ili Rich Text format rtf). 45

56 Korisničko uputstvo za Line.Sys Ukoliko je potrebno pronaći konkretan unos u šifrarniku, umjesto pregleda čitave liste, stavku po stavku, moguće je koristiti opciju Traži koja se nalazi u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 2.5. Pokretanjem ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici 2.9. Slika 2.9. Prozor za pretraživanje šifrarnika kontnog plana Upotrebom ove procedure, moguće je pretraživati kako kompletan šifrarnik tako i njegove pojedinačne kolone. Paljenjem odnosno gašenjem opcije Kompletna riječ određuje se način pretrage: da li je omogućeno pretraživanje dijelova riječi ili se u polje Upišite tekst koji tražite mora unijeti čitava tražena riječ. Npr. ukoliko opcija Kompletna riječ nije odabrana, zadajući dio riječi "Zapos" moguće je pronaći sve riječi u šifrarniku koje sadrže riječ čiji je jedan dio zadani izraz (kao što su zaposlenim, zaposlenih, zaposlenima i sl.). Ukoliko je navedena opcija odabrana, za pronalaženje riječi mora se navesti čitava riječ tačno onako kako je unesena u šifrarnik. Partneri Šifrarnik partnera je moguće pokrenuti odabirom opcije Šifrarnici - Partneri sa glavnog menija aplikacije. Izgled ovog šifrarnika je dat na narednoj slici (2.10.). Slika Osnovni prozor šifrarnika partnera 46

57 Šifrarnici Osnovni prozor šifrarnika partnera je podijeljen na tri dijela. Lijevi dio prozora obezbjeđuje opcije za unos novih, izmjenu ili brisanje postojećih partnera, štampanje liste partnera (u zavisnosti koju opciju se odabere, štampa se lista partnera: Svi, Pravna lica, Fizička lica ili Zaposleni) i izlaz iz prozora. Gornji desni dio prozora omogućuje redukciju prikaza partnera prema kategorijama: svi partneri, pravna lica, fizička lica i zaposleni. Ovaj dio prozora također sadrži proceduru za pretraživanje liste partnera. Donji desni dio prozora je rezerviran za prikaz liste partnera. Dodavanje novih partnera na listu se inicira odabirom opcije Novi popunjavanjem posebnog obrasca, prikazanog na slici Slika Obrazac za unos novih partnera Obrazac za unos novih partnera se sastoji od tri osnovna i jednog dodatnog podprozora. Prvi podprozor, Osnovno, je prikazan na slici U ovaj podprozor se unose osnovni podaci o partneru: Šifra (može se sastojati od pet brojčanih ili slovnih oznaka), JMB (jedinstveni matični broj popunjava se u slučaju ako je partner spada u kategorije fizičkih lica ili zaposlenih), Naziv partnera (ime i prezime fizičkog lica ili uposlenika odnosno naziv pravnog lica), Adresa, Grad (popunjava se odabirom jedne od već ponuđenih opcija), poštanski broj, telefon, fax, mobitel, , web, lozinka, web partner (Da/Ne polje), kategorija (pravno lice, fizičko lice ili uposlenik) i fotografija (popunjava se za fizička lica ili uposlenike specificiranjem datoteke koja sadrži fotografiju). Polja Lozinka i Web partner su povezana odnosno polje Lozinke se popunjava samo ukoliko se radi o Web partneru. Inicijalno, lista gradova iz koje je moguće odabrati vrijednost polja Grad je ograničena na BiH općine. Međutim, ovu listu je moguće proširivati proizvoljnim gradovima iz inostranstva. U šifrarniku Države, kantoni, općine potrebno je specificirati o kojem gradu se radi nakon čega taj grad postaje dostupan za dodjeljivanje u šifrarniku partnera. Ukoliko je naknadno potrebno promijeniti šifru već unesenog partnera, to se čini odabirom opcije označene sa tri tačke i pozicionirane desno uz polje šifre partnera. Odabirom ove opcije prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati novu šifru za partnera. Naredni podprozor, Banke, prikazan je na slici

58 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Obrazac za unos novih partnera podprozor Banke Podprozor Banke sadrži polja za unos relevantnih podataka o banci partnera i korespondentnoj banci: Grad, Država, Broj računa, Naziv banke, Adresa i SWIFT. Prozor Ostalo, sadrži različit set podataka za svaku kategoriju partnera (pravna, fizička lica i zaposleni). U slučaju da je partner (u podprozoru Osnovno) smješten u kategoriju pravnih lica, podprozor Ostalo sadrži set polja: Direktor, Kontakt, Sud i broj, Porezni broj, Napomena, Druga valuta, Politika i Dodijeljeni komercijalist. Ukoliko se radi o fizičkim licima prikazuje se set polja: Zanimanje, Stručna sprema, Radno mjesto, Odjel, Manager (unos podataka u ovo polje se vrši odabirom nekog od već unesenih uposlenika), Politika (odabir neke od definiranih politika), Komercijalist (odabir jednog od već unesenih uposlenika), Datum rođenja, Spol, Supružnik, Godišnjica i Djeca. Kategorija Zaposleni pored podprozora Ostalo sa setom podataka identičnim kao kod kategorije fizičkih lica aktivira i dva dodatna podprozora, Plaće i Komercijalist. Podprozor Plaće sadrži set polja: Zdravstveni broj, Mjesto isplate, Tekući račun, Obračunska jedinica, Koeficijent (osnovni i dodatni), Godine staža, Koeficijent, Promijeni godine (datum prvog zaposlenja uposlenika), Datum Zaposlenja i Datum odlaska (ovaj podprozor sadrži također i opciju označavanja zaposlenog kao vlasnika: štrihom kućice. Ovo se direktno odražava na specifikaciju uz isplatu plaća, jer automatski vlasnika smješta u polja 9 i 10). Drugi podprozor (Komercijalist) se popunjava samo ukoliko se radi o uposleniku komercijalisti. U tom slučaju se (nakon odabira opcije Ovo je komercijalist) označavaju svi komitenti za koje će komercijalist biti zadužen. Samo oni uposlenici koji su u okviru ovog podprozora označeni kao komercijalisti će biti uvrštenu na listu komercijalista koje je moguće dodijeliti ostalim partnerima, kao što je navedeno u podprozoru Ostalo. Setovi podataka iz podprozora Ostalo omogućuju ostvarivanje aktivnijeg odnosa prema partnerima dok set podataka podprozora Plaće olakšava ostvarivanje uvida u cjelokupnu problematiku plaća uposlenika. Na posljednjem prozoru (KUF/KIF) potrebno je dodijeliti odgovarajuće vrijednosti poljima KUF i KIF. Dodatno, potrebno je specificirati da li je partner registriran u sistemu PDV-a ili ne. Po pravilu, firme iz inostranstva se označavaju kao registrovane u sistemu PDV-a. Poslovne politike Ovaj šifrarnik omogućuje definiranje seta podataka koji određuju politiku poslovne komunikacije sa kupcem ili grupom kupaca. Set podataka se odnosi na definiranje količine i vrste 48

59 Šifrarnici popusta koji se kupcima dodjeljuju te time i automatsko kreiranje cijena. Šifrarnik sa popisom definiranih politika i alatima za njihovo kreiranje se pokreće odabirom opcije Šifrarnici Poslovne politike sa glavnog menija aplikacije. Njegov izgled je dat na slici Slika Šifrarnik poslovnih politika Prozor sa slike na desnoj strani daje pregled već definiranih politika te na lijevoj strani alate za njihovo kreiranje, unošenje izmjena, brisanje i štampu. Odabirom opcije za kreiranje nove politike u fokus se dovodi prozor prikazan na slici Slika Obrazac za definiranje nove poslovne politike Obrazac za definiranje nove poslovne politike se sastoji od tri grupe podataka. Prva grupa Osnovni podaci, sadrži polja: Naziv politike, Osnovni popust, Ugovoreni DPO, Maksimalni dug i Ugovorene kamate. Drugi set polja omogućuje definiranje dodatnih popusta na osnovu stanja na računu. U ovom setu polja se može definirati popust za slučajeve pretplate, stanja bez dugovanja i u 49

60 Korisničko uputstvo za Line.Sys slučajevima kada postoji dug. Ova grupa popusta će se dodavati na osnovni popust (odnosno oduzimati od istog u slučaju da se u neko polje unese negativna vrijednost popusta). Popusti se u svim slučajevima unose u procentualnom obliku. Prve dvije grupe podataka tretiraju popuste koji se obračunavaju na svaku pojedinu stavku fakture. Posljednja grupa polja (Popust po iznosu fakture) se dodaje na prethodno spomenute popuste i to na zbir svih cijena unesenih u fakturu. Kod ove grupe polja moguće je definirati različite vrijednosti popusta za proizvoljno određene vrijednosne iznose (npr. ukoliko je iznos fakture do 5.000,00 KM na ukupnu sumu se obračunava popust od 2 %, ukoliko je suma fakture između 5.000,00 i ,00 KM obračunava se popust od 3%, iznad ,00 KM obračunava se popust od 4%, itd.). Posljednja opcija na obrascu za definiranje nove poslovne politike je Fiksna cijena. Ova opcija korespondira sa opcijom istog naziva koju je moguće definirati u cjenovniku artikala. Ukoliko je u cjenovniku određena fiksna cijena nekog artikla, na taj artikal se neće obračunavati popust. Također, ukoliko je u cjenovniku artikala za neki određeni vremenski period već definiran popust na pojedine artikle, u tom vremenskom intervalu cijena proizvoda na sniženju se neće dodatno umanjivati prema odredbama poslovne politike. Vrste naloga Ovaj obrazac omogućava definiranje vrste naloga koji će se koristiti kod knjiženja. Šifrarnik posjeduje dvanaest sistemskih vrsta naloga. Prvih devet nije moguće mijenjati ili brisati dok je posljednje tri (Izlazne fakture, Ulazne fakture i Izvodi) moguće mijenjati i/ili brisati. Ostale vrste naloga je moguće dodavati, mijenjati i/ili brisati odabirom odgovarajućih opcija na lijevoj strani prozora. Vrsta naloga određena je sa dva karakteristična podatka Oznakom vrste naloga koja se sastoji od maksimalno dva brojčana ili slovna znaka te nazivom vrste naloga. Jednom definiranu oznaku vrste naloga kasnije nije moguće mijenjati korištenjem opcije Izmjeni. Ukoliko je neophodno promijeniti i oznaku vrste naloga, istu je potrebno obrisati a zatim umjesto nje dodati novi unos - vrstu naloga. Kod brisanja unosa koji označavaju vrstu naloga postoji ograničenje prema kojem nije moguće brisanje vrste naloga sa kojom su već povezane stavke u proknjiženim podacima. Na narednim slikama (2.15. i 2.16.) prikazan je šifrarnik vrsta naloga te obrazac za unos novih vrijednosti u ovaj šifrarnik. Slika Šifrarnik Vrste naloga 50

61 Šifrarnici Opisi knjiženja Slika Obrazac za unos novih stavki u šifrarnik Vrste naloga Ovaj šifrarnik ima za funkciju ubrzavanje postupka unosa podataka kod knjiženja. U šifrarnik se upisuju frekventniji opisi knjiženja. Obzirom da je unos opisa pri knjiženju moguće vršiti i ručno i odabirom ponuđene liste opisa definiranih ovim šifrarnikom, u svim slučajevima u kojim se očekuje još unosa sa istim opisom korisno je tekst opisa unijeti u šifrarnik. Naredna slika (2.17.) prikazuje izgled šifrarnika, na slici je prikazan obrazac za unos novih opisa knjiženja dok slika 2.19 prikazuje implementaciju ovog šifrarnika pri knjiženju. Slika Šifrarnik Opisa knjiženja 51

62 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Unos novih opisa knjiženja u šifrarnik Kao što se vidi sa slike 2.18, šifru opisa knjiženja aplikacija dodjeljuje automatski dok se od korisnika očekuje da ručno podesi vrijednost polja Opis knjiženja. U polje je moguće unijeti opise do dužine od 64 brojčana ili slovna znaka. Slika Implementacija šifrarnika Na slici je demonstrirana mogućnost manualnog unošenja opisa knjiženja ali i mogućnost dodjele jednog od opisa definiranih u šifrarniku. Ambalaža Šifrarnik ambalaža omogućava definiranje različitih formi ambalaže za pojedine proizvode. Izgled šifrarnika je prikazan na slici dok je na slici prikazan set polja koja se popunjavaju u proceduri kreiranja novog unosa u šifrarnik. Prvo polje (Šifra) se popunjava odabirom jednog od unosa registriranih u šifrarniku Artikala (za odabir je potrebno kliknuti na dugme označeno sa tri tačke a koje je pozicionirano desno uz polje šifre). U naredno polje se unosi naziv ambalaže a u preostala kapacitet i cijena. Procedura unosa se završava odabirom opcije Snimi, dok je na raspolaganju i opcija za poništavanje unosa (Otkaži). Polje šifre naknadno nije moguće mijenjati, dok su ostala polja na raspolaganju za unos izmjena. Ukoliko šifra ambalaže prestane biti odgovarajuća, preporučuje se unos nove stavke u šifrarnik sa odgovarajućim vrijednostima Šifre i ostalih polja. 52

63 Šifrarnici Slika Šifrarnik Ambalaža Slika Unos nove stavke u šifrarnik Ambalaže Artikli i usluge Ovaj šifrarnik objedinjava podatke za sve relevantne artikle i usluge. Obrazac šifrarnika (prikazan na slici 2.22.) se pokreće odabirom opcije Šifrarnici Artikli i usluge sa glavnog menija. 53

64 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Šifrarnik Artikli i usluge Lijevi dio prozora ima funkciju redukcije liste artikala na desnom dijelu prozora prema početnom slovu (ili broju) šifre artikla ili usluge. Posljednja opcija na listi prikazanoj na lijevom dijelu prozora je [SVI]. Odabirom ove opcije na desnoj strani prozora se prikazuju svi uneseni artikli/usluge ukupni sadržaj šifrarnika. Odabirom (klikom) na nazive pojedinih kolona moguće je promijeniti redoslijed kojim su artikli prikazani. Npr. klikom na naslov kolone Naziv, stavke šifrarnika će biti prikazane abecednim redom (A Ž) a prema nazivu artikla. Još jedan klik na naslov kolone mijenja način prikaza tako što će stavke biti prikazane u redoslijedu obrnutom od abecednog (Ž A). Procedura za unos novih artikala/usluga se pokreće odabirom opcije Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora. Nakon pokretanja, prikazuje se prozor dat na slici

65 Šifrarnici Slika Unos novih podataka u šifrarnik Artikli i usluge Šifrarnik se sastoji od sljedećih polja: Šifra (moguće je unijeti maksimalno 13 slovnih ili brojčanih znakova Nakon inicijalnog unosa ovo polje nije moguće mijenjati direktno, nego pritiskom na opciju... ) ovo je polje prema kojem se vrši abecedna redukcija prikaza šifrarnika; Naziv; Opis; Barkodovi (Odabirom opcije... ili pritiskom na F11 na tastaturi, se otvara novi prozor za unos više Barkodova artikla (Slika 2.23.a)); J/M (jedinica mjere); Kataloški broj; Grupa (ovim poljem se obilježava pripadnost artikla određenoj grupi artikala. Vrijednosti u ovo polje se dodjeljuju izborom jedne od ponuđenih opcija. Lista ponuđenih opcija se uređuje šifrarnikom Grupe artikala); Tarifa (Porezne grupe definiranje ovog polja se vrši na isti način kao kod polja Grupa. Lista ponuđenih opcija se uređuje šifrarnikom Tarife); Masa Neto/Bruto; m3 (zapremina); Kalo (vrijednost se unosi u procentima); Proizvođač (u ovo polje se unosi šifra ili naziv partnera, pohranjena u šifrarnik Partneri. Vrijednost je moguće unijeti manualno ili pozivom šifrarnika Partneri iz koga se odabire jedna od ponuđenih vrijednosti. Pozivanje se izvodi pritiskom na bilo koju tipku na tastaturi a zatim odabirom tipke Enter. Ukoliko je manualno unesena vrijednost koja ne postoji u šifrarniku Partneri, ovaj šifrarnik će se automatski otvoriti i time olakšati odabir odgovarajućeg partnera); Uvoznik (ovo polje se popunjava na isti način kao i prethodno: manuelnim unosom ili odabirom iz šifrarnika partnera); Trošarina/Prelevman; Pakovanje (broj artikala koji staju u jedno osnovno pakovanje predviđeno za taj proizvod ponuđena vrijednost je 1); Država (porijekla/uvoza); 55

66 Korisničko uputstvo za Line.Sys Tip Artikla (ponuđene su tri opcije: artikli, usluge i akcizioni artikal pri čemu se pod akcizionim artiklom smatraju visokotarifni artikli kod kojih se porez plaća kod uvoza), Konto Prihoda i Rashoda (polje je potrebno i moguće popunjavati samo za usluge); Fotografija (fotografija se unosi klikom na riječ Foto čime se otvara prozor za odabir slikovne datoteke koja sadrži željenu fotografiju); Garancija (vrijeme garancije) i Rok Trajanja (u danima). NAPOMENA: Kod unosa novog Artikla ili Usluge sada postoji opcija da se dovuku svi podaci (osim šifre) od prethodno unesenog artikla (ubrzanje unosa više srodnih artikala). Na slici 2.23 to je opcija sa oznakom >>>. Slika 2.23.a Unos novih podataka u šifrarnik Artikli i usluge - Barkodovi Prozor sa slike 2.23.a daje mogućnost unosa više Barkodova za jedan artikal. Barkod se unosi u prvo polje ispod liste Barkodova i odabirom opcije Snimi se ubacuje u listu. Opcija Multiplikator određuje Barkodove pakovanja artikala i u polje Multiplikator se unosi broj komada arikla u pakovanju sa tim Barkodom. Opcija Popust određuje inicijalni popust za artikle sa određenim Barkodom (Primjer: ukoliko želite određeni artikal dati na akciju, odredite mu novi Barkod i pridružite popust). Opcije Multiplikator i Popust su dostupne u verzijama Proffesional i Enterprise programa Line.Sys. Od navedenih, obavezno je popuniti samo polja Šifra, Naziv, Grupa i Tarifa dok su ostala polja opcionalna (mogu se ali ne moraju popunjavati). Kategorije i grupe artikala Kategorisanje/grupiranje artikala korištenjem ovog šifrarnika se izvodi u dva nivoa. Prvi nivo je podjela artikala u kategorije dok se u drugom nivou definiraju grupe unutar svake kategorije. Izgled šifrarnika Grupe artikala je dat na slici

67 Šifrarnici Slika Šifrarnik Grupe artikala Na lijevom dijelu prozora vrši se kategorizacija a u desnom podjela kategorija u grupe. Odabirom jedne od kategorija u lijevom dijelu prozora u desnom dijelu se automatski prikazuju grupe definirane za tu kategoriju. Opcijama Novi i Izmjeni iznad oba dijela prozora kreiraju se nove i mijenjaju postojeće kategorije i grupe. Opcijom Prijenos smještenom na desnom dijelu prozora, odabrana grupa jedne kategorije prenosi se u drugu kategoriju. Brisanje kategorija i grupa se izvodi markiranjem željene kategorije/grupe a zatim odabirom tipke Delete na tastaturi. Pri tome postoje sljedeća ograničenja: Grupu nije dozvoljeno brisati dok god postoje artikli dodijeljeni u grupu, Kategoriju nije dozvoljeno brisati sve dok posjeduje grupe (ukoliko se želi obrisati kategorija prvo se moraju obrisati sve grupe definirane u okviru nje). Šifrarnik kategorija i grupa je moguće štampati odabirom opcije Printaj koja je locirana u donjem desnom uglu prozora. Tarife Šifrarnik tarifa (poreskih grupa) se pokreće odabirom opcije Šifrarnici Tarife sa glavnog menija. Njegov izgled je dat na slici Slika Šifrarnik Tarife 57

68 Korisničko uputstvo za Line.Sys U inicijalnom podešavanju šifrarnika (prije nego se počne sa knjiženjem naloga u programu) preporučuje se kreiranje tarife: Tarifa 1 PDV 17%, Obrazac za unos novih i izmjenu postojećih tarifa (slika 2.26) sadrži sljedeća polja: Tarifa (jedinstvena šifra tarife), Naziv tarife, Posto, Konto Ukal. Porez/Troškovi (ukalkulirani porez), i Konto Real. Porez/Obaveza (realizirani porez). Unos vrijednosti u polja ukalkuliranog i realiziranog poreza moguć je manualno ili odabirom iz šifrarnika kontnog plana (uz pomoć kratice "+ Enter"). Ukoliko se u proceduri manualnog unosa vrijednost nekog od ovih polja podesi tako da ne korespondira ni sa jednim unosom u šifrarnik kontnog plana, automatski će se otvoriti šifrarnik kontnog plana u kojem je potrebno odabrati željeno konto. Brisanje unosa u ovaj šifrarnik omogućeno je samo za tarife koje nisu povezane ni sa jednim proknjiženim podatkom. Vrste zavisnih troškova Slika 2.26 Obrazac za unos novih i izmjenu postojećih tarifa Šifrarnik zavisnih troškova se koristi za kalkulacije cijena unutar aplikacije. Šifrarnik sadrži pet stavki: Zavisni do granice, Carina, Špedicija, Ostali troškovi i Zavisni do skladišta. Korisnicima je omogućeno samo mijenjanje imena stavki i osnovice na koju se stavka obračunava (klikom na kućicu ispred željenih opcija, kao što je prikazano na slici 2.27). Naime, osnovica za prvu stavku (Zavisni do granice) je fakturna cijena dok je za svaku narednu stavku moguće u osnovicu uključiti/isključiti prethodne stavke iz ovog šifrarnika, kao što je prikazano na slici Sadržaj šifrarnika je moguće štampati odabirom opcije Printaj, smještene u donjem lijevom uglu prozora. 58

69 Šifrarnici Slika Šifrarnik Vrste zavisnih troškova Troškovi proizvodnje Šifrarnik za unos troškova proizvodnje sadrži devet unosa. Prvih pet unosa imaju opća imena (Trošak 1, 2,..., 5) i od korisnika se očekuje da prema svojim potrebama imenuje ove troškove i dodjeli im adekvatne oznake konta. Šesti unos (na listi se nalazi na šestom mjestu mada ima šifru 0) predstavlja troškove radne snage. Ovom trošku je potrebno samo pridružiti odgovarajući konto. Posljednja tri tipa troška su inicijalno imenovani kao Nezavisni trošak 1, 2 i 3. Ovim tipovima troška je potrebno odrediti naziv i konto. Inicijalno, prvih šest troškova je specificirano kao zavisni dok su posljednja tri nezavisni. Ovaj parametar je moguće promijeniti za sve troškove unošenjem odnosno uklanjanjem štriha u kućicu ispred opcije Ovo je nezavisni trošak. Primjer šifrarnika sa preimenovanim troškovima i dodijeljenim kontima je dat na narednoj slici (2.28.). Kao što se vidi sa slike, brisanje postojećih i unos novih troškova nije omogućeno dugmad za pokretanje ovih opcija nisu dostupne što se vidi iz načina na koji su predstavljeni (različitom bojom). Slika Primjer podešavanja unosa u šifrarnik troškova proizvodnje 59

70 Korisničko uputstvo za Line.Sys Napomene Šifrarnik Napomene predviđen je za unos napomena čiji tekst se ponavlja. Pored polja Šifra u koji aplikacija vrijednost dodjeljuje automatski, šifrarnik sadrži samo još jedno tekstualno polje Napomena, u koje se unosi tekst napomene. Dostupna su i dva DA/NE polja čijim odabirom se tekst automatski unosi na svaki novi račun i/ili svaki novi predračun. Nakon unosa, na svim formama gdje je ponuđen unos napomene, omogućeno je automatsko dodjeljivanja tekstova koji su zbog svog ponavljanja uneseni u ovaj šifrarnik. NAPOMENA: U polju teksta napomene, ukoliko želite tekst u novom redu, treba pritisnuti Ctrl+Enter (pritiskom samo na Enter se prebacujete na slijedeću opciju). Obračunske jedinice Ovaj šifrarnik služi za kreiranje obračunskih jedinica. Inicijalno, šifrarnik sadrži jednu obračunsku jedinicu sa nazivom identičnim nazivu firme i šifrom "00". Pored ove, inicijalne, u šifrarnik je moguće dodavati dodatne obračunske jedinice. Brisanje obračunske jedinice je moguće samo ukoliko jedinica nije povezana niti sa jednom proknjiženom stavkom. Brisanje inicijalne (sistemske) obračunske jedinice nije dozvoljeno. Države, kantoni, općine Ovaj šifrarnik se koristi za izradu hijerarhijske šeme geografskih lokacija. Inicijalno, šifrarnik ima razrađenu šemu općina u Bosni i Hercegovini. Korisniku je omogućeno da unosom kreira šeme ostalih država. Prozor šifrarnika je podijeljen na tri funkcionalna dijela (slika 2.29.). U ovim dijelovima unose se (brišu ili mijenjaju) geografske lokacije prema sistemu da se u lijevi dio prozora unosi naziv države, u centralni dio prozora naziv pokrajine, regije, kantona ili neke druge geografske odrednice dok je desni dio prozora rezerviran za nazive općina. Geografski pojmovi na sva tri nivoa su međusobno povezani. Klikom na bilo koju geografsku lokaciju na lijevom ili centralnom dijelu prozora na narednom prozoru se prikazuju svi unosi povezani sa tom geografskom lokacijom. Sva tri dijela prozora posjeduju opcije za dodavanje novih lokacija te za izmjenu naziva postojećih. Slika Šifrarnik Države, Kantoni, Općine 60

71 Šifrarnici Obrazac za unos novih i izmjenu postojećih unosa pored imena geografske lokacije nudi i opcije za unos podataka za obračun plaća a koji su karakteristični za konkretnu geografsku lokaciju. Na nivou države to su podaci: Zdravstvo 9% banka, Zdravstvo 9% račun, PIO Banka, PIO Račun, Nezaposlenost 30% Banka, i Nezaposlenost 30% Račun Na nivou kantona/regije: Zdravstvo 91% banka, Zdravstvo 91% račun, Nezaposlenost 70% Banka, Nezaposlenost 70% Račun i DP Šifra. Na nivou općine: Banka poreza na plaću, Broj računa, Šifra općine i DP Šifra. Unosom općina (gradova) izvan BiH proširuje se opći šifrarnik općina koji je na raspolaganju prilikom odabira općine koja se dodjeljuje partneru u šifrarniku partnera. Naime, ukoliko je u šifrarniku partnera konkretnom partneru potrebno unijeti općinu porijekla izvan BiH, tu općinu je prvo potrebno unijeti u šifrarnik Države, kantoni, općine. Tek nakon toga novounesena općina postaje dostupna za dodjelu partneru. Definiranje broja računa i šifre općine na nivou općine je neophodno za omogućivanje automatske izrade virmana na osnovu obračuna plaća. Nomenklaturne grupe Ovaj šifrarnik se nalazi na lokaciji Stalna i sitni Nomenklaturne grupe u glavnom meniju aplikacije. Definiranjem nomenklaturnih grupa stvaraju se preduslovi za grupiranje srodnih grupa stalnih sredstava. Pripajanjem stalnog sredstva određenoj grupi ono automatski preuzima svojstva zajednička za čitavu grupu. Izgled šifrarnika dat je na narednoj slici (2.30.) Slika Šifrarnik Nomenklaturnih grupa 61

72 Korisničko uputstvo za Line.Sys Obrazac za unosnovih i izmjenu postojećih grupa prikazan je na slici Slika Obrazac za unos novih i izmjenu postojećih nomenklaturnih grupa Prilikom unosa novih ili izmjene postojećih nomenklaturnih grupa potrebno je popuniti sljedeća polja: Šifra jedinstvena oznaka nomenklaturne grupe Nomenklaturna grupa naziv grupe Konto šifra konta Konto Amortizacije šifra i procentualna vrijednost godišnje stope amortizacije Konto ispravke šifra konta ispravke Konto Rashoda Šifra konta rashoda Konto Revalorizacije šifra i procentualna vrijednost godišnje stope revalorizacije Polja konta (posljednjih pet polja) je moguće popunjavati upotrebom "+ Enter" kratice kojom se poziva i odabira vrijednost iz šifrarnika Kontni Plan. Šifrarnik stalnih sredstava Šifrarnik Stalna sredstva, koji se pokreće odabirom opcije Stalna i sitni Šifrarnik stalnih sredstava, sadrži spisak svih stalnih sredstava u upotrebi u firmi. Izgled šifrarnika dat je na slici

73 Šifrarnici Slika Šifrarnik stalnih sredstava U proceduri unosa novih stavki (slika 2.33), potrebno je obratiti pažnju na sljedeće specifičnosti: - Polje Šifra je dostupno samo kod inicijalnog unosa stavke nije ga moguće naknadno mijenjati, - Polja Obračunska jedinica i Nomenklaturna grupa popunjavaju se odabirom vrijednosti iz povezanih šifrarnika (odabirom kratice "+ Enter"), i - Polje Datum nabavke ima posebnu važnost jer služi kao osnovica za obračunavanje amortizacije. Slika 2.33 Prozor za unos novih ili izmjenu postojećih stalnih sredstava 63

74 Korisničko uputstvo za Line.Sys Šifrarnik sitnog inventara Ovaj šifrarnik objedinjava evidenciju svog sitnog inventara firme a nalazi se na lokaciji Stalna i sitni Sitni inventar Šifrarnik sitnog inventara na glavnom meniju aplikacije. Njegov izgled dat je slici Slika Šifrarnik sitnog inventara Obrazac za unos novih stavki (prikazan na slici 2.35.) ima sljedeće karakterističnosti: - Polje šifra se popunjava ručno ali nakon inicijalnog unosa ga više nije moguće mijenjati, - Polja Naziv, Grupa i Cijena se popunjavaju ručno - Polja Konto, Konto ispravke i Konto troška se mogu popunjavati i pomoću kratice "+ Enter". Slika Obrazac za unos novih ili ispravku postojećih unosa u šifrarnik sitnog inventara 64

75 Glavna knjiga Glavna knjiga Opcije obrade podataka vezanih za Glavnu knjigu firme su u aplikaciji smješteni unutar posebne grupe opcija u glavnom meniju, kao što je prikazano na slici 3.1. Slika 3.1. Opcije menija Glavna knjiga Kao što se vidi sa slike, opcije Kupci, Dobavljači, Ostali partneri i Izvještaji predstavljaju posebne pod-menije sa zasebnim grupama opcija. Unos podataka Pokretanjem prve opcije menija Unos podataka, pokreće se prozor za unos novih i ostvarivanje uvida u postojeće unose u glavnu knjigu. Ovaj prozor je prikazan na slici 3.2. Slika 3.2. Prozor za unos podataka u Glavnu knjigu 65

76 Korisničko uputstvo za Line.Sys Karakteristični dijelovi prozora sa slike 3.2. su: U donjem lijevom uglu prozora se nalazi opcija Proknjiženo koja ima zadatak mijenjanja sadržaja ostalih dijelova prozora. Ukoliko je odabrana, u ostalim dijelovima prozora prikazivat će se podaci o proknjiženim nalozima i obrnuto gašenje opcije će u fokus dovesti neproknjižene naloge (naloge u pripremi). U sredini lijeve strane prozora dati su podaci za aktivni nalog: Duguje, Potražuje i Saldo. Gornja lijeva strana prozora je rezervirana za listu naloga (proknjiženih ili ne u zavisnosti od odabira opcije Proknjiženo) Centralni dio prozora je rezerviran za prikazivanje liste koja sadrži stavke naloga odabranog u gornjem lijevom dijelu prozora. Na donjoj desnoj strani prozora nalazi se set opcija (komandi) kojima se inicira obrada transakcija: Servisi, Novi, Izmjeni, Knjiži, Obrasci, Printaj i Izlaz. Treba napomenuti da, iako je sve transakcije moguće unositi direktno u glavnu knjigu, ovaj način unosa se preporučuje samo za izvode iz banke, blagajničke naloge i režije, ukratko samo direktne financijske troškove. Sve ostale naloge preporučeno je evidentirati korištenjem menija kojim nalog prema svojoj funkciji pripada (proizvodnja, veleprodaja, maloprodaja, itd.). Naime, analitički izvještaji za pojedine oblasti su mogući samo ako se evidentiranje naloga vrši putem specijaliziranih menija. Direktan unos naloga u glavnu knjigu onemogućuje kasniju analitičku obradu unutar funkcionalne grupe. Unos naloga u glavnu knjigu se vrši odabirom opcije Novi u prozoru sa slike 3.2. Odabirom ove opcije pojavljuje se prozor za unos naloga, prikazan na slici 3.3. Slika 3.3. Prozor za unos novih stavki u glavnu knjigu Karakteristična polja su: Vrsta naloga odabire se jedna od ponuđenih opcija (dodatne opcije se mogu unositi posredstvom šifrarnika Vrste naloga), Broj i datum Ovi podaci se popunjavaju automatski (klikom na polje Broj u njemu se inicijalizira naredni redni petocifreni broj dok se u polje Datum unosi trenutna vrijednost datuma). Ove vrijednosti se mogu promijeniti manualnim unošenjem željenih vrijednosti, 66

77 Glavna knjiga Konto u polje se unosi vrijednost broja konta. Ukoliko korisnik želi unijeti broj konta čiju vrijednost ne zna napamet, može se poslužiti posebnom kraticom nakon dovođenja polja u fokus potrebno je pritisnuti tipku "+" a zatim tipku "Enter" na tastaturi čime se otvara pomoćni prozor (šifrarnik Kontnog plana) iz kojeg se može odabrati željena vrijednost broja konta. U polje Konto se unosi broj konta a sa desne strane polja se automatski prikazuje naziv konta, Dok./Datum unosi se broj dokumenta i pripadajući datum. Obr. Jedinica obračunska jedinica. U ovo polje moguće je unijeti jednu od vrijednosti pohranjenih u šifrarniku Obračunske jedinice. Pomoć pri unosu je moguće inicirati kraticom "+ Enter". Partner polje može evidentirati samo vrijednosti pohranjene u šifrarniku Partneri. Kao i kod polja Obr. Jedinica, pomoć u odabiru se inicira kraticom "+ Enter". Koeficijent linija koeficijent se sastoji od dva polja. Njihova zadaća je da uspostave vezu između iznosa dugovanja/potraživanja izraženih u domaćoj valuti i devizama. U prvo polje koeficijenta se unosi brojčana vrijednost odnosa KM i devizne valute dok drugo polje omogućava definiranje načina unosa naloga sa aspekta valute (smjer konverzije). U ovom polju ponuđene su tri opcije: 1. Slobodno (opcija omogućava manualni unos iznosa dugovanja/potraživanja i u domaćoj i u stranoj valuti); 2. KM Devize (opcija omogućava manualni unos vrijednosti dugovanja/potraživanja u KM dok vrijednost u devizama izračunava automatski na osnovu vrijednosti prvog polja u liniji Koeficijent); 3. Devize KM (omogućen je unos devizne vrijednosti dugovanja/potraživanja dok se vrijednost unesenog iznosa izražena u KM popunjava automatski) Duguje/Potražuje polja za unos novčane vrijednosti dugovanja ili potraživanja. U zavisnosti od odabira u polju Koeficijent, unos se vrši u KM (lijevo polje) u devizama (desno polje) ili i u KM i u devizama. DPO Datum prispijeća obaveze. Ponuđena su dva polja u prvo (lijevo) polje se unosi broj dana do prispijeća dok se u drugo (desno) polje unosi datum. Potrebno je popuniti samo jedno od polja pri čemu se vrijednost drugog polja popunjava automatski. PDV Ne/Da Iznosi PDV-a koji se ne priznaju (u tom slučaju se knjiže kao trošak) ili priznaju kao predporez. Knjiga (KUF/KIF) u ovom polju se specificira relevantna knjiga ulaznih ili izlaznih faktura za konkretnu transakciju. Ukoliko transakcija nije relevantna za KUF ili KIF ovo polje nije dostupno. Polja vezana za PDV i KUF/KIF su dostupna za unos samo ukoliko je u prethodna polja unesena odgovarajuća kombinacija vrijednosti (konto kupca/dobavljača/blagajne uz unos novčanog iznosa na odgovarajućoj strani potražnoj ili dugovnoj). Protukonto unosom protukonta omogućava se aplikaciji da nakon snimanja originalne stavke naloga ponudi kreiranje protu-stavke koja uravnotežava dugovnu i potražnu stranu te svodi saldo naloga na nulu. Kao konto suprotnog naloga postavlja se protukonto originalnog naloga dok se ostali podaci ne mijenjaju. Ovo polje je vidljivo samo prilikom kreiranja stavke. Ukoliko se nakon kreiranja stavka ponovno otvori radi unosa izmjena, ovo polje nije vidljivo. Opis knjiženja unos u ovo polje je moguće vršiti manualno ili odabirom jednog od opisa pohranjenog u šifrarniku Opis knjiženja. Ukoliko je Line.Sys koristi za vođenje budžetske organizacije obrazac za unos ima još dva dodatna podatka, Fond i Funkcija (prikazani na slici 3.5.) koje se unose u skladu sa fondovima i funkcijama koje su specificirane u okviru podmenija Budžetska organizacija koji je analiziran u nastavku ovog poglavlja. U opštem slučaju obavezno se moraju popuniti polja Vrsta naloga, Broj/Datum, Konto, Broj dokumenta, Datum dokumenta i Opis knjiženja. U slučaju da je tip konta naloga analitički (kupci, dobavljači, ostali partneri) obavezan je unos i u polje Partner. U slučaju izostavljanja nekog od obaveznih polja program neće dozvoliti snimanje a korisnika će obavijestiti odgovarajućom porukom. Blagajna Knjiženje blagajničkih naloga ima i određene specifičnosti koje je važno posebno objasniti. Blagajnički nalozi su oni nalozi kod kojih se u polje Konto na prozoru sa slike 3.3. unese neki od blagajničkih konta (blagajnička konta su ona konta kod kojih je u šifrarniku kontnog plana u polje Tip konta stavljena oznaka Blagajna). Nakon unosa blagajničkog konta u polje 67

78 Korisničko uputstvo za Line.Sys Konto, prozor sa slike 3.3. se dopunjava posebnom oznakom Nalog br smještenom desno od polja Dok./Datum, kao što je prikazano na slici 3.4. Slika 3.4. Popunjavanje polja Dokument nakon unosa blagajničkog konta Procedura unosa naloga se nastavlja (nakon specificiranja blagajničkog konta u polje Konto) unosom oznake I (za izlaz) ili U (za ulaz) u polje Dokument. Nakon toga, potrebno je kliknuti na oznaku Nalog br. nakon čega će program u polje Dokument automatski unijeti naredni broj za uplatu ili isplatu (u zavisnosti da li je nalog ulazni ili izlazni) U zavisnosti od odabira konta, definiranja da li se radi o ulaznoj ili izlaznoj transakciji, te unosom novčanog iznosa u polje Duguje ili Potražuje otključavaju se polja PDV Da/Ne i KUF. Obzirom da se izlaz iz blagajne zatvara troškom, prilikom knjiženja protustavke zadržat će se broj dokumenta specificiran prilikom kreiranja prve stavke. Slika 3.5. prikazuje primjer knjiženja stavke i protustavke: izlaz iz blagajne i trošak. Slika 3.5. Primjer unosa stavke i protustavke Stavke sa slike 3.5. su kreirane provođenjem sljedeće procedure (u primjeru nisu data objašnjenja unosa za sva polja već samo za ona koja su karakteristična za blagajničke naloge): U prvom koraku se specificira blagajnički konto (u primjeru je to konto 2020). U polje Dokumenta se unosi znak "I" (bez znaka navoda) nakon čega se klilkom odabire riječ Nalog br (obojena plavim slovima i pozicionirana desno od datumskog polja) kao rezultat, u polje Dokument je automatski upisan naredni redni broj izlazne transakcije (to je broj I00001) U polje Potražuje unosi se željeni iznos (u primjeru je to 100,00 KM), obzirom da se izlaz iz blagajne knjiži na potražnoj strani kao rezultat otključavaju se polja PDV Ne/Da i KUF koja su do tog trenutka bila zaključana (u ova polja se zatim unose odgovarajuće vrijednosti) 68

79 Glavna knjiga Popunjava se polje Protukonto (u primjeru je to konto troška 1003) i Opis knjiženja nakon čega se odabire opcije Snimi - kao rezultat, aplikacija automatski prikazuje (i nudi snimanje) protustavke koja za konto ima protukonto specificirano na prvoj stavki, Broj dokumenta je zadržan sa prve stavke (I00001), iznos je prebačen na dugovnu stranu. Polja Osnovica/PDV i KIF nisu dostupna. Snima se i protustavka nakon čega je formiran nalog koji se sastoji iz dvije stavke: izlaza iz blagajne i troška koji zatvara taj izlaz. Za veći broj stavki blagajne u okviru jednog naloga, brojem dokumenta (u prethodnom primjeru to je broj I00001) se određuje koliko će se napraviti različitih naloga blagajni za isplatu jedan nalog sa više stavki ili više naloga sa jednom stavkom. Ukoliko se zadrži isti broj dokumenta to će rezultirati jednim nalogom sa više stavki a u koliko se broj mijenja onda će stavke ići na posebne naloge za isplatu. Ako se radi više naloga za isplatu (što je obično slučaj kada se isplata vrši različitim partnerima) onda je u prozor sa slike 3.5. preporučeno unijeti i partnera a njegov naziv se tad poljavljuje u nalogu za isplatu u polju Isplatite. Navedeni primjer se odnosi samo na transakcije koje ulaze u knjigu ulaznih faktura. Apliciranje prethodnog primjera na knjigu izlaznih faktura nije moguće jer se ulaz u blagajnu ne može primjenjivati za punjenje KIF-a. Obrasci Pokretanjem opcije Obrasci se otvara prozor na slici 3.5.a. Slika 3.5.a Prozor za odabir obrasca za printanje Printanje se vrši odabirom jednog od ponuđenih obrazaca i odabirom opcije Printaj. Knjiženje naloga Nakon unosa naloga moguće je inicirati proceduru njegovog knjiženja. Knjiženje zahtijeva ispunjenost jednog ili dva uslova: 1. Dugovna i potražna strana naloga moraju biti u ravnoteži (stanje mora biti jednako nuli) primjer prikazan na slikama 3.6 a i b. a. b. Slika 3.6. Saldo naloga 69

80 Korisničko uputstvo za Line.Sys 2. Ukoliko je u glavnom meniju, u prozoru Moja firma, skup podataka Parametri rada odabrana opcija Nalozi se moraju printati da bi se omogućilo knjiženje naloga on prethodno mora biti odštampan. Štampanje se inicira odabirom opcije Printaj (donji desni dio prozora prikazanog na slici 3.2). Izgled obrasca spremnog za štampu a koji se pojavljuje na ekranu nakon odabira komande Printaj dat je na slici 3.7. Slika 3.7. Izgled naloga knjiženja glavne knjige Nakon ispunjavanja navedenih uslova, omogućeno je knjiženje naloga, odabirom opcije Knjiži. Kao rezultat knjiženja, nalog više nije vidljiv u prozoru za unos podataka u glavnu knjigu jer je prebačen u grupu proknjiženih naloga (proknjižene naloge je moguće vidjeti klikom na kućicu opcije Proknjiženo na istom prozoru). Servisi Prozor unosa podataka u Glavnu Knjigu, sadrži opciju Servisi, a koji se sastoji od slijedećih opcija: 1) Zbirna Knjiženja - ova opcija spaja konta tekućeg naloga (koja nemaju partnera). Ovo obično služi korisnicima koji imaju velike naloge nakon knjiženja maloprodajnih računa i ne žele u glavnoj knjizi da imaju knjiženja po svim računima nego zbirno po kontu. 2) Zaključna Knjiženja pravljenje naloga zaključnih knjiženja na kraju godine 3) Preknjižavanje - ova opcija služi za preknjižavanje SA KONTA - NA KONTO i to u kompletnom programu (ne samo u glavnoj knjizi). Kada unesete nova konta u Kontni Plan (ostavite i stara konta jedno vrijeme), ovom opcijom možete prebaciti promet konta sa jednog konta na drugo (kao npr. nakon prijenosa početnog stanja). Budite pažljivi kojim redoslijedom preknjižavate konta kako vam se ne bi desilo da spojite određena konta. Možete otvoriti privremena konta kako ne bi došlo do spajanja konta. Preknjižavanje se događa po rasporedu kojeg navedete u prozoru Preknjižavan. 4) Zbirna knjiženja (po danima) omogućava knjiženje kao i kod prve opcije Zbirna knjiženja, s tim što se ovdje knjiže nalozi po danima u kojima su napravljeni (ne mogu se zbirno knjižiti nalozi iz dva različita dana) 70

81 Glavna knjiga Slika Izgled prozora opcije Servisi Prvi rad sa programom Kod unosa početnog stanja glavne knjige, a kada prvi put radite sa programom Line.Sys, bitno je početno stanje unijeti pod VRSTOM NALOGA "PS" - početno stanje pod brojem (sve naredne godine te firme će prenositi u automatsko početno stanje pod Vrstom Naloga "AP" - automatsko početno stanje). Dakle, ova vrstu naloga koristi se samo za prvu poslovnu godinu firme. Prije unosa početnog stanja u glavnu knjigu potrebno je pripremiti šifrarnike potrebne za unos početnog stanja: Kontni plan, Obračunske jedinice, Partneri i Opisi knjiženja. Način pripreme navedenih šifrarnika je detaljno obrazložen u poglavlju Šifrarnici. Nakon pripreme šifrarnika, pristupa se unosu podataka početnog stanja. Primjer ovog unosa dat je u narednom tekstu: Vrsta Naloga: PS Broj (naloga): Datum (naloga): Datum početnog stanja Konto: Dokument: Upišite jer je početno stanje sam sebi dokument Datum Dokumenta: Za početno stanje upišite isti datum kao i datum naloga Obračunska Jed: 00 ili neku drugu obračunsku jedinicu ako ste je definirali Partner: Obavezno upišite partnera za konta Kupaca, Dobavljača, Ostalih Partnera jer se na npr. Konto Dobavljača unose početna stanja po dobavljačima a ne zbirno. Koeficijent: Služi za lakši unos u drugoj valuti ako na nekim kontima vodite evidenciju i u drugoj valuti. Predefiniran je koeficijent za drugu valutu EUR Duguje: Potražuje: Iznos Duguje Iznos Potražuje Napomena: iznos u drugoj valuti se sam preračunava u zavisno od koeficijenta DPO: (Dana/Datum) DPO možete unositi ili u danima ili u datumu za fakture/račune kod kojih je bitan DPO. DPO se računa prema datumu dokumenta. Opis knjiženja: Npr. Početno Stanje 2004 Protukonto: Služi za lakši/brži unos sljedeće stavke (nije obavezno koristiti) Snimi: Stavka će se prenijeti u Pripremu i spremni ste za sljedeću stavku. 71

82 Korisničko uputstvo za Line.Sys Nakon unosa početnog stanja, odštampajte nalog na Printaj i proknjižite ga u Glavnu Knjigu opcijom Knjiži. Nakon unosa početnog stanja u glavnu knjigu, istu operaciju je potrebno ponoviti i u menijima Stalna sredstva, Sitni inventar i Robno-materijalno poslovanje (Proizvodnja, Veleprodaja, Maloprodaja) i to samo za pripadajuća konta. Međutim, prilikom knjiženja ovih naloga potrebno je odabrati opciju Prijenos samo na kartice. Odabirom ove opcije nalog se ne knjiži u glavnu knjigu što nije ni potrebno, obzirom da je početno stanje u glavnoj knjizi već definirano nalogom "PS 00001". Razlog dodatnog unosa početnog stanja je podešavanje analitike pojedinih menija na korektno početno stanje. Detaljan opis načina formiranja početnog stanja u menijima Stalna sredstva, Sitni inventar i Robno-materijalno poslovanje dat je u poglavljima koja tretiraju navedene menije. Prozor za unos podataka u glavnu knjigu sadržava i mogućnost štampanja seta obrazaca: Detalji knjiženja, Blagajnički izvještaj KM, Blagajnički izvještaj Devize, Nalog blagajni za uplatu i Nalog blagajni za isplatu. Obrazac Detalji knjiženja ima izgled veoma sličan Nalogu knjiženja glavne knjige i koristi se u slučajevima kada je potrebno prikazati iznose u obje valute korištene prilikom knjiženja. Obrasci Blagajnički izvještaj (KM i Devize) prikazuju stanje blagajne sa detaljnim podacima o prometu blagajne (dajući listu blagajničkih naloga u pripremi unesenih ali još neproknjiženih) i rekapitulaciju: Saldo blagajne, Prethodni saldo, Novi saldo. Rekapitulacija omogućava uvid u to kako će (nakon knjiženja) novo-uneseni nalozi uticati na stanje blagajne. Kupci/Dobavljači/Ostali partneri Pod-meniji Kupci, Dobavljači i Ostali partneri sadrže opcije za štampanje setova srodnih izvještaja o proknjiženim nalozima čija konta imaju odgovarajuće tipove (Kupci, Dobavljači, Ostali partneri). To su izvještaji: Brza kartica, Brzi promet, Saldokonti kupaca/dobavljača/ostalih partnera, Obračunske jedinice, Promet po vrsti naloga (opcija dostupna samo u menijima Kupci i Dobavljači), Knjiga izlaznih faktura (KIF) samo za kupce Knjiga ulaznih faktura (KUF) samo za dobavljače Zatvaranje računa kupaca/dobavljača, i Dospjela potraživanja/obaveze (opcija dostupna samo u menijima Kupci i Dobavljači) Brza kartica Pokretanje opcije Brza kartica, proizvodi izvještaj o svim knjiženjima evidentiranim za izabranog partnera. U prvom koraku, potrebno je na prozoru sa slike 3.8. specificirati kupca/dobavljača za kojeg se želi izraditi brza kartica te specificirati valutu (KM ili devize). Odabirom opcije Printaj, proizvodi se traženi izvještaj. 72

83 Glavna knjiga Slika 3.8. Unos podataka potrebnih za izradu Brze kartice Brzi promet Izvještaj Brzi promet sistematizira osnovne podatke o trenutnom stanju salda za sve Kupce/Dobavljače. Primjer izvještaja je dat na slici 3.9. Slika 3.9. Primjer izgleda izvještaja Brzi promet kupaca Saldokonti Izvještaj saldokonti prikazuje podatke o nalozima i saldu pojedinih partnera za izabrani vremenski period. Nakon pokretanja opcije, od korisnika se očekuje unos osnovnih parametara koji određuju format i sadržaj izvještaja. Prozor za specifikaciju ovih parametara prikazan je na slici

84 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za unos parametara potrebnih za kreiranje izvještaja Saldokonti kupaca Na prozoru prikazanom na slici potrebno je specificirati: vremenski period odabirom startnog i krajnjeg datuma, grupu kupaca unosom prvog i posljednjeg kupca postiže se efekat da su izvještajem obuhvaćeni svi kupci koji se na listi pojavljuju između prvog i posljednjeg specificiranog, Vrsta (detaljnost) prikaza odabirom opcije Kartice obezbjeđuje se prikaz svih pojedinačnih naloga vezanih za svakog pojedinog kupca dok opcija Promet daje sumarno stanje salda za svakog kupca, Relevantni datum odabirom jedne od dvije ponuđene opcije određuje se koji će se datum sa naloga (datum dokumenta ili datum naloga) uzimati kao relevantan pri određivanju da li pojedinačni nalog pripada vremenskom periodu za koji se kreira izvještaj ili ne. Tako odabir opcije Po Datumu...Dokumenta u izvještaj uključuje one i samo one naloge kod kojih je u polju Datum Dokumenta unesen datum unutar intervala za koji se pravi izvještaj. U tom slučaju Datum naloga nije relevantan i ne uzima se u obzir. Dodatne opcije za razvrstavanje se odabiru chekiranjem boxova o Svaka kartica posebno i o Sort po nazivu Nakon podešavanja svih potrebnih opcija na prozoru prikazanom na slici pristupa se štampanju izvještaja odabirom opcije Printaj. Procedura kreiranja saldokonta dobavljača i ostalih partnera je identična kreiranju saldokonta kupaca. Obračunske jedinice Ova opcija omogućava ostvarivanje uvida u stanje salda odabranog broja kupaca (u odabranom vremenskom intervalu) prema obračunskim jedinicama. Prije kreiranja izvještaja potrebno je specificirati parametre (kupce, vremenski interval, obračunske jedinice, vrstu /detaljnost/ i datum relevantan za kreiranje izvještaja). Lista kupaca, obračunskih jedinica i vremenski interval se specificiraju na identičan način kao za Saldokonta (prethodna opcija). Promet po vrsti naloga Ova opcija omogućava kreiranje izvještaj sa vrstom naloga kao glavnim kriterijem. Unose je moguće dalje filtrirati prema vremenskom periodu i kupcima. Moguće je odabrati mjerodavni datum (prema datumu dokumenta ili naloga) te vrstu prikaza: baziranu na karticama ili prometu. 74

85 Glavna knjiga KUF/KIF Slika Prozor za rad sa knjigom izlaznih faktura (KIF) Slika Izmjena stavke u knjizi zlaznih faktura (KIF) 75

86 Korisničko uputstvo za Line.Sys Knjige ulaznih i izlaznih faktura (KUF i KIF) se kreiraju automatski na osnovu unosa u glavnu knjigu (kroz meni glavna knjiga ili specijalizirane menije). Korisnik je u mogućnosti štampati obrazac za pojedine ili sve knjige faktura i pojedine ili sve vrste naloga kao i specificirati vremenski period (slika 3.12.a), te editovati pojedine unose u cilju izmjene podataka za pojedinu fakturu i to: knjigu, osnovicu i iznos PDV-a. Opcije KIF (na podmeniju Kupci) i KUF (na podmeniju Dobavljači) imaju srodan izgled. Primjer izgleda osnovnog prozora knjige izlaznih faktura je dat na slici a primjer odabira pojedinačne (izlazne) fakture za unos izmjena je dat na slici Slika 3.12.a Prozor za pripremu štampe knjige ulaznih faktura (KUF) Zatvaranje računa kupaca/dobavljača Procedure omogućuju povezivanje unosa u glavnu knjigu. Time je omogućeno praćenje plaćanja troškova od strane kupaca odnosno plaćanje dobavljačima. Neophodno je napomenuti da procedura ima efekat jedino ukoliko je u prozoru Osnovni menu Moja firma Parametri rada Zatvaranje stavki odabrana opcija RUČNO. Korištenje procedura će biti ilustrovano primjerom zatvaranje računa kupaca. Procedura ima identičan tok i za zatvaranje računa dobavljača razlika je samo u kontima naloga. Pozivanjem procedure prikazuje se prozor prikazan na slici Kao što se vidi sa slike, prozor je podijeljen na tri podprozora. Lijevi podprozor sadrži listu kupaca koja je dalje razložena na pojedine fakture za svakog kupca. Ukoliko je na lijevoj strani prozora u fokusu partner, centralni dio prozora prikazuje dugovanja partnera a krajnji desni dio njegove uplate. Povezivanje pojedinačnih dugovanja i uplata se vrši na sljedeći način: 1. Na lijevom dijelu ekrana se odabire faktura koja se želi zatvoriti (bilo u potpunosti bilo djelomično). Kao rezultat ove operacije, centralni dio prozora se prazni a u donjem dijelu prozora se pojavljuje polje Iznos zatvaranja. 2. Iz krajnjeg desnog polja odabire se uplata kojom se želi zatvoriti račun. Odabir se vrši klikom na željenu uplatu a zatim njenim prevlačenjem u centralni dio prozora ili klikom na uplatu a zatim odabirom polja strelice usmjerene ka centralnom dijelu prozora a koja se nalazi između centralnog i desnog dijela prozora. 3. Ukoliko je uplata veća ili jednaka računu koji se želi zatvoriti, kao rezultat prethodnog koraka, od uplate se oduzima onoliki iznos koji je potreban da bi se račun zatvorio u potpunosti. Ukoliko se ova vrijednost želi promijeniti u polje Iznos zatvaranja u dnu prozora se unosi iznos željenog zatvaranja te odabire polje strelice usmjerene prema gore. Ovim se iznos zatvaranja računa mijenja na specificiranu vrijednost. 4. Veza između računa i uplate, uspostavljena na prethodno opisani način, se može poništiti odabirom veze (u centralnom dijelu prozora) te odabirom tipke Delete na tastaturi. 76

87 Glavna knjiga Koraci od 1 4 su ilustrovani slikama Slika 3.13 a. Osnovni prozor za zatvaranje računa kupaca Nakon što je na lijevoj strani prozora fokus prebačen sa kupca 3 (K-Start) na pojedinačnu fakturu (Nabavka osnovnog ) centralni dio prozora se ispraznio. Račun se zatvara klikom na polje uplate na desnoj strani prozora i njenim prevlačenjem na centralni dio. Slika 3.13 b. Zatvaranje računa Treba napomenuti da je lista partnera (kupaca ili dobavljača) prikazana na lijevoj strani prozora složena prema šifri partnera (pri čemu aplikacija šifru, čak i ako se ova sastoji od brojeva, posmatra kao tekst. To praktično znači da će partner sa šifrom 10 biti prikazan prije partnera sa šifrom 9 jer aplikacija ispituje redoslijed znak po znak, a pošto znak 1 ide prije znaka 9 šifra 10 je prikazana prije šifre 9. Ukoliko se ipak želi nametnuti pravilan raspored brojčanih šifri od 1, 2 pa nadalje ispred brojeva je potrebno dodati potreban broj nula. Npr. šifra 09 će biti prikazana prije šifre 10). Ukoliko se, pak, želi lista partnera sortirati prema nazivu partnera a na prema šifri, potrebno je odabrati opciju Sort po nazivu, smještenu donjem lijevom uglu prozora. Dospjela potraživanja Opcija Dospjela potraživanja omogućava praćenje stanja dospjelih potraživanja za specificirani datum u podprozoru Kupci. Opcija je dostupna samo u meniju Kupci mada 77

88 Korisničko uputstvo za Line.Sys ekvivalentna opcija Dospjele obaveze, postoji i za dobavljače. Pokretanjem opcije, prikazuje se prozor prikazan na slici Slika 3.14 Podešavanje parametara za praćenje dospjelih potraživanja U prvom koraku je potrebno specificirati izvještaj po: Potraživanjima ili ročnosti Partnerima, Obračunskim jedinicama ili Komercijalistima Dalje treba odabrati Partnere (kupce), obračunske jedinice ili komercijaliste i datum za koji se želi analizirati stanje. Ukoliko se želi ispitati stanje prispjelih potraživanja za samo jednog kupca, šifru tog kupca je potrebno unijeti u oba polja (Od i Do). Nakon toga odabire se jedan od ponuđeno pet izvještaja obrasca. Sintetički izvještaj daje pregled stanja dospjelih potraživanja prikazujući samo osnovne podatke: Iznos računa, Uplaćeno, Dugovanje, Kamate i Ukupno, Analitički izvještaj prikazuje stanje nešto detaljnije, dajući podatke o stanju svakog proknjiženog naloga, Detaljni izvještaj prikazuje sve detalje proknjiženih transakcija. Opcija Obavještenje kreira opomene za neizmirena dugovanja. U obrazac obavještenje (primjer dat na slici 3.15.) uneseni su svi relevantni podaci tako da je ona nakon potpisivanja od strane direktora i šefa računovodstva spremna za slanje. (tekst ove opcije je moguće mijenjati prema potrebama, tada se naslov dokumenta mijenja u izabrani) Opcija Otvorene stavke kreira listu/dokument otvorenih stavki spremnih za slanje kupcu za potvrdu stanja. Na dnu dokumenta se nalaze mjesta za potpise i pečate obje firme. Izvještaj Otvorene stavke jedini uzima u obzir datum dokumenta kao referentni datum, dok svi ostali iz ove grupe uzimaju DPO kao referentni datum za obradu. Na ovaj način sada se na ovom izvještaju pojavljuju i računi kojima DPO još nije dospio.

89 Glavna knjiga Slika Primjer opomene/obavještenja za neizmirena dugovanja U podprozoru Generisanje opomena postoje tri opcije za generisanje opomena za dospjela potraživanja po vremenskom intervalu dospijeća, a koje se mogu mijenjati prema potrebama. Pored toga, su date opcije odabira kupca/kupaca, datuma opomene, detaljnog prikaza, i zatvaranja. Opcija Obilježi kao poslano, daje mogućnost da se opomene vode hronološki, tj. da se ista opomena za iste račune neće slati dva puta. 79

90 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 3.15.a Prikaz podprozora za generisanje opomena Izvještaji Pod-meni Izvještaji sadrži deset grupa izvještaja: Brza kartica, (pregled knjiženja svih transakcija za konto koji se odabere bez obzira na datum) Kartice konta glavne knjige, Bruto bilans, Brzi nalog glavne knjige, Nalozi glavne knjige, Obračunske jedinice, Konto Partneri, Partneri promet, Mjesečni PDV obrazac, i Po komercijalisti. Pokretanje bilo koje od navedenih grupa izvještaja pokreće odgovarajući prozor u kojem se od korisnika očekuje specificiranje podataka potrebnih za formiranje izvještaja. Kao primjer, na narednoj slici je prikazan prozor za specificiranje željenih parametara za mjesečni PDV obrazac. Mjesečni PDV obrazac se, nakon odabira željenog vremenskog perioda, štampa odabirom opcije Printaj, smještene u donjem desnom uglu prozora. 80

91 Glavna knjiga Budžetska organizacija Slika Prozor za podešavanje mjesečnog PDV obrasca Podmeni Budžetska organizacija sadrži set opcija koje su namijenjene samo budžetskim korisnicima i to: Budžet, Fond, Funkcija, i Obrasci Budući da su potrebne samo budžetskim korisnicima, ove opcije su dostupne samo ukoliko je u opciji "Moja firma" tip firme podešen na budžetska organizacija. Budžet Opcija kreiranja budžeta se pokreće odabirom opcije Glavna knjiga Budžetska organizacija Budžet. Budžet se unosi po analitičkim kontima a sintetika tih konta se sabire automatski. Na slici je prikazan prozor za unos budžeta za pojedinačno analitičko konto. Slika Prozor za unos stavke budžeta Kao što se vidi sa slike nakon odabira konta (koje se može popuniti odabirom željenog konta iz šifrarnika kontnog plana odabirom standardne kratice "+ Enter") potrebno je specificirati mjesečne iznose koji su prema budžetu predviđeni za dato konto. Eventualno kasnije 81

92 Korisničko uputstvo za Line.Sys rebalansiranje budžeta se izvodi unosom odgovarajućih iznosa pored mjesečnih stavki i to tako da, ukoliko se budžetska stavka povećava u polje rebalansa unosi pozitivan a ukoliko se stavka smanjuje negativan iznos. Fond Definiranje fondova se vrši odabirom istoimene opcije na podmeniju Budžetska organizacija. Pri unosu fonda potrebno je specificirati njegovu Šifru i Naziv te odrediti da li fond ima budžetski karakter. Bitno je napomenuti da je naziv fonda i njegovu pripadnost moguće i naknadno mijenjati dok u polju šifre naknadne izmjene nisu moguće. Funkcija Unos funkcija predefiniranih od strane nadležnog ministarstva se vrši odabirom treće opcije sa budžetskog podmenija. Za definiranje funkcije potrebno je navesti njenu šifru i naziv. U polje Naziva je moguće unositi naknadne izmjene a u polje Šifre nije. Obrasci Posljednja opcija budžetskog podmenija sadržava mogućnost štampanja sedam izvještaja (Obrasci 1, 4, 5, 6, 7, 10 i 11). To su: Pregled prihoda, primanja i finansiranja Rashodi po ekonomskim kategorijama Posebni podaci o plaćama i broju zaposlenih, Posebni podaci o tekućim i kapitalnim grantovima, Obrazac 7 Registar neizmirenih obaveza Zbirni prikaz prihoda i rashoda po ekonmskim kategorijama Za štampanje izvještaja potrebno je odrediti izvještajni period i odabrati broj obrasca. Kreator izvještaja Iako program sadrži impresivan broj već pripremljenih izvještaja, korisniku je omogućeno stvaranje vlastitih formata izvještaja u zavisnosti od konkretne potrebe. Primjer izrade specifičnog izvještaja je dat na narednoj slici (3.18.). Pri izradi, potrebno je imenovati izvještaj, a zatim dodijeliti i odgovarajuća imena rekapitulaciji i grupi nakon čega se odabiru konta koja se na izvještaju žele sučeliti. U primjeru sa slike napravljen je izvještaj u kojem su sučeljeni prihodi i rashodi pri čemu se kao rezultat dobiva poslovni rezultat bruto zarada. Po prirodi konta, prihodi se knjiže na potražnu stranu (potražni saldo je negativan) a troškovi se knjiže dugovno. Kao što je već rečeno konačni total predstavlja bruto zaradu. 82

93 Glavna knjiga Slika Primjer kreiranja vlastitog izvještaja U primjeru sa slike izvještaj je kreiran u sljedećim koracima: Imenovanje izvještaja (PRIHODI I RASHODI) unosom imena u polje na vrhu prozora Kreiranje rekapitulacija (PRIHODI, RASHODI) odabir opcije Nova Rekapitulacija otvara polje u centralnom dijelu prozora u koje se unosi naziv rekapitulacije. Primjer sa slike sadrži dvije rekapitulacije: (1) Prihodi i (2) Rashodi, Kreiranje grupa (Redovni Prihodi, Vanredni prihodi, Redovni Rashodi, Vanredni Rashodi) potrebno se pozicionirati na rekapitulaciju kojoj se pridružuje grupa a zatim odabrati opciju Nova Grupa lociranu na dnu prozora. Kao rezultat pojavljuje se prazno polje unutar željene rekapitulacije u koje se unosi naziv grupe. Dodjeljivanje konta (60010, 6004, 640, 6500, 6503, 690) potrebno se pozicionirati na željenu grupu a zatim odabrati opciju Novi Konto lociranu na dnu prozora. Kao rezultat pojavljuje se šifrarnik kontnog plana iz kojeg se odabire željeni konto. Prozor za odabir konta posjeduje i opciju "Uključi subanalitiku". Odabirom ove opcije u izvještaj će biti uključena i sva konta koja se nalaze ispod (podkonta) odabranog konta. Također, prozor za odabir konta sadrži i mogućnost redukcije obračunskih jedinica čije transakcije će biti uključene u izvještaj. Korisnik je, prilikom kreiranja izvještaja, u mogućnosti specificirati da li je u izvještaj potrebno uključiti transakcije svih, ili samo željenih obračunskih jedinica firme. Dodatna podešavanja rekapitulacija, grupa i konta je moguće korištenjem opcija Izmjeni i Briši lociranih u donjem desnom uglu prozora. Nakon provođenja nabrojanih koraka, aplikacija kreira novi izvještaj u kojem se po prirodi konta (da li se knjiže dugovno ili potražno) sučeljavaju grupe i rekapitulacije. Povrat naloga Pod povratom naloga podrazumijeva se poništavanje knjiženja naloga. Nakon odabira opcije, potrebno je odrediti koji nalog se želi vratiti (istovremeno je moguće vratiti samo jedan nalog ukoliko se želi vratiti više naloga proceduru povrata naloga je potrebno ponoviti više puta) te odabrati opciju Vrati, slika Bitno je napomenuti da se pozivom opcije Povrat naloga sa lokacije Glavna knjiga Povrat naloga mogu vratiti samo oni nalozi koji su uneseni direktno u glavnu knjigu. U slučaju naloga unesenih preko ostalih menija koriste se pozivi za povrat naloga sa menija preko kojeg je nalog unesen (svi meniji koji omogućavaju knjiženje naloga posjeduju i opciju Povrat naloga). 83

94 Korisničko uputstvo za Line.Sys Opcije Vrsta Naloga i Broj služe za brzo traženje naloga. Slika Obrazac za odabir naloga glavne knjige za povrat NAPOMENA. Povrat naloga vršite na svoju odgovornost. e-line d.o.o. nije odgovorna za promjene proknjiženih podataka. Nakon povrata naloga i izmjene podataka molimo da ponovo odštampate dokumente na kojima su nastale promjene i uložite ih na odgovarajuće mjesto. U trenutku pisanja ovog uputstva, po lokalnom zakonu, računovodstvom firme se smatraju dokumenti i izvještaji u arhivi, a ne podaci u računaru. 84

95 Veleprodaja Veleprodaja Opcije za obradu podataka o veleprodaji smješteni su u pod-meni Veleprodaja glavnog menija. Izgled menija dat je na slici 4.1. Osnovni preduslov za iniciranje gotovo svih obrazaca ovog menija je definiranje skladišta. Ova procedura se pokreće odabirom opcije Veleprodaja Servisi Definiranje skladišta. Zatim, ukoliko to već nije urađeno, neophodno je popuniti šifrarnike Artikala i usluga, Grupe artikala i Tarife. Prilikom prvog korištenja programa potrebno je još provesti i unos početnog stanja. Ovaj unos se provodi korištenjem opcije Servisi Ostali dokumenti, a njegove specifičnosti će biti ilustrirane u okviru pod-poglavlja Ostali dokumenti ovog poglavlja. Definiranje skladišta Slika 4.1. Opcije menija Veleprodaja Početni obrazac za definiranje skladišta prikazan je na slici 4.2.a. Slika 4.2. Početni obrazac za definiranje skladišta Prozor sa slike 4.2. sadrži listu već definiranih skladišta sa osnovnim podacima te komande za manipulaciju kreiranje, izmjenu, brisanje te štampanje liste skladišta. Procedura definiranja (kreiranja) novih skladišta pokreće se odabirom opcije Novi. Kao rezultat, prikazuje se prozor za specificiranje podataka za skladište koji se sastoji od pet skupova podataka 85

96 Korisničko uputstvo za Line.Sys (podprozora): Osnovni podaci, Osnovni podaci 2, Zaglavlje, Korisnička prava i Finansijski podaci. U prvom podprozoru neophodno je unijeti odgovarajuće vrijednosti u sva prikazana polja. Obzirom da se svi određujući podaci skladišta baziraju na unosima u šifrarnik Kontnog plana podešavanje informacija o skladištu se svodi na odabir odgovarajućih vrijednosti iz ovog šifrarnika korištenjem univerzalne kratice programa "+ Enter". Prozor za definiranje novog skladišta također sadrži i opciju za definiranje skladišta kao web (Internet) skladišta. Mada se u okviru programa za svaku firmu može definirati neograničen broj skladišta, samo jedno skladište može biti označeno kao web skladište. Primjer popunjenog podprozora Osnovni podaci za definiranje skladišta je dat na slici 4.3. Slika 4.3. Primjer definiranja podataka za veleprodajno skladište Bitno je napomenuti da je zavisne troškove (Zavisni do granice, Carina, Špedicija, itd.) moguće promijeniti prema nahođenju opcijom Vrste zavisnih troškova unutar menija Šifrarnici. Prelazni konto je konto koji se koristi kod knjiženja računa iz maloprodaje jer kupac obično ne postoji. U pravilu, kod knjiženja računa i faktura, ako postoji kupac (šifra kupca) onda se iznos računa knjiži na konto kupaca a ako ne postoji onda se ovaj iznos knjiži na Prelazni konto. Naredni podprozor (Osnovni podaci 2, prikazan na slici 4.4.) u gornjem dijelu sadrži tri polja: Viškovi, Manjkovi i Reprezentacija, koji se popunjavanju na identičan način kao i polja u prvom podprozoru: unosom odgovarajućih konta. Pored navedenih, na ovom podprozoru smještene su još dvije grupe polja vezanih za pretporez i porez. Polja se popunjavaju odabirom odgovarajućih vrijednosti iz šifrarnika kontnog plana. Popunjavanje ovih polja omogućuje programu da automatski (u zavisnosti od lokacije partnera) obrađuje razlike u poreskim obavezama vezane za uvoz odnosno poslovanje unutar zemlje. 86

97 Veleprodaja Slika 4.4. definiranja podataka za veleprodajno skladište, drugi podprozor Četvrti i peti podprozor (Zaglavlje i Finansijski podaci) sadrže setove podataka koji korespondiraju sa podacima unesenim u okviru opcije Osnovni menu Moja firma. Podprozori Zaglavlje i Finansijski podaci omogućavaju da se ovi setovi podataka za svako skladište definiraju neovisno od podataka definiranih za čitavu firmu. Međutim, obezbijeđena je i automatizirana procedura za prijenos podataka unesenih u prozoru Moja firma. Naime, ukoliko su osnovni setovi podataka isti i za skladište i za firmu u cijelosti u podprozoru Zaglavlje odabire se opcija Preuzmi zaglavlje iz Moja firma čime se podaci uneseni u prozoru Moja firma automatski prenose u potprozore Zaglavlje i Finansijski podaci prozora za definiranje skladišta. Treći podprozor (Korisnička prava) omogućuje dodatno podešavanje prava koja pojedini korisnici imaju u radu sa skladištima. Naime, ovaj podprozor, prikazan na slici 4.5, omogućuje da se odabranim radnicima zabrani rad sa skladištem. 87

98 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 4.5. definiranja podataka za veleprodajno skladište, treći podprozor Neovisno od odabranog podprozora, prozor prikazan na slikama na svojoj desnoj strani sadrži i opciju Ovo je i web skladište. Skladište koje se odabirom ove opcije označi kao web skladište (bez obzira na broj skladišta definiranih unutar programa, samo jedno je moguće definirati kao web skladište) će biti povezano sa modulima prodaje putem interneta (pod-meni Web glavnog menija aplikacije). Nakon kreiranja veleprodajnih skladišta firme moguće je pristupiti ostalim alatima veleprodaje. Narudžbe Kreiranje narudžbe je prvi korak u izvođenju većine veleprodajnih transakcija kojim firma nabavlja artikle od dobavljača. Pokretanjem opcije Narudžbe prikazuje se prozor prikazan na slici

99 Veleprodaja Slika 4.6. Osnovni prozor za rukovanje narudžbama Lijevi dio prozora sa slike 4.6. daje pregled narudžbi koje se nalaze u obradi dok ostatak prozora sadrži alate za kreiranje novih (automatski ili manuelno) i štampanje postojećih narudžbi. Procedura kreiranja nove narudžbe je podijeljena u dvije faze: u prvoj fazi se specificiraju opšti podaci za narudžbu dok se u drugoj fazi navode podaci o stavkama. Kreiranje nove narudžbe (prva faza) se inicira odabirom opcije Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, desni dio prozora mijenja sadržaj prikazujući polja prikazana na slici 4.7. Slika 4.7. Podešavanje podataka za Narudžbu Procedura kreiranja narudžbe se može nadalje podijeliti u dvije pod-faze. Ukoliko se firma obraća dobavljaču koji će naknadnim aktom specificirati koje artikle i u kojim količinama je u mogućnosti obezbijediti popunjava se samo prvi set podataka: Šifra narudžbe program automatski dodjeljuje naredni redni broj za narudžbu ovu vrijednost je moguće manualno promijeniti, Datum program automatski dodjeljuje trenutni datum moguće ručno promijeniti, 89

100 Korisničko uputstvo za Line.Sys Dobavljač unos u polje mora korespondirati sa unosom u šifrarnik Partneri. Preporučuje se popunjavanje odabirom neke od postojećih vrijednosti iz ovog šifrarnika (odabirom kratice + Enter) Napomena tekst napomene će se na narudžbi pojaviti ispod liste stavki (popunjavanje ovog polja nije obavezno). Ostala polja: Order No. (broj akta), Order Date (datum akta), Valuta i Kurs se popunjavaju nakon što dobavljač odgovarajućim aktom obavijesti firmu koje artikle i u kojim količinama je u mogućnosti obezbijediti. Opcija Predloži stavke kod snimanja zaglavlja daje mogućnost da pri odabiru opcije Snimi program pronađe sve artikle koji su do tada bili predmetom ulaznih kalkulacija od tog dobavljača i ubaci ih u narudžbu. Ovo je svojevrstan prijedlog koji se dalje obrađuje brisdanjem ili mijenjanjem podataka o količinama. Nakon popunjavanja ovog seta podataka (i odabira opcije Snimi) prozor sa slike 4.7. se mijenja tako da je u fokus dovedena narudžba na kojoj radimo. U narednom koraku prelazi se na unos stavki narudžbe. Međutim, prije analize postupka unosa stavki potrebno je napomenuti da se upravo objašnjena procedura kreiranja zaglavlja narudžbe može automatizirati. U prozoru sa slike 4.6. odabire se opcija Auto Narudžbe. Kao rezultat se pojavljuje prozor prikazan na slici 4.8. Slika 4.8. Procedura za automatizaciju kreiranja narudžbi Na prozoru sa slike 4.8. odabiru se željene Grupe artikala, Skladišta, Partner, početni i krajnji datum te Broj dana za koje se vrši nabavka (Grupe artikala i Skladišta su već svi odabrani pri otvaranju prozora. Pritiskom na polje lijevo od teksta Grupe ili Skladište, svi boxovi se odabiru ili gase jednim potezom). Dostupna je i opcija za zaokruživanje količina naručenih proizvoda na cijeli broj i opcija odabira samo robe koja je bila predmetom ulaznih kalkulacija od odabranog dobavljača. Odabirom opcija i popunjavanjem potrebnih polja te odabirom opcije Prihvati kreira se narudžba. Smisao opcije Auto Narudžbi je u tome da se automatski, a na osnovu prethodnog poslovanja aplikaciji da zadatak da pokuša procijeniti količinu artikala koju je potrebno naručiti. Polje Od datuma i Do datuma imaju značenje da program vremenski period koji zatvaraju ovi datumi uzima kao period analize odnosno procjenjuje vjerovatnu potrebu za artiklima na osnovu poslovanja u navedenom periodu. Polje Nabavka za dana predstavlja vremenski period za koji se vrši narudžba broj naručenih proizvoda treba da zadovolji potrebe za broj dana specificiran u ovom polju. Nakon kreiranja auto narudžbe, polje Napomene za svaku stavku je već popunjeno podacima o pouzdanosti izvršenog proračuna. Iskustvo govori da se pouzdanost preko 30% može uzimati kao veoma vjerovatno. Ukoliko u periodu koji je naveden kao period analize artikla nije bilo na stanju to značajno umanjuje pouzdanost analize. Pored pouzdanosti, u polje Napomene za svaki artikl je uključena i naznaka Naručeno/neisporučeno što ukazuje da postoje narudžbe za taj 90

101 Veleprodaja proizvod koji još uvijek nisu pristigle (u cilju izbjegavanja uduplavanja narudžbi). Tekst prikazan u polju Napomene se ne štampa na obrasce, te se ne prosljeđuje dobavljaču u sklopu narudžbe prikazan je samo za vašu informaciju. U slučaju manuelnog kreiranja narudžbe unos stavki se inicira odabirom opcije Novi (slika 4.9.). Oznaka trenutno aktivne narudžbe Komanda za izmjenu parametara narudžbe Komanda za unos nove stavke u narudžbu Slika 4.9. Prikaz trenutno aktivne narudžbe Za svaku stavku je potrebno unijeti set osnovnih podataka koji se odnose na naručene artikle: Šifru artikla i Naručenu količinu Šifra se unosi ručno ili korištenjem kratice "+ Enter" dok se količina unosi ručno. Slika Unos podataka za stavke narudžbe Nakon unosa svih željenih artikala, lista ovih artikala se pokazuje na desnoj strani prozora sa slike 4.9. Sada je moguće štampati narudžbu i to odabirom opcije Printaj sa slike 4.9. Kao rezultat, pojavljuje se prozor u kojem je potrebno specificirati koje elemente narudžba treba sadržavati, slika

102 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Odabir elemenata narudžbe za štampu Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike i odabira opcije Printaj, štampa se narudžba sa svim elementima specificiranim u prethodnim koracima slika Slika Izgled narudžbe Po primitku odgovarajućeg akta kojim dobavljač potvrđuje mogućnost dostavljanja artikala, podaci o ovom aktu se unose u narudžbu: U prvom koraku se unose podaci o aktu odabirom opcije Izmijeni (smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 4.9.) nakon čega se popunjava posljednji set podataka sa slike 4.7. Nakon toga se unose podaci za svaki artikl i to kolona Potvrđeno sa slike Na ovaj način se uspostavlja veza između naručene i količine koju je dobavljač u mogućnosti isporučiti. Također, ovim se konkretizira narudžba jer se unose cijene po kojim je dobavljač spreman prodati artikle. Bitno je napomenuti da se u polje Cijena unosi jedinična cijena proizvoda ukupna vrijednost narudžbe je jednaka proizvodu iznosa iz polja količina i cijena. U posljednjem koraku štampa se narudžba odabirom opcije Printaj sa prozora sa slike 4.9. Korisnik je ponovo u mogućnosti vršiti odabir uključenih elemenata (slika 4.11.) nakon 92

103 Veleprodaja čega su u narudžbu sa slike uključeni podaci o potvrđenim količinama i cijenama artikala. Također, proceduru unosa potvrđenih količina (količina za koje dobavljač potvrđuje raspoloživost) moguće je izvesti korištenjem opcije Servisi, smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 4.9. Nakon odabira ove opcije, prikazuje se prozor koji obavještava korisnika da će se, za trenutno aktivnu narudžbu, sve potvrđene količine popuniti prema vrijednostima traženih količina. Ova opcija se koristi za ubrzavanje procedure unosa potvrđenih količina u slučajevima kada je dobavljač u mogućnosti isporučiti sve tražene količine. Ulazne kalkulacije Opcija Ulazne kalkulacije predstavlja izuzetno moćan alat za uspostavljanje veza između troškova koji sačinjavaju nabavnu cijenu proizvoda. Korisnik je u mogućnosti na jednostavan način evidentirati troškove koji se pojavljuju pri nabavci artikala, na osnovu čega program vrši izračunavanja potrebna za određivanja nabavne cijene. Pri tome su korisniku dostupne različite servisne informacije kao što su usporedni podaci o prethodim nabavkama artikla od istog dobavljača, graničnik minimalne marže, izvadak iz cjenovnika i slično. Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije Rad sa ulaznim kalkulacijama se inicira odabirom istoimene opcije sa menija Veleprodaja. Kao rezultat, pojavljuje se osnovni prozor za rad sa ulaznim kalkulacijama, prikazan na slici Oznaka skladišta. U zagradi je dat broj kalkulacija za to skladište Kalkulacije za odabrano skladište Podaci o broju arhiviranih i kalkulacija u pripremi Odabir prikaza proknjiženih (arhiviranih) ili kalkulacija u pripremi Slika Osnovni prozor za rad sa veleprodajnim ulaznim kalkulacijama 93

104 Korisničko uputstvo za Line.Sys Da bi se određena kalkulacija dovela u fokus potrebno je provesti sljedeću proceduru. Nakon otvaranja prozora potrebno je specificirati da li se radi o proknjiženoj ili kalkulaciji u pripremi. To se provodi markiranjem ili demarkiranjem kućice pored opcije Proknjiženo, u donjem lijevom uglu prozora. Nakon toga potrebno je specificirati na koje se skladište kalkulacija odnosi. U primjeru sa slike firma posjeduje dva skladišta označena kontima i 1024 čije se oznake mogu vidjeti u gornjem lijevom dijelu ekrana. Pri tome, postoji samo jedna kalkulacija u pripremi i to za skladište sa kontnim brojem Desni dio ekrana je rezerviran za prikazivanje detaljnijih podataka o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Kao što se vidi sa slike ukoliko je na lijevom dijelu prozora odabrano skladište, na desnom dijelu će se nalaziti podaci o broju arhiviranih (proknjiženih) i kalkulacija u pripremi. Ukoliko se, međutim, na lijevom dijelu prozora odabere konkretna kalkulacija, desni dio ekrana će biti rezerviran za podatke o toj kalkulaciji slika Podaci o odabranoj kalkulaciji Podaci o stavkama odabrane kalkulacije Horizontalni klizač čijim se pomicanjem u fokus dovode podaci o stavki kalkulacije Slika Prikaz podataka za odabranu ulaznu kalkulaciju Prozor prikazan na slici također nudi i alate za unošenje izmjena u podatke o stavkama (opcija Izmjeni donji desni dio prozora), izmjene podataka karakterističnih za cjelokupnu kalkulaciju (opcija Izmjeni gornji desni dio prozora), pristup Enterprise servisima (opcija analizirana u okviru poglavlja Administracija) te alate za štampanje i knjiženje kalkulacije. Unos nove kalkulacije Prvi korak kreiranja nove kalkulacije podrazumijeva pozicioniranje na skladište za koje se kalkulacija izvodi. U primjeru sa slike odabrano je skladište za kontnim brojem 13013, te bi odabir opcije Novi na desnoj strani ekrana imalo za posljedicu kreiranje kalkulacije za artikle čiji 94

105 Veleprodaja će ulaz biti na odabrano skladište. Nakon odabira ove opcije (Novi) desni dio prozora mijenja izgled tako da prikazuje polja za unos podataka za željenu kalkulaciju. Izgled ovog prozora je prikazan na slici Slika Unos podatka za novu kalkulaciju U cilju kreiranja kalkulacije, od korisnika programa se očekuje unos podataka u sljedeća polja: Broj (kalkulacije) ovu vrijednost program popunjava automatski, dodjeljujući naredni redni broj. Korisnik može ručno promijeniti ponuđenu vrijednost. Datum (kreiranja kalkulacije) program automatski dodjeljuje vrijednost trenutnog datuma. Kao i u slučaju Broja kalkulacije, korisnik može ručno podesiti vrijednost ovog polja. Prošireni/Jednostavni unos očekuje se odabir jednog od dvije ponuđene vrijednosti pri čemu je inicijalno odabrana opcija Proširenog unosa. U ovom slučaju, korisnik popunjava sva polja prikazana na slici Jednostavni unos reducira unos jer se u tom slučaju obrazac završava sa poljem Valuta. Polja Fakturna vrijednost, Popust %, Popust, Neto Fakt. Vrijednost, Zavisni do granice, Carina, Špedicija, Ostali troškovi i Zavisni do skladišta se u tom slučaju ne nalaze na obrascu. Primjer izgleda Jednostavnog unosa je dat na slici Napomena Ukoliko se želi unijeti neka tipska napomena čiji je tekst već pohranjen u šifrarniku napomena isti tekst nije potrebno prekucavati dovoljno je klikom na riječ Napomena ispred polja otvoriti šifrarnik iz kojeg je potrebno odabrati željenu napomenu. Dobavljač popunjavanje ovog polja je obavezno popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Partneri, odabirom kratice "+ Enter". U samo polje se unosi šifra partnera. Pored šifre program prikazuje i naziv (ime) partnera koji predstavlja i link na informaciju o prethodnim transakcijama sa odabranim partnerom bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Primjer informacije je dat na slici

106 Korisničko uputstvo za Line.Sys Klik na ime partnera otvara prozor sa podacima o transakcijama za tog partnera Slika Informacija o prethodnim transakcijama partnera IBM Corp. Konto također obavezno polje - popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Kontnog plana, odabirom kratice "+ Enter". Program automatski nudi unos konta (5430 Dobavljači u zemlji). Ukoliko je, umjesto ponuđenog, potrebno unijeti neki drugi konto, to je moguće učiniti ručnom izmjenom ponuđene vrijednosti. Faktura/Datum broj i datum fakture dobavljača (U slučaju da postoji kalkulacija koja sadrži uneseni broj fakture od odabranog dobavljača, pojavljuje se prozor upozorenja). DPO potrebno je unijeti odgovarajuću vrijednost u samo jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi broj dana a u drugo DPO datum. Popunjavanjem jednog polja program automatski izračunava i unosi odgovarajuću vrijednost u drugo polje, Obračunska jedinica vrijednost se unosi ručno ili odabirom jedne od opcija iz šifrarnika Obračunske jedinice (kraticom "+ Enter") Konto predporez inicijalno, aplikacija popunjava ovo polje vrijednošću koja zavisi od zemlja porijekla partnera. Ukoliko je partner iz BiH, unesena je vrijednost konta (PDV po ulaznim fakturama/računima Odbitni) a ukoliko se radi o firmama iz inostranstva unesena je vrijednost konta (PDV pri uvozu dobara odbitni). Korisnik može promijeniti ponuđenu vrijenost odnosno zamijeniti je željenom ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika kontnog plana. PDV NE Iznos PDV-a koji se ne priznaje kao predporez (knjiži se kao trošak) PDV DA Iznos PDV-a koji se priznaje kao predporez Kurs polje u kojem se specificira kurs između lokalne (KM) i valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača. Ukoliko su cijene u fakturi također izražene u KM, vrijednost ovog polja (1,00000) nije potrebno mijenjati, Valuta Oznaka valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača Popunjavanjem do sada pobrojanih polja završava se unos za kalkulaciju kod koje je odabran Jednostavni unos. Ukoliko se korisnik odlučio za Prošireni unos potrebno je popuniti i ostala polja: Fakturna vrijednost ukupna suma cijena na fakturi dobavljača izražena u valuti dobavljača, Popust % i Popust Međusobno povezana polja od kojih je dovoljno popuniti jedno (ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost popusta) drugo polje će biti automatski izračunato i popunjeno na osnovu unesene vrijednosti. Neto Fakt. vrijednost Polje čiju vrijednost program popunjava automatski oduzimajući od fakturne vrijednosti dobiveni popust. Neto Fakt. vrijednost KM Direktan unos u ovo polje korisniku nije omogućen. U njemu se automatski registrira Neto Fakt. vrijednost izražena u KM. Polja zavisnih troškova nazivi ovih polja će odgovarati nazivima koja su zavisnim troškovima data u šifrarniku zavisnih troškova 96

107 Veleprodaja Nabavna vrijednost/učešće troškova posljednje polje u koje nije omogućen direktni unos. Vrijednost polja predstavlja rezultat unosa u sva prethodna: na neto frakturnu cijenu izraženu u KM se dodaju svi pobrojani troškovi ostvareni u procesu dopremanja artikla u skladište. Slika Izgled prozora za unos podataka za kalkulaciju u slučaju odabira Jednostavnog unosa Nakon unosa sumarnih podataka koji su zajednički za sve artikle koji se obrađuju kalkulacijom, odabirom opcije Snimi prelazi se na unos onih podataka koji se razlikuju za svaki pojedini artikl. U prozoru sa slike odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom dijelu prozora što ima za rezultat pojavljivanje prozora za unos podataka o prvom artiklu sa fakture dobavljača, prikazanog na slici

108 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Unos stavki u veleprodajnu ulaznu kalkulaciju Prozor sa slike je podijeljen na tri glavna dijela. U lijevi dio prozora unose se podaci za tretirani artikl i to: Šifra artikla (unosi se ručno ili odabira iz šifrarnika. Program omogućava odabir artikla preko četiri karakteristične vrijednosti: Kataloški broj, aktivira se kraticom "/"; Bar kôd, aktivira se kraticom "*"; Šifra artikla, kraticom "+" i Naziv artikla, kraticom "-". Nakon popunjavanja polja, korištenjem bilo koje od četiri ponuđene opcije polje će sadržavati vrijednost Šifre artikla), Količina unosi se broj koji označava količinu (npr. broj komada) artikla, Napomena: Opcija... desno od polja Količina služi da se unesu svi serijski brojevi artikala ukoliko je to potrebno. Ukoliko želite da imate pravilnu evidenciju serijskih brojeva unos morate raditi kroz ponuđene linkove. Ukoliko na dokumentu samo unesete serijski broj u predviđeno polje on se neće evidentirati za kasnije preglede. Fakturna cijena (jedinična cijena artikla, izražena u valuti dobavljača), Fakturni popust (potrebno je unijeti ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost drugo polje će program popuniti automatski. Apsolutni iznos je iskazan u valuti dobavljača), Neto fakturna cijena (program je izračunava automatski oduzimajući od fakturne cijene veličinu popusta i izražava je u valuti dobavljača) Napomena: Ovaj dio kalkulacije je moguće računati i na obrnut način. U primjeru sa slike je umjesto prikazane Neto Fakturne Cijene od 98,00 KM moguće ručno unijeti neku drugu cijenu. Kao rezultat, program će promijeniti veličinu popusta kako bi odgovarala Fakturnoj i Neto Fakturnoj Cijeni. Primjer ovog načina izvođenja kalkulacije je dat na slici na kojoj je 98

109 Veleprodaja prikazan samo dio prozora sa slike Slika Primjer obrnutog načina određivanja Neto Fakturne Cijene i Fakturnog popusta U primjeru sa slike vrijednost polja Neto Fakturna Cijena je sa 98,00 KM promijenjena na 97,90 KM a program je automatski promijenio veličinu popusta sa 2,000 na 2,100 %. Kurs/Valuta (Unos u ovo polje nije moguć vrijednosti su preuzete iz zbirnih podataka za kalkulaciju a prikazane radi orijentacije korisnika) Neto Fakturna Cijena KM (Unos u ovo polje nije moguć unesena vrijednost predstavlja transformaciju cijene izražene u valuti dobavljača u lokalnu valutu KM) Zavisni do granice/carina/špedicija/ostali troškovi/zavisni do skladišta Ova polja su prisutna na obrascu samo ukoliko je pri unosu zbirnih podataka za kalkulaciju odabrana opcija Prošireni unos. Program automatski dodjeljuje adekvatne vrijednosti iz zbirnih podataka i to u procentualnom i apsolutnom obliku. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati ponuđene veličine. Apsolutne vrijednosti troškova su prikazane u KM. Nabavna cijena (Iznos dobiven dodavanjem vrijednosti svih zavisnih troškova na Neto fakturnu cijenu izraženu u KM) Marža (Vrijednost je moguće unijeti procentualno /prvo polje/ ili u apsolutnom iznosu /drugo polje/) Napomena: Dodjeljivanje marže je moguće ograničiti tako da se uposlenik koji obavlja poslove izrade kalkulacija onemogući da dodjeli nižu vrijednost marže od one koju odredi njegov nadređeni. Naime, obrazac Cjenovnik, koji će biti analiziran u nastavku ovog poglavlja, sadrži mogućnost dodjele minimalne marže svakom artiklu. Dodjeljivanjem vrijednosti minimalne marže konkretnom artiklu, postiže se efekat da uposlenik koji unutar programa nema ovlaštenje za pristup cjenovniku, nije u veleprodajnoj kalkulaciji u mogućnosti dodijeliti artiklu nižu maržu od one koja je određena cjenovnikom. Npr. ukoliko je u cjenovniku za određeni artikal podešena minimalna marža od 15 %, prilikom izrade ulazne kalkulacije svaki pokušaj da se u polje marža upiše vrijednost od 10% će završiti time što program automatski ponovo podešava polje marže na minimalnih 15 %. Sa druge strane, program će dozvoliti dodjeljivanje veće marže, npr. 20%. Cijena bez PDV u ovom polju se automatski izračunava cijena koja predstavlja zbir neto fakturne cijene uvećane za troškove i maržu. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati iznos nakon čega će se vrijednost marže automatski promijeniti da bi se uravnotežio rezultat na identičan način kao što je prikano na slici Porez (program prikazuje, bez mogućnosti promjene, vrijednost uračunatog poreza koji se obračunava za artikal i to prikazom tarifne grupe, procentualne i apsolutne vrijednosti uračunatog poreza) Cijena sa PDV (cijena izračunata dodavanjem poreza na vrijednost u polju Cijena bez PDV) Napomena: manualnom promjenom vrijednosti polja Cijena bez PDV i Cijena sa PDV automatski se mijenja vrijednost marže kako bi se uspostavila pravilna matematička veza između komponenti koje ulaze u konačni zbir. Npr. ukoliko se kalkulacija popunjava polje po polje odozgo prema dole prvo se dolazi do vrijednosti Nabavne cijene od 138,00 a zatim do vrijednosti Marže od 8,90 % 99

110 Korisničko uputstvo za Line.Sys nakon čega program u polje Cijena bez PDV automatski upisuje vrijednost 150,28 KM. Ukoliko je potrebno promijeniti polje Cijena bez PDV na tačno određenu vrijednost (npr. na 150,00 KM) za to bi trebalo više uzastopnih pokušaja prilagođavanja vrijednosti Marže. Međutim, ručnim unosom 150,00 u polje Cijena bez PDV, program će automatski promijeniti Maržu na 8,696 % (također je data mogućnost da se u trenutku kada je fokus na ovom polju, pritiskom na tipku PageDown na tastaturi, prenosi trenutna cijena iz cjenovnika i ostatak stavke se preračuna po toj cijeni). Bitno je imati u vidu da se veleprodajno skladište zadužuje i vodi po nabavnim cijenama, bez obzira što se u procesu formiranja kalkulacije pojavljuju i druge vrste cijena (sa i bez PDV-a). Pored liste polja za unos podataka, prozor prikazan na slici sadrži još nekoliko korisnih elemenata. Na sredini prozora nalazi se izdvojen set podataka Ukupno. Ovaj set podataka izdvojeno je prikazan na slici Polja na lijevoj strani prozora sadrže vrijednosti koje se odnose na jedinični artikal dok su u setu podataka Ukupno date sumarne vrijednosti i to: iznosi u lijevoj koloni se odnose na stavku koja se trenutno unosi dok se desna kolona odnosi na cjelokupnu kalkulaciju tj. za sve stavke. U primjeru sa slike kalkulacija obuhvata dva artikla. Iznosi prikazani u lijevom dijelu prozora odnose se na jedinične vrijednosti jednog od artikala (nabavna cijena jednog komada artikla, vrijednost carine za jedan komad artikla, itd.). Lijeva kolona podseta Ukupno odnosi se na svih 20 komada artikla koji se trenutno unosi (a koji je označen šifrom N01). Znači, jedinični iznosi iz lijevog dijela prozora su pomnoženi sa količinom. Desna kolona podseta Ukupno pored trenutno fokusiranog artikla sadrži i sumarne iznose svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju. Može se reći da desna kolona seta podseta Ukupno predstavlja zbir lijeve kolone istog podseta za sve artikle uključene u kalkulaciju. Nabavna cijena za svih 20 komada artikla N01 Nabavna cijena jednog komada artikla N01 Nabavna cijena za ukupnu količinu artikla N01 i za ukupnu količinu svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju Slika Podset podataka Ukupno Slika prikazuje značenja pojedinih kolona prozora sa slike uzimajući za primjer Nabavnu cijenu. Isti princip vrijedi i za sve ostale veličine od Fakturne do Cijene sa PDV. 100

111 Veleprodaja Posljednji, desni dio prozora sa slike prikazuje nekoliko korisnih servisa koji unos artikala čine znatno preglednijim. To su: Zadnja nabavka, Zadnja kalkulacija, U cjenovniku, i Istorijska minimalna marža. Slika Set podataka o zadnjoj nabavci artikla od istog dobavljača Set podataka Zadnja nabavka prikazuje osnovne podatke o posljednjoj kalkulaciji kojom je tretiran aktivni artikal nabavljen od istog dobavljača. Na ovaj način se u istom prozoru može provjeriti da li se artikal sada nabavlja po manjoj ili većoj fakturnoj cijeni i kakav je odnos između prethodnog i trenutnog fakturnog popusta (ako isti postoji). Prikazani su i podaci o broju i datumu fakture te količini koja je nabavljena prethodnom kalkulacijom. Slika Set podataka o zadnjoj kalkulaciji aktivnog artikla Set podataka Zadnja kalkulacija obezbjeđuje pravovremen i jednostavan uvid u ključne podatke o prethodnoj kalkulaciji istog artikla. Ovi podaci mogu biti o zadnjoj kalkulaciji ovog artikla od odabranog dobavljača ili uopše o zadnjoj kalkulaciji za ovaj artikal. Ovo se namješta u opcijama menija Moja Firma. To su podaci o uračunatoj marži (u KM i %) i krajnjoj cijeni. Slika Set podataka o podacima iz cjenovnika za aktivni artikal Set podataka U Cjenovniku prikazuje trenutno važeće vrijednosti veleprodajne cijene i minimalne marže pohranjene u cjenovniku. Bitno je napomenuti da se u trenutno aktivnom unosu ne može unijeti manja vrijednost marže od one koja je u ovom setu podataka specificirana kao minimalna. Ukoliko nije potrebno uvoditi ograničenje minimalne marže onda se ovo polje u cjenovniku ostavlja podešenu na nulu. Također, ukoliko se veleprodajna cijena izračunata trenutno aktivnom kalkulacijom razlikuje od prethodne cijene artikla pohranjene u cjenovnik, 101

112 Korisničko uputstvo za Line.Sys prilikom knjiženja kalkulacije moguće je odabrati opciju automatskog prilagođavanja cjenovnika prema novo-proknjiženoj kalkulaciji. Slika Istorijska minimalna marža U slučaju povrata dokumenta, za trenutno aktivni artikal, u posljednjem podsetu podataka desnog dijela prozora sa slike prikazuje se podatak o minimalnoj marži koja je bila u vrijeme knjiženja dokumenta. Kod dokumenata kojima je urađen povrat primjenjuje se istorijska minimalna marža umjesto minimalne marže. U gornjem tekstu analizirani su svi elementi prozora za unos artikala u veleprodajnu ulaznu kalkulaciju. Pri tome, od korisnika se očekuje unos samo u polja na lijevoj strani prozora dok su ostali analizirani setovi podataka prisutni radi lakšeg i transparentnijeg unosa. Proceduru unosa artikala je potrebno ponoviti onoliko puta koliko kalkulacija sadrži različitih artikala (ukoliko se artikal unese vise od jednom pojavi se poruka Ovu šifru ste već jednom unijeli u dokument / Da li želite da nastavite unos. Ukoliko postoji potreba da se ista šifra unese više od jednom odabrati opciju Da). Nakon unosa i posljednjeg artikla, prelazi se na štampanje i knjiženje kalkulacije. Obrazac ulaznih kalkulacija obezbjeđuje mogućnost štampanja više različitih formulara: Kalkulacije, Prijemnog lista (sa informacijom o kataloškom broju), Prijemnog lista (sa informacijom o bar kodu), Labele, Kalkulacije (trošarina), Povrat dobavljaču (u ovom slučaju, količine artikala moraju imati predznak minus (-)) i Prijemni list (Bar Kod SVI) (sa informacijama o svim Barkodovima artikala). Formular kalkulacije (prikazan na slici 4.25.) sadrži sve potrebne podatke za kalkulaciju i njene pojedine stavke unesene u program. Slika Formular Veleprodajne kalkulacije 102

113 Veleprodaja Pored Veleprodajne kalkulacije, na narednoj slici je prikazan primjer još jednog od formulara koje je moguće štampati na osnovu izrađene veleprodajne kalkulacije prijemni list artikala iz kalkulacije u skladište (sa informacijom o kataloškom broju), prikazan na slici Slika Prijemni list artikala iz kalkulacije u skladište Nakon štampanja, kalkulaciju je moguće knjižiti. Tom prilikom potrebno je odabrati željene opcije knjiženja na prozoru prikazanom na slici Slika Prozor za odabir opcija knjiženja kalkulacije Prozor sa slike na svojoj lijevoj strani sadrži listu neproknjiženih kalkulacija. Unošenjem odnosno uklanjanjem štriha u kućici ispred kalkulacije određuje se koje će se sve kalkulacije knjižiti (jednim provođenjem procedure je moguće knjižiti veći broj kalkulacija). Na desnoj strani prozora ponuđene su tri različite opcije knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne Knjige, Direktan prijenos u Glavnu Knjigu, i Prijenos samo na kartice. 103

114 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prva opcija prenosi kalkulaciju u pripremu glavne knjige da bi kalkulacija bila proknjižena potrebno je provesti i knjiženje unutar Glavne knjige Druga opcija provodi postupak knjiženja u potpunosti tako da kalkulacija prelazi u skupinu proknjiženih naloga unutar Glavne knjige Treća opcija ne evidentira kalkulaciju u Glavnoj knjizi firme. U ovom slučaju, kalkulacije će uticati samo na statističke pokazatelje unutar menija Veleprodaja. Primjer upotrebe ovog načina knjiženja je u slučaju unosa prvih naloga nakon instalacije programa koji za cilj imaju podešavanje početnog stanja. Obzirom da se nakon instalacije programa početno stanje mora unijeti i direktno u Glavnu knjigu, unosi u pojedine menije koji se prenose samo na kartice služe samo za ažuriranje statističkih pokazatelja unutar lokalnog menija veleprodaje. Pored opcija za specificiranje načina knjiženja, na prozoru prikazanom na slici dostupna je i opcija za automatsko ažuriranje cijena u cjenovniku a prema cijenama izvedenim iz kalkulacije. Posljednja tri polja sa prozora za knjiženje kalkulacija su Vrsta naloga (korisnik odabire jedna od ponuđenih opcija), Broj/Datum (program automatski nudi prigodne vrijednosti ali je korisnik u slučaju potrebe u mogućnosti da ih promijeni) i Kurs (podatak o odnosu valute dobavljača i lokalne valute podatak nije moguće mijenjati na ovom prozoru). Napomena: Obzirom da prilikom kreiranja kalkulacija, a naročito prilikom unosa stavki, aplikacija izvršava složene matematičke proračune, moguća je pojava korekcija kojim aplikacija obezbjeđuje matematički integritet proračuna. Npr. ukoliko se prilikom unosa stavke u kalkulaciju unese vrijednost Marže od 20,000% u zavisnosti od ostalih faktora koji učestvuju u proračunu, program može prilagoditi tu vrijednost na npr. 19,998% kako bi obezbijedio korektno zaokruživanje apsolutnog iznosa izraženog u novcu. Razlike u zaokruživanju su uzrokovane činjenicom da se novčani iznosi mogu zaokruživati na najviše dva decimalna mjesta (dvije decimale). Program prilagođava ostatak proračuna tako da se ne pojavljuje razlika u iznosu koji je potrebno platiti dobavljaču. Napomena: Na glavnom prozoru na slici 4.13, moguće je desnim klikom na kalkulaciju na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje kraticu: - Unos serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj kalkulaciji) Radni nalozi servisiranja Modul programa zadužen za evidentiranje radnih naloga servisiranja omogućava jednostavno i pregledno evidentiranje pruženih usluga i utrošenih artikala u procesu servisiranja proizvoda. Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja se poziva odabirom istoimene opcije sa menija Veleprodaja. Izgled ovog prozora je dat na slici

115 Veleprodaja Slika Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja Kao što se vidi sa slike princip rada i dostupne opcije su srodne sa ostalim prozorima programa: Opcija Zaključeni locirana u donjem lijevom uglu prozora omogućuje redukciju prikazanog seta naloga na realizirane ili nerealizirane naloge. Lijevi dio prozora omogućuje odabir objekta čije se karakteristike žele analizirati ili mijenjati Desni dio prozora prikazuje detaljnije podatke o objektu odabranom na lijevoj strani prozora: ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana lista naloga desni dio prozora prikazuje podatke o broju postojećih naloga, opcije za kreiranje novih i štampanje liste postojećih naloga. Ukoliko je, pak, na lijevoj strani prozora odabran konkretan nalog, desna strana prozora omogućuje pregled i izmjene podataka za taj nalog. Procedura kreiranja novog naloga se inicira odabirom opcije Novi nakon čega desni dio prozora prikazanog na slici mijenja izgled i nudi unos opcija za zaglavlje naloga. Izgled dijela prozora koji omogućuje ovaj unos je prikazan na slici Slika Polja za unos podataka u zaglavlje radnog naloga servisiranja 105

116 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor sa slike sadrži sljedeća polja: Broj/Datum Broj i datum radnog naloga, program automatski nudi prigodne vrijednosti: naredni raspoloživi redni broj i trenutni datum naloga. Korisnik je u mogućnosti ove vrijednosti podesiti ručno prema vlastitim potrebama. Naručilac Naručilac mora biti evidentiran u šifrarniku partnera. Unos u polje je moguće izvršiti ručno ili odabirom iz šifrarnika upotrebom univerzalne kratice "+". Serviser polje se popunjava odabirom odgovarajućeg unosa iz šifrarnika partnera koji je za ovu priliku reduciran na listu zaposlenih. Napomena neobavezno polje koje se popunjava manualnim unosom ili odabirom standardnih napomena pohranjenih u istoimenom šifrarniku. Broj izdatnice polje je moguće popuniti ručno ili programu izdati naredbu da izdatnici dodijeli naredni raspoloživi redni broj. Dodjela se inicira klikom na dugme obilježeno sa tri tačke (...) locirano neposredno uz polje. Datum izdatnice, Materijalno skladište oznaka konta materijalnog skladišta iz kojeg će se preuzimati materijali potrebni za servisiranje. Polje se popunjava odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti. Ukoliko će nalog za servisiranje sadržavati samo usluge (bez materijala) ovo polje se ostavlja nepopunjeno. Nakon unosa navedenog seta podataka i njihovog snimanja desni dio prozora ponovo mijenja sadržaj. Izgled prozora je prikazan na slici Slika Izgled prozora nakon unosa osnovnog seta podataka za radni nalog servisiranja U narednom koraku izrade naloga potrebno je specificirati stavke naloga (sve materijale i usluge koji će biti obuhvaćeni servisiranjem. Unos stavki se pokreće odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici Izgled prozora je dat na slici U stavke se (odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom dijelu prozora) unose svi materijali i usluge koje će biti obuhvaćeni servisiranjem. 106

117 Veleprodaja Slika Prozor za unos stavki u nalog za servisiranje Kao što se vidi sa slike za svaku stavku je potrebno unijeti šifru, količinu te serijski broj (ako postoji). Također, potrebno je označiti da li je stavka ugrađena ili ne. Proceduru unosa je potrebno ponoviti onoliko puta koliko servisni nalog obuhvata stavki (bilo materijala bilo usluga). Nakon unosa zaglavlja i stavki naloga servisiranja program omogućuje štampanje dvije vrste dokumenata: Radnog naloga i Izdatnice materijala. Broj izdatnice određen je brojem unesenim u istoimeno polje u okviru zaglavlja naloga. Izgled oba dokumenta je prikazan na slikama i Slika Radni nalog servisiranja 107

118 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Izdatnica materijala Nakon štampanja formulara radni nalog je potrebno zaključiti. Odabirom ove opcije nalog se prebacuje u grupu zaključenih naloga odakle ga je u slučaju potrebe moguće vratiti korištenjem istoimene opcije raspoložive u donjem lijevom uglu prozora ukoliko se izvrši odabir zaključenih naloga (opcije je smještena u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici ) Slika Izgled osnovnog prozora radnih naloga servisiranja sa prikazom zaključenih naloga 108

119 Veleprodaja Predračuni Namjena naredne, treće, opcije menija Veleprodaja je kreiranje Predračuna. Pokretanjem ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici Slika Osnovni prozor za rad sa predračunima Osnovni prozor za rad sa predračunima ima srodan dizajn ostalim prozorima programa. U prvom koraku se u lijevom dijelu prozora odabire objekt sa kojim se želi raditi, nakon čega program u desnom dijelu prozora prikazuje detalje i komande dostupne za rad sa odabranim objektom. Inicijalno, u lijevom dijelu prozora prikazana je lista veleprodajnih skladišta kreiranih u programu. Kao što se vidi sa slike, kao rezultat odabira jednog od skladišta, u desnom dijelu prozora prikazuju se podaci o broju realiziranih i nerealiziranih predračuna, te komande koje omogućuju kreiranje novih predračuna i štampanje liste predračuna za to skladište. Također, u desnom donjem uglu prozora dostupna je i opcija Enterprise servisa kojim se omogućuje preuzimanje podataka sa mobilnog čitača (postoji samo u opcijama Proffesional i Enterprise programa Line.Sys). Trenutno dostupni modeli mobilnih čitača su UNITECH i METROLOGIC. Izgled prozora za odabir tipa čitača i pokretanje servisa je prikazan na slici

120 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Pokretanje prozora Enterprise servisa za preuzimanje podataka sa mobilnog čitača Ukoliko se u lijevom dijelu prozora prikazanog na slici odabere konkretan predračun, u desnom dijelu prozora prikazat će se podaci za taj predračun, slika Prozor sa slike sadrži još i mogućnost redukcije prikaza predračuna prema statusu odabirom opcije Realizirani (donji lijevi ugao prozora) u ostatku prozora dostupni postaju samo realizirani predračuni (predračuni prema kojima su kreirane fakture) i obrnuto ukoliko opcija Realizirani nije odabrana, program omogućuje rad samo sa još uvijek nerealiziranim predračunima. Slika Podaci za odabrani predračun Gornji desni dio prozora sa slike sadrži podatke o zaglavlju predračuna te komande za unošenje izmjena i pokretanje servisa koji se baziraju na predračunima dok je donji desni dio prozora rezerviran za podatke o stavkama predračuna. 110

121 Veleprodaja Kreiranje predračuna Procedura kreiranja novog predračuna pokreće se odabirom skladišta u kojem su pohranjeni artikli koji su predmet prodaje (na prozoru prikazanom na slici 4.28.). Nakon toga, sa desnog dijela prozora odabire se opcija Novi. Kao odgovor, pokreće se procedura unosa podataka za zaglavlje predračuna, slika Slika Procedura unosa podataka za novi predračun Obrazac za unos podataka za zaglavlje predračuna sadrži set podataka i proceduru uključivanja predefiniranih poslovnih politika. Set podataka uključuje: Broj (predračuna) program automatski kreira naredni redni broj za predračun. Ovu vrijednost korisnik može promijeniti, Datum (predračuna) program u ovo polje automatski unosi vrijednost trenutnog datuma. Korisnik i ovu vrijednost može promijeniti, Kupac u polje se unosi vrijednost iz šifrarnika Partneri. Unos je moguće izvršiti ručno ali i odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti odabirom kratice "+ Enter", Konto kupca program u ovo polje automatski unosi vrijednost konta Ovu vrijednost je moguće promijeniti manuelnim unosom, Primalac Polje koje se popunjava samo u slučajevima ako se artikli ne isporučuju na adresu kupca, tj. ako kupac artikle poručuje za nekog drugog primaoca. Primalac također mora biti unijet u šifrarnik partnera, iz koga ga je moguće odabrati odabirom kratice "+" ili ga možete ručno upisati, Nakon odabira primaoca, program u desno polje automatski unosi podatke o adresi kupca. Ove podatke je u slučaju potrebe moguće mijenjati. Napomena Napomena će na predračunu biti prikazana ispod liste artikala, Bez trošarine (Izvoz) odabire se ukoliko se u cijenu ne uračunava trošarina jer se radi o izvozu, 111

122 Korisničko uputstvo za Line.Sys Narudžba/Datum narudžbe polja u koja se unosi broj/datum narudžbe kojom su artikli poručeni, Način plaćanja Potrebno je odabrati jednu od ponuđene četiri vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem i Virman/Uplatnica, DPO Dovoljno je unijeti vrijednost u jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi vrijednost u danima a u drugo polje datum prispijeća obaveze. Čim se vrijednost unese u jedno polje, drugo polje se popunjava automatski, Obračunska jedinica (Obr. Jed.) obračunska jedinica firme za koju se poručuje roba, Valuta ukoliko valuta nije KM potrebno je popuniti oba polja u prvo se unosi oznaka valute a u drugo kurs te valute prema KM. Iznos uplate služi za unos uplata u gotovini na licu mjesta (ukoliko postoji). Taj iznos će se kod knjiženja proknjižiti preko blagajne. Opis uplate dodatni opis uplate u gotovini (ime i prezime osobe koja je izvršila uplatu i sl.) Komercijalist u ovo polje se odabire jedna od ponuđenih vrijednosti. Ponuđene su sve osobe koje su u šifrarniku partnera specificirane kao uposlenici komercijalisti i koji su zaduženi za kupca za kojeg se izrađuje predračun Otpremnica Upisati broj otpremnice prema kojoj je kupac preuzeo robu Od Upisati datum otpremnice Procedura Poslovne politike Svrha procedure poslovne politike je jednostavna primjena posebnih cijena dodijeljenih određenoj grupi partnera. Ukoliko, npr. menadžment firme želi stalnim kupcima omogućiti dodatne popuste, u šifrarniku Poslovne politike (obrađen u okviru poglavlja 2) kreira se posebna poslovna politika za stalne kupce u kojoj se određuje vrsta i veličina popusta koji im se žele dodijeliti. U sljedećem koraku, u okviru šifrarnika Partneri željenim kupcima se pridružuje formirana poslovna politika. Nakon provođenja ovih koraka, program svim kupcima kojima su dodijeljene poslovne politike automatski dodjeljuje popuste definirane pripadajućom politikom. U okviru prozora za kreiranje predračuna nije moguće mijenjati parametre predefiniranih poslovnih politika ali ukoliko je konkretnom kupcu dodijeljena određena poslovna politika oznaka te politike će biti prikazana. Također, kupac nije u grupi partnera za koje važi neka od poslovnih politika željeni popust je moguće specificirati u okviru prozora prikazanog na slici Naredna slika prikazuje slučajeve u kojim je kupcu dodijeljena poslovna politika i slučaj kada kupcu nije dodijeljena poslovna politika ali jeste jednokratni fakturni popust. Bitno je napomenuti da se polje Fakturni popust prikazano na slikama može koristiti i za jednokratnu izmjenu popusta važećeg prema poslovnoj polici. Naime, kao što se vidi sa slike 4.32.b. u polje Fakturnog popusta unesena je vrijednost od 5,00%. Ova vrijednost je unesena automatski na osnovu poslovne politike. Ako je za konkretan predračun ovu vrijednost potrebno promijeniti, to se čini unosom željenog procenta u polje Fakturnog popusta. Slika Primjena poslovne politike prema kupcu Nakon kreiranja zaglavlja prelazi se na unos stavki predračuna. Na prozoru sa slike Odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora nakon čega se prikazuje poseban prozor za specificiranje podataka o stavci koja se uvodi u predračun. Ovaj prozor je prikazan na narednoj slici

123 Veleprodaja Lista stavki već unesenih u predračun Iznos predračuna (bez PDV-a) za sve do sada unesene stavke uz napomenu o popustima automatski dodijeljenim prema važećoj poslovnoj politici prema partneru Detalji o posljednjoj prodaji artikla koji se trenutno unosi istom partneru Podaci za stavku koja se trenutno unosi Ukupan iznos sa PDV-om Slika Unos nove stavke u predračun Prilikom unosa, za svaku stavku je potrebno popuniti set podataka (nalazi se u lijevom dijelu prozora sa slike 4.33.) o proizvodu: Šifra proizvoda odabire sa liste proizvoda odabirom kratice "+ Enter", Kod unosa stavke na Predračunima, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled: - Proknjiženih/Neproknjiženih ili svih - Faktura ili profaktura - Za određenog kupca ili za sve kupce Napomena: Kod unosa stavki na predračunima ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru. Količina Polje za specificiranje količine proizvoda, Nabavna cijena vrijednost nabavne cijene je već izračunata u okviru ulazne kalkulacije tako da je ovdje nije moguće mijenjati, Marža (u procentualnom i apsolutnom iznosu) Već je ponuđena vrijednost marže određene ulaznom kalkulacijom ali korisnik ovu vrijednost može promijeniti, Cijena bez PDV (jedinična) već definirana ulaznom kalkulacijom ali je korisnik može promijeniti, Porez Vrijednost uračunatog poreza u polje se ne mogu unositi izmjene, Cijena sa PDV Ukupna jedinična cijena koja u sebi sadrži i PDV. Ukoliko se manuelno promijeni, vrijednost marže će se automatski promijeniti u cilju obezbjeđenja integriteta proračuna. Popust vrijednost popusta koji se odobrava kupcu u procentualnom ili apsolutnom iznosu (dovoljno je popuniti jedno od ponuđenih polja program će automatski popuniti preostalo). Pri izdavanju popusta je potrebno obratiti pažnju da je program već uračunao eventualni popust koji je kupcu dodijeljen poslovnom politikom. 113

124 Korisničko uputstvo za Line.Sys Iznos cijena za specificirani broj komada proizvoda (sa PDV-om), program je izračunava automatski i ručno je nije potrebno niti moguće mijenjati Serijski broj serijski broj proizvoda (ako postoji) Garancija trajanje garancije za proizvod, Porezni tretman Moguće je odabrati jednu od dvije ponuđene vrijednosti: sa ili bez uračunavanja poreza. Ukoliko je odabrana opcija Sa porezom iznos poreza će automatski biti uračunat u cijenu. Rok Isporuke Ako želite kupcu naglasiti rok isporuke za odabrani artikl upišite rok isporuke u danima. Dodatni tekst U ovom polju se automatski prikazuje tekst koji je kao Dodatni tekst specificiran uz proizvod u okviru šifrarnika Artikala i usluga. Ovako prikazan tekst je moguće ručno promijeniti. Nakon unosa svih potrebnih artikala u predračun, isti se štampa odabirom opcije Printaj dostupne u donjem lijevom uglu prozora sa slike Izgled predračuna se može podešavati odabirom ponuđenih opcija u prozoru koji se aktivira nakon odabira opcije za štampu a koji je prikazan na slici Slika Podešavanje izgleda predračuna Lijeva strana prozora sa slike sadrži listu mogućih naslova za dokument čija se štampa priprema. Obzirom da različite firme koriste različitu terminologiju, ponuđena je lista od čak šest mogućih naslova: Profaktura/Predračun, Ponuda, Otpremni list (naziv se može mijenjati prema potrebama), Profaktura/Predračun (valuta), Profaktura/Predračun sa trošarinom i Izlazna kalkulacija. Pored označavanja vrste dokumenta, prozor još sadrži mogućnost odabira načina označavanja stavki predračuna (prema šifri, kataloškom broju ili Bar kodu) i oznaku na fakturi: ponuđene su opcije Original, Kopija i Bez oznake. Također, prozor omogućuje određivanje da li će se na predračunu nalaziti memorandum firme ili ne te da li će biti prikazani podaci o Popustima, Masi, Zapremini, Primaocu, Dodatni tekst, Serijskom broju i Rok trajanja. Također je moguće sortirati artikle po nazivu i printati Neto fakturu (bez prikazivanja popusta, tj. sa cijenom u kojoj je već obrađen popust). Prikaz memoranduma se bazira na tri raspoložive opcije: 114

125 Veleprodaja Sa memorandumom prikaz memoranduma, odnodno slike koja je pohranjena na prozoru Moja Firma (na Osnovnom Meniju aplikacije), Predefinisano podrazumijeva unos tekstualnog memoranduma Bez Memoranduma bez navođenja slikovnog ili tekstualnog memoranduma. Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike pristupa se štampanju predračuna odabirom opcije Printaj. Kao rezultat, na ekranu se pojavljuje predračun čiji je primjer izgleda (konkretni predračuni se mogu razlikovati u zavisnosti od odabira opcija na prozoru prikazanom na slici 4.34.) dat na slici Slika Izgled predračuna (profakture) Obrazac za izradu predračuna omogućava automatizaciju još jedne procedure. Naime, prateći veoma jednostavan postupak, od kreiranog predračuna je u samo nekoliko koraka moguće formirati fakturu. Na prozoru sa slike je potrebno odabrati opciju Servisi lociranu u gornjem desnom uglu prozora čime se pokreće jednostavan prozor sa već unesenim vrijednostima za kreiranje fakture (prikazan na slici 4.36.). Ove vrijednosti je moguće mijenjati po potrebi. Napomena: Kod kreiranja fakture iz predračuna postoji opcija da samo stavke predračuna dodate na već postojeću fakturu u obradi za odabranog kupca. Na ovaj način u toku jednog mjeseca možete izdavati predračune kao otpremnice i na kraju sve objediniti na jednoj fakturi. Na slici 4.36 to je zadnja opcija Dodaj na fakturu. 115

126 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za kreiranje fakture na osnovu predračuna Napomena: Na glavnom prozoru na slici 4.28, moguće je desnim klikom na predračun na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice: - Evidencija serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj profakturi) i - Kopiranje predračuna (kopiranje označenog predračuna u novi). Fakture Rad sa fakturama inicira se odabirom istoimene opcije na meniju veleprodaje. Osnovni prozor za rad sa fakturama koristi istu logiku kao i prozori za rad sa ostalim objektima veleprodaje (narudžbama, kalkulacijama, predračunima). Lijevi dio prozora sadrži listu relevantnih objekata (skladišta i faktura) dok desni dio prozora sadrži detaljnije informacije i opcije dostupne za objekt odabran na lijevoj strani prozora. Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrano skladište, na desnoj strani prozora su dostupni podaci o broju faktura za to skladište i opcije za kreiranje novih (slika 4.37.). Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana konkretna faktura, na desnoj strani su prikazane opcije za izmjenu podataka iz zaglavlja fakture (gornji desni dio prozora) te opcije za unos novih i izmjenu postojećih stavki unutar fakture (donji desni dio prozora), prikazano na slici

127 Veleprodaja Slika Prozor sa podacima i opcijama za rad sa fakturama za odabrano skladište Slika Prozor sa podacima i opcijama za rad na fakturi odabranoj na lijevoj strani prozora 117

128 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kao što je prikazano na slici prozor sa podacima i opcijama za odabrano skladište omogućava pokretanje nove fakture, štampanje liste postojećih i pokretanje servisa za automatizirano kreiranje faktura na osnovu pomoćnih dokumenata. U ovom kontekstu pod pomoćnim dokumentima smatraju predračuni. U Proffesional i Enterprise verziji Line.Sys aplikacije, dostupni su i tzv. Enterprise servisi. Servisi kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Odabirom opcije Servisi na slici 4.37 pokreće se procedura kreiranja fakture na osnovu kreiranih predračuna. Procedura je realizirana u obliku čarobnjaka koji omogućuje korisniku da podešavajući polja u nizu prozora kreira željenu fakturu. Prvi korak ove procedure (i čarobnjaka) je prozor za odabir vrste dokumenta iz kojeg se kreira faktura. Ovaj prozor je prikazan na slici Slika Prvi prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Nakon odabira vrste pomoćnog dokumenta i odabira opcije Dalje> prelazi se na drugi prozor čarobnjaka u kome je potrebno odabrati željeni predračun. Ovaj prozor je prikazan na slici

129 Veleprodaja Slika Drugi prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Nakon odabira konkretnog dokumenta (predračuna) na osnovu koje se pravi faktura prelazi se na posljednji prozor čarobnjaka odabirom opcije Dalje>. Ovaj prozor prikazuje informacije koje će biti pohranjene u zaglavlju fakture, pri čemu je korisniku data mogućnost da ove vrijednosti mijenja ili dopunjava. Posljednji prozor čarobnjaka je dat na slici Slika Treći (posljednji) prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Osim seta podataka potrebnih za popunjavanje zaglavlja fakture treći prozor čarobnjaka sadrži i opciju "Spoji količine za iste šifre". Ukoliko je odabrana, ova opcija provjerava da li se u stavkama predračuna ponavljaju isti proizvodi. Ukoliko se ovakav slučaj evidentira, program će spojiti količine za ponavljajući artikal i prikazati ga kao jednu stavku sa količinom koja 119

130 Korisničko uputstvo za Line.Sys predstavlja zbir količina navedenih u stavkama gdje se artikal pojavljuje. Npr. ukoliko se u predračunu jedan te isti artikal pojavljuje kao druga stavka sa količinom 5 komada i kao šesta stavka sa količinom 10 komada ovaj artikal će u fakturi biti evidentiran kao jedna stavka sa količinom od 15 komada. Ukoliko pak opcija "Spoji količine za iste šifre" nije odabrana, artikli će se i u fakturi pojaviti kao posebne stavke. Servisi faktura sadrže servis za kreiranje fakture iz više predračuna po sljedećoj logici: Na osnovu više predračuna, količine po artiklima se sabiru /ako to želite/, cijene se uzimaju iz tekućeg cjenovnika /ne po predračunskim cjenama/ te se obračunavaju popusti po tekućim politikama. Na zadnjem prozoru ovog procesa, nudi vam se kupac od prvog predračuna koji je selektiran, kojeg naravno možete promijeniti. Također, obračunska jedinica i komercijalist se uzima od prvog selektiranog predračuna. Ujedno, opcija Servisi daje mogućnost promjene partnera za više dokumenata odjednom. Bitno je napomenuti da svi prozori čarobnjaka posjeduju i opciju <Nazad, koja omogućuje povratak na prethodne prozore i unos naknadnih izmjena. Također, cjelokupnu proceduru je moguće poništiti na bilo kojem prozoru odabirom opcije Otkaži. Printaj popis faktura Odabirom opcije Printaj prikazane na prozoru štampa se lista faktura za odabrano skladište. Da li će izvještaj sadržavati proknjižene (arhivirane) ili još neproknjižene fakture zavisi od odabira opcije Proknjiženo koja se na prozoru sa slike nalazi u donjem lijevom uglu prozora. Enterprise servisi Enterprise servis dostupan na prozoru prikazanom na slici je preuzimanje podataka sa mobilnog čitača. Obzirom da se radi o naprednom servisu, njegovo korištenje se vrši u kontaktu sa osobljem eline Novi kreiranje nove fakture Prije analize načina kreiranja nove fakture, treba napomenuti da prozor prikazan na slici sadrži još jedan enterprise servis. Odabirom ove opcije korisnik je u mogućnosti da vrši eksport podataka o stavkama fakture za deklaracije. Procedura kreiranja nove fakture pokreće se odabirom opcije Novi, prikazane na prozoru sa slike Kao odgovor na ovu opciju, program prikazuje prozor za unos podataka za zaglavlje fakture. 120

131 Veleprodaja Slika Prozor za unos podataka o zaglavlju fakture Slika Sumarne informacije o poslovanju sa partnerom Na ovom prozoru (slika 4.42.) potrebno je popuniti set polja koja obuhvaćaju podatke: Broj (fakture) program automatski u ovo polje unosi vrijednost narednog rednog broja za fakturu ali je korisniku omogućeno da ovaj broj promijeni ukoliko za tim postoji potreba Datum program u ovo polje automatski pohranjuje vrijednost trenutnog datuma ali kao i kod broja fakture korisnik može unijeti proizvoljnu vrijednost datuma, Kupac šifra kupca popunjava se ili ručnim unosom ili odabirom neke od vrijednosti ponuđenih u šifrarniku Partneri, odabirom kratice "+ Enter". Bez obzira na način unošenja, program će prihvatiti samo one vrijednosti koje su pohranjene u šifrarniku partnera. U slučaju da korisnik u ovo polje pokuša unijeti neku drugu vrijednost, program će prijaviti grešku i neće dozvoliti snimanje fakture. Nakon unosa kupca, klikom na njegov naziv (lociran neposredno nakon polja i označen plavom bojom) moguće je aktivirati prozor (prikazan na slici 4.43) sa osnovnim podacima o dosadašnjem poslovanju firme sa kupcem bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Primalac Neobavezno polje. Popunjava se samo u slučaju da je primalac robe različit od kupca. Polje se popunjava također ručnim unosom ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika Partneri. Program u ovo polje neće dozvoliti unos koji ne korespondira ni sa jednim unosom u šifrarnik partnera. Konto kupca polje se popunjava automatski ali je korisniku omogućeno unošenje izmjena. 121

132 Korisničko uputstvo za Line.Sys Napomena napomenu je moguće unijeti ručno ali i izvršiti odabir jedne od standardnih napomena unesenih u šifrarnik Napomene. Poziv šifrarnika se vrši klikom na riječ Napomena koja se nalazi pored polja. Ova riječ je za razliku od objašnjenja datih za ostala polja prikazana plavom bojom. Bez trošarine (Izvoz) opcija se odabire ukoliko se u fakturu ne želi uključiti i trošarina Narudžba i Datum narudžbe neobavezna polja. Popunjavaju se ukoliko se faktura želi povezati sa narudžbom koja je inicirala izradu fakture. Način plaćanja Obavezno polje. Popunjavanje se vrši odabirom jedne od četiri ponuđene vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem ili Virman/Uplatnica. Obračunska jedinica neobavezno polje koje se popunjava ukoliko se faktura želi povezati sa nekom od obračunskih jedinica firme, DPO na obrascu se nalaze dva povezana polja. U prvo se unosi broj dana do prispijeća, a u drugo tačan datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od polja dok će se drugo automatski popuniti u skladu sa unesenom vrijednošću. Valuta na obrascu se nalaze polja u koje se unosi naziv valute i njen odnos sa konvertibilnom markom (KM). Ukoliko se transakcije vrše u KM u prvo polje se unosi "KM" a u drugo odnos 1,0000. Iznos uplate i Opis uplate Polja se popunjavaju ukoliko je kupac već izvršio dio plaćanja. U tom slučaju će na fakturi ukupni iznos za plaćanje ostati isti ali će u posebnom polju biti prikazana informacija da je određeni dio iznosa već uplaćen. Komercijalist u ovo polje moguće je odabrati jedan od ponuđenih unosa odabrati sa liste uposlenika koji su kao komercijalisti specificirani unutar šifrarnika partnera. Otpremnica u polje je moguće navesti podatke o otpremnici povezanoj sa fakturom Od (Datum otpreme) ukoliko nije popunjeno kao datum otpreme se uzima datum fakture Tenderi / Ugovori Ukoliko postoji Tender/Ugovor sa ovim kupcem, tada se u ovo polje upisuje Automatsko fakturisanje na slici daje mogućnost da se postojeća faktura automatski pravi prema zadanim parametrima Odabirom vremenskog ponavljanja (dnevno, sedmično ili mjesečno) zadaje se osnovni parametar za pravljenje fakture i prema tom parametru se gornji desni dio prozora mijenja za detaljniji izabir automatizovanja pravljenja fakture (slika 4.432) Slika Prozor za unos podataka o postavljanju automatskog fakturisanja 122

133 Veleprodaja Slika Dio prozora koji se mijenja mijenjanjem vremenskog parametra Pored seta podataka prozor za definiranje zaglavlja fakture uključuje još jednu značajnu proceduru. Ova procedura se odnosi na primjenu poslovne politike prilikom kreiranja fakture. Kao što je objašnjeno u prethodnim poglavljima, poslovna politika predstavlja jednostavan način za obezbjeđenje jednakog tretmana za grupe kupaca. Unutar poslovne politike se definira tretman koji se odobrava grupi kupaca: različite vrste popusta, DPO, kamate, itd. Ukoliko je kupcu prilikom njegovog evidentiranja u šifrarniku Partneri pridružena određena poslovna politika, odredbe te politike će se automatski uključivati prilikom izrade fakture. Korisnik programa će o tome biti obaviješten informacijom koja se nalazi na prozoru prikazanom na slici 4.42 u posebnom dijelu prozora sa naslovom Poslovne politike. Nakon unosa podataka značajnih za zaglavlje fakture prelazi se na unos stavki. Ovaj postupak se pokreće odabirom opcije Novi u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici Slika Prozor za unos podataka o stavkama fakture Prozor prikazan na slici sastoji se od pet glavnih dijelova: Lista stavki već uključenih u fakturu, Set podataka za artikal koji se trenutno unosi u fakturu, 123

134 Korisničko uputstvo za Line.Sys Ukupan iznos za sve stavke uključene u fakturu, Set podataka o posljednjoj prodaji trenutno aktivnog artikla istom kupcu Set podataka o raspoloživim količinama trenutno aktivnog artikla u svim skladištima firme Lista stavki uključenih u fakturu Lista stavki fakture se nalazi u gornjem dijelu prozora sa slike Lista uključuje podatke o šifri, nazivu, jedinici mjere, količini, veleprodajnoj cijeni, iznosu i odobrenom popustu za pet posljednjih unesenih stavki. Set podataka za trenutno aktivni artikal Artikal koji se želi unijeti u fakturu potrebno je definirati popunjavanjem seta podataka. Ovaj set obuhvata polja: Šifra (artikla) preporučuje se popunjavanje odabirom kratice "+ Enter" Napomena: Kod unosa stavke na Fakturama, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled: - Proknjiženih/Neproknjiženih ili svih - Faktura ili profaktura - Za određenog kupca ili za sve kupce Napomena: Kod unosa stavki na fakturama ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown na tastaturi kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru. Količina broj se unosi ručno, Nabavna cijena vrijednost ovog polja nije moguće mijenjati. Program automatski unosi vrijednost nabavne cijene određene ulaznom kalkulacijom, Marža program automatski nudi vrijednost marže deklariranu veleprodajnom kalkulacijom ali dopušta korisniku da ovu vrijednost promijeni. Izmjenu je moguće provesti unosom procentualne ili apsolutne vrijednosti marže. Pri tome je dovoljno unijeti jednu od ove dvije vrijednosti dok će program drugu izračunati i prikazati automatski. Napomena: kao što je detaljnije objašnjeno u nastavku poglavlja, minimalnu vrijednost marže koju korisnik može dodijeliti artiklu moguće je ograničiti u okviru servisa Cjenovnik. Ukoliko korisnik pokuša unijeti nižu vrijednost marže od one koja je deklarirana kao minimalna, program će u polje marža unijeti vrijednost minimalno dozvoljene marže. Cijena bez PDV novčani iznos koji predstavlja zbir nabavne cijene i marže. Odmah pri popunjavanju polja Šifra (tj. nakon što se programu specificira koji artikal se unosi u fakturu) program u ovo polje unosi vrijednost cijene određene veleprodajnom kalkulacijom. Također program automatski ažurira vrijednost ovog polja ukoliko se korisnik odluči da mijenja veličinu marže. Program omogućava i obrnutu vrijednost određivanja cijene ona se može unijeti ručno i u tom slučaju će program promijeniti vrijednost marže kako bi nabavna cijena, marža i veleprodajna cijena bile u ravnoteži. Cijena sa PDV predstavlja ukupnu cijenu i formira se dodavanjem PDV-a na cijenu koja je formirana kao zbir nabavne cijene i marže. Kao i u slučaju prethodnog polja, vrijednost koju aplikacija izračunava automatski je moguće ručno promijeniti nakon čega će se vrijednost Cijene bez PDV-a i marže promijeniti. Popust vrijednost popusta koja se odobrava kupcu. Moguće ju je unijeti u procentualnom (prvo polje) ili u apsolutnom iznosu (drugo polje). Ukoliko prema kupcu nije određena poslovna politika program će ponuditi vrijednost ovog polja kao 0%. Ukoliko za kupca vrijedi određena politika, program će u ovo polje automatski unijeti vrijednost osnovnog popusta iz poslovne politike, 124

135 Veleprodaja Porez polje u kojem je prikazana veličina poreza uračunata u cijenu. Vrijednost unesenu u polje nije moguće direktno mijenjati obzirom da je veličina poreza koja se pridružuje artiklu već određena pri unosu artikla u šifrarnik Artikli. U okviru obrasca sa slike moguće je jedino specificirati da li će porez biti uračunat ili ne (odabirom odgovarajuće vrijednosti u posljednje polje Porezni tretman), Iznos kao i prethodno polje, i ovo ne omogućava direktni unos vrijednosti. Prikazana vrijednost predstavlja proizvod cijene sa PDV-om za jedan proizvod i broja komada. Serijski broj i Garancija neobavezna polja u koje je moguće unijeti vrijednost serijskog broja artikla i trajanje garancije koje se odobrava za proizvod. Napomena: Klikom na tekst Ser.broj otvara se prozor koji služi da se odaberu artikli sa određenim serijskim brojevima. Ukoliko želite da imate pravilnu evidenciju serijskih brojeva unos morate raditi kroz ponuđene linkove. Ukoliko na dokumentu samo unesete serijski broj u predviđeno polje on se neće evidentirati za kasnije preglede. Porezni tretman polje čijim popunjavanjem korisnik odlučuje da li će u cijenu proizvoda biti uračunat porez ili ne. Rok trajanja Ukoliko artikl koji se isporučuje ima rok trajanja unosom datuma u ovo polje definirate krajnji rok upotrebe. Ukupno Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu Dio prozora označen naslovom Ukupno sadrži podatak o ukupnoj cijeni svih artikala koji su uneseni u fakturu. Unutar ovog dijela prozora prikazuje se i podatak o eventualnim popustima koji se dodjeljuju kupcu na osnovu poslovne politike i na osnovu iznosa fakture. Bitno je napomenuti da iznos prikazan u ovom polju ne uključuje PDV. Ukupan iznos koji uključuje i PDV je označen sa "Za kupca", pozicioniran je na donjem centralnom dijelu prozora a prikazan plavom bojom. Zadnja prodaja partneru Ovaj dio prozora prikazuje podatke o detaljima transakcije kojom je artikl koji se trenutno unosi u fakturu posljednji put prodat istom kupcu. Na ovaj način korisnik je u mogućnosti pratiti eventualne promjene u marži, popustima i ostalim relevantnim podacima u odnosu na prethodne transakcije. Trenutno raspoložive količine artikla Donji desni dio prozora prikazanog na slici sadržava izuzetno korisnu mogućnost ostvarivanja uvida u količine artikla prisutne u skladištima firme. Naime, kao što se vidi na slici koja se fokusira na dio prozora sa slike program daje mogućnost automatskog prijenosa određene količine artikla koji se unosi u fakturu iz ostalih skladišta firme ako skladište za čiju se robu kreira faktura ne posjeduje dovoljne količine proizvoda. U primjeru sa slike u skladištu sa kontom 1310 raspoloživo je 30 jedinica artikla koji se unosi u fakturu. Obzirom da je količina koja se prodaje fakturom 40 jedinica, očigledno je da skladište 1310 ne posjeduje dovoljnu količinu. Uvid u raspoložive količine artikla u ostalim skladištima je također dat u donjem dijelu prozora i korisnik je u mogućnosti obilježavajući kućicu pored oznake skladišta automatski prenijeti potrebnu količinu artikla potrebnu za formiranje fakture. U primjeru sa slike potrebna količina je 10 jedinica. Klikom na kućicu ispred oznake skladišta "1315" u koloni Prijenos program unosi veličinu prijenosa od 10 jedinica. Prihvaćanjem odabira i knjiženjem fakture program kreira i poseban dokument Prijenosnicu, kojim se dokumentira prijenos artikala iz jednog skladišta u drugo. 125

136 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prijenos artikala između skladišta u cilju formiranja fakture Dio prozora prikazan na slici sadrži sve podatke relevantne za formiranje odluke o optimalnom transferu robe između skladišta: Naziv skladišta konto kojim je skladište određeno Stanje trenutna količina artikla u skladištu Ulaz ukupna količina artikla čiji je unos u skladište evidentiran u još neproknjiženim kalkulacijama Rezervirano količina artikla rezervirana unosom u predračune, Izlaz ukupna količina artikla evidentirana u još neproknjiženim fakturama, Raspoloživo raspoloživa količina artikla uzima u obzir stanje, ulaz, rezervacije artikla i izlaz Prijenos polje u kojem se prikazuje veličina prijenosa između skladišta U primjeru sa slike u skladište je (proknjiženim kalkulacijama) uneseno 50 jedinica artikla (Stanje). U koloni Ulaz, evidentirana je još neproknjižena kalkulacija kojom se u skladište unosi dodatnih 5 komada artikla. Također, postoje evidentirani predračuni za artikal pa se u koloni Rezervirano nalazi vrijednost 20. Neproknjiženim fakturama je evidentirana planirana prodaja 5 komada artikla pa je u koloni Izlaz prikazana vrijednost 5. Kolona Raspoloživo sumira podatke iz prethodnih kolona i sadrži vrijednost 30. Obzirom da se fakturom želi prodati 40 komada, iz ostalih skladišta je potrebno prenijeti 10 komada. Ovo je izvršeno klikom na kućicu lociranu ispred oznake skladišta "1315". Nakon toga je u koloni Prijenos za ovo skladište automatski evidentirana vrijednost 10 jer je program izračunao potrebnu vrijednost za kompletiranje fakture i istu prenio u skladište Nakon unosa željenih artikala u fakturu, prelazi se na njeno štampanje a zatim i knjiženje. Procedura štampanje se inicira odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici Kao rezultat, prikazuje se prozor za odabir parametara štampanja dokumenta, slika

137 Veleprodaja Slika Opcije štampanja fakture Kao što se vidi sa slike za štampanje se može odabrati vrste dokumenta: Faktura, Faktura/Otpremnica, Ponuda, Garantni list, Narudžbenica (Kada se faktura printa kao narudžbenica onda se u podnaslovu kao veza prikazuje broj i datum fakture od koje je narudžbenica nastala), Otpremni list (kod odabira ove opcije ostavljena je mogućnost promjene naziva Otpremni list u neki drugi naziv), Faktura (valuta), Knjižna obavijest (u ovom slučaju na dnu fakture se pojavljuje linija saglasan ), Faktura sa trošarinom i Izlazna kalkulacija. Stavke fakture mogu biti označene šifrom artikla, kataloškim brojem ili bar kodom, dokument može biti bez oznake ili sa oznakom Original ili Kopija. Korisniku je omogućeno da određuje da li će dokument sadržavati podatke o popustima, masi, zapremini, serijskom broju, primaocu, dodatni tekst (dodatni tekst se specificira u prozoru Moja firma) i rok trajanja, kao i mogućnost sortiranja artikala po nazivu (unošenjem ili uklanjanjem štriha u odgovarajuće kućice) i Neto faktura (u ovom slučaju se ne prikazuju popusti nego samo krajnja cijena bez PDV-a i sa uračunatim popustom).. Također, dokument može sadržavati memorandum što se određuje eksplicitnim dodavanjem ili uklanjanjem memoranduma firme (opcije Sa ili Bez memoranduma) ili korištenjem opcije Predefinirano koja koristi korisnikov izbor za prikazivanje memoranduma iz menija Osnovni menu Lične postavke. Nakon štampanja fakture, istu je moguće knjižiti odabirom opcije Knjiži. Kao rezultat prikazuje se prozor za odabir opcija knjiženja, prikazan na slici

138 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 4.47 Proces knjiženja veleprodajne fakture Prozor za knjiženje je podijeljen u dva dijela: lijevi i desni. Lijevi dio prikazuje listu neproknjiženih faktura. Označavanjem kućica ispred fakture odlučuje se koje je fakture potrebno knjižiti. U jednom koraku je moguće knjižiti više faktura. Desni prikazuje osnovne podatke fakture: Vrstu naloga, Broj/Datum i Kurs. Nadalje, prozor sadržava tri grupe opcija za podešavanje procesa knjiženja. Unutar prve grupe opcije potrebno je odabrati opciju jednu od ponuđenih opcija knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne knjige (transakcija se unosi u pripremu unutar glavne knjige te ju je za završavanje procesa knjiženja potrebno knjižiti i u okviru glavne knjige), Direktan prijenos u glavnu knjigu (transakcija se knjiži u potpunosti te će se i unutar glavne knjige nalaziti u grupi proknjiženih transakcija) ili Prijenos samo na kartice (opcija koja knjiženje vrši samo unutar veleprodaje transakcija se ne pojavljuje unutar glavne knjige, opcija koja se koristi za podešavanje početnog stanja). Unutar druge grupe opcija potrebno je specificirati da li se eventualne promjene cijena unesene u fakturu trebaju evidentirati u cjenovniku. Treća grupa opcija sadrži polja u kojim je potrebno odabrati vrstu naloga, Broj/Datum (program broj i datum dodjeljuje automatski ali je korisniku omogućena njihova eventualna izmjena) te Kurs korišten među valutama u fakturi. Nakon podešavanja polja obrasca proces knjiženja se provodi odabirom opcije Knjiži. Napomena: Na glavnom prozoru na slici 4.37, moguće je desnim klikom na fakturu na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice: - Evidencija serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj fakturi) i - Kopiranje faktura (kopiranje označene fakture u novu). Servisi Meni Veleprodaja pored alata za kreiranje narudžbi, kalkulacija, predračuna i faktura sadrži i niz veoma korisnih servisa koji omogućuju automatizaciju obavljanja poslova vezanih za veleprodaju. Ovi servisi obuhvaćaju inventure, revalorizacije, prijenosnice, cjenovnik, definiranje skladišta, ostale dokumente, ambalažu i kopiranje dokumenata. Servis definiranja skladišta je 128

139 Veleprodaja obrađen na početku poglavlja obzirom da je to neophodan preduslov za rad sa ostalim elementima veleprodaje. Ostali servisi će biti analizirani u nastavku ovog poglavlja. Inventura Ovaj servis omogućuje automatizaciju inventurnog procesa. Pokretanjem opcije Veleprodaja Servisi Inventura na ekranu se prikazuje prozor prikazan na slici Slika Osnovni prozor za rad sa inventurama Lijevi dio prozora sadrži listu definiranih skladišta za koje je moguće raditi inventure te pojedinačnih inventura grupisanim prema skladištima. Desni dio prozora prikazuje detaljnije informacije o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Na primjeru sa slike na lijevom dijelu prozora selektirano je skladište pa kao rezultat toga desni dio prozora sadrži informacije o broju inventura za selektirano skladište te opcije za kreiranje novih inventura i štampanje lista inventura. Ukoliko je na lijevoj strani selektirana pojedinačna inventura, desna strana prozora će sadržavati detaljnije informacije o toj inventuri. Ove informacije uključuju zaglavlje koje se sastoji od Broja inventure, Datuma i Napomene te informacije o stavkama inventure artiklima. Procedura pokretanja nove inventure pokreće se odabirom opcije Novi prikazane na prozoru sa slike Kao rezultat, pojavljuje se prozor za specifikaciju artikala koji se žele uključiti u inventuru. Ovaj prozor prikazan je na slici

140 Korisničko uputstvo za Line.Sys Polja za redukciju liste proizvoda Slika Prozor za selekciju artikala radi uključivanja u inventuru Redukcija ukupne liste artikala se može vršiti filtriranjem preko tri ponuđena polja: Šifre artikla, Naziva i Grupe. Redukcija se izvodi tako što se pri unosu u polja za redukciju sadržaj liste smanjuje za sve unose koje ne zadovoljavaju postavljeni uslov. Npr. ukoliko se u polje za redukciju prema nazivu artikla unese slovo "C" lista artikala će reducirati samo na artikle čije je početno slovo "C". Unosom sljedećeg slova lista će se dodatno reducirati. Redukcija prema grupi ili šifri se bazira na istom principu unos svakog slova ili broja u polje za redukciju smanjuje listu artikala samo na one artikle čija grupa ili šifra počinju sa zadanim slovom ili brojem. Primjer redukcije liste prema nazivu grupe kojoj artikli pripadaju je dat na slici U polje za redukciju je uneseno slovo "h" pa je lista reducirana samo na one artikle čija grupa počinje slovom "h". U primjeru sa slike ovaj uslov zadovoljava samo grupa artikala "Hard diskovi". Slika Primjer redukcije liste artikala za inventuru 130

141 Veleprodaja Odabir artikala se može vršiti i ručno odabirom kućice ispred polja šifra svakog pojedinog artikla. Ukoliko se svi artikli sa liste žele selektirati ili deselektirati označava se ili poništava kućica ispred opcije "Selektiraj sve sa liste" Nakon definiranja liste artikala, kreiranje inventure se vrši odabirom opcije Prihvati na prozoru sa slike Program kreira inventuru te istu prikazuje na prozoru prikazanom na slici Slika Prozor za dodatno podešavanje zaglavlja i stavki inventure Prema preporučenoj proceduri, u sljedećem koraku je potrebno inicirati štampanje Inventurne liste odabirom opcije Printaj Inventurna Lista. Inventurna lista predstavlja dokument u koji ovlaštene osobe nakon pregleda stanja skladišta unose stvarne količine artikala pohranjene u skladištu. Izgled inventurne liste je dat na slici Nakon ručnog popunjavanja inventurne liste vrše se modifikacije u stavkama inventure korištenjem opcije Izmjeni, locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike Kao odgovor na odabir ove opcije, prikazuje se prozor u kojem je korisniku omogućeno da unese vrijednosti Inventurnog stanja. Nakon što su sve stavke inventure usklađene sa vrijednostima unesenim na inventurnu listu prelazi se na štampanje Inventure. Inventura prikazuje knjigovodstvene i inventurne veličine te razliku između ovih veličina. Primjer izgleda inventure dat je na slici

142 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Primjer izgleda inventurne liste Slika Primjer izgleda dokumenta inventure Nakon štampanja inventure istu je potrebno knjižiti. Procedura knjiženja pokreće se odabirom istoimene opcije na prozoru sa slike Da bi se proces knjiženja proveo potrebno je još podesiti parametre knjiženja odabirući koje će se sve ponuđene inventure knjižiti te definirajući: 1) tip: a) Sa prijenosom u dnevnik knjiženja glavne knjige inventura se prenosi u pripremu glavne knjige gdje je potrebno dovršiti proces knjiženja b) Direktan prijenos u glavnu knjigu inventura se proknjižava i u glavnoj knjizi c) Prijenos samo na kartice inventura se ne prenosi u glavnu knjigu. Podaci o inventuri će se koristiti samo u okviru veleprodajnog menija. 2) Stanje cjenovnika: a) Ažuriranje cijena u cjenovniku u skladu sa izvršenim izmjenama, b) Ne mijenjanje cijena u cjenovniku 3) vrstu naloga - odabire se jedna od ponuđenih veličina iz šifrarnika Vrste naloga 4) Broj i datum program automatski unosi preporučene vrijednosti ali je korisniku omogućeno da ih mijenja prema potrebi i 5) Kurs valuta uključenih u inventuru Podešavanjem parametara i odabirom opcije Knjiži završava se procedura knjiženja inventure. 132

143 Veleprodaja Revalorizacija Servis Revalorizacija omogućava brz postupak evidentiranja promjene nabavne cijene artikala. Sve promjene cijena koje program evidentira uključuju se u revalorizaciju pri čemu se revalorizacija trenutne cijene artikala podešava u skladu sa cijenama po kojim je artikal posljednji put nabavljen. Pri izradi revalorizacije, moguće je vršiti selekciju artikala na koje će se revalorizacija odnositi. Program će reducirati selekciju samo na one artikle kod kojih je zabilježena nabavka po različitim cijenama. Upotreba revalorizacija se može objasniti na sljedećem primjeru: firma nabavlja računar po nabavnoj cijeni od 1.000,00 KM. U periodu od 6 mjeseci ne uspijeva da proda taj računar koji zbog toga ostaje na skladištu. Nakon 6 mjeseci firma nabavlja još jedan identičan računar (identičnih performansi kao i prvi računar) kojem je sada nabavna cijena (obzirom da su se u prethodnom periodu pojavili još brži računari) samo 600,00 KM. Obzirom da se skladište vodi po prosječnim nabavnim cijenama, prosječna nabavna cijena kojom je zaduženo veleprodajno skladište je 800,00. Obzirom da nije realno da će se računari uspjeti prodati po cijeni koja bi se izvela iz nabavne cijene od 800,00 KM revalorizacija se koristi da se nabavna cijena za oba računara promijeni na 600,00 KM. Sljedeći niz slika ilustrira gore opisanu proceduru: Slika Osnovni prozor za izradu i izmjene revalorizacija Osnovni prozor za izradu revalorizacija sadrži listu veleprodajnih skladišta za čije artikle se može raditi revalorizacija i opcije za kreiranje nove i štampanje liste postojećih revalorizacija. 133

144 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za odabir liste artikala koji se žele uključiti u revalorizaciju Listu artikala prikazanu na slici moguće je reducirati unosom odgovarajućih vrijednosti u polja za redukciju koja su smještena neposredno iznad liste i koja omogućuju redukciju prema šifri, nazivu artikla i nazivu grupe artikala. Polje "Selektiraj sve sa liste" omogućuje automatsku selekciju i deselekciju svih artikala uključenih u prikazanu listu Slika Kreirana revalorizacija 134

145 Veleprodaja Prozor sa slike prikazuje revalorizaciju kreiranu odabirom opcije Prihvati na prozoru sa prethodne slike (4.55). Kao što se vidi sa slike, program je automatski reducirao listu artikala sa slike na samo jedan artikal obzirom da je samo za taj artikal detektirana promjena u cijeni. Prozor također omogućava dodatno podešavanje parametara i u zaglavlju (Broj, Datum, Napomena) i u stavkama revalorizacije (Šifra, Nova nabavna cijena). Slika Izgled dokumenta "Zapisnik o promijeni cijena" kreiranog na osnovu revalorizacije U narednom koraku potrebno je odštampati dokument Zapisnik o promjeni cijena, odabirom opcije Štampaj na prozoru sa slike Izgled dokumenta prikazan je na slici Nakon štampe, preostalo je još knjiženje revalorizacije koje se izvodi odabirom opcije Knjiži na prozoru prikazanom na slici Odabir ove opcije rezultira u prikazu standardnog prozora za knjiženje u kojem je moguće specificirati vrstu knjiženja i u kojem se unosi vrsta, broj i datum naloga za knjiženje. Provođenjem procedure knjiženja zaokružuje se procedura revalorizacije nabavne cijene artikala. Prijenosnice Cilj servisa Prijenosnice je ažuriranje stanja skladišta u slučajevima kada se određene količine artikala prenose iz jednog u drugo skladište firme. Kao što je već pokazano u okviru rada sa fakturama, ukoliko je to potrebno, prijenos robe iz jednog u drugo skladište moguće je izvesti automatski prilikom izrade fakture. Istu proceduru moguće je izvršiti i bez vezivanja za konkretnu fakturu upotrebom ovog servisa. Pri tome treba obratiti pažnju na to da će se svi transferi artikala iz jednog u drugo skladište inicirani fakturama evidentirati u okviru ovog servisa u obliku proknjiženih prijenosnica. Korisnik je zakonom obavezan da prijenosnice čuva i u pisanoj formi te je zbog toga sve prijenosnice bez obzira da li su izrađene radom sa fakturama ili direktno korištenjem ovog servisa potrebno štampati. 135

146 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Osnovni prozor za rad sa prijenosnicama sa prikazom proknjiženih dokumenata Slika prikazuje osnovni prozor za rad sa prijenosnicama kod koga je (odabirom opcije Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora) lista ograničena na proknjižene prijenosnice. U konkretnom primjeru sa slike, pri izradi fakture, skladište označeno brojem konta 1310 nije posjedovalo dovoljnu količinu artikla pa je dodatnih 10 jedinica preneseno sa skladišta označeno kontom Knjiženjem te fakture kreirana je i proknjižena i odgovarajuća prijenosnica koju je da bi se procedura završila u potpunosti potrebno štampati. Opcije kreiranja novih i izmjene postojećih zaglavlja i stavki nisu omogućene obzirom da se radi o listi proknjiženih prijenosnica. Ukoliko se želi kreirati nova prijenosnica neovisno od faktura, polje Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora sa slike je potrebno ugasiti. Kao rezultat, vidljiva je lista prijenosnica u pripremi (prijenosnice koje još nisu proknjižene) a opcije izrade novih i izmjene postojećih zaglavlja i stavki postaju dostupne. U okviru procedure kreiranja prijenosnice u prvom koraku se definira zaglavlje (opcija Novi locirana u gornjem desnom uglu prozora) popunjavanjem polja Broj, Datum, Sa konta, Na konto i Napomena nakon čega se prelazi na unos podataka o stavkama artiklima koji su predmet prijenosa (opcija Novi u donjem desnom uglu prozora). Ovi podaci obuhvaćaju Šifru artikla i Količinu. Nakon unosa, prijenosnicu je potrebno štampati i proknjižiti. Ovim se završava procedura evidentiranja prijenosa artikala iz jednog u drugo skladište firme. 136

147 Veleprodaja Naredne slike ilustriraju proces kreiranja nove prijenosnice. Slika Unos podataka u zaglavlje prijenosnice Odabirom opcije Novi locirane u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici aktivira se prozor za unos podataka u zaglavlje prijenosnice: Broj dokumenta, Datum, Sa konta (oznaka konta skladišta sa kojeg se artikli uzimaju), Na konto (oznaka konta skladišta u koje se artikli upućuju) i Napomena. Potrebno je još specificirati i podatak koja je cijena mjerodavna za zaduženje: cijena po cjenovniku ili cijena iz skladišta sa kojeg se vrši prijenos, kao i odabrati jednu od tri opcije za formiranje cijena. Unos u polje napomene je moguće provesti direktnim unosom u polje ili odabirom neke od standardnih napomena pohranjenih u šifrarniku napomena. Pozivanje šifrarnika izvršava se klikom na riječ Napomena lociranu neposredno pored polja i prikazanu plavom bojom. Nakon unosa i snimanja zaglavlja prelazi se na unos podataka o stavkama prijenosnice, odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike

148 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za unos podataka o stavkama prijenosnice U prozoru za unos podataka o stavkama prijenosnice (prikazanog na slici 4.60.) potrebno je unijeti samo dva podatka: šifru artikla i količinu koja se prenosi a na raspolaganju je i mogućnost unosa dodatnog teksta aplikacija automatski nudi dodatni tekst koji je kao takav naveden za odabrani artikl u šifrarniku artikala. Pored ovih podataka, prozor prikazuje usporedne podatke o nabavnoj cijeni, marži, porezu i cijeni predmetnog artikla u polaznom i odredišnom skladištu. Slika Prijenosnica Nakon unosa podataka, formular prijenosnice se štampa odabirom istoimene opcije locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici Pored obrasca Prijenosnice, na raspolaganje za štampu su i obrasci Labele, Kalkulacija/Prijenosnica, Otpremnica/Prijenosnica i Labele (Samo nove) za printanje labela za artikle koji su imali cijenu nula (0). Za direktno printanje tri dokumenta (Kalkulacija/Prijenosnica, Prijenosnica i Labele) može se koristiti kratica na tastaturi CTRL+Shift+P, da ne bi morali tri puta pozivati print i birati ove dokumente. Nakon štampanja formulara, prijenosnicu je potrebno proknjižiti. Procedura knjiženja se pokreće odabirom opcije Knjiži također locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike

149 Veleprodaja Procedura knjiženja se provodi popunjavanjem standardnog formulara za knjiženje, prikazanog na slici Napomena: Kod knjiženja Prijenosnica, lista se inicijalno popunjava samo dokumentima koji imaju isto dolazno skladište kao odabrano. Zbog toga je dodana opcija Prikaza svih dokumenata na listi (kao kod knjiženja Faktura). Pored ovog načina, postoji mogućnost i kreiranja prijenosnice opcijom Servisi. Ova opcija daje tri mogućnosti (na slici 4.61.a): - Dodavanje količina koje nedostaju na dolazno skladište sa polaznog skladišta za sve artikle kojima je stanje manje od nula (0) - Pražnjenje polaznog skladišta - Pravljenje prijenosnice iz postojeće proknjižene kalkulacije Za sve opcije Servisa potrebno je prethodno definisati zaglavlje prijenosnice. Slika 4.61.a Prozor za odabir automatskih Servisa za prijenosnice Cjenovnik Servis Cjenovnik omogućava centralizirano vođenje evidencije i unošenje izmjena vezanih za cijene artikala. Također, cjenovnik sadržava veći broj pod-servisa za automatizaciju različitih poslova vezanih za određivanje i mijenjanje cijena. 139

150 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Osnovni prozor servisa Cjenovnik Osnovni prozor cjenovnika (prikazan na slici 4.62.) sastoji se od tri osnovna dijela (podprozora): Lista skladišta sa podjelom artikala prema kategorizaciji iz šifrarnika Kategorije i grupe Artikala (lijeva strana prozora), Lista artikala za skladište/kategoriju selektiranu na desnoj strani prozora sa osnovnim podacima za svaki artikal (centralni dio prozora). Odabirom kategorije koja pripada nekom skladištu, prikaz artikala u centralnom dijelu prozora se reducira samo na one artikle koji pripadaju odabranoj kategoriji i koji se nalaze u odabranom skladištu. Lista dostupnih opcija i komandi (desni dio prozora). Cijenu artikla je moguće formirati na dva načina: unosom odgovarajućih podataka pri izradi veleprodajne kalkulacije ili direktnim unosom podataka u servis cjenovnika. Podaci vezani za formiranje cijene a specificirani u veleprodajnoj kalkulaciji automatski se evidentiraju u cjenovniku. Ukoliko je ove podatke potrebno promijeniti a izmjene evidentirati u cjenovniku željeni artikal se selektira u centralnom dijelu prozora a zatim odabire opcija Izmijeni. Kao rezultat, prikazuje se prozor za unos/izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda, prikazan na slici NAPOMENA: Kada se cjenovnik artikala i usluga štampa sa nivoa proizvođača onda se njegov naziv prikazuje na vrhu izvještaja. 140

151 Veleprodaja Slika Prozor za izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda Prozor za izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda (prikazan na slici 4.63.) sastoji se od četiri glavna dijela: Osnovni set podataka sadrži vrijednosti: Nabavne cijene, Marže koju je moguće mijenjati specificiranjem procentualne ili apsolutne vrijednosti, Cijene bez PDV koja predstavlja zbir nabavne cijene i marže Poreza vrijednost poreza u ovom prozoru nije moguće mijenjati, Cijene sa PDV kao zbir nabavne cijene i marže uvećan za vrijednost poreza, popusta u procentualnom iznosu, cijene sa popustom (bez i sa PDV-a) ove iznose nije moguće direktno mijenjati već samo izmjenom elemenata koji učestvuju u njihovim kalkulacijama (nabavna cijena, marža) Drugi set podataka obezbjeđuje definiranje vremenskog perioda u kojem važi popust određen u prethodnom setu. Vremenski period se specificira unosom početnog i krajnjeg datuma važenja popusta. Naredni set podataka sadrži polja: Minimalna marža popunjavanjem polja minimalna marža, određuju se granice do kojih uposlenici firme zaduženi za izradu faktura mogu smanjivati cijenu proizvoda. Ukoliko uposlenik unese iznos marže manji od minimalno dozvoljenog ili cijenu proizvoda koja zahtijeva snižavanje marže ispod minimalne granice, cijena proizvoda će se smanjiti do vrijednosti koja predstavlja zbir nabavne cijene i minimalne marže. Unos niže cijene neće biti omogućen. Ukoliko nije potrebno postavljati graničnu minimalnu vrijednost marže u polju minimalna marža se ostavlja vrijednost 0,00 Minimalna količina minimalna količina artikla koja mora biti prisutna u skladištu Maksimalna količina maksimalna količina artikla koja može biti prisutna u skladištu Atraktivan od datum od kojeg se artikal smatra naročito atraktivnim i kao takav dobiva poseban tretman na web stranici firme, Atraktivan do datum do kojeg se artikal smatra naročito atraktivnim i nakon kojeg gubi posebni tretman na web stranici firme, Posljednji set podataka sadrži podatke o dodatnim troškovima koji se uračunavaju ukoliko firma preuzima i isporuku proizvoda. Set uključuje podatke o primarnim, sekundarnim i ekspresnim troškovima isporuke. U ovaj set podataka je smještena i opcija "Aktivan" koja reguliše pojavljivanje artikla u ostalim modulima aplikacije. Ukoliko se artikl u cjenovniku označki kao pasivan (neaktivan) za njega se ne mogu kreirati fakture, veleprodajne kalkulacije niti bilo koji drugi dokument. 141

152 Korisničko uputstvo za Line.Sys Podservisi cjenovnika Rad sa cjenovnicima, pogotovo u firmama čiji cjenovnici sadrže veliki broj stavki, može predstavljati obiman zadatak. Značajan broj polja koje je potrebno specificirati za svaki proizvod zahtijeva odvajanje i značajnih ljudskih resursa za provođenje ovog zadatka. Kako bi se ovaj zadatak učinio lakšim, program uključuje set servisa koji automatiziraju unos pojedinih podataka ili setova podataka u cjenovnik. Nakon odabira opcije Servisi dostupne na prozoru prikazanom na slici prikazuje se prozor za odabir željenog servisa (slika 4.64.) Slika Prozor za odabir željenog servisa cjenovnika Zajednički (naredni) element servisa je način filtriranja artikala na koje će se promjene odnositi. Korisniku je omogućeno da ukupnu listu artikala reducira samo na potrebne artikle korištenjem nekoliko načina filtriranja. Prozor za filtriranje je prikazan na slici

153 Veleprodaja Slika Prozor za filtraciju artikala na koje će se odnositi promjene uzrokovane servisima Filtriranje artikala se izvodi reduciranjem seta artikala unosom odgovarajućih vrijednosti u polja za filtriranje koja se nalaze neposredno iznad liste. Filtriranje je moguće izvesti prema šifri, nazivu i/ili grupi kojoj artikal pripada. Dodatno, filtrirana lista se može dodatno reducirati gašenjem kućica lociranim neposredno ispred šifre svakog pojedinog artikla. Marža Marža je servis kojim se za odabrane artikle automatski mijenja postotak marže. Artikli kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog ograničenja prilikom izvršavanja servisa. Upotreba servisa marže pruža mogućnost filtriranja artikala za koje se žele izvršiti promjene. Nakon toga potrebno je upisati novu vrijednost marže te odabrati način zaokruživanja krajnjih cijena. Ponuđene su opcije Po obračunu odnosno bez zaokruživanja, Zaokruženje na jednu decimalu i Zaokruženje na vrijednosti.00,.25,.50,.75. Popust Popust je servis kojim se za odabrane artikle automatski dodaje popust (izražen u procentima). U prvom koraku dostupan je prozor za filtriranje artikala koji će biti obuhvaćeni izmjenama dok se u drugom koraku odabire procentualna vrijednost popusta, način zaokruživanja krajnjih cijena i datume od i do kojih je popust aktivan. Promjene cijena Ovaj servis omogućuje automatsku promjenu cijena za odabrane artikle koristeći postotak promijene cijene. Artikli kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog servisa tako da im nije moguće smanjiti cijenu ispod tog ograničenja. Ukoliko je potrebno smanjiti aktualne cijene u polje postotka se unosi negativna vrijednost. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se izmjene odnositi a u drugom koraku se unosi postotak promjene i odabire način zaokruživanja krajnjih cijena. Određivanje minimalna marže Servis minimalne marže služi za određivanje postotka marže ispod kojeg artikal ne može ići u prodaju. Ovaj servis provjerava trenutnu maržu za sve odabrane artikle i za one artikle 143

154 Korisničko uputstvo za Line.Sys kod kojih je marža manja od minimalne povećava je na tu vrijednost i time mijenja cijenu artikla. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se odnositi promjene dok se u drugom koraku unosi vrijednost minimalne marže i način zaokruživanja krajnje cijene artikala. Atraktivni artikli Ovaj servis služi za određivanje vremenskog perioda u kom se određeni artikli smatraju naročito atraktivnim. Ukoliko se koriste opcije web prodavnica ovi artikli će se na web stranicama pojavljivati na posebnim oglasnim mjestima. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala na koje će se promjene odnositi dok se u drugom koraku određuje period atraktivnosti unosom početnog i krajnjeg datuma. Drugi korak sadrži mogućnost prijenosa promjena na sva skladišta (a ne samo na ono u kojem se trenutno nalazimo) Troškovi isporuke (j/m) Ovaj servis omogućuje automatsko definiranje troškova isporuke koji će se za odabrane artikle obračunavati po jedinici mjere. Troškovi se unose u procentima i važe za sve odabrane artikle. Primarni troškovi se obračunavaju za najskuplji artikal u narudžbi dok se sekundarni artikli obračunavaju za sve ostale artikle u narudžbi. Ekspresni troškovi predstavljaju postotak povećanja troškova ukoliko se zahtijeva ekspresna isporuka. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala kojima će se pridružiti vrijednosti troškova dok se u drugom koraku specificiraju njihove vrijednosti. Moguće je odabrati i opciju kojim se servis primjenjuje samo na trenutno ili na sva skladišta. Eksport slika artikala u folder Ovaj servis služi za pripremanje slika artikala koje je potrebno objaviti na web stranicama. Nakon eksporta, slike će se nalaziti u folderu \ExportSlika ispod radnog foldera aplikacije. Kopiranje cijena Ovaj servis omogućuje automatsko kopiranje vrijednosti cijena iz jednog skladišta u druga. U prvom koraku određuje se lista artikala čije će se cijene kopirati, a zatim se odabire skladište u koje se cijene kopiraju. Eventualno postojeće cijene u skladištu destinaciji ovog servisa će biti prebrisane novim cijenama. Eksport za deklaracije Ovaj servis omogućava pripremu podataka za štampanje deklaracija u nekom od popularnih programa za naljepnice. Nakon odabira željenih artikala prikazuje se prozor za snimanje datoteke u csv formatu (comma separated values). Aktiviraj/deaktiviraj Servis omogućava brzu aktivaciju/deaktivaciju željenih artikala. Kao što je već rečenu u okviru ovog poglavlja, deaktivirani artikli se ne mogu koristiti u ostalim modulima aplikacije (fakture, predračuni i sl.) Prozor Cjenovnika (prikazan na slici 4.62.), upotrebom opcije Printaj, koja je smještena u donjem desnom uglu prozora, omogućava štampanje tri vrste formulara: Cjenovnika (slika 4.66.a), Kataloga (slika 4.66.b.), i Labela (slika 4.66.c) 144

155 Veleprodaja Slika 4.66.a. Cjenovnik artikala u veleprodaji Slika 4.66.b. Katalog proizvoda u veleprodaji 145

156 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 4.66.c. Labele artikala u veleprodaji Prilikom štampanja obrasca Cjenovnika, moguće je njegov izgled dalje prilagođavati trenutnim potrebama odabirom ili isključivanjem dodatnih polja: Kataloški broj, Bar kod (prikazuje se prvi uneseni bar kod za artikle), Prikaži sa cijenom nula, Samo aktivne, Sort po šifri, Pakovanje. Moguće je i printanje cjenovnika od datuma pojavljivanja. Ovo je korisno za printanje cjenovnika novih artikala. Katalozi i labele iz cjenovnika se printaju samo za one artikle koji se vide na trenutnom ekranu. Ostali dokumenti Iako servisi opisani u prethodnom dijelu poglavlja pružaju mogućnost za obradu najvećeg broja operacija aplikacija sadrži i servis čiji je cilj omogućavanje kreiranja dodatnih dokumenata a prema konkretnim potrebama korisnika. Korištenje ovog servisa se ne preporučuje u slučajevima kada je potrebne poslove moguće obaviti nekim od već opisanih servisa. Procedura kreiranja bilo kog iz grupe koja se može nazvati Ostali dokumenti pokreće se odabirom istoimene opcije dostupne sa menija Veleprodaja Servisi. Željeni dokument se kreira za odabrano skladište nakon čega je potrebno obezbijediti podatke za zaglavlje i stavke dokumenta. Zaglavlje sadrži podatke Broj, Datum, Tip dokumenta, Napomena i Obračunska jedinica. Za stavke je potrebno specificirati: Šifru artikla, Nabavnu cijenu, Ulaz, Izlaz, Duguje, i Potražuje. Pored navedenih polja čiji unos se očekuje od korisnika, obrazac (bez mogućnosti unošenja izmjena) prikazuje i podatak minimalne marže. Slika Unos stavki za dokumente iz grupe ostalih 146

157 Veleprodaja Nakon unosa željenih stavki, dokument se štampa, pri čemu se kao naslov dokumenta koristi vrijednost unesena u polje Tip dokumenta te zatim knjiži. Prilikom knjiženja potrebno je ispuniti standardni prozor za knjiženje u kojem se odabire način knjiženja, utjecaj dokumenta na cjenovnik (ažuriranje cijena u cjenovniku ili ne) vrsta, broj i datum naloga. Kao primjer korištenja opcije Ostali dokumenti može poslužiti unos početnog stanja koje se provodi samo prilikom prvog korištenja programa. U ovom slučaju se preporučuje unos sljedećih vrijednosti u zaglavlje dokumenta: Broj dokumenta Datum Prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Tip dokumenta Početno stanje (ili sl.) Kod unosa artikala važno je upisati: nabavnu cijenu, i količina ulaza (vrijednost ulaza /Duguje/ će se izračunati sama). Nakon završetka unosa, dokument je potrebno štampati a zatim proknjižiti. Kod knjiženja je važno odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer će se početno stanje veleprodaje unijeti kroz unos početnog stanja direktno u glavnu knjigu. Također, prilikom knjiženja je (ukoliko cijene u cjenovniku već nisu formirane) bitno upaliti opciju Ažuriraj cijene u cjenovniku. Vrijednost kursa pri knjiženju se ostavlja na ponuđenih 1,00000 ili mijenja ako je potrebno voditi skladište i u drugoj valuti. Bitno je napomenuti da broj dokumenta za početna stanja na različitim menijima (veleprodaja, maloprodaja, itd.) treba biti različit (npr. početno stanje u veleprodaji dobija broj dokumenta 00001, u maloprodaji 00002, itd.) Ambalaža Inicijalni prozor servisa za vođenja ambalaže prikazan je na slici Slika Osnovni prozor za rad sa ambalažom 147

158 Korisničko uputstvo za Line.Sys Na prikazanom prozoru dostupne su opcije za automatsko (Servisi) i ručno (Novi) kreiranje dokumenata ambalaže. Nakon odabira opcije Novi prikazuje se prozor za unos podataka vezanih za zaglavlje dokumenta. Ovaj prozor je prikazan na slici Slika Prozor za unos podataka za zaglavlje dokumenta Na prozoru sa slike potrebno je unijeti sljedeće podatke: Narudžba šifra narudžbe, aplikacija automatski nudi sljedeći redni broj koji je ručno moguće promijeniti Datum aplikacija automatski nudi trenutni datum, koji je ručno moguće promijeniti Partner šifra partnera pohranjena u šifrarniku (korištenjem "+ Enter" kratice moguće je šifru partnera odabrati iz šifrarnika) Obračunska jedinica firme Napomena moguće ju je unijeti ručno ili odabrati iz šifrarnika napomna (klikom na plavo obojenu riječ Napomena) Nakon unosa ovih podataka zaglavlje dokumenta se snima odabirom istoimene opcije u donjem desnom uglu prozora sa slike nakon čega se prelazi na unos stavki, odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora sa slike Izgled prozora za unos stavki dokumenta je prikazan na slici

159 Veleprodaja Slika Prozor za rad sa dokumentima ambalaže nakon unosa podataka o zaglavlju dokumenta Slika Prozor za unos stavki dokumenta ambalaže 149

160 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor sa slike 4.70 sadrži tri polja. U prvo polje se unosi šifra ambalaže (kako je specificirana u šifrarniku ambalaže). Polje je moguće popuniti ručno ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika (kratica "+ Enter"), a u naredna polja vrijednost (količina) ulaza ili izlaza ambalaže. Kopiranje dokumenata Servis se koristi za pojednostavljenje kreiranja faktura/predračuna sličnih već rađenim fakturama/predračunima. U tom slučaju se već kreirani dokument kopira u pripremu, u njega unesu potrebne izmjene te zatim knjiži. Prilikom kreiranja kopije dokumenta, na kopiju se unosi današnji datum a ista se smješta u pripremu (među neproknjižene fakture/predračune). Procedura korištenja ovog servisa odnosno kreiranja kopije se izvodi čarobnjakom. U prvom prozoru čarobnjaka od korisnika se očekuje informacija da li će se kopirati faktura ili predračun. Nakon odabira željene opcije na sljedeći prozor čarobnjaka se prelazi odabirom opcije Dalje pozicionirane na dnu prozora. Sljedeći prozor daje pregled svih faktura ili predračuna (u zavisnosti od odabira opcije na prvom prozoru čarobnjaka) bilo da su proknjižene ili ne. U ovom prozoru je potrebno odabrati konkretnu fakturu / predračun koji se želi kopirati te potvrditi odabir klikom na opciju Prihvati. Procedura se može okončati bez kreiranja kopije odabirom opcije Otkaži. Također, ukoliko je potrebno promijeniti unos u prethodni prozor čarobnjaka na isti se moguće vratiti korištenjem opcije Nazad. Izvještaji Modul veleprodaje sadrži grupu od dvadesettri tipska izvještaja za praćenje rada. To su izvještaji: Brza kartica artikla, Lager lista, Kartice robe, Artikli po proizvođaču, Artikli po tarifi, Nalozi knjiženja, Minimum Maksimum, Stare zalihe, Ulazi po dobavljačima, Prodaja po kupcima, Promet faktura, Promet kalkulacija, Ostali dokumenti, Prodaja po regijama, Fakture zbirno, Trošarina za period, Promet svih dokumenata, Fakture po načinu plaćanja, Trgovačka knjiga na veliko, Trgovačka knjiga usluga, Realizacija predračuna, Promet po komercijalisti i Realizacija po proizvođaču. Bitno je napomenuti da svaki od navedenih izvještaja sadrži mogućnost dodatnog prilagođavanja konkretnim potrebama. Ova prilagođavanja se izvode odabirom željenih opcija na prozoru koji se pojavljuje nakon odabira izvještaja. 150

161 Veleprodaja Brza kartica artikla Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Brza kartica artikla" U prozoru prikazanom na slici potrebno je odabrati skladište koje sadrži artikal za koji se izrađuje brza kartica a zatim i unijeti i šifru traženog artikla (ukoliko ne znate tačnu šifru artikla, odabirom znaka + za šifru, znaka za naziv ili znaka * za bar kod, pritiskom na Enter na tastaturi, moguće je dobiti listu artikala poredanu prema tome koji ste znak odabrali). Dostupna je i opcija koja u karticu uključuje i dnevnu obradu. Nakon podešavanja navedenih polja prelazi se na kreiranje izvještaja odabirom opcije Printaj. Lager liste Slika Prozor za podešavanje izvještaja Lager liste 151

162 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kao što se vidi sa slike 4.72, pri izradi lager liste potrebno je odabrati skladište, definirati koje kategorije artikala se žele uključiti u lager listu te odrediti da li se u obzir uzima i dnevna obrada ili se stanje zaključuje sa specificiranim datumom. Štampanje izvještaja se inicira odabirom opcije Štampaj. Kartice robe (artikala i usluga) Slika Prozor za podešavanje kartica artikala i usluga Prozor za podešavanje prikazan na slici sadrži sljedeće elemente: Odabir skladišta za čije artikle se kreiraju kartice Odabir kategorije/grupe uključenih artikala/usluga da li će se u prozoru odabirati kategorije ili grupe podešava se odabirom ili poništavanjem polja Kategorije/Grupe koje se nalazi u donjem lijevom uglu prozora. Odabir vremenskog perioda specificiranjem početnog i krajnjeg datuma Nivo izvještaja koji određuje njegovu detaljnost dostupne su četiri stupnja detaljnosti: kategorija, grupa, šifra i detalji. Relevantni datum za odabir dokumenata Opcija za uključivanje/isključivanje dnevne obrade, i Opcija za odabir načina prikaza elemenata izvještaja kojom je moguće obezbijediti prikaz svakog novog artikla na novoj stranici Nakon odabira željenih opcija pokreće se proces kreiranja izvještaja klikom na opciju Printaj. Kao rezultat prikazuje se izvještaj prikazan na slici Kao što se vidi na slici, na lijevoj strani prozora moguće je odabrati pojedinu grupu artikala ili artikal nakon čega je ta grupa/artikal na desnoj strani prozora označen crvenim okvirom. Dvostruki klik na prostor označen okvirom rezultira kreiranjem posebnog izvještaja na kom se nalazi samo odabrana grupa artikala ili artikal. Na primjeru sa slike, na lijevoj strani prozora odabran je artikal označen šifrom Isti artikal je na desnoj strani prozora uokviren crvenom bojom. Dvostruki klik unutar okvira doveo bi prikaza posebnog izvještaja samo za naznačeni artikal. Ukoliko se iz tog posebnog izvještaja potrebno vratiti u generalni izvještaj (prikazan na slici 4.74) odabire se opcija obilježena crvenim znakom "x" prikazana na meniju na vrhu prozora sa slike Ukoliko se izvještaj sa slike želi raširiti na čitav ekran tj, ugasiti hijerarhijski prikaz grupa artikala i artikala potrebno je ugasiti opciju koja se nalazi neposredno uz komandu Izlaz na meniju na vrhu prozora sa slike

163 Veleprodaja Slika Kartica Artikala i usluga u veleprodaji Artikli po proizvođaču Prozor za podešavanje parametara izvještaja o transakcijama artikala prema proizvođaču omogućuje specificiranje: skladišta, kategorije artikala i proizvođača koje je potrebno obuhvatiti izvještajem. Također, podešava se i vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te određuje relevantni datum prema kome se dokumenti uključuju u izvještaj. Moguće je i odrediti da li se u izvještaj želi uključiti dnevna obrada, da li će artikli biti razvrstani po Kategorijama/Grupama, kao i da li će se artikli sortirati po nazivu ili po šifri. Izgled ovog prozora dat je na slici Slika Prozor za podešavanje izvještaja o artiklima prema proizvođaču 153

164 Korisničko uputstvo za Line.Sys Artikli po tarifi Slika Prozor za podešavanje izvještaja Artikli po tarifi Kod kreiranja ovog izvještaja je u prvom koraku potrebno specificirati skladište, kategoriju/grupu artikala (odabir kategorije ili grupe zavisi od odabira kućice ispred opcije "Kategorije/Grupe" pozicionirane u donjem lijevom uglu prozora), vremenski interval, nivo detaljnosti i relevantni datum. Nakon podešavanja parametara i odabira opcije Printaj prikazani izvještaj se može dijeliti u detaljnije izvještaje za pojedine tarife, kategorije, grupe artikala i artikle. Procedura kreiranja izdvojenog dijela izvještaja je: Na lijevom dijelu prozora selektira se željena veličina nakon čega ona na desnoj strani prozora prikazuje crveni okvir Kreira se izdvojeni izvještaj dvostrukim klikom unutar crvenog okvira na desnoj strani prozora Povratak u opšti izvještaj se provodi odabirom komande označene crvenim "X" locirane na vrhu prozora izvještaja. Nalozi knjiženja Za štampu Naloga knjiženja dovoljno je na prozoru sa slike odabrati željeni nalog nakon čega se prikazuje izvještaj sa svim karakterističnim podacima za taj nalog. Istovremeno je moguće odabrati samo jedan nalog. 154

165 Veleprodaja Slika Prozor za odabir naloga Minimum i maksimum Izvještaj Minimum i maksimum daje usporedne podatke o minimalnim i maksimalnim dozvoljenim i trenutnim količinama pojedinih artikala u skladištu. Na ovaj način dobiva se pregledan izvještaj za analizu odnosa trenutnih stvarnih količina artikala koje se nalaze u skladištu prema količinama koje su određene kao maksimalno i minimalno dozvoljene za skladištenje. Prije izrade izvještaja potrebno je specificirati skladište za koje se izvještaj kreira, datum za koji se želi prikazati stanje i odrediti da li se u obzir želi uzimati i dnevna obrada. Slika Prozor za definiranje parametara izvještaja "Minimum i maksimum" Stare zalihe Izvještaj Stare zalihe daje pregled zaliha proizvoda koje se u skladištu nalaze duže od specificiranog broja dana. Za izradu izvještaja je potrebno specificirati: skladište, datum za koji se prikazuje stanje i željeni period koji se artikli nalaze u skladištu. Moguće je, također, u izvještaj uključiti dnevnu obradu artikala, sortirati prema nazivu ili reducirati sadržaj samo na ulaze. 155

166 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Stare zalihe" Ulazi po dobavljačima Ovaj izvještaj obezbjeđuje pregledan prikaz svih ulaza u određeno skladište klasificiran prema dobavljačima. Za izradu je potrebno odrediti: skladište, dobavljače, vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te relevantni datum. Klikom na posebnu opciju je moguće odrediti da li u izvještaj treba uključiti i dnevnu obradu ili ne. Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Ulazi po dobavljačima" Prodaja po kupcima Izvještaj omogućuje izradu prikaza svih evidentiranih prodaja klasificiranu prema kupcima. Za izradu je potrebno specificirati da li će se izvještaj raditi po kategorijama i grupama artikala ili po proizvođačima, a onda definirati: skladište, kupce, vremenski interval, nivo detaljnosti izvještaja, relevantni datum i uključivanje dnevne obrade i zbirno po skladištima ili svako skladište zasebno. 156

167 Veleprodaja Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Prodaja po kupcima" Promet faktura Ovaj izvještaj daje pregled prometa faktura na odabranom skladištu za određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i fakture koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi. Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Promet faktura" Promet kalkulacija Ovaj izvještaj daje pregled prometa kalkulacija na odabranom skladištu za određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i kalkulacije koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi. 157

168 Korisničko uputstvo za Line.Sys Ostali dokumenti Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Promet kalkulacija" Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Ostali dokumenti" Parametri za ovaj izvještaj uključuju samo definiranje vremenskog perioda za koji se izvještaj pravi. Nakon specificiranja početnog i krajnjeg datuma štampa se izvještaj koji sadržava listu kreiranih dokumenata iz kategorije "Ostali dokumenti" za navedeni vremenski period. 158

169 Veleprodaja Prodaja po regijama Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Prodaja po regijama" Izvještaj Prodaja po regijama daje pregled podataka o prodaji grupisanih prema geografskim odrednicama. Korisniku je omogućeno da odabere nivo izvještaja: da li će se podaci grupisati prema državama, kantonima/regijama, općinama/gradovima ili partnerima (posljednja opcija grupiše podatke hijerarhijski Država Kanton/Regija Općina/Grad a prema nazivima općina koji su pridruženi kupcima u okviru šifrarnika Partneri). Izvještaj još omogućuje podešavanje vremenskog intervala za koji se radi (odabirom početnog i krajnjeg datuma), odabira skladišta, odabira datuma koji se smatra relevantan za uključivanje pojedinačnih transakcija u izvještaj te uzimanje u obzir (ili ne) dnevne obrade te kategorizacije artikala u Kategorije/grupe (za prikaz). Fakture zbirno Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Fakture zbirno" Izvještaj omogućava štampanje zbirnog pregleda faktura za odabrano/a skladište, partnera, vremenski period i DPO. Unutar izvještaja je moguće podesiti pojavljivanje memoranduma te naziv izvještaja. 159

170 Korisničko uputstvo za Line.Sys Trošarina za period Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Trošarina za period" Izvještaj daje pregled trošarine za specificirano skladište i vremenski period. Potrebno je naznačiti da li su baza za izvještaj kalkulacije ili fakture. Promet svih dokumenata Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Promet svih dokumenata" Izvještaj daje pregled prometa svih dokumenata. Potrebno je naznačiti skladište i period. Ukoliko opcija pregled nije odabrana pregled je dat po vrsti dokumenta. 160

171 Veleprodaja Fakture po načinu plaćanja Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Fakture po načinu plaćanja" Izvještaj daje pregled faktura prema načinu plaćanja (virman/uplatnica, kartica, gotovina, pouzećem). Za kreiranje izvještaja je potrebno odabrati skladište, vremenski period te specificirati da li izvještaj treba biti analitički, sintetički ili detaljni, grupiranje po skladištima ili danima, te da li je potrebno uzeti u obzir i dnevnu obradu. Trgovačka knjiga na veliko Za kreiranje izvještaja je samo potrebno odabrati željeno skladište. Kao rezultat se dobija standardni TKV obrazac za to skladište. Trgovačka knjiga usluga Za kreiranje izvještaja je samo potrebno odabrati željeno skladište. Kao rezultat se dobija standardni TKU obrazac za to skladište. Realizacija predračuna Izvještaj daje pregled realizacije predračuna poređenje predračuna i eventualnih rezultujućih faktura uz prikaz i razlike u iznosima predračuna i faktura. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda i opcije da li će se printati samo nerealizirani, samo oni kojima je istekao DPO i detaljni prikaz. 161

172 Korisničko uputstvo za Line.Sys Promet po komercijalisti Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija predračuna" Izvještaj daje pregled realizacije po komercijalistima. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i komercijaliste na koje se izvještaj odnosi, kao i artikle i nivo izvještaja. Slika 4.90.a Prozor za podešavanje izvještaja "Promet po Komercijalisti" 162

173 Veleprodaja Realizacija po proizvođaču Izvještaj daje pregled realizacije po proizvođaču. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i proizvođača na koje se izvještaj odnosi, kao i nivo izvještaja. Slika 4.90.b Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija po Proizvođaču" Povrat naloga Povrat naloga predstavlja posljednju opciju u okviru menija veleprodaje. Operacija povrata naloga vraća dokument u pripremu i briše proknjiženi nalog vezan za dokument koji se vraća u glavnoj knjizi. Ako se unutar naloga koji se vraća nalazi više dokumenata svi će biti vraćeni. Procedura povrata naloga se zasniva na odabiru željenog naloga na prozoru prikazanom na slici (Filtriranje naloga se vrši sa poljima Vrsta naloga, Broj, Skladište i pritiskom na tipku Osvježi), te odabiru opcije Vrati locirane u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, nalog se briše iz liste proknjiženih naloga i vraća u pripremu odnosno u stanje u kojem se nalazio neposredno pred knjiženje. 163

174 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za odabir naloga za povrat NAPOMENA. Povrat naloga vršite na svoju odgovornost. e-line d.o.o. nije odgovorna za promjene proknjiženih podataka. Nakon povrata naloga i izmjene podataka molimo da ponovo odštampate dokumente na kojima su nastale promjene i uložite ih na odgovarajuće mjesto. U trenutku pisanja ovog uputstva, po lokalnom zakonu, računovodstvom firme se smatraju dokumenti i izvještaji u arhivi a ne podaci u računaru. 164

175 Maloprodaja Maloprodaja Opcije za obradu podataka o maloprodaji smješteni su u pod-meni Maloprodaja glavnog menija. Izgled menija dat je na slici 5.1. Osnovni preduslov za iniciranje gotovo svih obrazaca ovog menija je definiranje prodavnice. Ova procedura se pokreće odabirom opcije Maloprodaja Servisi Definiranje prodavnica. Zatim, ukoliko te već nije urađeno, neophodno je popuniti šifrarnike Artikala i usluga, Grupe artikala i Tarife. Prilikom prvog korištenja programa potrebno je još provesti i unos početnog stanja. Ovaj unos se provodi korištenjem opcije Servisi Ostali dokumenti a njegove specifičnosti će biti ilustrirane u okviru pod-poglavlja Ostali dokumenti ovog poglavlja. Definiranje prodavnica Slika 5.1. Opcije menija Maloprodaja Početni obrazac za definiranje prodavnica prikazan je na slici 5.2. Slika 5.2. Početni obrazac za definiranje prodavnica 165

176 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor sa slike 5.2. sadrži listu već definiranih prodavnica sa osnovnim podacima te komande za manipulaciju kreiranje, izmjenu, brisanje te štampanje liste prodavnica. Procedura definiranja (kreiranja) novih prodavnica pokreće se odabirom opcije Novi. Kao rezultat, prikazuje se prozor za specificiranje podataka za prodavnicu. U prva dva potprozora neophodno je unijeti odgovarajuće vrijednosti u sva prikazana polja. Naredni podprozori (Zaglavlje, korisnička prava i finansijski podaci) podaci se unose po potrebi. Podprozor Zaglavlje omogućava unos podataka karakterističnih za zaglavlje različitih vrsta dokumenata različit od zaglavlja firme. Ukoliko pak podaci za zaglavlje trebaju biti isti kao oni specificirani za firmu to se izvodi odabirom opcije Preuzmi zaglavlje iz Moja firma. Podprozor Korisnička prava omogućava specifikaciju korisnika kojim je potrebno zabraniti pristup podacima za prodavnice. Podprozor Finansijski podaci sadrži mogućnost da se finansijski podaci za prodavnicu specificiraju neovisno od opštih podataka firme. Obzirom da se svi određujući podaci prodavnice baziraju na unosima u šifrarnik Kontnog plana podešavanje informacija se svodi na odabir odgovarajućih vrijednosti iz ovog šifrarnika korištenjem univerzalne kratice programa "+ Enter". Prozor za definiranje nove prodavnice također sadrži i opciju za definiranje prodavnice kao web (Internet) prodavnice. Prikaz podataka za prodavnicu dat je na slici 5.3. Slika 5.3. Prikaz unosa parametara pri kreiranju prodavnice Bitno je napomenuti da je zavisne troškove (Zavisni do granice, carina, itd.) moguće promijeniti prema nahođenju opcijom Vrste zavisnih troškova unutar menija Šifrarnici. Prelazni konto je konto koji se koristi kod knjiženja računa iz maloprodaje jer kupac obično ne postoji. U pravilu, kod knjiženja računa i faktura, ako postoji kupac (šifra kupca) onda se iznos računa knjiži na konto kupaca a ako ne postoji onda se ovaj iznos knjiži na Prelazni konto. Nakon kreiranja prodavnice, omogućuje se pristupanje odnosno rad sa ostalim alatima maloprodaje. 166

177 Maloprodaja Narudžbe Kreiranje narudžbe je prvi korak u izvođenju većine maloprodajnih transakcija kojim firma nabavlja artikle od dobavljača. Pokretanjem opcije Narudžbe prikazuje se prozor prikazan na slici 5.4. Slika 5.4. Osnovni prozor za rukovanje narudžbama Lijevi dio prozora sa slike 5.4. daje pregled narudžbi koje se nalaze u obradi dok ostatak prozora sadrži alate za kreiranje novih (automatski ili manuelno) i štampanje postojećih narudžbi. Procedura kreiranja nove narudžbe je podijeljena u dvije faze: u prvoj fazi se specificiraju opšti podaci za narudžbu dok se u drugoj fazi navode podaci o stavkama. Kreiranje nove narudžbe (prva faza) se inicira odabirom opcije Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, desni dio prozora mijenja sadržaj prikazujući polja prikazana na slici

178 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 5.5. Podešavanje podataka za Narudžbu Procedura kreiranja narudžbe se može nadalje podijeliti u dvije pod-faze. Ukoliko se firma obraća dobavljaču koji će naknadnim aktom specificirati koje artikle i u kojim količinama je u mogućnosti obezbijediti popunjava se samo prvi set podataka: Šifra narudžbe program automatski dodjeljuje naredni redni broj za narudžbu ovu vrijednost je moguće manualno promijeniti, Datum program automatski dodjeljuje trenutni datum moguće ručno promijeniti, Dobavljač unos u polje mora korespondirati sa unosom u šifrarnik Partneri. Preporučuje se popunjavanje odabirom neke od postojećih vrijednosti iz ovog šifrarnika (odabirom kratice + Enter) Napomena tekst napomene će se na narudžbi pojaviti ispod liste stavki (popunjavanje ovog polja nije obavezno). Ostala polja: Order No. (broj akta), Order Date (datum akta), Valuta i Kurs se popunjavaju nakon što dobavljač odgovarajućim aktom obavijesti firmu koje artikle i u kojim količinama je u mogućnosti obezbijediti. Nakon popunjavanja ovog seta podataka (i odabira opcije Snimi) prozor sa slike 5.5. se mijenja tako da je u fokus dovedena narudžba na kojoj radimo. U narednom koraku prelazi se na unos stavki narudžbe. Međutim, prije analize postupka unosa stavki potrebno je napomenuti da se upravo objašnjena procedura kreiranja zaglavlja narudžbe može automatizirati. U prozoru sa slike 5.4. odabire se opcija Auto Narudžbe. Kao rezultat se pojavljuje prozor prikazan na slici 5.6. Slika 5.6. Procedura za automatizaciju kreiranja narudžbi Na prozoru sa slike 5.6. odabiru se željene Grupe artikala, Prodavnice, Dobavljač, početni i krajnji datum te Broj dana za koje se vrši nabavka. Dostupna je i opcija za zaokruživanje količina naručenih proizvoda na cijeli broj i opcija odabira samo robe od odabranog dobavljača. Odabirom opcija i popunjavanjem potrebnih polja te odabirom opcije Prihvati kreira se centrali dio narudžbe nakon čega je potrebno specificirati i stavke. Unos stavki se inicira odabirom opcije Novi (slika 5.7.). 168

179 Maloprodaja Oznaka trenutno aktivne narudžbe Komanda za izmjenu parametara narudžbe Komanda za unos nove stavke u narudžbu Slika 5.7. Prikaz trenutno aktivne narudžbe Za svaku stavku je potrebno unijeti set osnovnih podataka koji se odnose na naručene artikle: Šifru artikla i Naručenu količinu Šifra se unosi ručno ili korištenjem kratice "+ Enter" dok se količina unosi ručno. Slika 5.8. Unos podataka za stavke narudžbe Nakon unosa svih željenih artikala, lista ovih artikala se pokazuje na desnoj strani prozora sa slike 5.7. Sada je moguće štampati narudžbu i to odabirom opcije Printaj sa slike 5.7. Kao rezultat, pojavljuje se prozor u kojem je potrebno specificirati koje elemente narudžba treba sadržavati, slika

180 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 5.9. Odabir elemenata narudžbe za štampu Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike 5.9. i odabira opcije Printaj, štampa se narudžba sa svim elementima specificiranim u prethodnim koracima slika Slika Izgled narudžbe Po primitku odgovarajućeg akta kojim dobavljač potvrđuje mogućnost dostavljanja artikala, podaci o ovom aktu se unose u narudžbu: U prvom koraku se unose podaci o aktu odabirom opcije Izmijeni (smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 5.7.) nakon čega se popunjava posljednji set podataka sa slike 5.7. Nakon toga se unose podaci za svaki artikl i to kolona Potvrđeno sa slike 5.8. Na ovaj način se uspostavlja veza između naručene i količine koju je dobavljač u mogućnosti isporučiti. Također, ovim se konkretizira narudžba jer se unose cijene po kojim je dobavljač spreman prodati artikle. Bitno je napomenuti da se u polje Cijena unosi jedinična cijena proizvoda ukupna vrijednost narudžbe je jednaka proizvodu iznosa iz polja količina i cijena. 170

181 Maloprodaja U posljednjem koraku štampa se narudžba odabirom opcije Printaj sa prozora sa slike 5.7. Korisnik je ponovo u mogućnosti vršiti odabir uključenih elemenata (slika 5.9.) nakon čega su u narudžbu sa slike uključeni podaci o potvrđenim količinama i cijenama artikala. Također, proceduru unosa potvrđenih količina (količina za koje dobavljač potvrđuje raspoloživost) moguće je izvesti korištenjem opcije Servisi, smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 5.7. Nakon odabira ove opcije, prikazuje se prozor koji obavještava korisnika da će se, za trenutno aktivnu narudžbu, sve potvrđene količine popuniti prema vrijednostima traženih količina. Ova opcija se koristi za ubrzavanje procedure unosa potvrđenih količina u slučajevima kada je dobavljač u mogućnosti isporučiti sve tražene količine. Ulazne kalkulacije Opcija Ulazne kalkulacije predstavlja izuzetno moćan alat za uspostavljanje veza između troškova koji sačinjavaju nabavnu cijenu proizvoda. Korisnik je u mogućnosti na jednostavan način evidentirati troškove koji se pojavljuju pri nabavci artikala, na osnovu čega program vrši izračunavanja potrebna za određivanja nabavne cijene. Pri tome su korisniku dostupne različite servisne informacije kao što su usporedni podaci o prethodim nabavkama artikla od istog dobavljača, graničnik minimalne marže, izvadak iz cjenovnika i slično. Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije Rad sa ulaznim kalkulacijama se inicira odabirom istoimene opcije sa menija Maloprodaja. Kao rezultat, pojavljuje se osnovni prozor za rad sa ulaznim kalkulacijama, prikazan na slici

182 Korisničko uputstvo za Line.Sys Oznaka skladišta. U zagradi je dat broj kalkulacija za to skladište Kalkulacije za odabrano skladište Podaci o broju arhiviranih i kalkulacija u pripremi Odabir prikaza proknjiženih (arhiviranih) ili kalkulacija u pripremi Slika Osnovni prozor za rad sa maloprodajnim ulaznim kalkulacijama Da bi se određena kalkulacija dovela u fokus potrebno je provesti sljedeću proceduru. Nakon otvaranja prozora potrebno je specificirati da li se radi o proknjiženoj ili kalkulaciji u pripremi. To se provodi markiranjem ili demarkiranjem kućice pored opcije Proknjiženo, u donjem lijevom uglu prozora. Nakon toga potrebno je specificirati na koju se prodavnicu kalkulacija odnosi. U primjeru sa slike firma posjeduje dvije prodavnice označena kontima 1023 i 1024 čije se oznake mogu vidjeti u gornjem lijevom dijelu ekrana. Pri tome, postoji samo jedna kalkulacija u pripremi i to za prodavnicu označenu kontnim brojem Desni dio ekrana je rezerviran za prikazivanje detaljnijih podataka o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Kao što se vidi sa slike ukoliko je na lijevom dijelu prozora odabrana prodavnica, na desnom dijelu će se nalaziti podaci o broju arhiviranih (proknjiženih) i kalkulacija u pripremi. Ukoliko se, međutim, na lijevom dijelu prozora odabere konkretna kalkulacija, desni dio ekrana će biti rezerviran za podatke o toj kalkulaciji slika

183 Maloprodaja Podaci o odabranoj kalkulaciji Podaci o stavkama odabrane kalkulacije Horizontalni klizač čijim se pomicanjem u fokus dovode podaci o stavki kalkulacije Slika Prikaz podataka za odabranu ulaznu kalkulaciju Prozor prikazan na slici također nudi i alate za unošenje izmjena u podatke o stavkama (opcija Izmjeni donji desni dio prozora), izmjene podataka karakterističnih za cjelokupnu kalkulaciju (opcija Izmjeni gornji desni dio prozora), pristup Enterprise servisima (opcija analizirana u okviru poglavlja Administracija) te alate za štampanje i knjiženje kalkulacije. Unos nove kalkulacije Prvi korak kreiranja nove kalkulacije podrazumijeva pozicioniranje na prodavnicu za koju se kalkulacija izvodi. U primjeru sa slike odabrano je prodavnica za kontnim brojem 1023, te bi odabir opcije Novi na desnoj strani ekrana imalo za posljedicu kreiranje kalkulacije za artikle čiji će ulaz biti na odabrano prodavnica. Nakon odabira ove opcije (Novi) desni dio prozora mijenja izgled tako da prikazuje polja za unos podataka za željenu kalkulaciju. Izgled ovog prozora je prikazan na slici

184 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Unos podatka za novu kalkulaciju U cilju kreiranja kalkulacije, od korisnika programa se očekuje unos podataka u sljedeća polja: Broj (kalkulacije) ovu vrijednost program popunjava automatski, dodjeljujući naredni redni broj. Korisnik može ručno promijeniti ponuđenu vrijednost. Datum (kreiranja kalkulacije) program automatski dodjeljuje vrijednost trenutnog datuma. Kao i u slučaju Broja kalkulacije, korisnik može ručno podesiti vrijednost ovog polja. Prošireni/Jednostavni unos očekuje se odabir jednog od dvije ponuđene vrijednosti pri čemu je inicijalno odabrana opcija Proširenog unosa. U ovom slučaju, korisnik popunjava sva polja prikazana na slici Jednostavni unos reducira unos jer se u tom slučaju obrazac završava sa poljem Valuta. Polja Fakturna vrijednost, Popust %, Popust, Neto Fakt. Vrijednost, Zavisni do granice, Carina, Špedicija, Ostali troškovi i Zavisni do skladišta se u tom slučaju ne nalaze na obrascu. Primjer izgleda Jednostavnog unosa je dat na slici Napomena Ukoliko se želi unijeti neka tipska napomena čiji je tekst već pohranjen u šifrarniku napomena isti tekst nije potrebno prekucavati dovoljno je klikom na riječ Napomena ispred polja otvoriti šifrarnik iz kojeg je potrebno odabrati željenu napomenu. Dobavljač popunjavanje ovog polja je obavezno popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Partneri, odabirom kratice "+ Enter". U samo polje se unosi šifra partnera. Pored šifre program prikazuje i naziv (ime) partnera koji predstavlja i link na informaciju o prethodnim transakcijama sa odabranim partnerom bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Primjer informacije je dat na slici

185 Maloprodaja Klik na ime partnera otvara prozor sa podacima o transakcijama za tog partnera Slika Informacija o prethodnim transakcijama partnera IBM Corp. Konto također obavezno polje - popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Kontnog plana, odabirom kratice "+ Enter". Program automatski nudi unos konta (5430 Dobavljači u zemlji ili 5411 Dobavljači u instranstvu u zavisnosti od porijekla partnera). Ukoliko je, umjesto ponuđenog, potrebno unijeti neki drugi konto, to je moguće učiniti ručnom izmjenom ponuđene vrijednosti. Faktura/Datum broj i datum fakture dobavljača (U slučaju da postoji kalkulacija koja sadrži uneseni broj fakture od odabranog dobavljača, pojavljuje se prozor upozorenja). DPO potrebno je unijeti odgovarajuću vrijednost u samo jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi broj dana a u drugo DPO datum. Popunjavanjem jednog polja program automatski izračunava i unosi odgovarajuću vrijednost u drugo polje, Obračunska jedinica vrijednost se unosi ručno ili odabirom jedne od opcija iz šifrarnika Obračunske jedinice (kraticom "+ Enter") Konto predporez inicijalno, aplikacija popunjava ovo polje vrijednošću koja zavisi od zemlja porijekla partnera. Ukoliko je partner iz BiH, unesena je vrijednost konta (PDV po ulaznim fakturama/računima Odbitni) a ukoliko se radi o firmama iz inostranstva unesena je vrijednost konta (PDV pri uvozu dobara odbitni). Korisnik može promijeniti ponuđenu vrijenost odnosno zamijeniti je željenom ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika kontnog plana. PDV NE Iznos PDV-a koji se ne priznaje kao predporez (knjiži se kao trošak) PDV DA Iznos PDV-a koji se priznaje kao predporez Kurs polje u kojem se specificira kurs između lokalne (KM) i valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača. Ukoliko su cijene u fakturi također izražene u KM, vrijednost ovog polja (1,00000) nije potrebno mijenjati, Valuta Oznaka valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača Popunjavanjem do sada pobrojanih polja završava se unos za kalkulaciju kod koje je odabran Jednostavni unos. Ukoliko se korisnik odlučio za Prošireni unos potrebno je popuniti i ostala polja: Fakturna vrijednost ukupna suma cijena na fakturi dobavljača izražena u valuti dobavljača, Popust % i Popust Međusobno povezana polja od kojih je dovoljno popuniti jedno (ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost popusta) drugo polje će biti automatski izračunato i popunjeno na osnovu unesene vrijednosti. Neto Fakt. vrijednost Polje čiju vrijednost program popunjava automatski oduzimajući od frakturne vrijednosti dobiveni popust. Neto Fakt. vrijednost KM Direktan unos u ovo polje korisniku nije omogućen. U njemu se automatski registrira Neto Fakt. vrijednost izražena u KM. Polja zavisnih troškova nazivi zavisnih troškova su u skladu sa nazivima specificiranim u okviru šifrarnika zavisnih troškova 175

186 Korisničko uputstvo za Line.Sys Nabavna vrijednost/učešće troškova posljednje polje u koje nije omogućen direktni unos. Vrijednost polja predstavlja rezultat unosa u sva prethodna: na neto frakturnu cijenu izraženu u KM se dodaju svi pobrojani troškovi ostvareni u procesu dopremanja artikla u prodavnica. Slika Izgled prozora za unos podataka za kalkulaciju u slučaju odabira Jednostavnog unosa Nakon unosa sumarnih podataka koji su zajednički za sve artikle koji se obrađuju kalkulacijom, prelazi se na unos onih podataka koji se razlikuju za svaki pojedini artikl. U prozoru sa slike odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom dijelu prozora što ima za rezultat pojavljivanje prozora za unos podataka o prvom artiklu sa fakture dobavljača, prikazanog na slici

187 Maloprodaja Slika Unos stavki u maloprodajnu ulaznu kalkulaciju Prozor sa slike je podijeljen na tri glavna dijela. U lijevi dio prozora unose se podaci za tretirani artikl i to: Šifra artikla (unosi se ručno ili odabira iz šifrarnika. Program omogućava odabir artikla preko četiri karakteristične vrijednosti: Kataloški broj, aktivira se kraticom "/"; Bar kôd, aktivira se kraticom "*"; Šifra artikla, kraticom "+" i Naziv artikla, kraticom "-". Nakon popunjavanja polja, korištenjem bilo koje od četiri ponuđene opcije polje će sadržavati vrijednost Šifre artikla), Količina unosi se broj koji označava količinu (npr. broj komada) artikla, Napomena: Opcija... desno od polja Količina služi da se unesu svi serijski brojevi artikala ukoliko je to potrebno. Ukoliko želite da imate pravilnu evidenciju serijskih brojeva unos morate raditi kroz ponuđene linkove. Ukoliko na dokumentu samo unesete serijski broj u predviđeno polje on se neće evidentirati za kasnije preglede. Fakturna cijena (jedinična cijena artikla, izražena u valuti dobavljača), Fakturni popust (potrebno je unijeti ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost drugo polje će program popuniti automatski. Apsolutni iznos je iskazan u valuti dobavljača), Neto fakturna cijena (program je izračunava automatski oduzimajući od fakturne cijene veličinu popusta i izražava je u valuti dobavljača) Napomena: Ovaj dio kalkulacije je moguće računati i na obrnut način. U primjeru sa slike je umjesto prikazane Neto Fakturne Cijene od 98,00 KM moguće ručno unijeti neku drugu cijenu. Kao rezultat, program će promijeniti veličinu popusta kako bi odgovarala Fakturnoj i Neto Fakturnoj Cijeni. Primjer ovog načina izvođenja kalkulacije je dat na slici na kojoj je prikazan samo dio prozora sa slike

188 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Primjer obrnutog načina određivanja Neto Fakturne Cijene i Fakturnog popusta U primjeru sa slike vrijednost polja Neto Fakturna Cijena je sa 98,00 KM promijenjena na 97,90 KM a program je automatski promijenio veličinu popusta sa 2,000 na 2,100 %. Kurs/Valuta (Unos u ovo polje nije moguć vrijednosti su preuzete iz zbirnih podataka za kalkulaciju a prikazane radi orijentacije korisnika) Neto Fakturna Cijena KM (Unos u ovo polje nije moguć unesena vrijednost predstavlja transformaciju cijene izražene u valuti dobavljača u lokalnu valutu KM) Zavisni do granice/carina/špedicija/ostali troškovi/zavisni do prodavnice Ova polja su prisutna na obrascu samo ukoliko je pri unosu zbirnih podataka za kalkulaciju odabrana opcija Prošireni unos. Program automatski dodjeljuje adekvatne vrijednosti iz zbirnih podataka i to u procentualnom i apsolutnom obliku. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati ponuđene veličine. Apsolutne vrijednosti troškova su prikazane u KM. Nabavna cijena (Iznos dobiven dodavanjem vrijednosti svih zavisnih troškova na Neto fakturnu cijenu izraženu u KM) Marža (Vrijednost je moguće unijeti procentualno /prvo polje/ ili u apsolutnom iznosu /drugo polje/) Napomena: Dodjeljivanje marže je moguće ograničiti tako da se uposlenik koji obavlja poslove izrade kalkulacija onemogući da dodjeli nižu vrijednost marže od one koju odredi njegov nadređeni. Naime, obrazac Cjenovnik, koji će biti analiziran u nastavku ovog poglavlja, sadrži mogućnost dodjele minimalne marže svakom artiklu. Dodjeljivanjem vrijednosti minimalne marže konkretnom artiklu, postiže se efekat da uposlenik koji unutar programa nema ovlaštenje za pristup cjenovniku, nije u maloprodajnoj kalkulaciji u mogućnosti dodijeliti artiklu nižu maržu od one koja je određena cjenovnikom. Npr. ukoliko je u cjenovniku za određeni artikal podešena minimalna marža od 15 %, prilikom izrade ulazne kalkulacije svaki pokušaj da se u polje marža upiše vrijednost od 10% će završiti time što program automatski ponovo podešava polje marže na minimalnih 15 %. Sa druge strane, program će dozvoliti dodjeljivanje veće marže, npr. 20%. Cijena bez PDV u ovom polju se automatski izračunava cijena koja predstavlja zbir neto fakturne cijene uvećane za troškove i maržu. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati iznos nakon čega će se vrijednost marže automatski promijeniti da bi se uravnotežio rezultat na identičan način kao što je prikazano na slici Porez (program prikazuje, bez mogućnosti promjene, vrijednost uračunatog poreza koji se obračunava za artikal i to prikazom tarifne grupe, procentualne i apsolutne vrijednosti uračunatog poreza) Cijena sa PDV (cijena izračunata dodavanjem poreza na vrijednost u polju Cijena bez PDV) Napomena: manualnom promjenom vrijednosti polja Cijena bez PDV i Cijena sa PDV automatski se mijenja vrijednost marže kako bi se uspostavila pravilna matematička veza između komponenti koje ulaze u konačni zbir. Npr. ukoliko se kalkulacija popunjava polje po polje odozgo prema dole prvo se dolazi do vrijednosti Nabavne cijene od 138,00 a zatim do vrijednosti Marže od 8,90 % 178

189 Maloprodaja nakon čega program u polje Cijena bez PDV automatski upisuje vrijednost 150,28 KM. Ukoliko je potrebno promijeniti polje Cijena bez PDV na tačno određenu vrijednost (npr. na 150,00 KM) za to bi trebalo više uzastopnih pokušaja prilagođavanja vrijednosti Marže. Međutim, ručnim unosom 150,00 u polje Cijena bez PDV, program će automatski promijeniti Maržu na 8,696 %. (također je data mogućnost da se u trenutku kada je fokus na ovom polju, pritiskom na tipku PageDown na tastaturi, prenosi trenutna cijena iz cjenovnika i ostatak stavke se preračuna po toj cijeni). Bitno je imati u vidu da se maloprodajno prodavnica zadužuje i vodi po prodajnim cijenama, bez obzira što se u procesu formiranja kalkulacije pojavljuju i druge vrste cijena. Pored liste polja za unos podataka, prozor prikazan na slici sadrži još nekoliko korisnih elemenata. Na sredini prozora nalazi se izdvojen set podataka Ukupno. Ovaj set podataka izdvojeno je prikazan na slici Polja na lijevoj strani prozora sadrže vrijednosti koje se odnose na jedinični artikal dok su u setu podataka Ukupno date sumarne vrijednosti i to: iznosi u lijevoj koloni se odnose na stavku koja se trenutno unosi dok se desna kolona odnosi na cjelokupnu kalkulaciju tj. za sve stavke. U primjeru sa slike kalkulacija obuhvata dva artikla. Iznosi prikazani u lijevom dijelu prozora odnose se na jedinične vrijednosti jednog od artikala (nabavna cijena jednog komada artikla, vrijednost carine za jedan komad artikla, itd.). Lijeva kolona podseta Ukupno odnosi se na svih 20 komada artikla koji se trenutno unosi (a koji je označen šifrom N01). Znači, jedinični iznosi iz lijevog dijela prozora su pomnoženi sa količinom. Desna kolona podseta Ukupno pored trenutno fokusiranog artikla sadrži i sumarne iznose svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju. Može se reći da desna kolona seta podseta Ukupno predstavlja zbir lijeve kolone istog podseta za sve artikle uključene u kalkulaciju. Nabavna cijena za svih 20 komada artikla N01 Nabavna cijena jednog komada artikla N01 Nabavna cijena za ukupnu količinu artikla N01 i za ukupnu količinu svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju Slika Podset podataka Ukupno Slika prikazuje značenja pojedinih kolona prozora sa slike uzimajući za primjer Nabavnu cijenu. Isti princip vrijedi i za sve ostale veličine od Fakturne do Cijene sa PDV. 179

190 Korisničko uputstvo za Line.Sys Posljednji, desni dio prozora sa slike prikazuje nekoliko korisnih servisa koji unos artikala čine znatno preglednijim. To su: Zadnja nabavka, Zadnja kalkulacija, U cjenovniku, i Istorijska minimalna marža. Slika Set podataka o zadnjoj nabavci artikla od istog dobavljača Set podataka Zadnja nabavka prikazuje osnovne podatke o posljednjoj kalkulaciji kojom je tretiran aktivni artikal nabavljen od istog dobavljača. Na ovaj način se u istom prozoru može provjeriti da li se artikal sada nabavlja po manjoj ili većoj fakturnoj cijeni i kakav je odnos između prethodnog i trenutnog fakturnog popusta (ako isti postoji). Prikazani su i podaci o broju i datumu fakture te količini koja je nabavljena prethodnom kalkulacijom. Slika Set podataka o zadnjoj kalkulaciji aktivnog artikla Set podataka Zadnja kalkulacija obezbjeđuje pravovremen i jednostavan uvid u ključne podatke o prethodnoj kalkulaciji istog artikla. To su podaci o uračunatoj marži i krajnjoj cijeni. Slika Set podataka o podacima iz cjenovnika za aktivni artikal Set podataka U Cjenovniku prikazuje trenutno važeće vrijednosti maloprodajne cijene i minimalne marže pohranjene u cjenovniku. Bitno je napomenuti da se u trenutno aktivnom unosu ne može unijeti manja vrijednost marže od one koja je u ovom setu podataka specificirana kao minimalna. Ukoliko nije potrebno uvoditi ograničenje minimalne marže onda se ovo polje u cjenovniku ostavlja podešenu na nulu. Također, ukoliko se maloprodajna cijena izračunata trenutno aktivnom kalkulacijom razlikuje od prethodne cijene artikla pohranjene u cjenovnik, prilikom knjiženja kalkulacije moguće je odabrati opciju automatskog prilagođavanja cjenovnika prema novo-proknjiženoj kalkulaciji. 180

191 Maloprodaja Slika Istorijska minimalna marža U slučaju povrata dokumenta, za trenutno aktivni artikal, u posljednjem podsetu podataka desnog dijela prozora sa slike prikazuje se podatak o minimalnoj marži koja je bila u vrijeme knjiženja dokumenta. Kod dokumenata kojima je urađen povrat primjenjuje se istorijska minimalna marža umjesto minimalne marže. U gornjem tekstu analizirani su svi elementi prozora za unos artikala u maloprodajnu ulaznu kalkulaciju. Pri tome, od korisnika se očekuje unos samo u polja na lijevoj strani prozora dok su ostali analizirani setovi podataka prisutni radi lakšeg i transparentnijeg unosa. Proceduru unosa artikala je potrebno ponoviti onoliko puta koliko kalkulacija sadrži različitih artikala (ukoliko se artikal unese vise od jednom pojavi se poruka Ovu šifru ste već jednom unijeli u dokument / Da li želite da nastavite unos. Ukoliko postoji potreba da se ista šifra unese više od jednom odabrati opciju Da).. Nakon unosa i posljednjeg artikla, prelazi se na štampanje i knjiženje kalkulacije. Obrazac ulaznih kalkulacija obezbjeđuje mogućnost štampanja više različitih formulara: Kalkulacije, Prijemnog lista (sa informacijom o kataloškom broju), Prijemnog lista (sa informacijom o bar kodu), Labele. i Kalkulacije (trošarina), Povrat dobavljaču i Prijemni list (Bar kod SVI) ) (sa informacijama o svim Barkodovima artikala). Formular kalkulacije (prikazan na slici 5.23.) sadrži sve potrebne podatke za kalkulaciju i njene pojedine stavke unesene u program. Slika Formular Maloprodajne kalkulacije 181

192 Korisničko uputstvo za Line.Sys Pored Maloprodajne kalkulacije, na narednoj slici je prikazan primjer još jednog od formulara koje je moguće štampati na osnovu izrađene maloprodajne kalkulacije: Prijemni list artikala iz kalkulacije u prodavnica (sa informacijom o kataloškom broju), prikazan na slici Slika Prijemni list artikala iz kalkulacije u prodavnica Nakon štampanja, kalkulaciju je moguće knjižiti. Tom prilikom potrebno je odabrati željene opcije knjiženja na prozoru prikazanom na slici Slika Prozor za odabir opcija knjiženja kalkulacije Prozor sa slike na svojoj lijevoj strani sadrži listu neproknjiženih kalkulacija. Unošenjem odnosno uklanjanjem štriha u kućici ispred kalkulacije određuje se koje će se sve kalkulacije knjižiti (jednim provođenjem procedure je moguće knjižiti veći broj kalkulacija). Na desnoj strani prozora ponuđene su tri različite opcije knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne Knjige, Direktan prijenos u Glavnu Knjigu, i Prijenos samo na kartice. 182

193 Maloprodaja Prva opcija prenosi kalkulaciju u pripremu glavne knjige da bi kalkulacija bila proknjižena potrebno je provesti i knjiženje unutar Glavne knjige. Druga opcija provodi postupak knjiženja u potpunosti tako da kalkulacija prelazi u skupinu proknjiženih naloga unutar Glavne knjige Treća opcija ne evidentira kalkulaciju u Glavnoj knjizi firme. U ovom slučaju, kalkulacije će uticati samo na statističke pokazatelje unutar menija Maloprodaja. Primjer upotrebe ovog načina knjiženja je u slučaju unosa prvih naloga nakon instalacije programa koji za cilj imaju podešavanje početnog stanja. Obzirom da se nakon instalacije programa početno stanje mora unijeti i direktno u Glavnu knjigu, unosi u pojedine menije koji se prenose samo na kartice služe samo za ažuriranje statističkih pokazatelja unutar lokalnog menija maloprodaje. Pored opcija za specificiranje načina knjiženja, na prozoru prikazanom na slici dostupna je i opcija za automatsko ažuriranje cijena u cjenovniku a prema cijenama izvedenim iz kalkulacije. Posljednja tri polja sa prozora za knjiženje kalkulacija su Vrsta naloga (korisnik odabire jedna od ponuđenih opcija), Broj/Datum (program automatski nudi prigodne vrijednosti ali je korisnik u slučaju potrebe u mogućnosti da ih promijeni) i Kurs (podatak o odnosu valute dobavljača i lokalne valute podatak nije moguće mijenjati na ovom prozoru). Napomena: Obzirom da prilikom kreiranja kalkulacija, a naročito prilikom unosa stavki, aplikacija izvršava složene matematičke proračune, moguća je pojava korekcija kojim aplikacija obezbjeđuje matematički integritet proračuna. Npr. ukoliko se prilikom unosa stavke u kalkulaciju unese vrijednost Marže od 20,000% u zavisnosti od ostalih faktora koji učestvuju u proračunu, program može prilagoditi tu vrijednost na npr. 19,998% kako bi obezbijedio korektno zaokruživanje apsolutnog iznosa izraženog u novcu. Razlike u zaokruživanju su uzrokovane činjenicom da se novčani iznosi mogu zaokruživati na najviše dva decimalna mjesta (dvije decimale). Program prilagođava ostatak proračuna tako da se ne pojavljuje razlika u iznosu koji je potrebno platiti dobavljaču. Napomena: Na glavnom prozoru na slici 5.11, moguće je desnim klikom na kalkulaciju na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje kraticu: - Unos serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj kalkulaciji) Radni nalozi servisiranja Modul programa zadužen za evidentiranje radnih naloga servisiranja omogućava jednostavno i pregledno evidentiranje pruženih usluga i utrošenih artikala u procesu servisiranja proizvoda. Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja se poziva odabirom istoimene opcije sa menija Maloprodaja. Izgled ovog prozora je dat na slici

194 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja Kao što se vidi sa slike princip rada i dostupne opcije su srodne sa ostalim prozorima programa: Opcija Zaključeni locirana u donjem lijevom uglu prozora omogućuje redukciju prikazanog seta naloga na realizirane ili nerealizirane naloge. Lijevi dio prozora omogućuje odabir objekta čije se karakteristike žele analizirati ili mijenjati Desni dio prozora prikazuje detaljnije podatke o objektu odabranom na lijevoj strani prozora: ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana lista naloga desni dio prozora prikazuje podatke o broju postojećih naloga, opcije za kreiranje novih i štampanje liste postojećih naloga. Ukoliko je, pak, na lijevoj strani prozora odabran konkretan nalog, desna strana prozora omogućuje pregled i izmjene podataka za taj nalog. Procedura kreiranja novog naloga se inicira odabirom opcije Novi nakon čega desni dio prozora prikazanog na slici mijenja izgled i nudi unos opcija za zaglavlje naloga. Izgled dijela prozora koji omogućuje ovaj unos je prikazan na slici Slika Polja za unos podataka u zaglavlje radnog naloga servisiranja 184

195 Maloprodaja Prozor sa slike sadrži sljedeća polja: Broj/Datum Broj i datum radnog naloga, program automatski nudi prigodne vrijednosti: naredni raspoloživi redni broj i trenutni datum naloga. Korisnik je u mogućnosti ove vrijednosti podesiti ručno prema vlastitim potrebama. Naručilac Naručilac mora biti evidentiran u šifrarniku partnera. Unos u polje je moguće izvršiti ručno ili odabirom iz šifrarnika upotrebom univerzalne kratice "+". Serviser polje se popunjava odabirom odgovarajućeg unosa iz šifrarnika partnera koji je za ovu priliku reduciran na listu zaposlenih. Napomena neobavezno polje koje se popunjava manualnim unosom ili odabirom standardnih napomena pohranjenih u istoimenom šifrarniku. Broj izdatnice polje je moguće popuniti ručno ili programu izdati naredbu da izdatnici dodijeli naredni raspoloživi redni broj. Dodjela se inicira klikom na dugme obilježeno sa tri tačke (...) locirano neposredno uz polje. Datum izdatnice, Materijalno skladište oznaka konta materijalnog skladišta iz kojeg će se preuzimati materijali potrebni za servisiranje. Polje se popunjava odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti. Ukoliko će nalog za servisiranje sadržavati samo usluge (bez materijala) ovo polje se ostavlja nepopunjeno. Nakon unosa navedenog seta podataka i njihovog snimanja desni dio prozora ponovo mijenja sadržaj. Izgled prozora je prikazan na slici Slika Izgled prozora nakon unosa osnovnog seta podataka za radni nalog servisiranja U narednom koraku izrade naloga potrebno je specificirati stavke naloga (sve materijale i usluge koji će biti obuhvaćeni servisiranjem. Unos stavki se pokreće odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici Izgled prozora je dat na slici U stavke se (odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom dijelu prozora) unose svi materijali i usluge koje će biti obuhvaćeni servisiranjem. 185

196 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za unos stavki u nalog za servisiranje Kao što se vidi sa slike za svaku stavku je potrebno unijeti šifru, količinu te serijski broj (ako postoji). Također, potrebno je označiti da li je stavka ugrađena ili ne. Proceduru unosa je potrebno ponoviti onoliko puta koliko servisni nalog obuhvata stavki (bilo materijala bilo usluga). Nakon unosa zaglavlja i stavki naloga servisiranja program omogućuje štampanje dvije vrste dokumenata: Radnog naloga i Izdatnice materijala. Broj izdatnice određen je brojem unesenim u istoimeno polje u okviru zaglavlja naloga. Izgled oba dokumenta je prikazan na slikama i Slika Radni nalog servisiranja 186

197 Maloprodaja Slika Izdatnica materijala Nakon štampanja formulara radni nalog je potrebno zaključiti. Odabirom ove opcije nalog se prebacuje u grupu zaključenih naloga odakle ga je u slučaju potrebe moguće vratiti korištenjem istoimene opcije raspoložive u donjem lijevom uglu prozora ukoliko se izvrši odabir zaključenih naloga (opcije je smještena u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici ) Slika Izgled osnovnog prozora radnih naloga servisiranja sa prikazom zaključenih naloga 187

198 Korisničko uputstvo za Line.Sys Predračuni Namjena naredne, treće, opcije menija Maloprodaja je kreiranje Predračuna. Pokretanjem ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici Slika Osnovni prozor za rad sa predračunima Osnovni prozor za rad sa predračunima ima srodan dizajn ostalim prozorima programa. U prvom koraku se u lijevom dijelu prozora odabire objekt (prodavnica) sa kojim se želi raditi, nakon čega program u desnom dijelu prozora prikazuje detalje i komande dostupne za rad sa odabranim objektom. Inicijalno, u lijevom dijelu prozora prikazana je lista maloprodajnih prodavnica kreiranih u programu. Kao što se vidi sa slike, kao rezultat odabira jedne od prodavnica, u desnom dijelu prozora prikazuju se podaci o broju realiziranih i nerealiziranih predračuna, te komande koje omogućuju kreiranje novih predračuna i štampanje liste predračuna za tu prodavnicu. Također, u desnom donjem uglu prozora dostupna je i opcija Enterprise servisa kojim se omogućuje preuzimanje podataka sa mobilnog čitača. Trenutno dostupni modeli mobilnih čitača su UNITECH i METROLOGIC. Izgled prozora za odabir tipa čitača i pokretanje servisa je prikazan na slici

199 Maloprodaja Slika Pokretanje prozora Enterprise servisa za preuzimanje podataka sa mobilnog čitača Ukoliko se u lijevom dijelu prozora prikazanog na slici odabere konkretan predračun, u desnom dijelu prozora prikazat će se podaci za taj predračun, slika Prozor sa slike sadrži još i mogućnost redukcije prikaza predračuna prema statusu odabirom opcije Realizirani (donji lijevi ugao prozora) u ostatku prozora dostupni postaju samo realizirani predračuni (predračuni prema kojima su kreirane fakture) i obrnuto ukoliko opcija Realizirani nije odabrana, program omogućuje rad samo sa još uvijek nerealiziranim predračunima. Slika Podaci za odabrani predračun Gornji desni dio prozora sa slike sadrži podatke o zaglavlju predračuna te komande za unošenje izmjena i pokretanje servisa koji se baziraju na predračunima dok je donji desni dio prozora rezerviran za podatke o stavkama predračuna. 189

200 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kreiranje predračuna Procedura kreiranja novog predračuna pokreće se odabirom prodavnice u kojem su pohranjeni artikli koji su predmet prodaje (na prozoru prikazanom na slici 5.26.). Nakon toga, sa desnog dijela prozora odabire se opcija Novi. Kao odgovor, pokreće se procedura unosa podataka za zaglavlje predračuna, slika Slika Procedura unosa podataka za novi predračun Obrazac za unos podataka za zaglavlje predračuna sadrži set podataka i proceduru uključivanja predefiniranih poslovnih politika. Set podataka uključuje: Broj (predračuna) program automatski kreira naredni redni broj za predračun. Ovu vrijednost korisnik može promijeniti, Datum (predračuna) program u ovo polje automatski unosi vrijednost trenutnog datuma. Korisnik i ovu vrijednost može promijeniti, Kupac u polje se unosi vrijednost iz šifrarnika Partneri. Unos je moguće izvršiti ručno ali i odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti odabirom kratice "+ Enter", Konto kupca program u ovo polje automatski unosi vrijednost konta Ovu vrijednost je moguće promijeniti manuelnim unosom, Primalac Polje koje se popunjava samo u slučajevima ako se artikli ne isporučuju na adresu kupca, tj. ako kupac artikle poručuje za nekog drugog primaoca. Primalac također mora biti unijet u šifrarnik partnera, iz koga ga je moguće odabrati odabirom kratice "+" ili ga možete ručno upisati, Nakon odabira primaoca, program u desno polje automatski unosi podatke o adresi kupca. Ove podatke je u slučaju potrebe moguće mijenjati. Napomena Napomena će na predračunu biti prikazana ispod liste artikala, Bez trošarine (Izvoz) odabire se ukoliko se u cijenu ne uračunava trošarina jer se radi o izvozu, Narudžba/Datum narudžbe polja u koja se unosi broj/datum narudžbe kojom su artikli poručeni, 190

201 Maloprodaja Način plaćanja Potrebno je odabrati jednu od ponuđene četiri vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem i Virman/Uplatnica, Obračunska jedinica (Obr. Jed.) obračunska jedinica firme za koju se poručuje roba, DPO Dovoljno je unijeti vrijednost u jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi vrijednost u danima a u drugo polje datum prispijeća obaveze. Čim se vrijednost unese u jedno polje, drugo polje se popunjava automatski, Valuta ukoliko valuta nije KM potrebno je popuniti oba polja u prvo se unosi oznaka valute a u drugo kurs te valute prema KM. Iznos uplate služi za unos uplata u gotovini na licu mjesta (ukoliko postoji). Taj iznos će se kod knjiženja proknjižiti preko blagajne. Opis uplate dodatni opis uplate u gotovini (ime i prezime osobe koja je izvršila uplatu i sl.) Komercijalist u ovo polje se odabire jedna od ponuđenih vrijednosti. Ponuđene su sve osobe koje su u šifrarniku partnera specificirane kao uposlenici komercijalisti i koji su zaduženi za kupca za kojeg se izrađuje predračun. Otpremnica Upisati broj otpremnice prema kojoj je kupac preuzeo robu Od Upisati datum otpremnice Procedura Poslovne politike Svrha procedure poslovne politike je jednostavna primjena posebnih cijena dodijeljenih određenoj grupi partnera. Ukoliko, npr. menadžment firme želi stalnim kupcima omogućiti dodatne popuste, u šifrarniku Poslovne politike (obrađen u okviru poglavlja Šifrarnici) kreira se posebna poslovna politika za stalne kupce u kojoj se određuje vrsta i veličina popusta koji im se žele dodijeliti. U sljedećem koraku, u okviru šifrarnika Partneri željenim kupcima se pridružuje formirana poslovna politika. Nakon provođenja ovih koraka, program svim kupcima kojima su dodijeljene poslovne politike automatski dodjeljuje popuste definirane pripadajućom politikom. U okviru prozora za kreiranje predračuna nije moguće mijenjati parametre predefiniranih poslovnih politika ali ukoliko je konkretnom kupcu dodijeljena određena poslovna politika oznaka te politike će biti prikazana. Također, kupac nije u grupi partnera za koje važi neka od poslovnih politika željeni popust je moguće specificirati u okviru prozora prikazanog na slici Naredna slika prikazuje slučajeve u kojim je kupcu dodijeljena poslovna politika i slučaj kada kupcu nije dodijeljena poslovna politika ali jeste jednokratni fakturni popust. Bitno je napomenuti da se polje Fakturni popust prikazano na slikama može koristiti i za jednokratnu izmjenu popusta važećeg prema poslovnoj polici. Naime, kao što se vidi sa slike 5.30.b. u polje Fakturnog popusta unesena je vrijednost od 5,00%. Ova vrijednost je unesena automatski na osnovu poslovne politike. Ako je za konkretan predračun ovu vrijednost potrebno promijeniti, to se čini unosom željenog procenta u polje Fakturnog popusta. Slika Primjena poslovne politike prema kupcu Nakon kreiranja zaglavlja prelazi se na unos stavki predračuna. Na prozoru sa slike Odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora nakon čega se prikazuje poseban prozor za specificiranje podataka o stavci koja se uvodi u predračun. Ovaj prozor je prikazan na narednoj slici

202 Korisničko uputstvo za Line.Sys Lista stavki već unesenih u predračun Iznos predračuna (bez PDV-a) za sve do sada unesene stavke uz napomenu o popustima automatski dodijeljenim prema važećoj poslovnoj politici prema partneru Detalji o posljednjoj prodaji artikla koji se trenutno unosi istom partneru Podaci za stavku koja se trenutno unosi Ukupan iznos sa PDV-om Slika Unos nove stavke u predračun Prilikom unosa, za svaku stavku je potrebno popuniti set podataka (nalazi se u lijevom dijelu prozora sa slike 5.31.) o proizvodu: Šifra proizvoda odabire sa liste proizvoda odabirom kratice "+ Enter", Napomena: Kod unosa stavke na Predračunima, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled: - Proknjiženih/Neproknjiženih ili svih - Faktura ili profaktura - Za određenog kupca ili za sve kupce Napomena: Kod unosa stavki na predračunima ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru. Količina Polje za specificiranje količine proizvoda, Nabavna cijena vrijednost nabavne cijene je već izračunata u okviru ulazne kalkulacije tako da je ovdje nije moguće mijenjati, Marža (u procentualnom i apsolutnom iznosu) Već je ponuđena vrijednost marže određene ulaznom kalkulacijom ali korisnik ovu vrijednost može promijeniti, Cijena bez PDV (jedinična) već definirana ulaznom kalkulacijom ali je korisnik može promijeniti, Porez Vrijednost uračunatog poreza u polje se ne mogu unositi izmjene, Cijena sa PDV Ukupna jedinična cijena koja u sebi sadrži i PDV. Ukoliko se manuelno promijeni, vrijednost marže će se automatski promijeniti u cilju obezbjeđenja integriteta proračuna. Popust vrijednost popusta koji se odobrava kupcu u procentualnom ili apsolutnom iznosu (dovoljno je popuniti jedno od ponuđenih polja program će automatski popuniti preostalo). Pri izdavanju popusta je potrebno obratiti pažnju da je program već uračunao eventualni popust koji je kupcu dodijeljen poslovnom politikom. 192

203 Maloprodaja Iznos cijena za specificirani broj komada proizvoda (sa PDV-om), program je izračunava automatski i ručno je nije potrebno niti moguće mijenjati Serijski broj serijski broj proizvoda (ako postoji) Garancija trajanje garancije za proizvod, Porezni tretman Moguće je odabrati jednu od dvije ponuđene vrijednosti: sa ili bez uračunavanja poreza. Ukoliko je odabrana opcija Sa porezom iznos poreza će automatski biti uračunat u cijenu. Rok Isporuke Ako želite kupcu naglasiti rok isporuke za odabrani artikl upišite rok isporuke u danima. Dodatni tekst U ovom polju se automatski prikazuje tekst koji je kao Dodatni tekst specificiran uz proizvod u okviru šifrarnika Artikala i usluga. Ovako prikazan tekst je moguće ručno promijeniti. Nakon unosa svih potrebnih artikala u predračun, isti se štampa odabirom opcije Printaj dostupne u donjem lijevom uglu prozora sa slike Izgled predračuna se može podešavati odabirom ponuđenih opcija u prozoru koji se aktivira nakon odabira opcije za štampu a koji je prikazan na slici Slika Podešavanje izgleda predračuna Lijeva strana prozora sa slike sadrži listu mogućih naslova za dokument čija se štampa priprema. Obzirom da različite firme koriste različitu terminologiju, ponuđena je lista od čak šest mogućih naslova: Profaktura, Ponuda, Otpremni list (Ovaj ekst se može mijenjati po želji), Profaktura (valuta), Profaktura sa trošarinom i Izlazna kalkulacija. Pored označavanja vrste dokumenta, prozor još sadrži mogućnost odabira načina označavanja stavki predračuna (prema šifri, kataloškom broju ili Bar kodu) i oznaku na fakturi: ponuđene su opcije Original, Kopija i Bez oznake. Također, prozor omogućuje određivanje da li će se na predračunu nalaziti memorandum firme ili ne te da li će biti prikazani podaci o Popustima, Masi, Zapremini, Serijskom broju, Primaocu, Dodatni tekst i Rok trajanja. Također je moguć odabir opcije za printanje Sortirano po nazivu i opcije Neto faktura. Prikaz memoranduma se bazira na tri raspoložive opcije: 193

204 Korisničko uputstvo za Line.Sys Sa memorandumom prikaz memoranduma, odnodno slike koja je pohranjena na prozoru Moja Firma (na Osnovnom Meniju aplikacije), Predefinisano podrazumijeva unos tekstualnog memoranduma Bez Memoranduma bez navođenja slikovnog ili tekstualnog memoranduma. Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike pristupa se štampanju predračuna odabirom opcije Printaj. Kao rezultat, na ekranu se pojavljuje predračun čiji je primjer izgleda (konkretni predračuni se mogu razlikovati u zavisnosti od odabira opcija na prozoru prikazanom na slici 5.32.) dat na slici Slika Izgled predračuna (profakture) Obrazac za izradu predračuna omogućava automatizaciju još jedne procedure. Naime, prateći veoma jednostavan postupak, od kreiranog predračuna je u samo nekoliko koraka moguće formirati fakturu. Na prozoru sa slike je potrebno odabrati opciju Servisi lociranu u gornjem desnom uglu prozora čime se pokreće jednostavan prozor sa već unesenim vrijednostima za kreiranje fakture (prikazan na slici 5.34.). Ove vrijednosti je moguće mijenjati po potrebi. Napomena: Kod kreiranja fakture iz predračuna postoji opcija da samo stavke predračuna dodate na već postojeću fakturu u obradi za odabranog kupca. Na ovaj način u toku jednog mjeseca možete izdavati predračune kao otpremnice i na kraju sve objediniti na jednoj fakturi. Na slici 5.34 to je zadnja opcija Dodaj na fakturu. 194

205 Maloprodaja Slika Prozor za kreiranje fakture na osnovu predračuna Napomena: Na glavnom prozoru na slici 5.26, moguće je desnim klikom na predračun na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice: - Evidencija serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj profakturi) i - Kopiranje predračuna (kopiranje označenog predračuna u novi). Fakture Rad sa fakturama inicira se odabirom istoimene opcije na meniju maloprodaje. Osnovni prozor za rad sa fakturama koristi istu logiku kao i prozori za rad sa ostalim objektima maloprodaje (narudžbama, kalkulacijama, predračunima). Lijevi dio prozora sadrži listu relevantnih objekata (prodavnica i faktura) dok desni dio prozora sadrži detaljnije informacije i opcije dostupne za objekt odabran na lijevoj strani prozora. Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana prodavnica, na desnoj strani prozora su dostupni podaci o broju faktura za tu prodavnicu i opcije za kreiranje novih (slika 5.35.). Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana konkretna faktura, na desnoj strani su prikazane opcije za izmjenu podataka iz zaglavlja fakture (gornji desni dio prozora) te opcije za unos novih i izmjenu postojećih stavki unutar fakture (donji desni dio prozora), prikazano na slici

206 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor sa podacima i opcijama za rad sa fakturama za odabranu prodavnicu Slika Prozor sa podacima i opcijama za rad na fakturi odabranoj na lijevoj strani prozora 196

207 Maloprodaja Kao što je prikazano na slici prozor sa podacima i opcijama za odabrano prodavnica omogućava pokretanje nove fakture, štampanje liste postojećih i pokretanje servisa za automatizirano kreiranje faktura na osnovu pomoćnih dokumenata. U ovom kontekstu pod pomoćnim dokumentima smatraju predračuni. U Enterprise verziji Line.Sys aplikacije, dostupni su i tzv. Enterprise servisi. Servisi kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Odabirom opcije Servisi pokreće se procedura kreiranja fakture na osnovu kreiranih predračuna. Procedura je realizirana u obliku čarobnjaka koji omogućuje korisniku da podešavajući polja u nizu prozora kreira željenu fakturu. Prvi korak ove procedure (i čarobnjaka) je prozor za odabir vrste dokumenta iz kojeg se kreira faktura. Ovaj prozor je prikazan na slici Slika Prvi prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Nakon odabira vrste pomoćnog dokumenta i odabira opcije Dalje> prelazi se na drugi prozor čarobnjaka u kome je potrebno odabrati željeni predračun. Ovaj prozor je prikazan na slici

208 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Drugi prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Nakon odabira konkretnog dokumenta (predračuna) na osnovu koje se pravi faktura prelazi se na posljednji prozor čarobnjaka odabirom opcije Dalje>. Ovaj prozor prikazuje informacije koje će biti pohranjene u zaglavlju fakture, pri čemu je korisniku data mogućnost da ove vrijednosti mijenja ili dopunjava. Posljednji prozor čarobnjaka je dat na slici Slika Treći (posljednji) prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Osim seta podataka potrebnih za popunjavanje zaglavlja fakture treći prozor čarobnjaka sadrži i opciju "Spoji količine za iste šifre". Ukoliko je odabrana, ova opcija provjerava da li se u stavkama predračuna ponavljaju isti proizvodi. Ukoliko se ovakav slučaj evidentira, program će spojiti količine za ponavljajući artikal i prikazati ga kao jednu stavku sa količinom koja 198

209 Maloprodaja predstavlja zbir količina navedenih u stavkama gdje se artikal pojavljuje. Npr. ukoliko se u predračunu jedan te isti artikal pojavljuje kao druga stavka sa količinom 5 komada i kao šesta stavka sa količinom 10 komada ovaj artikal će u fakturi biti evidentiran kao jedna stavka sa brojem od 15 komada. Ukoliko pak opcija "Spoji količine za iste šifre" nije odabrana, artikli će se i u fakturi pojaviti kao posebne stavke. Servisi faktura sadrže servis za kreiranje fakture iz više predračuna po sljedećoj logici: Na osnovu više predračuna, količine po artiklima se sabiru /ako to želite/, cijene se uzimaju iz tekućeg cjenovnika /ne po predračunskim cjenama/ te se obračunavaju popusti po tekućim politikama. Na zadnjem prozoru ovog procesa, nudi vam se kupac od prvog predračuna koji je selektiran, kojeg naravno možete promijeniti. Također, obračunska jedinica i komercijalist se uzima od prvog selektiranog predračuna. Ujedno, opcija Servisi daje mogućnost promjene partnera za više dokumenata odjednom. Bitno je napomenuti da svi prozori čarobnjaka posjeduju i opciju <Nazad, koja omogućuje povratak na prethodne prozore i unos naknadnih izmjena. Također, cjelokupnu proceduru je moguće poništiti na bilo kojem prozoru odabirom opcije Otkaži. Printaj popis faktura Odabirom opcije Printaj prikazane na prozoru štampa se lista faktura za odabranu prodavnicu. Da li će izvještaj sadržavati proknjižene (arhivirane) ili još neproknjižene fakture zavisi od odabira opcije Proknjiženo koja se na prozoru sa slike nalazi u donjem lijevom uglu prozora. Enterprise servisi Enterpris servis dostupan na prozoru prikazanom na slici je preuzimanje podataka sa mobilnog čitača. Obzirom da se radi o naprednom servisu, njegovo korištenje se vrši u kontaktu sa osobljem eline Novi kreiranje nove fakture Prije analize načina kreiranja nove fakture, treba napomenuti da prozor prikazan na slici sadrži još jedan enterprise servis. Odabirom ove opcije korisnik je u mogućnosti da vrši eksport podataka o stavkama fakture za deklaracije. Procedura kreiranja nove fakture pokreće se odabirom opcije Novi, prikazane na prozoru sa slike Kao odgovor na ovu opciju, program prikazuje prozor za unos podataka za zaglavlje fakture. 199

210 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za unos podataka o zaglavlju fakture Slika Sumarne informacije o poslovanju sa partnerom Na ovom prozoru (slika 5.40.) potrebno je popuniti set polja koja obuhvaćaju podatke: Broj (fakture) program automatski u ovo polje unosi vrijednost narednog rednog broja za fakturu ali je korisniku omogućeno da ovaj broj promijeni ukoliko za tim postoji potreba Datum program u ovo polje automatski pohranjuje vrijednost trenutnog datuma ali kao i kod broja fakture korisnik može unijeti proizvoljnu vrijednost datuma, Kupac šifra kupca popunjava se ili ručnim unosom ili odabirom neke od vrijednosti ponuđenih u šifrarniku Partneri, odabirom kratice "+ Enter". Bez obzira na način unošenja, program će prihvatiti samo one vrijednosti koje su pohranjene u šifrarniku partnera. U slučaju da korisnik u ovo polje pokuša unijeti neku drugu vrijednost, program će prijaviti grešku i neće dozvoliti snimanje fakture. Nakon unosa kupca, klikom na njegov naziv (lociran neposredno nakon polja i označen plavom bojom) moguće je aktivirati prozor (prikazan na slici 5.43) sa osnovnim podacima o dosadašnjem poslovanju firme sa kupcem bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. 200

211 Maloprodaja Primalac Neobavezno polje. Popunjava se samo u slučaju da je primalac robe različit od kupca. Polje se popunjava također ručnim unosom ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika Partneri. Program u ovo polje neće dozvoliti unos koji ne korespondira ni sa jednim unosom u šifrarnik partnera. Konto kupca polje se popunjava automatski ali je korisniku omogućeno unošenje izmjena. Napomena napomenu je moguće unijeti ručno ali i izvršiti odabir jedne od standardnih napomena unesenih u šifrarnik Napomene. Poziv šifrarnika se vrši klikom na riječ Napomena koja se nalazi pored polja. Ova riječ je za razliku od objašnjenja datih za ostala polja prikazana plavom bojom. Bez trošarine (Izvoz) opcija se odabire ukoliko se u fakturu ne želi uključiti i trošarina Narudžba i Datum narudžbe neobavezna polja. Popunjavaju se ukoliko se faktura želi povezati sa narudžbom koja je inicirala izradu fakture. Način plaćanja Obavezno polje. Popunjavanje se vrši odabirom jedne od četiri ponuđene vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem ili Virman/Uplatnica. DPO na obrascu se nalaze dva povezana polja. U prvo se unosi broj dana do prispijeća, a u drugo tačan datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od polja dok će se drugo automatski popuniti u skladu sa unesenom vrijednošću. Obračunska jedinica neobavezno polje koje se popunjava ukoliko se faktura želi povezati sa nekom od obračunskih jedinica firme, Valuta na obrascu se nalaze polja u koje se unosi naziv valute i njen odnos sa konvertibilnom markom (KM). Ukoliko se transakcije vrše u KM u prvo polje se unosi "KM" a u drugo odnos 1,0000. Iznos uplate i Opis uplate Polja se popunjavaju ukoliko je kupac već izvršio dio plaćanja. U tom slučaju će na fakturi ukupni iznos za plaćanje ostati isti ali će u posebnom polju biti prikazana informacija da je određeni dio iznosa već uplaćen. Komercijalist u ovo polje moguće je odabrati jedan od ponuđenih unosa odabrati sa liste uposlenika koji su kao komercijalisti specificirani unutar šifrarnika partnera. Otpremnica u polje je moguće navesti podatke o otpremnici povezanoj sa fakturom Od upisuje se datum otpremnice Tenderi / Ugovori Ukoliko postoji Tender/Ugovor sa ovim kupcem, tada se u ovo polje upisuje Automatsko fakturisanje na slici daje mogućnost da se postojeća faktura automatski pravi prema zadanim parametrima. Odabirom vremenskog ponavljanja (dnevno, sedmično ili mjesečno) zadaje se osnovni parametar za pravljenje fakture i prema tom parametru se gornji desni dio prozora mijenja za detaljniji izabir automatizovanja pravljenja fakture (slika 5.412) Slika Prozor za unos podataka o postavljanju automatskog fakturiranja 201

212 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Dio prozora koji se mijenja mijenjanjem vremenskog parametra Pored seta podataka prozor za definiranje zaglavlja fakture uključuje još jednu značajnu proceduru. Ova procedura se odnosi na primjenu poslovne politike prilikom kreiranja fakture. Kao što je objašnjeno u prethodnim poglavljima, poslovna politika predstavlja jednostavan način za obezbjeđenje jednakog tretmana za grupe kupaca. Unutar poslovne politike se definira tretman koji se odobrava grupi kupaca: različite vrste popusta, DPO, kamate, itd. Ukoliko je kupcu prilikom njegovog evidentiranja u šifrarniku Partneri pridružena određena poslovna politika, odredbe te politike će se automatski uključivati prilikom izrade fakture. Korisnik programa će o tome biti obaviješten informacijom koja se nalazi na prozoru prikazanom na slici 5.40 u posebnom dijelu prozora sa naslovom Poslovne politike. Nakon unosa podataka značajnih za zaglavlje fakture prelazi se na unos stavki. Ovaj postupak se pokreće odabirom opcije Novi u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici Slika Prozor za unos podataka o stavkama fakture Prozor prikazan na slici sastoji se od pet glavnih dijelova: Lista stavki već uključenih u fakturu, Set podataka za artikal koji se trenutno unosi u fakturu, Ukupan iznos za sve stavke uključene u fakturu, 202

213 Maloprodaja Set podataka o posljednjoj prodaji trenutno aktivnog artikla istom kupcu Set podataka o raspoloživim količinama trenutno aktivnog artikla u svim skladištima firme Lista stavki uključenih u fakturu Lista stavki fakture se nalazi u gornjem dijelu prozora sa slike Lista uključuje podatke o šifri, nazivu, jedinici mjere, količini, maloprodajnoj cijeni, iznosu i odobrenom popustu za pet posljednjih unesenih stavki. Set podataka za trenutno aktivni artikal Artikal koji se želi unijeti u fakturu potrebno je definirati popunjavanjem seta podataka. Ovaj set obuhvata polja: Šifra (artikla) preporučuje se popunjavanje odabirom kratice "+ Enter" Napomena: Kod unosa stavke na Fakturama, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled: - Proknjiženih/Neproknjiženih ili svih - Faktura ili profaktura - Za određenog kupca ili za sve kupce Napomena: Kod unosa stavki na fakturama ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru. Količina broj se unosi ručno, Nabavna cijena vrijednost ovog polja nije moguće mijenjati. Program automatski unosi vrijednost nabavne cijene određene ulaznom kalkulacijom, Marža program automatski nudi vrijednost marže deklariranu maloprodajnom kalkulacijom ali dopušta korisniku da ovu vrijednost promijeni. Izmjenu je moguće provesti unosom procentualne ili apsolutne vrijednosti marže. Pri tome je dovoljno unijeti jednu od ove dvije vrijednosti dok će program drugu izračunati i prikazati automatski. Napomena: kao što je detaljnije objašnjeno u nastavku poglavlja, minimalnu vrijednost marže koju korisnik može dodijeliti artiklu moguće je ograničiti u okviru servisa Cjenovnik. Ukoliko korisnik pokuša unijeti nižu vrijednost marže od one koja je deklarirana kao minimalna, program će u polje marža unijeti vrijednost minimalno dozvoljene marže. Cijena bez PDV novčani iznos koji predstavlja zbir nabavne cijene i marže. Odmah pri popunjavanju polja Šifra (tj. nakon što se programu specificira koji artikal se unosi u fakturu) program u ovo polje unosi vrijednost cijene određene maloprodajnom kalkulacijom. Također program automatski ažurira vrijednost ovog polja ukoliko se korisnik odluči da mijenja veličinu marže. Program omogućava i obrnutu vrijednost određivanja cijene ona se može unijeti ručno i u tom slučaju će program promijeniti vrijednost marže kako bi nabavna cijena, marža i maloprodajna cijena bile u ravnoteži. Cijena sa PDV predstavlja ukupnu cijenu i formira se dodavanjem PDV-a na cijenu koja je formirana kao zbir nabavne cijene i marže. Kao i u slučaju prethodnog polja, vrijednost koju aplikacija izračunava automatski je moguće ručno promijeniti nakon čega će se vrijednost Cijene bez PDV-a i marže promijeniti. Popust vrijednost popusta koja se odobrava kupcu. Moguće ju je unijeti u procentualnom (prvo polje) ili u apsolutnom iznosu (drugo polje). Ukoliko prema kupcu nije određena poslovna politika program će ponuditi vrijednost ovog polja kao 0%. Ukoliko za kupca vrijedi određena politika, program će u ovo polje automatski unijeti vrijednost osnovnog popusta iz poslovne politike, Porez polje u kojem je prikazana veličina poreza uračunata u cijenu. Vrijednost unesenu u polje nije moguće direktno mijenjati obzirom da je veličina poreza koja se pridružuje artiklu već 203

214 Korisničko uputstvo za Line.Sys određena pri unosu artikla u šifrarnik Artikli. U okviru obrasca sa slike moguće je jedino specificirati da li će porez biti uračunat ili ne (odabirom odgovarajuće vrijednosti u posljednje polje Porezni tretman), Iznos kao i prethodno polje, i ovo ne omogućava direktni unos vrijednosti. Prikazana vrijednost predstavlja proizvod cijene sa PDV-om za jedan proizvod i broja komada. Serijski broj i Garancija neobavezna polja u koje je moguće unijeti vrijednost serijskog broja artikla i trajanje garancije koje se odobrava za proizvod. Napomena: Klikom na tekst Ser.broj otvara se prozor koji služi da se odaberu artikli sa određenim serijskim brojevima. Ukoliko želite da imate pravilnu evidenciju serijskih brojeva unos morate raditi kroz ponuđene linkove. Ukoliko na dokumentu samo unesete serijski broj u predviđeno polje on se neće evidentirati za kasnije preglede. Porezni tretman polje čijim popunjavanjem korisnik odlučuje da li će u cijenu proizvoda biti uračunat porez ili ne. Rok trajanja Ukoliko artikl koji se isporučuje ima rok trajanja unosom datuma u ovo polje definirate krajnji rok upotrebe. Ukupno Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu Dio prozora označen naslovom Ukupno sadrži podatak o ukupnoj cijeni svih artikala koji su uneseni u fakturu. Unutar ovog dijela prozora prikazuje se i podatak o eventualnim popustima koji se dodjeljuju kupcu na osnovu poslovne politike i na osnovu iznosa fakture. Bitno je napomenuti da iznos prikazan u ovom polju ne uključuje PDV. Ukupan iznos koji uključuje i PDV je označen sa "Za kupca", pozicioniran je na donjem centralnom dijelu prozora a prikazan plavom bojom. Zadnja prodaja partneru Ovaj dio prozora prikazuje podatke o detaljima transakcije kojom je artikl koji se trenutno unosi u fakturu posljednji put prodat istom kupcu. Na ovaj način korisnik je u mogućnosti pratiti eventualne promjene u marži, popustima i ostalim relevantnim podacima u odnosu na prethodne transakcije. Trenutno raspoložive količine artikla Donji desni dio prozora prikazanog na slici sadržava izuzetno korisnu mogućnost ostvarivanja uvida u količine artikla prisutne u skladištima firme. Naime, kao što se vidi na slici koja se fokusira na dio prozora sa slike program daje mogućnost automatskog prijenosa određene količine artikla koji se unosi u fakturu iz ostalih prodavnica (ili veleprodajnih skladišta) firme ako prodavnica za čiju se robu kreira faktura ne posjeduje dovoljne količine proizvoda. U primjeru sa slike u prodavnici sa kontom 1023 raspoloživo je 5 jedinica artikla koji se unosi u fakturu. Obzirom da je količina koja se prodaje fakturom 10 jedinica, očigledno je da prodavnica 1023 ne posjeduje dovoljnu količinu. Uvid u raspoložive količine artikla u ostalim prodavnicama i skladištima je također dat u donjem dijelu prozora i korisnik je u mogućnosti obilježavajući kućicu pored oznake prodavnice/skladišta automatski prenijeti potrebnu količinu artikla potrebnu za formiranje fakture. U primjeru sa slike potrebna količina je 5 jedinica. Klikom na kućicu ispred oznake prodavnice "1310" u koloni Prijenos program unosi veličinu prijenosa od 5 jedinica. Prihvaćanjem odabira i knjiženjem fakture program kreira i poseban dokument Prijenosnicu, kojim se dokumentira prijenos artikala iz jedne prodavnice u drugu. 204

215 Maloprodaja Slika Prijenos artikala između prodavnice u cilju formiranja fakture Dio prozora prikazan na slici sadrži sve podatke relevantne za formiranje odluke o optimalnom transferu robe između prodavnica/skladišta: Naziv prodavnice konto kojim je prodavnica određeno Stanje trenutna količina artikla u prodavnici Ulaz ukupna količina artikla čiji je unos u prodavnica evidentiran u još neproknjiženim kalkulacijama Rezervirano količina artikla rezervirana unosom u predračune, Izlaz ukupna količina artikla evidentirana u još neproknjiženim fakturama, Raspoloživo raspoloživa količina artikla uzima u obzir stanje, ulaz, rezervacije artikla i izlaz Prijenos polje u kojem se prikazuje veličina prijenosa između prodavnice U primjeru sa slike u prodavnica je (proknjiženim kalkulacijama) uneseno 10 jedinica artikla (Stanje). U koloni Ulaz, evidentirana je još neproknjižena kalkulacija kojom se u prodavnica unosi dodatnih 20 komada artikla. Također, postoje evidentirani predračuni za artikal pa se u koloni Rezervirano nalazi vrijednost 20. Neproknjiženim fakturama je evidentirana planirana prodaja 5 komada artikla pa je u koloni Izlaz prikazana vrijednost 5. Kolona Raspoloživo sumira podatke iz prethodnih kolona i sadrži vrijednost 5. Obzirom da se fakturom želi prodati 10 komada, iz ostalih prodavnic/skladišta je potrebno prenijeti 5 komada. Ovo je izvršeno klikom na kućicu lociranu ispred oznake prodavnice "1310". Nakon toga je u koloni Prijenos za ovo skaldište automatski evidentirana vrijednost 5 jer je program izračunao potrebnu vrijednost za kompletiranje fakture i istu prenio u prodavnicu Nakon unosa željenih artikala u fakturu, prelazi se na njeno štampanje a zatim i knjiženje. Procedura štampanje se inicira odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici Kao rezultat, prikazuje se prozor za odabir parametara štampanja dokumenta, slika

216 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Opcije štampanja fakture Kao što se vidi sa slike za štampanje se može odabrati vrste dokumenta: Faktura, Faktura/Otpremnica, Ponuda, Garantni list, Knjižna obavijest (u ovom slučaju na dnu fakture se pojavljuje linija saglasan ), Otpremni list (Ovaj tekst se može mijenjati po potrebi), Faktura (valuta), Zapisnik o promjeni cijena, Faktura sa trošarinom i Izlazna kalkulacija. Stavke fakture mogu biti označene šifrom artikla, kataloškim brojem ili Bar kodom, dokument može biti bez oznake ili sa oznakom Original ili Kopija. Korisniku je omogućeno da određuje da li će dokument sadržavati podatke o popustima, masi, zapremini, primaocu, dodatni tekst (dodatni tekst se specificira u prozoru Moja firma), rok trajanja i serijskom broju (unošenjem ili uklanjanjem štriha u odgovarajuće kućice) te sortiranje po nazivu i Neto faktura (u ovom slučaju se ne prikazuju popusti nego samo krajnja cijena bez PDV-a i sa uračunatim popustom). Također, dokument može sadržavati memorandum što se određuje eksplicitnim dodavanjem ili uklanjanjem memoranduma firme (opcije Sa ili Bez memoranduma) ili korištenjem opcije Predefinirano koja rezultuje prikazom tekstualnog zaglavlja/memoranduma. Nakon štampanja fakture, istu je moguće knjižiti odabirom opcije Knjiži. Kao rezultat prikazuje se prozor za odabir opcija knjiženja, prikazan na slici

217 Maloprodaja Slika 5.45 Proces knjiženja maloprodajne fakture Prozor za knjiženje je podijeljen u dva dijela: lijevi i desni. Lijevi dio prikazuje listu neproknjiženih faktura. Označavanjem kućica ispred fakture odlučuje se koje je fakture potrebno knjižiti. U jednom koraku je moguće knjižiti više faktura. Desni prikazuje osnovne podatke fakture: Vrstu naloga, Broj/Datum i Kurs. Nadalje, prozor sadržava tri grupe opcija za podešavanje procesa knjiženja. Unutar prve grupe opcije potrebno je odabrati opciju jednu od ponuđenih opcija knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne knjige (transakcija se unosi u pripremu unutar glavne knjige te ju je za završavanje procesa knjiženja potrebno knjižiti i u okviru glavne knjige), Direktan prijenos u glavnu knjigu (transakcija se knjiži u potpunosti te će se i unutar glavne knjige nalaziti u grupi proknjiženih transakcija) ili Prijenos samo na kartice (opcija koja knjiženje vrši samo unutar maloprodaje transakcija se ne pojavljuje unutar glavne knjige, opcija koja se koristi za podešavanje početnog stanja). Unutar druge grupe opcija potrebno je specificirati da li se eventualne promjene cijena unesene u fakturu trebaju evidentirati u cjenovniku. Treća grupa opcija sadrži polja u kojim je potrebno odabrati vrstu naloga, Broj/Datum (program broj i datum dodjeljuje automatski ali je korisniku omogućena njihova eventualna izmjena) te Kurs korišten među valutama u fakturi. Nakon podešavanja polja obrasca proces knjiženja se provodi odabirom opcije Knjiži. Napomena: Na glavnom prozoru na slici 5.35, moguće je desnim klikom na fakturu na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice: - Evidencija serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj fakturi) i - Kopiranje faktura (kopiranje te označene fakture u novu). Napomena: Kod knjiženja maloprodajnih faktura koje imaju partnera sada se krajnje knjiženje na prelazni konto prvo gleda iz šifrarnika način plaćanja pa tek onda po definicija skladišta. Servisi 207

218 Korisničko uputstvo za Line.Sys Meni Maloprodaja pored alata za kreiranje narudžbi, kalkulacija, predračuna, i faktura sadrži i niz veoma korisnih servisa koji omogućuju automatizaciju obavljanja poslova vezanih za maloprodaju. Ovi servisi obuhvaćaju inventure, nivelacije, prijenosnice, cjenovnike, definiranje prodavnica, ostale dokumente, Korisnike kasa, POS Razmjenu, Ambalažu i Kopiranje dokumenata. Servis definiranja prodavnica je obrađen na početku poglavlja obzirom da je to neophodan preduslov za rad sa ostalim elementima maloprodaje. Ostali servisi će biti analizirani u nastavku ovog poglavlja. Inventura Ovaj servis omogućuje automatizaciju inventurnog procesa. Pokretanjem opcije Maloprodaja Servisi Inventura na ekranu se prikazuje prozor prikazan na slici Slika Osnovni prozor za rad sa inventurama Lijevi dio prozora sadrži listu definiranih prodavnica za koje je moguće raditi inventure. Desni dio prozora prikazuje detaljnije informacije o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Na primjeru sa slike na lijevom dijelu prozora selektirana je prodavnica pa kao rezultat toga desni dio prozora sadrži informacije o broju inventura za tu prodavnicu te opcije za kreiranje novih inventura i štampanje lista inventura. Ukoliko je na lijevoj strani selektirana pojedinačna inventura, desna strana prozora će sadržavati detaljnije informacije o toj inventuri. Ove informacije uključuju zaglavlje koje se sastoji od Broja inventure, Datuma i Napomene te informacije o stavkama inventure artiklima. Procedura pokretanja nove inventure pokreće se odabirom opcije Novi prikazane na prozoru sa slike Kao rezultat, pojavljuje se prozor za specifikaciju artikala koji se žele uključiti u inventuru. Ovaj prozor prikazan je na slici

219 Maloprodaja Polja za redukciju liste artikala Slika Prozor za selekciju artikala radi uključivanja u inventuru Redukcija ukupne liste artikala se može vršiti filtriranjem preko tri ponuđena polja: Šifre artikla, Naziva i Grupe. Redukcija se izvodi tako što se pri unosu u polja za redukciju sadržaj liste smanjuje za sve unose koje ne zadovoljavaju postavljeni uslov. Npr. ukoliko se u polje za redukciju prema nazivu artikla unese slovo "C" lista artikala će reducirati samo na artikle čije je početno slovo "C". Unosom sljedećeg slova lista će se dodatno reducirati. Redukcija prema grupi ili šifri se bazira na istom principu unos svakog slova ili broja u polje za redukciju smanjuje listu artikala samo na one artikle čija grupa ili šifra počinju sa zadanim slovom ili brojem. Primjer redukcije liste prema nazivu grupe kojoj artikli pripadaju je dat na slici U polje za redukciju je uneseno slovo "h" pa je lista reducirana samo na one artikle čija grupa počinje slovom "h". U primjeru sa slike ovaj uslov zadovoljava samo grupa artikala "Hard diskovi". Slika Primjer redukcije liste artikala za inventuru 209

220 Korisničko uputstvo za Line.Sys Odabir artikala se može vršiti i ručno odabirom kućice ispred polja šifra svakog pojedinog artikla. Ukoliko se svi artikli sa liste žele selektirati ili deselektirati označava se ili poništava kućica ispred opcije "Selektiraj sve sa liste" Nakon definiranja liste artikala, kreiranje inventure se vrši odabirom opcije Prihvati na prozoru sa slike Program kreira inventuru te istu prikazuje na prozoru prikazanom na slici Slika Prozor za dodatno podešavanje zaglavlja i stavki inventure Prema preporučenoj proceduri, u sljedećem koraku je potrebno inicirati štampanje Inventurne liste odabirom opcije Printaj. Inventurna lista predstavlja dokument u koji ovlaštene osobe nakon pregleda stanja u prodavnici unose stvarne količine artikala pohranjene u istoj. Izgled inventurne liste je dat na slici Nakon popunjavanja inventurne liste, vrše se modifikacije u stavkama inventure korištenjem opcije Izmjeni, locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike Kao odgovor na odabir ove opcije, prikazuje se prozor u kojem je korisniku omogućeno da unese vrijednosti Inventurne cijene i Inventurnog stanja. Nakon što su sve stavke inventure usklađene sa vrijednostima unesenim na inventurnu listu, prelazi se na štampanje Inventure. Inventura prikazuje knjigovodstvene i inventurne veličine te razliku između ovih veličina. Primjer izgleda inventure dat je na slici

221 Maloprodaja Slika Primjer izgleda inventurne liste Slika Primjer izgleda dokumenta inventure Nakon štampanja inventure istu je potrebno knjižiti. Procedura knjiženja pokreće se odabirom istoimene opcije na prozoru sa slike Da bi se proces knjiženja proveo, potrebno je još podesiti parametre knjiženja odabirući: 6) tip: a) Sa prijenosom u dnevnik knjiženja glavne knjige inventura se prenosi u pripremu glavne knjige gdje je potrebno dovršiti proces knjiženja b) Direktan prijenos u glavnu knjigu inventura se knjiži u glavnoj knjizi c) Prijenos samo na kartice inventura se ne prenosi u glavnu knjigu. Podaci o inventuri će se koristiti samo u okviru maloprodajnog menija. 7) Stanje cjenovnika: a) Ažuriranje cijena u cjenovniku u skladu sa izvršenim izmjenama, b) Ne mijenjanje cijena u cjenovniku 8) vrstu naloga - odabire se jedna od ponuđenih veličina iz šifrarnika Vrste naloga 9) Broj i datum program automatski unosi preporučene vrijednosti ali je korisniku omogućeno da ih mijenja prema potrebi i 10) Kurs valuta uključenih u inventuru Podešavanjem parametara i odabirom opcije Knjiži završava se procedura knjiženja inventure. Potrebno je još napomenuti da je stavke inventure, nakon uključivanja moguće mijenjati ili brisati iz inventure. Mijenjanje podrazumijeva odabir opcije Izmjeni smještene u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici Ovom opcijom se poziva prozor za unos 211

222 Korisničko uputstvo za Line.Sys izmjena u polja Šifra (mijenjanjem šifre mijenja se artikl uključen u inventuru), Inventurne cijene i Inventurnog stanja. Ovaj prozor je prikazan na slici Slika Prozor za izmjenu podataka stavke uključene u inventuru Brisanje stavke iz inventure se vrši odabirom željene stavke na prozoru prikazanom na slici te odabirom tipke Delete na tastaturi. Prije brisanja, aplikacija će tražiti potvrdu odluke za brisanje (radi eliminisanja mogućnosti slučajnog pritiska tipke Delete). Prozor sa zahtjevom za potvrdu brisanja je prikazan na slici Slika Zahtjev za potvrdu brisanja stavke inventure Nivelacija Servis Nivelacija omogućava brz postupak evidentiranja promjene cijena artikala a prema promjenama izvršenim pri radu sa fakturama. Sve promjene cijena koje program evidentira uključuju se u nivelaciju pri čemu se nivelacija trenutne cijene artikala podešava u skladu sa cijenama po kojim je artikal posljednji put prodan. Pri izradi nivelacije, moguće je vršiti selekciju artikala na koje će se nivelacija odnositi. Program će reducirati selekciju samo na one artikle kod kojih je zabilježena prodaja po različitim cijenama. Kao što je već navedeno u okviru ovog poglavlja, prilikom kreiranja fakture program automatski nudi cijene artikala prema iznosima utvrđenim maloprodajnim kalkulacijama. Ukoliko se u okviru kreiranja fakture želi promijeniti cijena određenog artikla, to se izvodi ručnim unosom cijene nakon čega program podešava vrijednost marže kako bi nabavna cijena, marža i ručno 212

223 Maloprodaja unesena maloprodajna cijena bile u ravnoteži. Međutim, korisnik aplikacije ostaje u obavezi da ostatak količine artikla sa promijenjenom cijenom (koji se još uvijek nalazi u prodavnici) uskladi sa novoodređenom cijenom. Ovu obavezu moguće je na jednostavan način izvršiti korištenjem servisa Nivelacije. Unutar osnovnog prozora servisa, potrebno je odabrati prodavnicu u kojem se nalaze artikli čije se cijene niveliraju a zatim odabrati opciju kreiranja nove nivelacije. Program prikazuje prozor sa listom artikala raspoloživih u prodavnici te alatima za jednostavno reduciranje liste. Nakon odabira liste artikala koja se želi uključiti u nivelaciju, program će automatski detektirati artikle kod kojih je zabilježena promjena cijene i kreirati adekvatnu nivelaciju. Korisniku još ostaje da nivelaciju odštampa i proknjiži. Sljedeći niz slika ilustrira opisanu proceduru: Slika Osnovni prozor za izradu i izmjene nivelacija Osnovni prozor za izradu nivelacija sadrži listu prodavnica za čije artikle se može raditi nivelacija i opcije za kreiranje nove i štampanje liste postojećih nivelacija. 213

224 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za odabir liste artikala koji se žele uključiti u nivelaciju Listu artikala prikazanu na slici moguće je reducirati unosom odgovarajućih vrijednosti u polja za redukciju koja su smještena neposredno iznad liste i koja omogućuju redukciju prema šifri, nazivu artikla i nazivu grupe artikala. Polje "Selektiraj sve sa liste" omogućuje automatsku selekciju i deselekciju svih artikala uključenih u prikazanu listu Slika Kreirana nivelacija 214

225 Maloprodaja Prozor sa slike prikazuje nivelaciju kreiranu odabirom opcije Prihvati na prozoru sa prethodne slike (5.55). Kao što se vidi sa slike, program je automatski reducirao listu artikala sa slike na samo jedan artikal obzirom da je samo za taj artikal detektirana promjena u cijeni. Prozor također omogućava dodatno podešavanje parametara i u zaglavlju (Broj, Datum, Napomena) i u stavkama nivelacije (Šifra, Nova cijena). Slika Izgled dokumenta "Zapisnik o promijeni cijena" kreiranog na osnovu nivelacije U narednom koraku potrebno je odštampati dokument Zapisnik o promijeni cijena, odabirom opcije Štampaj na prozoru sa slike 5.56 i opcije Nivelacija na prozoru za štampu. Izgled dokumenta prikazan je na slici Na prozoru za štampu je i opcija printanja labela direktno za sve artikle za koje se sprovela nivelacija. Nakon štampe, preostalo je još knjiženje nivelacije koje se izvodi odabirom opcije Knjiži na prozoru prikazanom na slici Odabir ove opcije rezultira u prikazu standardnog prozora za knjiženje u kojem je moguće specificirati vrstu knjiženja i u kojem se unosi vrsta, broj i datum naloga za knjiženje. Provođenjem procedure knjiženja zaokružuje se procedura nivelacije cijena artikala. Prijenosnice Cilj servisa Prijenosnice je ažuriranje stanja prodavnica/prodavnice u slučajevima kada se određene količine artikala prenose iz jedne u drugu prodavnicu ili skladište firme. Kao što je već pokazano u okviru rada sa fakturama, ukoliko je to potrebno, prijenos robe iz jedne u drugu prodavnicu ili prodavnica moguće je izvesti automatski prilikom izrade fakture. Istu proceduru moguće je izvršiti i bez vezivanja za konkretnu fakturu upotrebom ovog servisa. Pri tome treba obratiti pažnju na to da će se svi transferi artikala iz jednog u drugo prodavnica inicirani fakturama evidentirati u okviru ovog servisa u obliku proknjiženih prijenosnica. Korisnik je zakonom obavezan da prijenosnice čuva i u pisanoj formi te je zbog toga sve prijenosnice bez obzira da li su izrađene radom sa fakturama ili direktno korištenjem ovog servisa potrebno štampati. 215

226 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Osnovni prozor za rad sa prijenosnicama sa prikazom proknjiženih dokumenata Slika prikazuje osnovni prozor za rad sa prijenosnicama kod koga je (odabirom opcije Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora) lista ograničena na proknjižene prijenosnice. U konkretnom primjeru sa slike, pri izradi fakture, prodavnica označena brojem konta 1023 nije posjedovala dovoljnu količinu artikla pa je dodatnih 5 komada preneseno sa skladišta označenog kontom Knjiženjem te fakture kreirana je i proknjižena i odgovarajuća prijenosnica koju je da bi se procedura završila u potpunosti potrebno štampati. Opcije kreiranja novih i izmjene postojećih zaglavlja i stavki nisu omogućene obzirom da se radi o listi proknjiženih prijenosnica. Ukoliko se želi kreirati nova prijenosnica neovisno od faktura, polje Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora sa slike je potrebno ugasiti. Kao rezultat, vidljiva je lista prijenosnica u pripremi (prijenosnice koje još nisu proknjižene) a opcije izrade novih i izmjene postojećih zaglavlja i stavki postaju dostupne. U okviru procedure kreiranja prijenosnice u prvom koraku se definira zaglavlje (opcija Novi locirana u gornjem desnom uglu prozora) popunjavanjem polja Broj, Datum, Sa konta, Na konto, Napomena i Način zaduženja cijena (prema cjenovniku ili skladištu iz kojeg se artikl prenosi) nakon čega se prelazi na unos podataka o stavkama artiklima koji su predmet prijenosa (opcija Novi u donjem desnom uglu prozora). Ovi podaci obuhvaćaju Šifru artikla i Količinu. Nakon unosa, prijenosnicu je potrebno štampati i proknjižiti. Ovim se završava procedura evidentiranja prijenosa artikala iz jedne u drugu prodavnicu ili prodavnica firme. 216

227 Maloprodaja Naredne slike ilustriraju proces kreiranja nove prijenosnice. Slika Unos podataka u zaglavlje prijenosnice Odabirom opcije Novi locirane u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici aktivira se prozor za unos podataka u zaglavlje prijenosnice: Broj dokumenta, Datum, Sa konta (oznaka konta prodavnice/prodavnice sa kojeg se artikli uzimaju), Na konto (oznaka konta prodavnice/prodavnice u koje se artikli upućuju) i Napomena. Unos u polje napomene je moguće provesti direktnim unosom u polje ili odabirom neke od standardnih napomena pohranjenih u šifrarniku napomena. Pozivanje šifrarnika izvršava se klikom na riječ Napomena lociranu neposredno pored polja i prikazanu plavom bojom. Nakon unosa i snimanja zaglavlja, prelazi se na unos podataka o stavkama prijenosnice, odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike

228 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za unos podataka o stavkama prijenosnice U prozoru za unos podataka o stavkama prijenosnice (prikazanog na slici 5.60.) dostupna su polja za unos tri podatka: šifru artikla, količinu koja se prenosi te dodatni tekst. Odmah pri odabiru šifre dodatni tekst se automatski popunjava tekstom koji je kao dodatni tekst specificiran uz artikl u šifrarniku. Pored ovih podataka, prozor prikazuje usporedne podatke o nabavnoj cijeni, marži, porezu i cijeni predmetnog artikla u polaznom i odredišnom skladištu/prodavnici. Slika Prijenosnica Nakon unosa podataka, formular prijenosnice se štampa odabirom istoimene opcije locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici Pored obrasca Prijenosnice dostupno je štampanje i obrazaca Labele, Kalkulacije/Prenosnice, Otpremnice/Prijenosnice i Labele (Samo nove) za printanje labela za artikle koji su imali cijenu nula (0). Za direktno printanje tri dokumenta (Kalkulacija/Prijenosnica, Prijenosnica i Labele) može se koristiti kratica na tastaturi CTRL+Shift+P, da ne bi morali tri puta pozivati print i birati ove dokumente. Nakon štampanja formulara, prijenosnicu je potrebno proknjižiti. Procedura knjiženja se pokreće odabirom opcije Knjiži također locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike

229 Maloprodaja Procedura knjiženja se provodi popunjavanjem standardnog formulara za knjiženje, prikazanog na slici Napomena: Kod knjiženja Prijenosnica, lista se inicijalno popunjava samo dokumentima koji imaju isto dolazno skladište kao odabrano. Zbog toga je dodana opcija Prikaza svih dokumenata na listi (kao kod knjiženja Faktura). Pored ovog načina, postoji mogućnost i kreiranja prijenosnice opcijom Servisi. Ova opcija daje tri mogućnosti (na slici 5.61.a): - Dodavanje količina koje nedostaju na dolazno skladište sa polaznog skladišta za sve artikle kojima je stanje manje od nula (0) - Pražnjenje polaznog skladišta - Pravljenje prijenosnice iz postojeće proknjižene kalkulacije Za sve opcije Servisa potrebno je prethodno definisati zaglavlje prijenosnice. Slika 5.61.a Prozor za odabir automatskih Servisa za prijenosnice Cjenovnik Servis Cjenovnik omogućava centralizirano vođenje evidencije i unošenje izmjena vezanih za cijene artikala. Također, cjenovnik sadržava veći broj pod-servisa za automatizaciju različitih poslova vezanih za određivanje i mijenjanje cijena. 219

230 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Osnovni prozor servisa Cjenovnik Osnovni prozor cjenovnika (prikazan na slici 5.62.) sastoji se od tri osnovna dijela (podprozora): Lista prodavnica sa pohranjenim artiklima sa podjelom na kategorije artikala (lijeva strana prozora), Lista artikala u prodavnici/kategoriji selektiranoj na desnoj strani prozora sa osnovnim podacima za svaki artikal (centralni dio prozora), i Lista dostupnih opcija i komandi (desni dio prozora). Cijenu artikla je moguće formirati na dva načina: unosom odgovarajućih podataka pri izradi maloprodajne kalkulacije ili direktnim unosom podataka u servis cjenovnika. Podaci vezani za formiranje cijene a specificirani u kalkulaciji automatski se evidentiraju u cjenovniku. Ukoliko je ove podatke potrebno promijeniti a izmjene evidentirati u cjenovniku željeni artikal se selektira u centralnom dijelu prozora a zatim odabire opcija Izmijeni. Kao rezultat, prikazuje se prozor za unos/izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda, prikazan na slici NAPOMENA: Kada se cjenovnik artikala i usluga štampa sa nivoa proizvođača onda se njegov naziv prikazuje na vrhu izvještaja. 220

231 Maloprodaja Slika Prozor za izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda Prozor za izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda (prikazan na slici 5.63.) sastoji se od četiri glavna dijela: Osnovni set podataka sadrži vrijednosti: Nabavne cijene, Marže koju je moguće mijenjati specificiranjem procentualne ili apsolutne vrijednosti, Cijene bez PDV koja se dobija dodavanjem marže na nabavnu cijenu Poreza vrijednost poreza u ovom prozoru nije moguće mijenjati, Cijene sa PDV kao zbir nabavne cijene, marže i poreza, Popusta u procentualnom ili apsolutnom iznosu, Cijene sa popustom (bez i sa PDV) kao razliku cijene i dodijeljenog popusta. Drugi set podataka obezbjeđuje definiranje vremenskog perioda u kojem važi popust određen u prethodnom setu. Vremenski period se specificira unosom početnog i krajnjeg datuma važenja popusta. Naredni set podataka sadrži polja: Minimalna marža popunjavanjem polja minimalna marža, određuju se granice do kojih uposlenici firme zaduženi za izradu faktura mogu smanjivati cijenu proizvoda. Ukoliko uposlenik unese iznos marže manji od minimalno dozvoljenog ili cijenu proizvoda koja zahtijeva snižavanje marže ispod minimalne granice, cijena proizvoda će se smanjiti do vrijednosti koja predstavlja zbir nabavne cijene i minimalne marže. Unos niže cijene neće biti omogućen. Ukoliko nije potrebno postavljati graničnu minimalnu vrijednost marže, u polju minimalna marža se ostavlja vrijednost 0,00 Minimalna količina minimalna količina artikla koja mora biti prisutna u prodavnici Maksimalna količina maksimalna količina artikla koja smije biti prisutna u prodavnici Atraktivan od datum od kojeg se artikal smatra naročito atraktivnim i kao takav dobiva poseban tretman na web stranici firme, Atraktivan do datum do kojeg se artikal smatra naročito atraktivnim i nakon kojeg gubi posebni tretman na web stranici firme, Posljednji set podataka sadrži podatke o dodatnim troškovima koji se uračunavaju ukoliko firma preuzima i isporuku proizvoda. Set uključuje podatke o primarnim, sekundarnim i ekspresnim troškovima isporuke. U ovaj set podataka je smještena i opcija "Aktivan" koja reguliše pojavljivanje artikla u ostalim modulima aplikacije. Ukoliko se artikl u cjenovniku označki kao pasivan (neaktivan) za njega se ne mogu kreirati fakture, maloprodajne kalkulacije niti bilo koji drugi dokument. 221

232 Korisničko uputstvo za Line.Sys Podservisi cjenovnika Rad sa cjenovnicima, pogotovo u firmama čiji cjenovnici sadrže veliki broj stavki, može predstavljati obiman zadatak. Značajan broj polja koje je potrebno specificirati za svaki proizvod zahtijeva odvajanje i značajnih ljudskih resursa za provođenje ovog zadatka. Kako bi se ovaj zadatak učinio lakšim, program uključuje set servisa koji automatiziraju unos pojedinih podataka ili setova podataka u cjenovnik. Zajednički element servisa je način filtriranja artikala na koje će se promjene odnositi. Korisniku je omogućeno da ukupnu listu artikala reducira samo na potrebne artikle korištenjem nekoliko načina filtracije. Prozor za filtriranje je prikazan na slici Slika Prozor za filtraciju artikala na koje će se odnositi promjene uzrokovane servisima Filtriranje artikala se izvodi reduciranjem seta artikala unosom odgovarajućih vrijednosti u polja za filtriranje koja se nalaze neposredno iznad liste. Filtriranje je moguće izvesti prema šifri, nazivu i/ili grupi kojoj artikal pripada. Dodatno, filtrirana lista se može dodatno reducirati gašenjem kućica lociranim neposredno ispred šifre svakog pojedinog artikla. Marža Marža je servis kojim se za odabrane artikle automatski mijenja postotak marže. Artikli kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog ograničenja prilikom izvršavanja servisa. Upotreba servisa marže pruža mogućnost filtriranja artikala za koje se žele izvršiti promjene. Nakon toga pruža se mogućnost odabira vrijednosti marže te načina zaokruživanja krajnjih cijena. Ponuđene su opcije Po obračunu odnosno bez zaokruživanja, Zaokruženje na jednu decimalu i Zaokruženje na vrijednosti.00,.25,.50,.75. Popust Popust je servis kojim se za odabrane artikle automatski dodaje popust (izražen u procentima). U prvom koraku dostupan je prozor za filtriranje artikala koji će biti obuhvaćeni 222

233 Maloprodaja izmjenama dok se u drugom koraku odabire vrijednost popusta, način zaokruživanja krajnjih cijena i datume od i do kojih je popust aktivan. Promjene cijena Ovaj servis omogućuje automatsku promjenu cijena za odabrane artikle koristeći postotak promijene cijene. Artikli kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog servisa tako da im nije moguće smanjiti cijenu ispod tog ograničenja. Ukoliko je potrebno smanjiti aktualne cijene, u polje postotka se unosi negativna vrijednost. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se izmjene odnositi a u drugom koraku unosi postotak promjene te odabire način zaokruživanja krajnjih cijena. Određivanje minimalna marže Servis minimalne marže služi za određivanje postotka marže ispod kojeg artikal ne može ići u prodaju. Ovaj servis provjerava trenutnu maržu za sve odabrane artikle i za one artikle kod kojih je marža manja od minimalne povećava je na tu vrijednost i time mijenja cijenu artikla. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se odnositi promjene dok se u drugom koraku unosi vrijednost minimalne marže i način zaokruživanja krajnje cijene artikala Atraktivni artikli Ovaj servis služi za određivanje vremenskog perioda u kom se određeni artikli smatraju naročito atraktivnim. Ukoliko se koriste opcije web prodavnica ovi artikli će se na web stranicama pojavljivati na posebnim oglasnim mjestima. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala na koje će se promjene odnositi dok se u drugom koraku određuje period atraktivnosti unosom početnog i krajnjeg datuma. Dostupna je mogućnost da se servis primjeni na sva skladišta/prodavnice. Troškovi isporuke (j/m) Ovaj servis omogućuje automatsko definiranje troškova isporuke koji će se za odabrane artikle obračunavati po jedinici mjere. Troškovi se unose u procentima i važe za sve odabrane artikle. Primarni troškovi se obračunavaju za najskuplji artikal u narudžbi dok se sekundarni artikli obračunavaju za sve ostale artikle u narudžbi. Ekspresni troškovi predstavljaju postotak povećanja troškova ukoliko se zahtijeva ekspresna isporuka. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala kojima će se pridružiti vrijednosti troškova dok se u drugom koraku specificiraju njihove vrijednosti. Dostupna je i opcija primjene servisa na sva skladišta/prodavnice. Eksport slika artikala u folder Ovaj servis služi za pripremanje slika artikala koje je potrebno objaviti na web stranicama. Nakon eksporta, slike će se nalaziti u folderu \ExportSlika ispod radnog foldera aplikacije. Kopiranje cijena Ovaj servis omogućuje automatsko kopiranje vrijednosti cijena iz jednog skladišta/prodavnice u drugu. U prvom koraku određuje se lista artikala čije će se cijene kopirati a zatim se odabire skladište/prodavnica u koju se cijene kopiraju. Eventualno postojeće cijene u skladištu/prodavnici destinaciji bit će prebrisane novim cijenama. Eksport za deklaracije Servis omogućuje pripremu podataka za štampanje deklaracija u nekom od popularnih programa za naljepnice. U prvom koraku se određuje lista artikala za eksport a u drugom specificira naziv odredišne datoteke. Aktiviraj/deaktiviraj Servis omogućava automatsku aktivaciju/deaktivaciju pojedinih artikala i grupa artikala. Nakon odabira željenih artikala (prvi korak) u drugom koraku je potrebno specificirati da li je te artikle potrebno aktivirati ili deaktivirati. 223

234 Korisničko uputstvo za Line.Sys Nakon podešavanja cjenovnika omogućeno je štampanje tri vrste formulara: Cjenovnika (slika 5.65.a), (prikazuje se prvi uneseni bar kod za artikle) Kataloga (slika 5.65.b.), i Labela (slika 5.65.c) Slika 5.65.a. Cjenovnik artikala u maloprodaji Slika 5.65.b. Katalog proizvoda u maloprodaji 224

235 Maloprodaja Slika 5.65.c. Labele artikala u maloprodaji Prilikom štampanja bilo kog od prikazanih formulara, moguće je za štampu odabrati sve artikle ili samo one koji se trenutno nalaze na stanju. Moguće je i printanje cjenovnika od datuma pojavljivanja. Ovo je korisno za printanje cjenovnika novih artikala. Katalozi i labele iz cjenovnika se printaju samo za one artikle koji se vide na trenutnom ekranu. Ostali dokumenti Iako servisi opisani u prethodnom dijelu poglavlja pružaju mogućnost za obradu najvećeg broja operacija, aplikacija sadrži i servis čiji je cilj omogućavanje kreiranja dodatnih dokumenata a prema konkretnim potrebama korisnika. Korištenje ovog servisa se ne preporučuje u slučajevima kada je potrebne poslove moguće obaviti nekim od već opisanih servisa. Procedura kreiranja bilo kog iz grupe koja se može nazvati Ostali dokumenti pokreće se odabirom istoimene opcije dostupne sa menija Maloprodaja Servisi. Željeni dokument se kreira za odabranu prodavnicu nakon čega je potrebno obezbijediti podatke za zaglavlje i stavke dokumenta. Zaglavlje sadrži podatke Broj, Datum, Tip dokumenta, Napomena i Obračunska jedinica. Za stavke je potrebno specificirati: Šifru artikla, Nabavnu cijenu, Cijenu, Ulaz, Izlaz, Duguje, i Potražuje. Pored navedenih polja čiji unos se očekuje od korisnika, obrazac prikazuje i podatke (bez mogućnosti unošenja izmjena) za maržu, uračunati porez i minimalnu maržu. 225

236 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Unos stavki za dokumente iz grupe ostalih Nakon unosa željenih stavki, dokument se štampa, pri čemu se kao naslov dokumenta koristi vrijednost unesena u polje Tip dokumenta, te zatim knjiži. Prilikom knjiženja potrebno je ispuniti standardni prozor za knjiženje u kojem se odabire način knjiženja, utjecaj dokumenta na cjenovnik (ažuriranje cijena u cjenovniku ili ne) vrsta, broj i datum naloga. Kao primjer korištenja opcije Ostali dokumenti može poslužiti unos početnog stanja koje se provodi samo prilikom prvog korištenja programa. U ovom slučaju se preporučuje unos sljedećih vrijednosti u zaglavlje dokumenta: Broj dokumenta Datum Prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Tip dokumenta Početno stanje (ili sl.) Kod unosa artikala važno je upisati: nabavnu cijenu cijenu artikla količina ulaza (vrijednost ulaza /Duguje/ će se izračunati sama). Nakon završetka unosa, dokument je potrebno štampati a zatim proknjižiti. Kod knjiženja je važno odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer će se početno stanje maloprodaje unijeti kroz unos početnog stanja direktno u glavnu knjigu. Također, prilikom knjiženja je (ukoliko cijene u cjenovniku već nisu formirane) bitno upaliti opciju Ažuriraj cijene u cjenovniku. Vrijednost kursa pri knjiženju se ostavlja na ponuđenih 1,00000 ili mijenja ako je potrebno voditi prodavnicu i u drugoj valuti. Bitno je napomenuti da broj dokumenta za početna stanja na različitim menijima (veleprodaja, maloprodaja, itd.) treba biti različit (npr. početno stanje u veleprodaji dobija broj dokumenta 00001, u maloprodaji 00002, itd.) Korisnici kasa Osnovni cilj ovog servisa je dodjeljivanje prava pojedinim korisnicima za rad sa kasom. Pokretanjem servisa, prikazuje se prozor prikazan na slici

237 Maloprodaja Slika Osnovni prozor za dodjelu korisničkih prava za rad na kasama Lijevi dio prozora omogućuje selekciju prodavnice za čiju kasu/kase se vrši odabir korisnika. Svi korisnici koje je moguće autorizirati za rad sa kasama u okviru ovog servisa moraju prethodno biti evidentirani kao korisnici programa u okviru menija Administracija. Postupak dodavanja novog korisnika se inicira odabirom opcije Novi locirane u desnom dijelu prozora sa slike Kao rezultat, pojavljuje se prozor prikazan na slici Slika Prozor za odabir korisnika kojim će se omogućiti rad sa kasama Na ovom prozoru vrši se odabir jednog od ponuđenih korisnika kojem se zatim mogu dodijeliti i administratorska prava u radu sa kasom. Opcija Izmijeni prikazana na prozoru sa slike odnosi se upravo na ovu opciju jedino nju je moguće naknadno mijenjati. Ukoliko prestaje potreba za angažiranjem radnika na poslovima vezanim za kase, moguće ga je obrisati sa liste na prozoru sa slike

238 Korisničko uputstvo za Line.Sys POS razmjena Servis POS razmjene omogućuje automatski transfer svih podataka potrebnih za rad kase direktno iz programa. Nakon odabira opcije korisnik dobiva prozor sa listom prodavnica, prikazan na slici Za izvođenje razmjene, potrebno je odabrati željenu prodavnicu te specificirati put do njene baze podataka. Prozor za specificiranje putanje se poziva dvostrukim klikom na prodavnicu u okviru prozora sa slike Nakon odabira prodavnice i specificiranja putanje do njene baze podataka, razmjena se inicira odabirom opcije Razmjena podataka. O toku razmjene korisnik će biti obaviješten posebnim prozorom prikazanim na slici Slika Prozor za iniciranje razmjene podataka sa POS kasama Slika Prozor za navođenje putanje do baze podataka POS kasa u prodavnici 228

239 Maloprodaja Slika Prozor sa informacijama o rezultatima razmjene Ambalaža Inicijalni prozor servisa za vođenja ambalaže prikazan je na slici Slika Osnovni prozor za rad sa ambalažom 229

240 Korisničko uputstvo za Line.Sys Na prikazanom prozoru dostupne su opcije za automatsko (Servisi) i ručno (Novi) kreiranje dokumenata ambalaže. Nakon odabira opcije Novi prikazuje se prozor za unos podataka vezanih za zaglavlje dokumenta. Ovaj prozor je prikazan na slici Slika Prozor za unos podataka za zaglavlje dokumenta Na prozoru sa slike potrebno je unijeti sljedeće podatke: Narudžba šifra narudžbe, aplikacija automatski nudi sljedeći redni broj koji je ručno moguće promijeniti Datum aplikacija automatski nudi trenutni datum, koji je ručno moguće promijeniti Partner šifra partnera pohranjena u šifrarniku (korištenjem "+ Enter" kratice moguće je šifru partnera odabrati iz šifrarnika) Obračunska jedinica firme Napomena moguće ju je unijeti ručno ili odabrati iz šifrarnika napomena (klikom na plavo obojenu riječ Napomena) Nakon unosa ovih podataka zaglavlje dokumenta se snima odabirom istoimene opcije u donjem desnom uglu prozora sa slike nakon čega se prelazi na unos stavki, odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora sa slike Izgled prozora za unos stavki dokumenta je prikazan na slici

241 Maloprodaja Slika Prozor za rad sa dokumentima ambalaže nakon unosa podataka o zaglavlju dokumenta Slika Prozor za unos stavki dokumenta ambalaže 231

242 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor sa slike sadrži tri polja. U prvo polje se unosi šifra ambalaže (kako je specificirana u šifrarniku ambalaže). Polje je moguće popuniti ručno ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika (kratica "+ Enter"), a u naredna polja vrijednost (količina) ulaza ili izlaza ambalaže. Kopiranje dokumenata Servis se koristi za pojednostavljenje kreiranja faktura/predračuna sličnih već rađenim fakturama/predračunima. U tom slučaju se već kreirani dokument kopira u pripremu, u njega unesu potrebne izmjene te zatim knjiži. Prilikom kreiranja kopije dokumenta, na kopiju se unosi današnji datum a ista se smješta u pripremu (među neproknjižene fakture/predračune). Procedura korištenja ovog servisa odnosno kreiranja kopije se izvodi čarobnjakom. U prvom prozoru čarobnjaka od korisnika se očekuje informacija da li će se kopirati faktura ili predračun. Nakon odabira željene opcije na sljedeći prozor čarobnjaka se prelazi odabirom opcije Dalje pozicionirane na dnu prozora. Sljedeći prozor daje pregled svih faktura ili predračuna (u zavisnosti od odabira opcije na prvom prozoru čarobnjaka) bilo da su proknjižene ili ne. U ovom prozoru je potrebno odabrati konkretnu fakturu / predračun koji se želi kopirati te potvrditi odabir klikom na opciju Prihvati. Procedura se može okončati bez kreiranja kopije odabirom opcije Otkaži. Također, ukoliko je potrebno promijeniti unos u prethodni prozor čarobnjaka na isti se moguće vratiti korištenjem opcije Nazad. Izvještaji Modul maloprodaje sadrži grupu od dvadesetšest tipskih izvještaja za praćenje rada. To su izvještaji: Brza kartica artikla, Lager liste Kartice robe Kretanje nabavne cijene Artikli po proizvođaču Artikli po tarifi Nalozi knjiženja Minimum Maksimum Stare zalihe Ulazi po dobavljačima Prodaja po kupcima Promet faktura Promet kalkulacija Ostali dokumenti Promet smjene Promet i zaključno stanje šanka Prodaja po regijama Fakture zbirno Trošarina za period Promet svih dokumenata Fakture po načinu plaćanja Trgovačka knjiga na malo Trgovačka knjiga usluga Realizacija predračuna Promet po komercijalisti i Realizacija po proizvođaču Bitno je napomenuti da svaki od navedenih izvještaja sadrži mogućnost dodatnog prilagođavanja konkretnim potrebama. Ova prilagođavanja se izvode odabirom željenih opcija na prozoru koji se pojavljuje nakon odabira izvještaja. 232

243 Maloprodaja Brza kartica artikla Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Brza kartica artikla" U prozoru prikazanom na slici potrebno je odabrati skladište koje sadrži artikal za koji se izrađuje brza kartica a zatim i unijeti i šifru traženog artikla (ukoliko ne znate tačnu šifru artikla, odabirom znaka + za šifru, znaka za naziv ili znaka * za bar kod, pritiskom na Enter na tastaturi, moguće je dobiti listu artikala poredanu prema tome koji ste znak odabrali). Dostupna je i opcija koja u karticu uključuje i dnevnu obradu. Nakon podešavanja navedenih polja prelazi se na kreiranje izvještaja odabirom opcije Printaj. Lager liste Slika Prozor za podešavanje izvještaja Lager liste 233

244 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kao što se vidi sa slike 5.77, pri izradi lager liste potrebno je odabrati prodavnicu, definirati koje kategorije artikala se žele uključiti u lager listu te odrediti da li se u obzir uzima i dnevna obrada ili se stanje zaključuje sa specificiranim datumom. Štampanje izvještaja se inicira odabirom opcije Štampaj. Kartice robe (artikala i usluga) Slika Prozor za podešavanje kartica artikala i usluga Prozor za podešavanje prikazan na slici sadrži sljedeće elemente: Odabir prodavnice za čije artikle se kreiraju kartice Odabir kategorije uključenih artikala/usluga Odabir vremenskog perioda specificiranjem početnog i krajnjeg datuma Nivo izvještaja koji određuje njegovu detaljnost dostupne su četiri stupnja detaljnosti: kategorija, grupa, šifra i detalji. Relevantni datum za odabir dokumenata Opcija za uključivanje/isključivanje dnevne obrade Opcija za sortiranje prikazanih artikala po kategorijama/grupama, i Opcija za odabir načina prikaza elemenata izvještaja kojom je moguće obezbijediti prikaz svakog novog artikla na novoj stranici Nakon odabira željenih opcija pokreće se proces kreiranja izvještaja klikom na opciju Printaj. Kao rezultat prikazuje se izvještaj prikazan na slici Kao što se vidi na slici na lijevoj strani prozora moguće je odabrati pojedinu grupu artikala ili artikal nakon čega je ta grupa/artikal na desnoj strani prozora označen crvenim okvirom. Dvostruki klik na prostor označen okvirom rezultira kreiranjem posebnog izvještaja na kom se nalazi samo odabrana grupa artikala ili artikal. Na primjeru sa slike, na lijevoj strani prozora odabran je artikal označen šifrom Isti artikal je na desnoj strani prozora uokviren crvenom bojom. Dvostruki klik unutar okvira doveo bi prikaza posebnog izvještaja samo za naznačeni artikal. Ukoliko se iz tog posebnog izvještaja potrebno vratiti u generalni izvještaj (prikazan na slici 5.79) odabire se opcija obilježena crvenim znakom "X" prikazana na meniju na vrhu prozora sa slike Ukoliko se navedeni izvještaj želi raširiti na čitav ekran tj., ugasiti hijerarhijski prikaz grupa artikala i artikala potrebno je ugasiti opciju koja se nalazi neposredno uz komandu Izlaz na meniju na vrhu prozora. 234

245 Maloprodaja Slika Kartica Artikala i usluga u maloprodaji Kretanje nabavne cijene Izvještaj daje pregled promjene nabavnih cijena za odabrani proizvod. Na prozoru za specifikaciju parametara izvještaja odabire se prodavnica, proizvod kao i određuje da li je u izvještaj potrebno uključiti i dnevnu obradu. Prozor za podešavanje parametara izvještaja je identičan prozoru za definiranje parametara izvještaja Brza kartica artikla (prikazan na slici 5.76.). Primjer izvještaja je dat na slici Slika Primjer izvještaja Kretanje nabavne cijene Artikli po proizvođaču Prozor za podešavanje parametara izvještaja o transakcijama artikala prema proizvođaču omogućuje specificiranje: prodavnice, kategorije artikala i proizvođača koje je potrebno obuhvatiti izvještajem. Također, podešava se i vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te određuje relevantni datum prema kome se dokumenti uključuju u izvještaj. Moguće je i odrediti da li se u izvještaj želi uključiti dnevna obrada da li će artikli biti razvrstani po 235

246 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kategorijama/Grupama, kao i da li će se artikli sortirati po nazivu ili po šifri. Izgled ovog prozora dat je na slici Artikli po tarifi Slika Prozor za podešavanje izvještaja o artiklima prema proizvođaču Slika Prozor za podešavanje izvještaja Artikli po tarifi 236

247 Maloprodaja Kod kreiranja ovog izvještaja je u prvom koraku potrebno specificirati prodavnicu, kategoriju artikala, vremenski interval, nivo detaljnosti izvještaja i relevantni datum. Nakon podešavanja ovih parametara i odabira opcije Printaj prikazani izvještaj se može dijeliti u detaljnije izvještaje za pojedine tarife, kategorije, grupe artikala i artikle. Procedura kreiranja izdvojenog dijela izvještaja je: Na lijevom dijelu prozora selektira se željena nivo nakon čega on na desnoj strani prozora dobiva crveni okvir Kreira se izdvojeni izvještaj dvostrukim klikom na prostor unutar crvenog okvira na desnoj strani prozora Povratak u opšti izvještaj se provodi odabirom komande označene crvenim "x" locirane na vrhu prozora izvještaja. Nalozi knjiženja Za štampu Naloga knjiženja dovoljno je na prozoru sa slike odabrati željeni nalog nakon čega se prikazuje izvještaj sa svim karakterističnim podacima za taj nalog. Istovremeno je moguće odabrati samo jedan nalog. Slika Prozor za odabir naloga Minimum i maksimum Izvještaj Minimum i maksimum daje usporedne podatke o minimalnim i maksimalnim dozvoljenim i trenutnim količinama pojedinih artikala u prodavnici. Na ovaj način dobiva se pregledan izvještaj za analizu odnosa trenutnih stvarnih količina artikala koje se nalaze u prodavnici prema količinama koje su određene kao maksimalno i minimalno dozvoljene. Prije izrade izvještaja potrebno je specificirati prodavnicu za koje se izvještaj kreira, datum za koji se želi prikazati stanje i odrediti da li se u obzir želi uzimati i dnevna obrada. 237

248 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za definiranje parametara izvještaja "Minimum i maksimum" Stare zalihe Izvještaj Stare zalihe daje pregled zaliha proizvoda koje se u prodavnici nalaze duže od specificiranog broja dana. Za izradu izvještaja je potrebno specificirati: prodavnicu, datum za koji se prikazuje stanje i željeni period koji se artikli nalaze u prodavnici. Moguće je, također, u izvještaj uključiti dnevnu obradu artikala, odabrati sortiranje prema nazivu artikla te na izvještaj uključiti samo za ulaze. Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Stare zalihe" Ulazi po dobavljačima Ovaj izvještaj obezbjeđuje pregledan prikaz svih ulaza u određenu prodavnicu klasificiran prema dobavljačima. Za izradu je potrebno odrediti: prodavnicu, dobavljače, vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te relevantni datum. Klikom na posebnu opciju je moguće odrediti da li u izvještaj treba uključiti i dnevnu obradu ili ne. 238

249 Maloprodaja Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Ulazi po dobavljačima" Prodaja po kupcima Izvještaj omogućuje prikaz svih evidentiranih prodaja klasificiranu prema kupcima. Za izradu je potrebno specificirati specificirati da li će se izvještaj raditi po kategorijama i grupama artikala ili po proizvođačima, a onda definirati: prodavnicu, kupce, vremenski interval, nivo detaljnosti izvještaja, relevantni datum i uključivanje dnevne obrade obrade i zbirno po skladištima ili svako skladište zasebno. Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Prodaja po kupcima" Promet faktura Ovaj izvještaj daje pregled prometa faktura za odabranu prodavnicu i određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i fakture koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi. 239

250 Korisničko uputstvo za Line.Sys Promet kalkulacija Ovaj izvještaj daje pregled prometa kalkulacija na odabranom prodavnici za određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i kalkulacije koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi. Ostali dokumenti maloprodaje Izvještaj prikazuje listu svih dokumenata koji su klasificirani kao ostali tj kreirani su korištenjem servisa maloprodaje Ostali dokumenti. Za kreiranje izvještaja je potrebno jedino odrediti početni i krajnji datum nastanka dokumenata. Promet smjene Izvještaj je povezan sa radom POS kasa. Odabirom prodavnice te početne i krajnje smjene kreira se izvještaj o prometu za trenutni datum. U polja Od smjene i Do smjene je moguće unijeti samo brojeve. Ukoliko je potrebno kreirati izvještaj samo za jednu smjenu, u oba polja se unosi ista vrijednost smjene. Prodaja po regijama Za kreiranje izvještaja je, na prozoru prikazanom na slici potrebno specificirati prodavnicu(e), kategoriju(e) artikala, vremenski period (navođenjem početnog i krajnjeg datuma), nivo detaljnosti izvještaja te relevantni datum. Slika Prozor za podešavanje izvještaja Prodaja po regijama Fakture zbirno Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati parametre: Prodavnicu(e), partnera (unosom šifre partnera ručno ili uz pomoć kratice + Enter), vremenskog perioda (navođenjem početnog i krajnjeg datuma), DPO (u ovo polje se unosi datum), vrstu memoranduma, naziv izvještaja (ponuđeni naziv je Fakture zbirno ali je korisnik u mogućnosti da tekst naslova prilagodi svojim potrebama) te sadržaj (sadržaj izvještaja je moguće reducirati na samo one račune koji su došli sa kasa). Izgled prozora za podešavanje parametara je prikazan na slici

251 Maloprodaja Slika Prozor za podešavanje izvještaja Fakture zbirno Trošarina za period Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati prodavnicu(e), vremenski period te osnovu za izvještaj (da li je izvještaj potrebno bazirati na kalkulacijama ili fakturama). Promet svih dokumenata Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati prodavnicu, vremenski period te način prikaza. Dostupni su načini prikaza po artiklima i po vrstama dokumenata (fakture, kalkulacije, prijenosnice, itd.) Fakture po načinu plaćanja Izvještaj daje pregled faktura prema načinu plaćanja (virman/uplatnica, kartica, gotovina, pouzećem). Za kreiranje izvještaja je potrebno odabrati skladište, vremenski period te specificirati da li izvještaj treba biti analitički, sintetički ili detaljni, grupiranje po skladištima ili danima, te da li je potrebno uzeti u obzir i dnevnu obradu. Trgovačka knjiga na malo Za kreiranje izvještaja je potrebno samo odabrati prodavnicu. Primjer standardnog TKM izvještaja je dat na slici

252 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Primjer izvještaja Trgovačka knjiga na malo Trgovačka knjiga usluga Kao i u slučaju trgovačke knjige na malo, i za kreiranje izvještaja trgovačke knjige usluga je potrebno specificirati samo prodavnicu. Kao rezultat se prikazuje standardni TKU obrazac. Realizacija predračuna Izvještaj daje pregled realizacije predračuna poređenje predračuna i eventualnih rezultujućih faktura uz prikaz i razlike u iznosima predračuna i faktura. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati prodavnicu te početni i krajnji datum izvještajnog perioda perioda i opcije da li će se printati samo nerealizirani, samo oni kojima je istekao DPO i detaljni prikaz. Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija predračuna" 242

253 Maloprodaja Promet po komercijalisti Izvještaj daje pregled realizacije po komercijalistima. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i komercijaliste na koje se izvještaj odnosi, kao i artikle i nivo izvještaja. Slika 5.91.a Prozor za podešavanje izvještaja "Promet po Komercijalisti" Realizacija po proizvođaču Izvještaj daje pregled realizacije po proizvođaču. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i proizvođača na koje se izvještaj odnosi, kao i nivo izvještaja. 243

254 Korisničko uputstvo za Line.Sys Povrat naloga Slika 5.91.b Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija po Proizvođaču" Povrat naloga predstavlja posljednju opciju u okviru menija maloprodaje. Operacija povrata naloga vraća dokument u pripremu i briše proknjiženi nalog vezan za dokument koji se vraća u glavnoj knjizi. Ako se unutar naloga koji se vraća nalazi više dokumenata svi će biti vraćeni. Procedura povrata naloga se zasniva na odabiru željenog naloga na prozoru prikazanom na slici (Filtriranje naloga se vrši sa poljima Vrsta naloga, Broj, Skladište i pritiskom na tipku Osvježi), te odabiru opcije Vrati locirane u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, nalog se briše iz liste proknjiženih naloga i vraća u pripremu odnosno u stanje u kojem se nalazio neposredno pred knjiženje. 244

255 Maloprodaja Slika Prozor za odabir naloga za povrat NAPOMENA. Povrat naloga vršite na svoju odgovornost. e-line d.o.o. nije odgovorna za promjene proknjiženih podataka. Nakon povrata naloga i izmjene podataka molimo da ponovo odštampate dokumente na kojima su nastale promjene i uložite ih na odgovarajuće mjesto. U trenutku pisanja ovog uputstva, po lokalnom zakonu, računovodstvom firme se smatraju dokumenti i izvještaji u arhivi a ne podaci u računaru. 245

256

257 Proizvodnja Proizvodnja Opcije za obradu podataka o proizvodnji smješteni su u pod-meni Proizvodnja glavnog menija. Izgled menija dat je na slici 6.1. Osnovni preduslov za iniciranje gotovo svih obrazaca ovog menija je definiranje proizvodnih skladišta. Ova procedura se pokreće odabirom opcije Proizvodnja Servisi Definiranje skladišta. Zatim, ukoliko te već nije urađeno, neophodno je popuniti šifrarnike Artikala i usluga, Grupe artikala i Tarife. Prilikom prvog korištenja programa potrebno je još provesti i unos početnog stanja. Ovaj unos se provodi korištenjem opcije Servisi Ostali dokumenti a njegove specifičnosti će biti ilustrirane u okviru pod-poglavlja Ostali dokumenti ovog poglavlja. Definiranje skladišta Slika 6.1. Opcije menija Proizvodnja Početni obrazac za definiranje skladišta prikazan je na slici 6.2. Slika 6.2. Početni obrazac za definiranje skladišta 247

258 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor sa slike 6.2. sadrži listu već definiranih proizvodnih skladišta sa osnovnim podacima te komande za manipulaciju kreiranje, izmjenu, brisanje te štampanje liste skladišta. Procedura definiranja (kreiranja) novih skladišta pokreće se odabirom opcije Novi. Kao rezultat, prikazuje se prozor za specificiranje podataka za skladište. U prva dva podprozora ovog prozora neophodno je unijeti odgovarajuće vrijednosti u sva prikazana polja. Bitno je napomenuti da je zavisne troškove moguće mijenjati unosom izmjena u šifrarnik Vrste zavisnih troškova. Obzirom da se svi određujući podaci skladišta baziraju na unosima u šifrarnik Kontnog plana podešavanje informacija se svodi na odabir odgovarajućih vrijednosti iz ovog šifrarnika korištenjem univerzalne kratice programa "+". Treći i peti podprozor (Zaglavlje i Finansijski podaci) sadrže setove podataka koji korespondiraju sa podacima unesenim u okviru opcije Osnovni menu Moja firma. Podprozori Zaglavlje i Finansijski podaci omogućavaju da se ovi setovi podataka za svako skladište definiraju neovisno od podataka definiranih za čitavu firmu. Međutim, obezbijeđena je i automatizirana procedura za prijenos podataka unesenih u prozoru Moja firma. Naime, ukoliko su osnovni setovi podataka isti i za skladište i za firmu u cijelosti u podprozoru Zaglavlje odabire se opcija Preuzmi zaglavlje iz Moja firma čime se podaci uneseni u prozoru Moja firma automatski prenose u potprozore Zaglavlje i Finansijski podaci prozora za definiranje skladišta. Četvrti podprozor omogućuje dodatno podešavanje prava koja pojedini korisnici imaju u radu sa skladištima. Naime, ovaj podprozor, omogućuje da se odabranim radnicima zabrani rad sa skladištem. Kao posebno značajno polje pri definiranju proizvodnih skladišta treba navesti polje Veleprodajno skladište. Popunjavanjem ovog polja određuje se u koje veleprodajno skladište će se proizvedeni artikli transferirati iz proizvodnog skladišta. Prikaz parametara za kreiranje proizvodnog skladišta dat je na slici 6.3. Slika 6.3. Prikaz unosa parametara pri definiranju proizvodnog skladišta Prelazni konto je konto koji se koristi kod knjiženja računa iz maloprodaje jer kupac obično ne postoji. U pravilu, kod knjiženja računa i faktura, ako postoji kupac (šifra kupca) onda 248

259 Proizvodnja se iznos računa knjiži na konto kupaca a ako ne postoji onda se ovaj iznos knjiži na Prelazni konto. Nakon kreiranja proizvodnog skladišta moguće je pristupiti ostalim alatima iz menija proizvodnje. Narudžbe Kreiranje narudžbe je prvi korak u izvođenju većine proizvodnih transakcija kojim firma nabavlja artikle od dobavljača. Pokretanjem opcije Narudžbe prikazuje se prozor prikazan na slici 6.6. Slika 6.4. Osnovni prozor za rukovanje narudžbama Lijevi dio prozora sa slike 6.4. daje pregled narudžbi koje se nalaze u obradi dok ostatak prozora sadrži alate za kreiranje novih (automatski ili manuelno) i štampanje postojećih narudžbi. Procedura kreiranja nove narudžbe je podijeljena u dvije faze: u prvoj fazi se specificiraju opšti podaci za narudžbu dok se u drugoj fazi navode podaci o stavkama. Kreiranje nove narudžbe (prva faza) se inicira odabirom opcije Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, desni dio prozora mijenja sadržaj prikazujući polja prikazana na slici

260 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 6.5. Podešavanje podataka za Narudžbu Procedura kreiranja narudžbe se može nadalje podijeliti u dvije pod-faze. Ukoliko se firma obraća dobavljaču koji će naknadnim aktom specificirati koje artikle i u kojim količinama je u mogućnosti obezbijediti popunjava se samo prvi set podataka: Šifra narudžbe program automatski dodjeljuje naredni redni broj za narudžbu ovu vrijednost je moguće manualno promijeniti, Datum program automatski dodjeljuje trenutni datum moguće ručno promijeniti, Dobavljač unos u polje mora korespondirati sa unosom u šifrarnik Partneri. Preporučuje se popunjavanje odabirom neke od postojećih vrijednosti iz ovog šifrarnika (odabirom kratice + Enter) Napomena tekst napomene će se na narudžbi pojaviti ispod liste stavki (popunjavanje ovog polja nije obavezno). Ostala polja: Order No. (broj akta), Order Date (datum akta), Valuta i Kurs se popunjavaju nakon što dobavljač odgovarajućim aktom obavijesti firmu koje artikle i u kojim količinama je u mogućnosti obezbijediti. Nakon popunjavanja ovog seta podataka (i odabira opcije Snimi) prozor sa slike 6.5. se mijenja tako da je u fokus dovedena narudžba na kojoj radimo. U narednom koraku prelazi se na unos stavki narudžbe. Međutim, prije analize postupka unosa stavki potrebno je napomenuti da se upravo objašnjena procedura kreiranja zaglavlja narudžbe može automatizirati. U prozoru sa slike 6.4. odabire se opcija Auto Narudžbe. Kao rezultat se pojavljuje prozor prikazan na slici 6.6. Slika 6.6. Procedura za automatizaciju kreiranja narudžbi 250

261 Proizvodnja Na prozoru sa slike 6.6. odabiru se željene Grupe artikala, Skladišta, Partner, početni i krajnji datum te Broj dana za koje se vrši nabavka. Dostupna je i opcija za zaokruživanje količina naručenih proizvoda na cijeli broj. Odabirom opcija i popunjavanjem potrebnih polja te odabirom opcije Prihvati kreira se centrali dio narudžbe nakon čega je potrebno specificirati i stavke. Unos stavki se inicira odabirom opcije Novi (slika 6.7.). Oznaka trenutno aktivne narudžbe Komanda za izmjenu parametara narudžbe Komanda za unos nove stavke u narudžbu Slika 6.7. Prikaz trenutno aktivne narudžbe Za svaku stavku je potrebno unijeti set osnovnih podataka koji se odnose na naručene artikle: Šifru artikla i Naručenu količinu Šifra se unosi ručno ili korištenjem kratice "+ Enter" dok se količina unosi ručno. Slika 6.8. Unos podataka za stavke narudžbe Nakon unosa svih željenih artikala, lista ovih artikala se pokazuje na desnoj strani prozora sa slike 6.7. Sada je moguće štampati narudžbu i to odabirom opcije Printaj sa slike 6.7. Kao rezultat, pojavljuje se prozor u kojem je potrebno specificirati koje elemente narudžba treba sadržavati, slika

262 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 6.9. Odabir elemenata narudžbe za štampu Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike 6.9. i odabira opcije Printaj, štampa se narudžba sa svim elementima specificiranim u prethodnim koracima slika Slika Izgled narudžbe Po primitku odgovarajućeg akta kojim dobavljač potvrđuje mogućnost dostavljanja artikala, podaci o ovom aktu se unose u narudžbu: U prvom koraku se unose podaci o aktu odabirom opcije Izmijeni (smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 6.7.) nakon čega se popunjava posljednji set podataka sa slike 6.5. Nakon toga se unose podaci za svaki artikl i to kolona Potvrđeno sa slike 6.8. Na ovaj način se uspostavlja veza između naručene i količine koju je dobavljač u mogućnosti isporučiti. Također, ovim se konkretizira narudžba jer se unose cijene po kojim je dobavljač spreman prodati artikle. Bitno je napomenuti da se u polje Cijena unosi jedinična cijena proizvoda ukupna vrijednost narudžbe je jednaka proizvodu iznosa iz polja količina i cijena. U posljednjem koraku štampa se narudžba odabirom opcije Printaj sa prozora sa slike 6.7. Korisnik je ponovo u mogućnosti vršiti odabir uključenih elemenata (slika 6.9.) nakon čega su u narudžbu sa slike uključeni podaci o potvrđenim količinama i cijenama artikala. 252

263 Proizvodnja Također, proceduru unosa potvrđenih količina (količina za koje dobavljač potvrđuje raspoloživost) moguće je izvesti korištenjem opcije Servisi, smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 6.7. Nakon odabira ove opcije, prikazuje se prozor koji obavještava korisnika da će se, za trenutno aktivnu narudžbu, sve potvrđene količine popuniti prema vrijednostima traženih količina. Ova opcija se koristi za ubrzavanje procedure unosa potvrđenih količina u slučajevima kada je dobavljač u mogućnosti isporučiti sve tražene količine. Proizvodne ulazne kalkulacije Opcija Ulazne kalkulacije predstavlja izuzetno moćan alat za uspostavljanje veza između troškova koji sačinjavaju nabavnu cijenu proizvoda. Korisnik je u mogućnosti na jednostavan način evidentirati troškove koji se pojavljuju pri nabavci artikala, na osnovu čega program vrši izračunavanja potrebna za određivanja nabavne cijene. Pri tome su korisniku dostupne različite servisne informacije kao što su usporedni podaci o prethodim nabavkama artikla od istog dobavljača, graničnik minimalne marže, izvadak iz cjenovnika i slično. Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije Rad sa ulaznim kalkulacijama se inicira odabirom istoimene opcije sa menija Veleprodaja. Kao rezultat, pojavljuje se osnovni prozor za rad sa ulaznim kalkulacijama, prikazan na slici Oznaka skladišta. U zagradi je dat broj kalkulacija za to skladište Kalkulacije za odabrano skladište Podaci o broju arhiviranih i kalkulacija u pripremi Odabir prikaza proknjiženih (arhiviranih) ili kalkulacija u pripremi Slika Osnovni prozor za rad sa veleprodajnim ulaznim kalkulacijama 253

264 Korisničko uputstvo za Line.Sys Da bi se određena kalkulacija dovela u fokus potrebno je provesti sljedeću proceduru. Nakon otvaranja prozora potrebno je specificirati da li se radi o proknjiženoj ili kalkulaciji u pripremi. To se provodi markiranjem ili demarkiranjem kućice pored opcije Proknjiženo, u donjem lijevom uglu prozora. Nakon toga potrebno je specificirati na koje se skladište kalkulacija odnosi. U primjeru sa slike firma posjeduje dva skladišta označena kontima 1311 i 1312 čije se oznake mogu vidjeti u gornjem lijevom dijelu ekrana. Pri tome, postoji samo jedna kalkulacija u pripremi i to za skladište sa kontnim brojem Desni dio ekrana je rezerviran za prikazivanje detaljnijih podataka o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Kao što se vidi sa slike ukoliko je na lijevom dijelu prozora odabrano skladište, na desnom dijelu će se nalaziti podaci o broju arhiviranih (proknjiženih) i kalkulacija u pripremi. Ukoliko se, međutim, na lijevom dijelu prozora odabere konkretna kalkulacija, desni dio ekrana će biti rezerviran za podatke o toj kalkulaciji slika Podaci o odabranoj kalkulaciji Podaci o stavkama odabrane kalkulacije Horizontalni klizač čijim se pomicanjem u fokus dovode podaci o stavki kalkulacije Slika Prikaz podataka za odabranu ulaznu kalkulaciju Prozor prikazan na slici također nudi i alate za unošenje izmjena u podatke o stavkama (opcija Izmjeni donji desni dio prozora), izmjene podataka karakterističnih za cjelokupnu kalkulaciju (opcija Izmjeni gornji desni dio prozora), pristup Enterprise servisima (opcija analizirana u okviru poglavlja Administracija) te alate za štampanje i knjiženje kalkulacije. Unos nove kalkulacije Prvi korak kreiranja nove kalkulacije podrazumijeva pozicioniranje na skladište za koje se kalkulacija izvodi. U primjeru sa slike odabrano je skladište za kontnim brojem 1311, te bi odabir opcije Novi na desnoj strani ekrana imalo za posljedicu kreiranje kalkulacije za artikle čiji 254

265 Proizvodnja će ulaz biti u ovo skladište. Nakon odabira ove opcije (Novi) desni dio prozora mijenja izgled tako da prikazuje polja za unos podataka za željenu kalkulaciju. Izgled ovog prozora je prikazan na slici Slika Unos podatka za novu kalkulaciju U cilju kreiranja kalkulacije, od korisnika programa se očekuje unos podataka u sljedeća polja: Broj (kalkulacije) ovu vrijednost program popunjava automatski, dodjeljujući naredni redni broj. Korisnik može ručno promijeniti ponuđenu vrijednost. Datum (kreiranja kalkulacije) program automatski dodjeljuje vrijednost trenutnog datuma. Kao i u slučaju Broja kalkulacije, korisnik može ručno podesiti vrijednost ovog polja. Prošireni/Jednostavni unos očekuje se odabir jednog od dvije ponuđene vrijednosti pri čemu je inicijalno odabrana opcija Proširenog unosa. U ovom slučaju, korisnik popunjava sva polja prikazana na slici Jednostavni unos reducira unos jer se u tom slučaju obrazac završava sa poljem Valuta. Polja Fakturna vrijednost, Popust %, Popust, Neto Fakt. Vrijednost, Zavisni do skladišta, Carina, Špedicija, Ostali troškovi i Zavisni do skladišta se u tom slučaju ne nalaze na obrascu. Primjer izgleda Jednostavnog unosa je dat na slici Napomena Ukoliko se želi unijeti neka tipska napomena čiji je tekst već pohranjen u šifrarniku napomena isti tekst nije potrebno prekucavati dovoljno je klikom na riječ Napomena ispred polja otvoriti šifrarnik iz kojeg je potrebno odabrati željenu napomenu. Dobavljač popunjavanje ovog polja je obavezno popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Partneri, odabirom kratice "+ Enter". U samo polje se unosi šifra partnera. Pored šifre program prikazuje i naziv (ime) partnera koji predstavlja i link na informaciju o prethodnim transakcijama sa 255

266 Korisničko uputstvo za Line.Sys odabranim partnerom bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Primjer informacije je dat na slici Klik na ime partnera otvara prozor sa podacima o transakcijama za tog partnera Slika Informacija o prethodnim transakcijama partnera IBM Corp. Konto također obavezno polje - popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Kontnog plana, odabirom kratice "+ Enter". Program automatski nudi unos konta (5430 Dobavljači u zemlji). Ukoliko je, umjesto ponuđenog, potrebno unijeti neki drugi konto, to je moguće učiniti ručnom izmjenom ponuđene vrijednosti. Faktura/Datum broj i datum fakture dobavljača (U slučaju da postoji kalkulacija koja sadrži uneseni broj fakture od odabranog dobavljača, pojavljuje se prozor upozorenja). DPO potrebno je unijeti odgovarajuću vrijednost u samo jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi broj dana a u drugo DPO datum. Popunjavanjem jednog polja program automatski izračunava i unosi odgovarajuću vrijednost u drugo polje, Obračunska jedinica vrijednost se unosi ručno ili odabirom jedne od opcija iz šifrarnika Obračunske jedinice (kraticom "+ Enter") Konto predporez inicijalno, aplikacija popunjava ovo polje vrijednošću koja zavisi od zemlja porijekla partnera. Ukoliko je partner iz BiH, unesena je vrijednost konta (PDV po ulaznim fakturama/računima Odbitni) a ukoliko se radi o firmama iz inostranstva unesena je vrijednost konta (PDV pri uvozu dobara odbitni). Korisnik može promijeniti ponuđenu vrijenost odnosno zamijeniti je željenom ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika kontnog plana. PDV NE Iznos PDV-a koji se ne priznaje kao predporez (knjiži se kao trošak) PDV DA Iznos PDV-a koji se priznaje kao predporez Kurs polje u kojem se specificira kurs između lokalne (KM) i valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača. Ukoliko su cijene u fakturi također izražene u KM, vrijednost ovog polja (1,00000) nije potrebno mijenjati, Valuta Oznaka valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača Popunjavanjem do sada pobrojanih polja završava se unos za kalkulaciju kod koje je odabran Jednostavni unos. Ukoliko se korisnik odlučio za Prošireni unos potrebno je popuniti i ostala polja: Fakturna vrijednost ukupna suma cijena na fakturi dobavljača izražena u valuti dobavljača, Popust % i Popust Međusobno povezana polja od kojih je dovoljno popuniti jedno (ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost popusta) drugo polje će biti automatski izračunato i popunjeno na osnovu unesene vrijednosti. Neto Fakt. vrijednost Polje čiju vrijednost program popunjava automatski oduzimajući od frakturne vrijednosti dobiveni popust. Neto Fakt. vrijednost KM Direktan unos u ovo polje korisniku nije omogućen. U njemu se automatski registrira Neto Fakt. vrijednost izražena u KM. 256

267 Proizvodnja Zavisni troškovi (pet) troškovi specificirani u šifrarniku zaavisnih troškova (npr. carina, zavisni do skladišta i sl.) Nabavna vrijednost/učešće troškova posljednje polje u koje nije omogućen direktni unos. Vrijednost polja predstavlja rezultat unosa u sva prethodna: na neto frakturnu cijenu izraženu u KM se dodaju svi pobrojani troškovi ostvareni u procesu dopremanja artikla u skladište. Slika Izgled prozora za unos podataka za kalkulaciju kod odabira Jednostavnog unosa Nakon unosa sumarnih podataka koji su zajednički za sve artikle koji se obrađuju kalkulacijom, prelazi se na unos onih podataka koji se razlikuju za svaki pojedini artikl. U prozoru sa slike odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom dijelu prozora što ima za rezultat pojavljivanje prozora za unos podataka o prvom artiklu sa fakture dobavljača, prikazanog na slici

268 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Unos stavki u veleprodajnu ulaznu kalkulaciju Prozor sa slike je podijeljen na tri glavna dijela. U lijevi dio prozora unose se podaci za tretirani artikl i to: Šifra artikla (unosi se ručno ili odabira iz šifrarnika. Program omogućava odabir artikla preko četiri karakteristične vrijednosti: Kataloški broj, aktivira se kraticom "/"; Bar kôd, aktivira se kraticom "*"; Šifra artikla, kraticom "+" i Naziv artikla, kraticom "-". Nakon popunjavanja polja, korištenjem bilo koje od četiri ponuđene opcije polje će sadržavati vrijednost Šifre artikla), Količina unosi se broj koji označava količinu (npr. broj komada) artikla, Napomena: Opcija... desno od polja Količina služi da se unesu svi serijski brojevi artikala ukoliko je to potrebno. Ukoliko želite da imate pravilnu evidenciju serijskih brojeva unos morate raditi kroz ponuđene linkove. Ukoliko na dokumentu samo unesete serijski broj u predviđeno polje on se neće evidentirati za kasnije preglede. Fakturna cijena (jedinična cijena artikla, izražena u valuti dobavljača), Fakturni popust (potrebno je unijeti ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost drugo polje će program popuniti automatski. Apsolutni iznos je iskazan u valuti dobavljača), Neto fakturna cijena (program je izračunava automatski oduzimajući od fakturne cijene veličinu popusta i izražava je u valuti dobavljača) Napomena: Ovaj dio kalkulacije je moguće računati i na obrnut način. U primjeru sa slike je umjesto prikazane Neto Fakturne Cijene od 1.000,00 KM moguće ručno unijeti neku drugu cijenu. Kao rezultat, program će promijeniti veličinu popusta kako bi odgovarala Fakturnoj i Neto Fakturnoj Cijeni. Primjer ovog načina izvođenja kalkulacije je dat na slici na kojoj je prikazan samo dio prozora sa slike

269 Proizvodnja Slika Primjer obrnutog načina određivanja Neto Fakturne Cijene i Fakturnog popusta U primjeru sa slike vrijednost polja Neto Fakturna Cijena je sa 1.000,00 KM promijenjena na 950,00 KM a program je automatski promijenio veličinu popusta sa 0,000 na 5,000 %. Kurs/Valuta (Unos u ovo polje nije moguć vrijednosti su preuzete iz zbirnih podataka za kalkulaciju a prikazane radi orijentacije korisnika) Neto Fakturna Cijena KM (Unos u ovo polje nije moguć unesena vrijednost predstavlja transformaciju cijene izražene u valuti dobavljača u lokalnu valutu KM) Zavisni do skladišta/carina/špedicija/ostali troškovi/zavisni do skladišta Ova polja su prisutna na obrascu samo ukoliko je pri unosu zbirnih podataka za kalkulaciju odabrana opcija Prošireni unos. Program automatski dodjeljuje adekvatne vrijednosti iz zbirnih podataka i to u procentualnom i apsolutnom obliku. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati ponuđene veličine. Apsolutne vrijednosti troškova su prikazane u KM. Nabavna cijena (Iznos dobiven dodavanjem vrijednosti svih zavisnih troškova na Neto fakturnu cijenu izraženu u KM) Marža (Vrijednost je moguće unijeti procentualno /prvo polje/ ili u apsolutnom iznosu /drugo polje/) Napomena: Dodjeljivanje marže je moguće ograničiti tako da se uposlenik koji obavlja poslove izrade kalkulacija onemogući da dodjeli nižu vrijednost marže od one koju odredi njegov nadređeni. Naime, obrazac Cjenovnik, koji će biti analiziran u nastavku ovog poglavlja, sadrži mogućnost dodjele minimalne marže svakom artiklu. Dodjeljivanjem vrijednosti minimalne marže konkretnom artiklu, postiže se efekat da uposlenik koji unutar programa nema ovlaštenje za pristup cjenovniku, nije u veleprodajnoj kalkulaciji u mogućnosti dodijeliti artiklu nižu maržu od one koja je određena cjenovnikom. Npr. ukoliko je u cjenovniku za određeni artikal podešena minimalna marža od 15 %, prilikom izrade ulazne kalkulacije svaki pokušaj da se u polje marža upiše vrijednost od 10% će završiti time što program automatski ponovo podešava polje marže na minimalnih 15 %. Sa druge strane, program će dozvoliti dodjeljivanje veće marže, npr. 20%. Cijena bez PDV u ovom polju se automatski izračunava cijena koja predstavlja zbir neto fakturne cijene uvećane za troškove i maržu. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati iznos nakon čega će se vrijednost marže automatski promijeniti da bi se uravnotežio rezultat na identičan način kao što je prikazano na slici Porez (program prikazuje, bez mogućnosti promjene, vrijednost uračunatog poreza koji se obračunava za artikal i to prikazom tarifne grupe, procentualne i apsolutne vrijednosti uračunatog poreza) Cijena sa PDV (cijena izračunata dodavanjem poreza na vrijednost u polju Cijena bez PDV) Napomena: manualnom promjenom vrijednosti polja Cijena bez PDV i Cijena sa PDV automatski se mijenja vrijednost marže kako bi se uspostavila pravilna matematička veza između komponenti koje ulaze u konačni zbir. Npr. ukoliko se kalkulacija popunjava polje po polje odozgo prema dole prvo se dolazi do vrijednosti Nabavne cijene od 138,00 a zatim do vrijednosti Marže od 8,90 % 259

270 Korisničko uputstvo za Line.Sys nakon čega program u polje Cijena bez PDV automatski upisuje vrijednost 150,28 KM. Ukoliko je potrebno promijeniti polje Cijena bez PDV na tačno određenu vrijednost (npr. na 150,00 KM) za to bi trebalo više uzastopnih pokušaja prilagođavanja vrijednosti Marže. Međutim, ručnim unosom 150,00 u polje Cijena bez PDV, program će automatski promijeniti Maržu na 8,696 %. (također je data mogućnost da se u trenutku kada je fokus na ovom polju, pritiskom na tipku PageDown na tastaturi, prenosi trenutna cijena iz cjenovnika i ostatak stavke se preračuna po toj cijeni). Bitno je imati u vidu da se proizvodno skladište zadužuje i vodi po nabavnim cijenama, bez obzira što se u procesu formiranja kalkulacije pojavljuju i druge vrste cijena (sa i bez PDV-a). Pored liste polja za unos podataka, prozor prikazan na slici sadrži još nekoliko korisnih elemenata. Na sredini prozora nalazi se izdvojen set podataka Ukupno. Ovaj set podataka izdvojeno je prikazan na slici Polja na lijevoj strani prozora sadrže vrijednosti koje se odnose na jedinični artikal dok su u setu podataka Ukupno date sumarne vrijednosti i to: iznosi u lijevoj koloni se odnose na stavku koja se trenutno unosi dok se desna kolona odnosi na cjelokupnu kalkulaciju tj. za sve stavke. U primjeru sa slike kalkulacija obuhvata dva artikla. Iznosi prikazani u lijevom dijelu prozora odnose se na jedinične vrijednosti jednog od artikala (nabavna cijena jednog komada artikla, vrijednost carine za jedan komad artikla, itd.). Lijeva kolona podseta Ukupno odnosi se na svih 20 komada artikla koji se trenutno unosi (a koji je označen šifrom N01). Znači, jedinični iznosi iz lijevog dijela prozora su pomnoženi sa količinom. Desna kolona podseta Ukupno pored trenutno fokusiranog artikla sadrži i sumarne iznose svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju. Može se reći da desna kolona seta podseta Ukupno predstavlja zbir lijeve kolone istog podseta za sve artikle uključene u kalkulaciju. Nabavna cijena za svih 20 komada artikla N01 Nabavna cijena jednog komada artikla N01 Nabavna cijena za ukupnu količinu artikla N01 i za ukupnu količinu svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju Slika Podset podataka Ukupno Slika prikazuje značenja pojedinih kolona prozora sa slike uzimajući za primjer Nabavnu cijenu. Isti princip vrijedi i za sve ostale veličine od Fakturne do Cijene sa PDV. 260

271 Proizvodnja Posljednji, desni dio prozora sa slike prikazuje nekoliko korisnih servisa koji unos artikala čine znatno preglednijim. To su: Zadnja nabavka, Zadnja kalkulacija, U cjenovniku, i Istorijska minimalna marža. Slika Set podataka o zadnjoj nabavci artikla od istog dobavljača Set podataka Zadnja nabavka prikazuje osnovne podatke o posljednjoj kalkulaciji kojom je tretiran aktivni artikal nabavljen od istog dobavljača. Na ovaj način se u istom prozoru može provjeriti da li se artikal sada nabavlja po manjoj ili većoj fakturnoj cijeni i kakav je odnos između prethodnog i trenutnog fakturnog popusta (ako isti postoji). Prikazani su i podaci o broju i datumu fakture te količini koja je nabavljena prethodnom kalkulacijom. Slika Set podataka o zadnjoj kalkulaciji aktivnog artikla Set podataka Zadnja kalkulacija obezbjeđuje pravovremen i jednostavan uvid u ključne podatke o prethodnoj kalkulaciji istog artikla. To su podaci o uračunatoj marži i krajnjoj cijeni. Slika Set podataka o podacima iz cjenovnika za aktivni artikal Set podataka U Cjenovniku prikazuje trenutno važeće vrijednosti veleprodajne cijene i minimalne marže pohranjene u cjenovniku. Bitno je napomenuti da se u trenutno aktivnom unosu ne može unijeti manja vrijednost marže od one koja je u ovom setu podataka specificirana kao minimalna. Ukoliko nije potrebno uvoditi ograničenje minimalne marže onda se ovo polje u cjenovniku ostavlja podešenu na nulu. Također, ukoliko se veleprodajna cijena izračunata trenutno aktivnom kalkulacijom razlikuje od prethodne cijene artikla pohranjene u cjenovnik, prilikom knjiženja kalkulacije moguće je odabrati opciju automatskog prilagođavanja cjenovnika prema novo-proknjiženoj kalkulaciji. 261

272 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Istorijska minimalna marža U slučaju povrata dokumenta, za trenutno aktivni artikal, u posljednjem podsetu podataka desnog dijela prozora sa slike prikazuje se podatak o minimalnoj marži koja je bila u vrijeme knjiženja dokumenta. Kod dokumenata kojima je urađen povrat primjenjuje se istorijska minimalna marža umjesto minimalne marže. U gornjem tekstu analizirani su svi elementi prozora za unos artikala u veleprodajnu ulaznu kalkulaciju. Pri tome, od korisnika se očekuje unos samo u polja na lijevoj strani prozora dok su ostali analizirani setovi podataka prisutni radi lakšeg i transparentnijeg unosa. Proceduru unosa artikala je potrebno ponoviti onoliko puta koliko kalkulacija sadrži različitih artikala (ukoliko se artikal unese vise od jednom pojavi se poruka Ovu šifru ste već jednom unijeli u dokument / Da li želite da nastavite unos. Ukoliko postoji potreba da se ista šifra unese više od jednom odabrati opciju Da).. Nakon unosa i posljednjeg artikla, prelazi se na štampanje i knjiženje kalkulacije. Obrazac ulaznih kalkulacija obezbjeđuje mogućnost štampanja više različitih formulara: Kalkulacije, Prijemnog lista (sa informacijom o kataloškom broju), Prijemnog lista (sa informacijom o bar kodu), Labele, Kalkulacije (trošarina), Povrat dobavljaču i Prijemni list (Bar kod SVI) ) (sa informacijama o svim Barkodovima artikala). Formular kalkulacije (prikazan na slici 6.23.) sadrži sve potrebne podatke za kalkulaciju i njene pojedine stavke unesene u program. Slika Formular Veleprodajne kalkulacije Pored Veleprodajne kalkulacije, na narednoj slici je prikazan primjer još jednog od formulara koje je moguće štampati na osnovu izrađene veleprodajne kalkulacije prijemni list artikala iz kalkulacije u skladište (sa informacijom o kataloškom broju), prikazan na slici

273 Proizvodnja Slika Prijemni list artikala iz kalkulacije u skladište Nakon štampanja, kalkulaciju je moguće knjižiti. Tom prilikom potrebno je odabrati željene opcije knjiženja na prozoru prikazanom na slici Slika Prozor za odabir opcija knjiženja kalkulacije Prozor sa slike na svojoj lijevoj strani sadrži listu neproknjiženih kalkulacija. Unošenjem odnosno uklanjanjem štriha u kućici ispred kalkulacije određuje se koje će se sve kalkulacije knjižiti (jednim provođenjem procedure je moguće knjižiti veći broj kalkulacija). Na desnoj strani prozora ponuđene su tri različite opcije knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne Knjige, Direktan prijenos u Glavnu Knjigu, i Prijenos samo na kartice. Prva opcija prenosi kalkulaciju u pripremu glavne knjige da bi kalkulacija bila proknjižena potrebno je provesti i knjiženje unutar Glavne knjige 263

274 Korisničko uputstvo za Line.Sys Druga opcija provodi postupak knjiženja u potpunosti tako da kalkulacija prelazi u skupinu proknjiženih naloga unutar Glavne knjige Treća opcija ne evidentira kalkulaciju u Glavnoj knjizi firme. U ovom slučaju, kalkulacije će uticati samo na statističke pokazatelje unutar menija Veleprodaja. Primjer upotrebe ovog načina knjiženja je u slučaju unosa prvih naloga nakon instalacije programa koji za cilj imaju podešavanje početnog stanja. Obzirom da se nakon instalacije programa početno stanje mora unijeti i direktno u Glavnu knjigu, unosi u pojedine menije koji se prenose samo na kartice služe samo za ažuriranje statističkih pokazatelja unutar lokalnog menija veleprodaje. Posljednja tri polja sa prozora za knjiženje kalkulacija su Vrsta naloga (korisnik odabire jedna od ponuđenih opcija), Broj/Datum (program automatski nudi prigodne vrijednosti ali je korisnik u slučaju potrebe u mogućnosti da ih promijeni) i Kurs (podatak o odnosu valute dobavljača i lokalne valute podatak nije moguće mijenjati na ovom prozoru). Napomena: Obzirom da prilikom kreiranja kalkulacija, a naročito prilikom unosa stavki, aplikacija izvršava složene matematičke proračune, moguća je pojava korekcija kojim aplikacija obezbjeđuje matematički integritet proračuna. Npr. ukoliko se prilikom unosa stavke u kalkulaciju unese vrijednost Marže od 20,000% u zavisnosti od ostalih faktora koji učestvuju u proračunu, program može prilagoditi tu vrijednost na npr. 19,998% kako bi obezbijedio korektno zaokruživanje apsolutnog iznosa izraženog u novcu. Razlike u zaokruživanju su uzrokovane činjenicom da se novčani iznosi mogu zaokruživati na najviše dva decimalna mjesta (dvije decimale). Program prilagođava ostatak proračuna tako da se ne pojavljuje razlika u iznosu koji je potrebno platiti dobavljaču. Napomena: Na glavnom prozoru na slici 6.11, moguće je desnim klikom na kalkulaciju na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje kraticu: - Unos serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj kalkulaciji) Radni nalozi u proizvodnji Radni nalozi u proizvodnji omogućavaju automatizaciju povezivanja troškova koji učestvuju u cijeni proizvedenih artikala. Korištenjem ovog modula na jednostavan način se povezuju troškovi radne snage, materijala i sl. čime se omogućuje brzo i lako kreiranje dokumenta koji na osnovu uključenih troškova izračunava nabavnu i veleprodajnu vrijednost proizvoda. 264

275 Proizvodnja Slika Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima u proizvodnji Izgled osnovnog prozora za rad sa radnim nalozima u proizvodnji prikazan je na slici Lijevi dio prozora omogućava odabir proizvodnog skladišta koje sadrži materijale potrebne za proizvodnju dok desni dio prikazuje podatke o brojevima radnih naloga (arhiviranih ili u obradi), pruža mogućnost za kreiranje novih ili štampanje liste postojećih naloga. Procedura kreiranja novog radnog naloga za odabrano skladište inicira se odabirom opcije Novi, locirane na desnom dijelu prozora sa slike Program mijenja sadržaj prozora kako bi omogućio unos podataka o proizvodu čija se proizvodnja planira. Ovi podaci uključuju: Broj i datum naloga program nudi vrijednost polja ali ih korisnik može podesiti prema potrebi Artikal naziv artikla koji se proizvodi nalogom. Proizvod mora biti unesen u šifrarnik Artikli i Usluge iz kojeg se može odabrati prilikom unosa, Količina količina artikla koji će biti proizveden nalogom, Napomena neobavezno polje u koje se unosi tekst napomene ukoliko je nalog potrebno detaljnije obrazložiti. Pored direktnog unosa, kao tekst napomene je moguće dodijeliti neku od standardnih napomena pohranjenih u šifrarniku Napomene, Obr. Jedinica popunjava se ako je proizvedeni artikal potrebno povezati sa konkretnom obračunskom jedinicom firme, Radna snaga vrijednost radne snage potrebne za proizvodnju ukupnog broja artikala izražena u novcu Trošak 1-5 vrijednost različitih troškova koji se uračunavaju u cijenu proizvedenih artikala. Ovi troškovi su u šifrarniku Troškova proizvodnje označeni opštim imenima: Trošak 1, 2, 3, 4, i 5 a na korisnicima je da ove troškove imenuju prema svojim potrebama. Troškovi materijala u ovo polje korisniku nije omogućen unos u njemu će se nakon unosa materijala potrebnih za izradu proizvoda automatski prikazati suma cijene ugrađenih materijala. Nabavna cijena polje u koje nije omogućen direktan unos. Sadržava jediničnu nabavnu cijenu proizvedenog artikla a na osnovu unesenih pojedinačnih troškova Marža od dva ponuđena polja dovoljno je unijeti vrijednost u jedno: prvo polje omogućuje procentualni a drugo apsolutni unos marže. Porez u polje nije omogućen direktan unos. Omogućava uvid u broj tarifne grupe, procentualni i apsolutni iznos poreza Cijena polje koje prikazuje rezultat uvećanja nabavne cijene za veličinu marže 265

276 Korisničko uputstvo za Line.Sys Pored ovog seta polja prozor sadrži i pomoćne informacije o minimalnoj marži te ukupnom iznosu nabavne cijene, marže, poreza i cijene za specificiranu količinu artikla, slika Slika Prozor za unos podataka o osnovnim podacima radnog naloga Pored (desno od) polja za unos količine dostupna je i opcija za pojednostavljenje izrade naloga korištenjem normativa. Naime, ukoliko je za artikl za koji se pravi nalog već napravljen normativ (kreiranje normativa je analizirano u nastavku ovog poglavlja) odabirom opcije označene sa tri tačke pokreće se procedura kreiranja naloga na osnovu normativa. Specifikacija normativa se može koristiti i za unos izmjena u kreirani nalog. U tom slučaju će eventualna odstupanja od normativa biti otklonjena odnosno nalog će biti izmijenjen tako da bude u skladu sa normativom. Nakon unosa i snimanja osnovnog seta podataka o radnom nalogu prelazi se na unos liste materijala potrebnih za izradu artikla. Za svaki artikal je dovoljno unijeti dva parametra: Šifru i Količinu. Program unos čini transparentnijim prikazujući i podatke o jediničnoj cijeni i broju raspoloživih komada artikla koji se u obliku materijala koristi za izradu krajnjeg artikla. Dio prozora za unos materijala sa poljima za unos je prikazan na slici Slika Unos podataka o materijalima potrebnim za izradu artikla proizvoda Nakon unosa svih materijala potrebnih za izradu proizvoda osnovni prozor za izradu radnog naloga ima izgled kao na slici

277 Proizvodnja Slika Prikaz radnog naloga u osnovnom prozoru Nakon izrade radnog naloga isti je još potrebno štampati a zatim i knjižiti. Procedura štampanja se pokreće odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici Izgled prozora za odabir opcije printa je prikazan na slici 6.29.a. Slika 6.29.a Prozor za odabir printa Opcije kod printa su: - Radni nalog u proizvodnji (slika 6.30), - Nalog skladištu (slika 6.31) i - Radni nalog/jedinično - printa jedinične vrijednosti (za prikaz kao Normativa) sa prikazom zemlje porijekla za utrošene materijale 267

278 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Radni nalog u proizvodnji Slika Nalog skladištu 268

279 Proizvodnja Procedura knjiženja se pokreće odabirom istoimene opcije locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici U okviru ove procedure na prozoru za knjiženje (slika 6.32.) potrebno je odrediti: Odabir vrste knjiženja, Podešavanje cijena, Određivanje vrste naloga, Dodjeljivanje broja i datuma naloga, Definiranje kursa između valuta korištenih u nalogu Slika Prozor za knjiženje radnih naloga u proizvodnji Nakon knjiženja radnog naloga, proizvedeni artikli se automatski evidentiraju u veleprodajnom skladištu koje je pri definiranju proizvodnog skladišta navedeno kao skladište u koje će se prenositi proizvedeni artikli. Radni nalozi servisiranja Modul programa zadužen za evidentiranje radnih naloga servisiranja omogućava jednostavno i pregledno evidentiranje pruženih usluga i utrošenih artikala u procesu servisiranja proizvoda. Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja se poziva odabirom istoimene opcije sa menija Proizvodnja. Izgled ovog prozora je dat na slici

280 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja Kao što se vidi sa slike princip rada i dostupne opcije su srodne sa ostalim prozorima programa: Opcija Zaključeni locirana u donjem lijevom uglu prozora omogućuje redukciju prikazanog seta naloga na realizirane ili nerealizirane naloge. Lijevi dio prozora omogućuje odabir objekta čije se karakteristike žele analizirati ili mijenjati Desni dio prozora prikazuje detaljnije podatke o objektu odabranom na lijevoj strani prozora: ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana lista naloga desni dio prozora prikazuje podatke o broju postojećih naloga, opcije za kreiranje novih i štampanje liste postojećih naloga. Ukoliko je, pak, na lijevoj strani prozora odabran konkretan nalog, desna strana prozora omogućuje pregled i izmjene podataka za taj nalog. Procedura kreiranja novog naloga se inicira odabirom opcije Novi nakon čega desni dio prozora prikazanog na slici mijenja izgled i nudi unos opcija za zaglavlje naloga. Izgled dijela prozora koji omogućuje ovaj unos je prikazan na slici Slika Polja za unos podataka u zaglavlje radnog naloga servisiranja 270

281 Proizvodnja Prozor sa slike sadrži sljedeća polja: Broj/Datum Broj i datum radnog naloga, program automatski nudi prigodne vrijednosti: naredni raspoloživi redni broj i trenutni datum naloga. Korisnik je u mogućnosti ove vrijednosti podesiti ručno prema vlastitim potrebama. Naručilac Naručilac mora biti evidentiran u šifrarniku partnera. Unos u polje je moguće izvršiti ručno ili odabirom iz šifrarnika upotrebom univerzalne kratice "+". Serviser polje se popunjava odabirom odgovarajućeg unosa iz šifrarnika partnera koji je za ovu priliku reduciran na listu zaposlenih. Napomena neobavezno polje koje se popunjava manualnim unosom ili odabirom standardnih napomena pohranjenih u istoimenom šifrarniku. Broj izdatnice polje je moguće popuniti ručno ili programu izdati naredbu da izdatnici dodijeli naredni raspoloživi redni broj. Dodjela se inicira klikom na dugme obilježeno sa tri tačke (...) locirano neposredno uz polje. Datum izdatnice, Materijalno skladište oznaka konta materijalnog skladišta iz kojeg će se preuzimati materijali potrebni za servisiranje. Polje se popunjava odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti. Ukoliko će nalog za servisiranje sadržavati samo usluge (bez materijala) ovo polje se ostavlja nepopunjeno. Nakon unosa navedenog seta podataka i njihovog snimanja desni dio prozora ponovo mijenja sadržaj. Izgled prozora je prikazan na slici Slika Izgled prozora nakon unosa osnovnog seta podataka za radni nalog servisiranja U narednom koraku izrade naloga potrebno je specificirati stavke naloga (sve materijale i usluge koji će biti obuhvaćeni servisiranjem. Unos stavki se pokreće odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici Izgled prozora je dat na slici U stavke se (odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom dijelu prozora) unose svi materijali i usluge koje će biti obuhvaćeni servisiranjem. 271

282 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za unos stavki u nalog za servisiranje Kao što se vidi sa slike za svaku stavku je potrebno unijeti šifru, količinu te serijski broj (ako postoji). Također, potrebno je označiti da li je stavka ugrađena ili ne. Proceduru unosa je potrebno ponoviti onoliko puta koliko servisni nalog obuhvata stavki (bilo materijala bilo usluga). Nakon unosa zaglavlja i stavki naloga servisiranja program omogućuje štampanje dvije vrste dokumenata: Radnog naloga i Izdatnice materijala. Broj izdatnice određen je brojem unesenim u istoimeno polje u okviru zaglavlja naloga. Izgled oba dokumenta je prikazan na slikama i Slika Radni nalog servisiranja 272

283 Proizvodnja Slika Izdatnica materijala Nakon štampanja formulara radni nalog je potrebno zaključiti. Odabirom ove opcije nalog se prebacuje u grupu zaključenih naloga odakle ga je u slučaju potrebe moguće vratiti korištenjem istoimene opcije raspoložive u donjem lijevom uglu prozora ukoliko se izvrši odabir zaključenih naloga (opcije je smještena u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 6.39.) Slika Izgled osnovnog prozora radnih naloga servisiranja sa prikazom zaključenih naloga 273

284 Korisničko uputstvo za Line.Sys Predračuni u proizvodnji Namjena naredne, treće, opcije menija Proizvodnja je kreiranje Predračuna. Pokretanjem ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici Slika Osnovni prozor za rad sa predračunima usluga Osnovni prozor za rad sa predračunima ima srodan dizajn ostalim prozorima programa. U prvom koraku se u lijevom dijelu prozora odabire objekt (skladište) sa kojim se želi raditi, nakon čega program u desnom dijelu prozora prikazuje detalje i komande dostupne za rad sa odabranim objektom (skladištem). Inicijalno, u lijevom dijelu prozora prikazana je lista proizvodnih skladišta kreiranih u programu. Kao što se vidi sa slike, kao rezultat odabira jednog od skladišta, u desnom dijelu prozora prikazuju se podaci o broju realiziranih i nerealiziranih predračuna, te komande koje omogućuju kreiranje novih predračuna i štampanje liste predračuna za to skladište. Ukoliko se u lijevom dijelu prozora odabere konkretan predračun, u desnom dijelu prozora prikazat će se podaci za taj predračun, slika Prozor sa slike sadrži još i mogućnost redukcije prikaza predračuna prema statusu odabirom opcije Realizirani u ostatku prozora dostupni postaju samo realizirani predračuni (predračuni prema kojima su kreirane fakture) i obrnuto ukoliko opcija Realizirani nije odabrana, program omogućuje rad samo sa još uvijek nerealiziranim predračunima usluga. Također, u Enterprise verziji Line.Sys programa na prozoru sa slike 6.40 dostupan je i Enterprise servis preuzimanja podataka sa mobilnog čitača. Pokretanjem opcije enterprise servisa prikazuje se prozor na kojem je potrebno odabrati vrstu mobilnog čitača nakon čega se automatski kreira predračun. Da bi ovaj servis mogao pravilno raditi u prozoru Moja firma potrebno je specificirati lokaciju i naziv datoteke gdje se smještaju podaci sa mobilnog čitača (kao što je navedeno u poglavlju Administracija, ovog uputstva. Bitno je napomenuti da se proizvedeni artikli (čija se proizvodnja evidentirala korištenjem opcija sa ovog menija) nakon proizvodnje automatski premještaju u veleprodajno skladište ili maloprodajnu prodavnicu koja je navedena u definiciji proizvodnog skladišta kao Veleprodajno skladište. Prodaja takvih artikala se zatim vrši korištenjem opcija veleprodaje ili maloprodaje. Opcije predračuna i faktura u proizvodnji se koriste samo ukoliko je određenom kupcu potrebno prodati artikl koji je inicijalno planiran kao 274

285 Proizvodnja sirovina ili dio koji će se koristiti u proizvodnji ali ga je zbog različitih okolnosti potrebno prodati kao zaseban artikl. Slika Podaci za odabrani predračun usluga Gornji desni dio prozora sa slike sadrži podatke o zaglavlju predračuna te komande za unošenje izmjena i pokretanje servisa koji se baziraju na predračunima dok je donji desni dio prozora rezerviran za podatke o stavkama predračuna. Kao i prethodni prozor (prikazan na slici 6.40.) i prozor sa slike sadrži mogućnost pozivanja enterprise servisa (vrijedi samo za kupce Enterprise verzije Line.Sys programa) za preuzimanje podataka sa mobilnog čitača. Kreiranje predračuna Procedura kreiranja novog predračuna usluga pokreće se odabirom materijalnog skladišta u kojem su pohranjeni potrebni materijali. Nakon toga, sa desnog dijela prozora odabire se opcija Novi. Kao odgovor, pokreće se procedura unosa podataka za zaglavlje predračuna usluga, slika

286 Korisničko uputstvo za Line.Sys 276 Slika Procedura unosa podataka za novi predračun usluga Obrazac za unos podataka za zaglavlje predračuna usluga sadrži set podataka i proceduru uključivanja predefinisanih poslovnih politika. Set podataka uključuje: Broj (predračuna usluga) program automatski kreira naredni redni broj za predračun. Ovu vrijednost korisnik može promijeniti, Datum (predračuna usluga) program u ovo polje automatski unosi vrijednost trenutnog datuma. Korisnik i ovu vrijednost može promijeniti, Kupac u polje se unosi vrijednost iz šifrarnika Partneri. Unos je moguće izvršiti ručno ali i odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti odabirom kratice "+", Primalac Polje koje se popunjava samo u slučajevima ako se usluga ne pruža kupcu, tj. ako kupac uslugu naručuje za nekog drugog korisnika. Primalac također mora biti unijet u šifrarnik Partneri, iz koga ga je moguće odabrati odabirom kratice "+" ili ga možete ručno upisati, Napomena Napomena će na predračunu biti prikazana ispod liste artikala Narudžba/Datum narudžbe polja u koja se unosi broj i datum narudžbe kojom je kupac poručio uslugu, Način plaćanja Potrebno je odabrati jednu od ponuđene četiri vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem i Virman/Uplatnica, Obračunska jedinica (Obr. Jed.) obračunska jedinica firme koja pruža usluge, DPO Dovoljno je unijeti vrijednost u jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi vrijednost u danima a u drugo polje datum prispijeća obaveze. Čim se vrijednost unese u jedno polje, drugo polje se popunjava automatski, Valuta potrebno je popuniti oba polja u prvo se unosi oznaka valute a u drugo kurs te valute prema KM. Iznos uplate služi za unos uplata u gotovini na licu mjesta. Taj iznos će se kod knjiženja proknjižiti preko blagajne. Opis uplate Opis uplate u gotovini, kao što je ime/prezime osobe koja je izvršila uplatu i sl. Komercijalist odabire se sa liste na kojoj se nalaze sve osobe koje su u šifrarniku partnera evidentirani kao uposlenici i komercijalisti.

287 Proizvodnja Otpremnica Upisati broj otpremnice prema kojoj je kupac preuzeo robu Od Upisati datum otpremnice Procedura Poslovne politike Svrha procedure poslovne politike je jednostavna primjena posebnih cijena dodijeljenih određenoj grupi partnera. Ukoliko, npr. menadžment firme želi stalnim kupcima omogućiti dodatne popuste, u šifrarniku Poslovne politike (obrađen u okviru poglavlja Šifrarnici) kreira se posebna poslovna politika za stalne kupce u kojoj se određuje vrsta i veličina popusta koji im se žele dodijeliti. U sljedećem koraku, u okviru šifrarnika Partneri željenim kupcima se pridružuje formirana poslovna politika. Nakon provođenja ovih koraka, program svim kupcima kojima su dodijeljene poslovne politike automatski dodjeljuje popuste definirane pripadajućom politikom. U okviru prozora za kreiranje predračuna usluga nije moguće mijenjati parametre poslovne politike ali ukoliko je konkretnom kupcu dodijeljena određena poslovna politika oznaka te politike će biti prikazana. Naredna slika (6.43.) prikazuje oznaku poslovne politike dodijeljene kupcu za kojeg se predračun priprema. Slika Primjena poslovne politike prema kupcu Prozor sa slike prikazuje dio prozora prikazanog na slici Razlika u iznosu fakturnog popusta (na prvoj slici je 0,00 a na drugoj 5,00) je u tome što se stvarna vrijednost popusta unosi u polje tek nakon snimanja seta podataka prikazanog na slici Nakon ponovnog ulaza u ovaj prozor (odabirom opcije Izmjeni smještene u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 6.41.) vidljiv je iznos fakturnog popusta. Nakon kreiranja zaglavlja prelazi se na unos stavki predračuna. Na prozoru sa slike Odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora nakon čega se prikazuje poseban prozor za specificiranje podataka o stavki koja se uvodi u predračun. Ovaj prozor je prikazan na narednoj slici

288 Korisničko uputstvo za Line.Sys Lista stavki već unesenih u predračun Iznos predračuna za sve do sada unesene stavke uz napomenu o popustima automatski dodijeljenim prema važećoj poslovnoj politici prema partneru Detalji o posljednjoj prodaji artikla koji se trenutno unosi istom partneru Podaci za stavku koja se trenutno unosi Slika Unos nove stavke u predračun usluga Prilikom unosa, za svaku stavku je potrebno popuniti set podataka (nalazi se u lijevom dijelu prozora sa slike 6.44.) o proizvodu: Šifra usluge/materijala unosi se ručno ili odabire jednom od četiri dostupne kratice: znak "/" nakon čega se unosi kataloški broj, znak "*" nakon čega se unosi bar kod, znak "-" nakon čega se unosi naziv proizvoda ili "+ Enter" nakon čega se prikazuje šifrarnik artikala u kojem je potrebno odabrati željeni artikl. Napomena: Kod unosa stavke na Profakturama, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled: - Proknjiženih/Neproknjiženih ili svih - Faktura ili profaktura - Za određenog kupca ili za sve kupce Napomena: Kod unosa stavki na fakturama ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru. Količina Polje za specificiranje količine, Cijena koštanja već definirana ulaznom kalkulacijom ili dodijeljena u cjenovnik. Korisnik je u ovom polje ne može promijeniti Marža vrijednost marže je moguće specificirati u procentualnom ili apsolutnom iznosu. Dovoljno je specificirati jedno dok se drugo polje nakon toga popunjava automatski. Cijena bez PDV koja se formira dodavanjem marže cijeni koštanja. Cijena u ovom polju se izračunava automatski ali je korisnik može ručno promijeniti. Ukoliko to učini, vrijednost marže će se automatski promijeniti da bi se uspostavio odgovarajući odnos između cijene koštanja i Cijene bez PDV-a 278

289 Proizvodnja Porez vrijednost poreza koji se obračunava za artikal. Vrijednost se dodjeljuje automatski i ovdje je nije moguće mijenjati. Cijena sa PDV cijena se izračunava automatski, ali je moguće ručno promijeniti. Kao i u slučaju Cijene bez PDV-a u slučaju ručne izmjene cijene, vrijednost marže će se iznova automatski izračunati kako bi se uspostavio odgovarajući odnos između cijene koštanja, cijene bez PDV i cijene sa PDV. Popust vrijednost popusta koji se odobrava kupcu u procentualnom ili apsolutnom iznosu (dovoljno je popuniti jedno od ponuđenih polja program će automatski popuniti preostalo). Pri izdavanju popusta je potrebno obratiti pažnju da je program već uračunao eventualni popust koji je kupcu dodijeljen poslovnom politikom. Iznos cijena za specificiranu količinu artikala. Sve dosada prikazane cijene su se odnosile za količinu 1. Vrijednost Iznosa se dobija množenjem Cijene sa PDV sa količinom. Vrijednost prikazanu u ovom polju nije potrebno niti moguće mijenjati Serijski broj serijski broj dijela koji se uslugom ugrađuje (ako postoji) Garancija trajanje garancije za uslugu ili ugrađeni materijal, Porezni tretman polje u kojem je moguće specificirati da li je u cijenu potrebno obračunati porez ili ne. Ukoliko se odabere opcije bez obračunavanja poreza vrijednost polja Porez će biti podešena na nulu. Rok isporuke unosi se u danima (broju dana) Dodatni tekst u ovo polje se automatski upisuje tekst unesen u polje Opis u šifrarniku Artikala, ali ga je, u slučaju potrebe, moguće promijeniti. Nakon unosa svih potrebnih artikala u predračun, isti se štampa odabirom opcije Printaj dostupne u donjem lijevom uglu prozora sa slike Izgled predračuna usluga se može podešavati odabirom ponuđenih opcija u prozoru koji se aktivira nakon odabira opcije za štampu a koji je prikazan na slici Slika Podešavanje izgleda predračuna usluga Gornja strana prozora sa slike sadrži listu mogućih naslova za dokument čija se štampa priprema. Obzirom da različite firme koriste različitu terminologiju, ponuđena je lista od 279

290 Korisničko uputstvo za Line.Sys čak sedam mogućih naslova: Profaktura, Ponuda, Otpremni list (ovaj tekst se može mijenjati prema potrebama), Profaktura (valuta), Profaktura sa trošarinom, Izlazna kalkulacija. Pored označavanja vrste dokumenta, prozor još sadrži mogućnost odabira načina označavanja stavki predračuna (prema šifri, kataloškom broju ili Barkodu) i oznaku na fakturi: ponuđene su opcije Original, Kopija i Bez oznake. Također, prozor omogućuje određivanje da li će se na predračunu nalaziti memorandum firme ili ne. Dostupne su tri opcije: (1) sa memorandumom prikaz slikovnog memoranduma pohranjenom u prozoru Moja firma, (2) Predefinisano prikaz tekstualnog memoranduma, i (3) bez memoranduma. Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike pristupa se štampanju predračuna usluga odabirom opcije Printaj. Kao rezultat, na ekranu se pojavljuje predračun čiji je izgled dat na slici Slika Izgled predračuna (profakture) usluga Obrazac za izradu predračuna usluga omogućava automatizaciju još jedne procedure. Naime, prateći veoma jednostavan postupak, od kreiranog predračuna je u samo nekoliko koraka moguće formirati fakturu usluga. Na prozoru sa slike je potrebno odabrati opciju Servisi lociranu u gornjem desnom uglu prozora čime se pokreće jednostavan prozor sa već unesenim vrijednostima za kreiranje fakture (prikazan na slici 6.47.). Ove vrijednosti je moguće mijenjati po potrebi. Napomena: Kod kreiranja fakture iz predračuna postoji opcija da samo stavke predračuna dodate na već postojeću fakturu u obradi za odabranog kupca. Na ovaj način u toku jednog mjeseca možete izdavati predračune kao otpremnice i na kraju sve objediniti na jednoj fakturi. Na slici 6.47 to je zadnja opcija Dodaj na fakturu. 280

291 Proizvodnja Slika Prozor za kreiranje fakture na osnovu predračuna Ukoliko je u narudžbi isti artikal naveden u dvije ili više stavki odabirom opcije Spoji količine za iste šifre zbir svih količina tog artikla će biti unesen u jednu stavku. Napomena: Na glavnom prozoru na slici 6.40, moguće je desnim klikom na profakturu na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice: - Evidencija serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj profakturi) i - Kopiranje profaktura (kopiranje te označene profakture u novu). Fakture Rad sa fakturama usluga inicira se odabirom šeste opcije na meniju proizvodnje. Osnovni prozor za rad sa fakturama koristi istu logiku kao i prozori za rad sa ostalim objektima proizvodnje (kalkulacijama, radnim nalozima, predračunima). Lijevi dio prozora sadrži listu relevantnih objekata (proizvodnih skladišta i faktura) dok desni dio prozora sadrži detaljnije informacije i opcije dostupne za objekat odabran na lijevoj strani prozora. Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrano skladište, na desnoj strani prozora su dostupni podaci o broju faktura za to skladište i opcije za kreiranje novih (slika 6.48.). Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana konkretna faktura, na desnoj strani su prikazane opcije za izmjenu podataka iz zaglavlja fakture (gornji desni dio prozora) te opcije za unos novih i izmjenu postojećih stavki unutar fakture (donji desni dio prozora), prikazano na slici

292 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor sa podacima i opcijama za rad sa fakturama za odabrano skladište Slika Prozor sa podacima i opcijama za rad na fakturi odabranoj na lijevoj strani prozora 282

293 Proizvodnja Kao što je prikazano na slici prozor sa podacima i opcijama za odabrano skladište omogućava pokretanje nove fakture, štampanje liste postojećih i pokretanje servisa za automatizirano kreiranje faktura na osnovu pomoćnih dokumenata. U ovom kontekstu pod pomoćnim dokumentima se smatraju servisni radni nalozi i predračuni. Također, prozor sa slike sadrži i opciju pokretanja enterprise servisa (preuzimanje podataka sa mobilnog čitača). Ova opcija je dostupna samo kupcima Enterprise verzije Line.Sys programa. Servisi kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Odabirom opcije Servisi pokreće se procedura kreiranja fakture na osnovu već kreiranih servisnih radnih naloga ili predračuna. Procedura je realizirana u obliku čarobnjaka koji omogućuje korisniku da podešavajući vrijednosti polja u nizu prozora kreira željenu fakturu. Prvi korak ove procedure (i prvi prozor čarobnjaka) je prozor za odabir vrste dokumenta iz kojeg se želi kreirati faktura. Ovaj prozor je prikazan na slici Slika Prvi prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Nakon odabira vrste pomoćnog dokumenta i odabira opcije Dalje> prelazi se na drugi prozor čarobnjaka u kome je potrebno odabrati željeni predračun/radni nalog servisiranja. Ovaj prozor je prikazan na slici

294 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Drugi prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Drugi prozor čarobnjaka ima nešto drugačiji izgled ukoliko je na prvom prozoru odabrana opcija kreiranja fakture na osnovu servisnih radnih naloga. U ovom slučaju izgled prozora je podijeljen na dva dijela sa ponuđenim servisnim nalozima u gornjem i predračunima u donjem dijelu prozora (slika 6.52.) Slika Drugi prozor čarobnjaka (kreiranje fakture iz servisnih radnih naloga) Za kreiranje fakture potrebno je odabrati željeni radni nalog iz polja na gornjoj polovini prozora. Ukoliko je pak potrebno cijene iz tog radnog naloga zamijeniti cijenama iz predračuna 284

295 Proizvodnja koji je partneru dostavljen (ukoliko je došlo do promjene cijene u periodu između slanja predračuna i kreiranja radnog naloga, a mjerodavne su cijene na predračunu) potrebno je selektirati i željeni radni nalog servisiranja i predračun sa mjerodavnim cijenama. Nakon odabira konkretnog dokumenta (predračuna ili radnog naloga servisiranja) na osnovu kojeg se pravi faktura prelazi se na posljednji prozor čarobnjaka odabirom opcije Dalje>. Ovaj prozor prikazuje informacije koje će biti pohranjene u zaglavlju fakture pri čemu je korisniku data mogućnost da ove vrijednosti mijenja ili dopunjava. Posljednji prozor čarobnjaka je dat na slici Osim seta podataka potrebnih za popunjavanje zaglavlja fakture usluga, treći prozor čarobnjaka sadrži i opciju "Spoji količine za iste šifre". Ukoliko je odabrana, ova opcija provjerava da li se u stavkama predračuna ponavljaju iste usluge/materijali. Ukoliko se ovakav slučaj evidentira, program će spojiti količine za ponavljajuću uslugu/materijal i prikazati ih kao jednu stavku sa količinom koja predstavlja zbir količina navedenih u stavkama gdje se usluga/materijal pojavljuje. Npr. ukoliko se u predračunu jedna te ista usluga pojavljuje kao druga stavka sa količinom 5 i kao šesta stavka sa količinom 10 ova usluga će u fakturi biti evidentirana kao jedna stavka sa količinom 15. Ukoliko pak opcija "Spoji količine za iste šifre" nije odabrana, usluge će se i u fakturi pojaviti kao posebne stavke. Servisi faktura sadrže servis za kreiranje fakture iz više predračuna po sljedećoj logici: Na osnovu više predračuna, količine po artiklima se sabiru /ako to želite/, cijene se uzimaju iz tekućeg cjenovnika /ne po predračunskim cjenama/ te se obračunavaju popusti po tekućim politikama. Na zadnjem prozoru ovog procesa, nudi vam se kupac od prvog predračuna koji je selektiran, kojeg naravno možete promijeniti. Također, obračunska jedinica i komercijalist se uzima od prvog selektiranog predračuna. Slika Treći (posljednji) prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Ujedno, opcija Servisi daje mogućnost promjene partnera za više dokumenata odjednom. 285

296 Korisničko uputstvo za Line.Sys Bitno je napomenuti da svi prozori čarobnjaka posjeduju i opciju <Nazad, koja omogućuje povratak na prethodne prozore i unos naknadnih izmjena. Također, cjelokupnu proceduru je moguće poništiti na bilo kojem prozoru odabirom opcije Otkaži. Printaj popis faktura Odabirom opcije Printaj prikazane na prozoru štampa se lista faktura za odabrano proizvodno skladište. Da li će izvještaj sadržavati proknjižene (arhivirane) ili još neproknjižene fakture zavisi od odabira opcije Proknjiženo koja se na prozoru sa slike nalazi u donjem lijevom uglu prozora. Novi kreiranje nove fakture Procedura manuelnog kreiranja nove fakture pokreće se odabirom opcije Novi, prikazane na prozoru sa slike Kao odgovor na ovu opciju, program prikazuje prozor za unos podataka za zaglavlje fakture. Slika Prozor za unos podataka o zaglavlju fakture usluga Slika Sumarne informacije o poslovanju sa partnerom 286

297 Proizvodnja Na ovom prozoru (slika 6.54.) potrebno je popuniti set polja koja obuhvaćaju podatke: Broj (fakture) program automatski u ovo polje unosi vrijednost narednog rednog broja za fakturu ali je korisniku omogućeno da ovaj broj promijeni ukoliko za tim postoji potreba, Datum program u ovo polje automatski pohranjuje vrijednost trenutnog datuma ali kao i kod broja fakture korisnik može unijeti proizvoljnu vrijednost datuma, Kupac šifra kupca popunjava se ili ručnim unosom ili odabirom neke od vrijednosti ponuđenih u šifrarniku Partneri, odabirom kratice "+". Bez obzira na način unošenja, program će prihvatiti samo one vrijednosti koje su pohranjene u šifrarniku partnera. U slučaju da korisnik u ovo polje pokuša unijeti neku drugu vrijednost, program će otvoriti šifrarnik partnera i neće dozvoliti prelazak na novo polje dok se u polje kupca ne unese vrijednost iz šifrarnika partnera. Nakon unosa kupca, klikom na njegov naziv (lociran neposredno nakon polja i označen plavom bojom) moguće je aktivirati prozor (prikazan na slici 6.55.) sa osnovnim podacima o dosadašnjem poslovanju firme sa kupcem bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Konto kupca polje se popunjava automatski ali je korisniku omogućeno unošenje izmjena. Primalac Neobavezno polje. Popunjava se samo u slučaju da je primalac usluge različit od kupca. Polje se popunjava također ručnim unosom ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika Partneri. Napomena napomenu je moguće unijeti ručno ali i izvršiti odabir jedne od standardnih napomena unesenih u šifrarnik Napomene. Poziv šifrarnika se vrši klikom na riječ Napomena koja se nalazi pored polja. Ova riječ je za razliku od objašnjenja datih za ostala polja prikazana plavom bojom. Narudžba i Datum narudžbe neobavezna polja. Popunjavaju se ukoliko se faktura želi povezati sa narudžbom koja je inicirala izradu fakture. Način plaćanja Obavezno polje. Popunjavanje se vrši odabirom jedne od četiri ponuđene vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem ili Virman/Uplatnica. DPO na obrascu se nalaze dva povezana polja. U prvo se unosi broj dana do prispijeća a u drugo tačan datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od polja dok će se drugo automatski popuniti u skladu sa unesenom vrijednošću. Obračunska jedinica neobavezno polje koje se popunjava ukoliko se faktura želi povezati sa nekom od obračunskih jedinica firme, Valuta na obrascu se nalaze polja u koje se unosi naziv valute i njen odnos sa konvertibilnom markom (KM). Ukoliko se transakcije vrše u KM u prvo polje se unosi vrijednost KM a u drugo odnos 1, Iznos uplate i Opis uplate Polja se popunjavaju ukoliko je kupac već izvršio dio plaćanja. U tom slučaju će na fakturi ukupni iznos za plaćanje ostati isti ali će u posebnom polju biti prikazana informacija da je određeni dio iznosa već uplaćen. Komercijalist odabire se sa liste na kojoj se nalaze sve osobe koje su u šifrarniku partnera evidentirani kao uposlenici i komercijalisti. Otpremnica program u ovo polje automatski dodjeljuje broj otpremnice identičan broju fakture. Korisnik je u mogućnosti da ovaj broj promijeni prema svom nahođenju. Od (Datum otpreme) ukoliko nije popunjeno kao datum otpreme se uzima datum fakture Tenderi / Ugovori Ukoliko postoji Tender/Ugovor sa ovim kupcem, tada se u ovo polje upisuje Automatsko fakturisanje na slici daje mogućnost da se postojeća faktura automatski pravi prema zadanim parametrima. Odabirom vremenskog ponavljanja (dnevno, sedmično ili mjesečno) zadaje se osnovni parametar za pravljenje fakture i prema tom parametru se gornji desni dio prozora mijenja za detaljniji izabir automatizovanja pravljenja fakture (slika 6.552) 287

298 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za unos podataka o postavljanju automatskog fakturiranja Slika Dio prozora koji se mijenja mijenjanjem vremenskog parametra Pored seta podataka prozor za definiranje zaglavlja fakture uključuje još dvije značajne procedure. Prva procedura se odnosi na primjenu poslovne politike prilikom kreiranja fakture. Kao što je objašnjeno u prethodnim poglavljima, poslovna politika predstavlja jednostavan način za obezbjeđenje jednakog tretmana za grupe kupaca. Unutar poslovne politike se definira tretman koji se odobrava grupi kupaca: različite vrste popusta, DPO, kamate, itd. Ukoliko je kupcu prilikom njegovog evidentiranja u šifrarniku Partneri pridružena određena poslovna politika, odredbe te politike će se automatski uključivati prilikom izrade fakture. Korisnik programa će o tome biti obaviješten informacijom koja se nalazi na prozoru prikazanom na slici 6.54 u posebnom dijelu prozora sa naslovom Poslovne politike. Druga procedura Automatsko fakturiranje, omogućava automatizaciju postupka ponavljanja određene fakture u jednakim vremenskim intervalima. Ova opcija se koristi ako je fakturu sa identičnim sadržajem potrebno kreirati u jednakim vremenskim intervalima, npr. ukoliko se identična prodaja vrši jednom mjesečno. Opcija nije dostupna prilikom inicijalnog kreiranja fakture. Međutim, ponovnim ulaskom u fakturu nakon kreiranja opcija postaje dostupna i može se koristiti. Smještena je u posebnom okviru prozora sa slike (donji desni dio prozora) a njeno podešavanje se aktivira odabirom opcije označene sa tri tačke (...). Korisnik ima mogućnost podešavanja svih parametara značajnih za definiranja intervala u kojem se vrši ponavljanje fakture, slika

299 Proizvodnja Slika Prozor za podešavanje parametara automatskog fakturiranja usluga Prozor sa slike omogućuje detaljno definiranje vremenskih intervala značajnih za automatsko fakturiranje: Učestalosti ponavljanja: Dnevno, sedmično ili mjesečno Trajanje: specificiranjem vremena, početnog i krajnjeg datuma. U zavisnosti od odabrane frekvencije ponavljanja (dnevno, sedmično, mjesečno) mijenja se sadržaj desnog dijela prozora omogućujući specifikaciju broja dana, sedmica ili mjeseci. Na primjeru sa slike odabrana je vrijednost Sedmično nakon čega je desni dio prozora promijenio sadržaj omogućivši specifikaciju intervala izraženu u broju sedmica te dana u sedmici za kreiranje fakture. U slučaju odabira opcije Dnevno desni dio prozora sadrži polje u koje se unosi razmak između dvije fakture izražen u danima, dok opcija Mjesečno omogućuje izražavanje intervala u mjesecima. Dio prozora označen naslovom Trajanje, sadrži polja: Vrijeme (kreiranja fakture), Početni datum, Krajnji datum (uz mogućnost ostavljanja vremenskog intervala otvorenim opcija Bez krajnjeg datuma) i Omogućen (polje služi za označavanje stanja procedure: aktivirana ili ne). Ukoliko opcija Omogućen nije odabrana, procedura automatskog kreiranja fakture se neće izvršavati. Nakon unosa podataka značajnih za zaglavlje fakture prelazi se na unos stavki. Ovaj postupak se pokreće odabirom opcije Novi u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici

300 Korisničko uputstvo za Line.Sys Ukupan iznos za stavke fakture sa napomenom o uračunatim popustima Lista stavki već unesenih u fakturu Podaci o posljednjem pružanju aktivne usluge istom kupcu Raspoložive količine artikla koji se trenutno unosi u fakturu u svim skladištima firme. Ukoliko se radi o uslugama onda se ove informacije zanemaruju. Set podataka za uslugu/materijal koji se trenutno unosi u fakturu Slika Prozor za unos podataka o stavkama fakture usluga Prozor prikazan na slici sastoji se od pet glavnih dijelova: Lista stavki već uključenih u fakturu, Set podataka za uslugu/materijal koji se trenutno unosi u fakturu, Ukupan iznos za sve stavke uključene u fakturu, Set podataka o posljednjoj prodaji trenutno aktivne usluge/materijala istom kupcu Set podataka o raspoloživim količinama trenutno aktivnog artikla u svim skladištima firme (aktivan samo ako se u fakturu unosi materijal) Pored navedenih pet dijelova, na dnu prozora prikazan je (plavim slovima) ukupan iznos koji, prema fakturi, kupac treba platiti. Lista stavki uključenih u fakturu Lista stavki fakture se nalazi u gornjem dijelu prozora sa slike Lista uključuje podatke o šifri, nazivu, jedinici mjere, količini, cijeni, iznosu i uračunatim popustima. Set podataka za trenutno aktivni artikal Artikal koji se želi unijeti u fakturu potrebno je definirati popunjavanjem seta podataka. Ovaj set obuhvata polja: Šifra (artikla) preporučuje se popunjavanje korištenjem jedne od kratica (/ Kataloški broj; * Bar kod; - naziv artikla; i + otvaranje šifrarnika artikala za manuelni odabir) Napomena: Kod unosa stavke na Fakturama, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled: - Proknjiženih/Neproknjiženih ili svih - Faktura ili profaktura - Za određenog kupca ili za sve kupce 290

301 Proizvodnja Napomena: Kod unosa stavki na fakturama ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru. Količina broj se unosi ručno, Cijena koštanja vrijednost ovog polja nije moguće mijenjati. Program automatski unosi vrijednost cijene određene ulaznom kalkulacijom, Marža vrijednost ovog polja nije moguće mijenjati, Napomena: kao što je detaljnije objašnjeno u nastavku poglavlja, minimalnu vrijednost marže koju korisnik može dodijeliti artiklu moguće je ograničiti u okviru servisa Cjenovnik. Ukoliko korisnik pokuša unijeti nižu vrijednost marže od one koja je deklarirana kao minimalna, program će u polje marža unijeti vrijednost minimalno dozvoljene marže. Cijena bez PDV novčani iznos koji u slučaju unosa materijalnih dijelova predstavlja zbir nabavne cijene i marže. Iako je automatski izračunata, moguće ju je mijenjati što za rezultat ima i automatsko podešavanje marže kako bi se osiguralo da cijena koštanja, uvećana za maržu daje novu vrijednost cijene bez PDV, Porez polje u kojem je prikazana veličina poreza uračunata u cijenu. Vrijednost unesenu u polje nije moguće direktno mijenjati obzirom da je veličina poreza koja se pridružuje artiklu već određena pri unosu u šifrarnike Artikli i Tarife. Cijena sa PDV cijena se automatski izračunava i unosi u polje dodavanjem poreza na vrijednost cijene bez PDV. Vrijednost je moguće promijeniti ručno, nakon čega se automatski mijenja vrijednost marže (identično kao kod unosa izmjena u polje cijena bez PDV), Popust vrijednost popusta koja se odobrava kupcu. Ukoliko se radi o usluzi, moguće ju je unijeti u procentualnom (prvo polje) ili u apsolutnom iznosu (drugo polje). Ukoliko prema kupcu nije određena poslovna politika program će ponuditi vrijednost ovog polja kao 0%. Ukoliko za kupca vrijedi određena politika, program će u ovo polje automatski unijeti vrijednost osnovnog popusta iz poslovne politike, Iznos kao i prethodno, i ovo polje ne omogućava direktni unos vrijednosti. Prikazana vrijednost predstavlja proizvod nabavne cijene za jedan proizvod i broja komada. Serijski broj i Garancija neobavezna polja u koje je moguće unijeti vrijednost serijskog broja artikla i odobreno trajanje garancije. Napomena: Klikom na tekst Ser.broj otvara se prozor koji služi da se odaberu artikli sa određenim serijskim brojevima. Ukoliko želite da imate pravilnu evidenciju serijskih brojeva unos morate raditi kroz ponuđene linkove. Ukoliko na dokumentu samo unesete serijski broj u predviđeno polje on se neće evidentirati za kasnije preglede. Porezni tretman moguće je odabrati opcije Sa porezom i Bez poreza. Ukoliko je odabrana opcija Bez poreza, vrijednost polja Porez će se promijeniti na nulu. Rok trajanja i Dodatni tekst neobavezna polja. Polje dodatni tekst se popunjava automatski sadržajem polja Opis iz šifrarnika artikala. Ukupno Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu Dio prozora označen naslovom Ukupno sadrži podatak o ukupnoj cijeni svih artikala koji su uneseni u fakturu, ali bez PDV-a. Unutar ovog dijela prozora prikazuje se i podatak o eventualnim popustima koji se dodjeljuju kupcu na osnovu poslovne politike i na osnovu iznosa fakture. Podatak o ukupnoj cijeni sa PDV-om je na prikazan na dnu prozora (plavim slovima) i označen sa "Za kupca". Zadnja prodaja partneru Ovaj dio prozora prikazuje podatke o detaljima transakcije kojom je artikal koji se trenutno unosi u fakturu posljednji put prodat istom kupcu. Na ovaj način korisnik je u 291

302 Korisničko uputstvo za Line.Sys mogućnosti pratiti eventualne promjene u cijeni, popustima i ostalim relevantnim podacima prethodne transakcije. Trenutno raspoložive količine artikla Donji desni dio prozora prikazanog na slici u slučaju unosa artikala (materijala) sadržava izuzetno korisnu mogućnost ostvarivanja uvida u količine materijala prisutne u skladištima firme. Naime, kao što se vidi na slici koja se fokusira na dio prozora sa slike 6.56, program daje mogućnost automatskog prijenosa određene količine artikla koji se unosi u fakturu iz ostalih skladišta firme ako skladište za čiji se materijal kreira faktura ne posjeduje dovoljne količine. U primjeru sa slike u materijalnom skladištu sa kontom 1312 raspoloživo je samo 15 jedinica artikla koji se unosi u fakturu. Obzirom da se u fakturu unosi 20 jedinica, očigledno je da skladište 1312 ne posjeduje dovoljnu količinu. Uvid u raspoložive količine artikla u preostalom skladištu koje na stanju ima traženi artikl (radi se o veleprodajnom skladištu sa oznakom 1310) je također dat u donjem dijelu prozora i korisnik je u mogućnosti obilježavajući kućicu pored oznake skladišta automatski prenijeti potrebnu količinu artikla potrebnu za formiranje fakture. U primjeru sa slike potrebna je dodatna količina 5 jedinica. Klikom na kućicu ispred oznake skladišta "1310" program u koloni Prijenos unosi vrijednost prijenosa od 5 jedinica. Prihvaćanjem odabira i knjiženjem fakture program kreira i poseban dokument Prijenosnicu, kojim se dokumentira prijenos artikala iz jednog skladišta u drugo. Slika Prijenos materijala/artikala između skladišta u cilju formiranja fakture Dio prozora prikazan na slici sadrži sve podatke relevantne za formiranje odluke o optimalnom transferu robe između skladišta: Naziv skladišta konto kojim je skladište određeno Stanje trenutna količina artikla u skladištu Ulaz ukupna količina artikla čiji je unos u skladište evidentiran u još neproknjiženim kalkulacijama Rezervirano količina artikla rezervirana unosom u (još nerealizirane) predračune, Izlaz ukupna količina artikla evidentirana u još neproknjiženim fakturama, Raspoloživo raspoloživa količina artikla uzima u obzir stanje, ulaz, rezervacije artikla i izlaz Prijenos polje u kojem se prikazuje veličina prijenosa između skladišta Nakon unosa željenih usluga/artikala u fakturu, prelazi se na njeno štampanje a zatim i knjiženje. Procedura štampanja se inicira odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici Kao rezultat, prikazuje se prozor za odabir parametara štampanja dokumenta, slika

303 Proizvodnja Slika Opcije štampanja fakture usluga Kao što se vidi sa slike za štampanje se može odabrati vrste dokumenta: Faktura, Faktura/Otpremnica, Ponuda, Garantni list, Narudžbenica (Kada se faktura printa kao narudžbenica onda se u podnaslovu kao veza prikazuje broj i datum fakture od koje je narudžbenica nastala), Otpremni list (kod odabira ove opcije ostavljena je mogućnost promjene naziva Otpremni list u neki drugi naziv), Faktura (valuta), Knjižna obavijest (u ovom slučaju na dnu fakture se pojavljuje linija saglasan ), Faktura sa trošarinom i Izlazna kalkulacija. Stavke fakture mogu biti označene šifrom artikla, kataloškim brojem ili bar kodom, dokument može biti bez oznake ili sa oznakom Original ili Kopija. Korisniku je omogućeno da određuje da li će dokument sadržavati podatke o popustima, masi, zapremini, serijskom broju, primaocu, dodatni tekst (dodatni tekst se specificira u prozoru Moja firma) i rok trajanja, kao i mogućnost sortiranja artikala po nazivu (unošenjem ili uklanjanjem štriha u odgovarajuće kućice) i Neto faktura (u ovom slučaju se ne prikazuju popusti nego samo krajnja cijena bez PDV-a i sa uračunatim popustom).. Također, dokument može sadržavati memorandum što se određuje eksplicitnim dodavanjem ili uklanjanjem memoranduma firme (opcije Sa ili Bez memoranduma) ili korištenjem opcije Predefinirano koja koristi korisnikov izbor za prikazivanje memoranduma iz menija Osnovni menu Lične postavke. Nakon štampanja fakture, istu je moguće knjižiti odabirom opcije Knjiži. Kao rezultat prikazuje se prozor za odabir opcija knjiženja, prikazan na slici

304 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Proces knjiženja faktura Lijevi dio prozora za knjiženje sadrži listu neproknjiženih faktura. Unošenjem štriha u kućicu ispred fakture vrši se odabir onih faktura koje se žele knjižiti (istovremeno je moguće knjižiti veći broj faktura). Na desnoj polovini prozora se nalaze opcije za različite vrste knjiženja. U desnom gornjem uglu prozora potrebno je odabrati jednu od ponuđenih opcija knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne knjige (transakcija se unosi u pripremu unutar glavne knjige te ju je za završavanje procesa knjiženja potrebno knjižiti i u okviru glavne knjige), Direktan prijenos u glavnu knjigu (transakcija se knjiži u potpunosti te će se i unutar glavne knjige nalaziti u grupi proknjiženih transakcija) ili Prijenos samo na kartice (opcija koja knjiženje vrši samo unutar proizvodnje transakcija se ne pojavljuje unutar glavne knjige, opcija koja se koristi za podešavanje početnog stanja). Grupa opcija u donjem desnom uglu prozora sadrži polja u kojim je potrebno odabrati vrstu naloga, Broj/Datum (program broj i datum dodjeljuje automatski ali je korisniku omogućena njihova eventualna izmjena) te Kurs korišten među valutama u fakturi. Nakon podešavanja polja obrasca proces knjiženja se provodi odabirom opcije Knjiži. Napomena: Na glavnom prozoru na slici 6.48, moguće je desnim klikom na fakturu na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice: - Evidencija serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj fakturi) i - Kopiranje faktura (kopiranje te označene fakture u novu). 294

305 Proizvodnja Servisi Meni Proizvodnja pored alata za kreiranje narudžbi, kalkulacija, radnih naloga u proizvodnji, radnih naloga servisiranja, predračuna i faktura usluga sadrži i niz veoma korisnih servisa koji omogućuju automatizaciju obavljanja poslova vezanih za proizvodnju. Ovi servisi obuhvaćaju inventure, revalorizacije, prijenosnice, cjenovnik, definiranje skladišta, ostale dokumente, Normative i Kopiranje dokumenata. Servis definiranja skladišta je obrađen na početku poglavlja obzirom da je to neophodan preduvjet za rad sa ostalim elementima proizvodnje. Ostali servisi će biti analizirani u nastavku ovog poglavlja. Inventura Ovaj servis omogućuje automatizaciju inventurnog procesa. Pokretanjem opcije Proizvodnja Servisi Inventura na ekranu se prikazuje prozor prikazan na slici Slika Osnovni prozor za rad sa inventurama Lijevi dio prozora sadrži listu definiranih proizvodnih skladišta za koje je moguće raditi inventure. Desni dio prozora prikazuje detaljnije informacije o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Na primjeru sa slike na lijevom dijelu prozora selektirano je skladište pa kao rezultat toga desni dio prozora sadrži informacije o broju inventura za to skladište te opcije za kreiranje novih i štampanje liste postojećih inventura. Ukoliko je na lijevoj strani selektirana pojedinačna inventura, desna strana prozora će sadržavati detaljnije informacije o toj inventuri. Ove informacije uključuju zaglavlje koje se sastoji od Broja inventure, Datuma i Napomene te informacije o stavkama inventure artiklima. Procedura pokretanja nove inventure pokreće se odabirom opcije Novi prikazane na prozoru sa slike Kao rezultat, pojavljuje se prozor za specifikaciju artikala koji se žele uključiti u inventuru. Ovaj prozor prikazan je na slici

306 Korisničko uputstvo za Line.Sys Polja za redukciju liste artikala Slika Prozor za selekciju artikala radi uključivanja u inventuru Redukcija ukupne liste artikala se može vršiti filtriranjem preko tri ponuđena polja: Šifre artikla, Naziva i Grupe. Redukcija se izvodi tako što se pri unosu u polja za redukciju sadržaj liste smanjuje za sve unose koje ne zadovoljavaju postavljeni uslov. Npr. ukoliko se u polje za redukciju prema nazivu artikla unese slovo "C" lista artikala će reducirati samo na artikle čije je početno slovo "C". Unosom sljedećeg slova lista će se dodatno reducirati. Redukcija prema grupi ili šifri se bazira na istom principu unos svakog slova ili broja u polje za redukciju smanjuje listu artikala samo na one artikle čija grupa ili šifra počinju sa zadanim slovom ili brojem. Primjer redukcije liste prema nazivu grupe kojoj artikli pripadaju je dat na slici U polje za redukciju je uneseno slovo "h" pa je lista reducirana samo na one artikle čija grupa počinje slovom "h". U primjeru sa slike ovaj uslov zadovoljava samo grupa artikala "Hard diskovi". 296 Slika Primjer redukcije liste artikala za inventuru Odabir artikala se može vršiti i ručno odabirom kućice ispred polja šifra svakog pojedinog artikla. Ukoliko se svi artikli sa liste žele selektirati ili deselektirati označava se ili poništava kućica ispred opcije "Selektiraj sve sa liste"

307 Proizvodnja Nakon definiranja liste artikala, kreiranje inventure se vrši odabirom opcije Prihvati na prozoru sa slike Program kreira inventuru te istu prikazuje na prozoru prikazanom na slici Slika Prozor za dodatno podešavanje zaglavlja i stavki inventure Prema preporučenoj proceduri, potrebno je pokrenuti opciju Printaj (donji lijevi ugao prozora prikazanog na slici 6.63.). Pokretanje ove opcije ima za rezultat prikaz prozora za odabir željenog od dva ponuđena obrasca: Inventura i Inventurna lista. U prvom koraku preporučeno je štampanje obrasca inventurne liste koja predstavlja dokument u koji ovlaštene osobe nakon pregleda stanja u skladištu unose stvarne količine artikala pohranjene u istom. Izgled inventurne liste je dat na slici Nakon popunjavanja inventurne liste, vrše se modifikacije u stavkama inventure korištenjem opcije Izmjeni, locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike Kao odgovor na odabir ove opcije, prikazuje se prozor u kojem je korisniku omogućeno da unese vrijednosti Inventurne cijene i Inventurnog stanja. Nakon što su sve stavke inventure usklađene sa vrijednostima unesenim na inventurnu listu, prelazi se na štampanje Inventure. Inventura prikazuje knjigovodstvene i inventurne veličine te razliku između ovih veličina. Primjer izgleda inventure dat je na slici

308 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Primjer izgleda inventurne liste Slika Primjer izgleda dokumenta inventure 298

309 Proizvodnja Nakon štampanja inventure istu je potrebno knjižiti. Procedura knjiženja pokreće se odabirom istoimene opcije na prozoru sa slike Da bi se proces knjiženja proveo, potrebno je još podesiti parametre knjiženja odabirući: 11) tip: a) Sa prijenosom u dnevnik knjiženja glavne knjige inventura se prenosi u pripremu glavne knjige gdje je potrebno dovršiti proces knjiženja b) Direktan prijenos u glavnu knjigu inventura se knjiži u glavnoj knjizi c) Prijenos samo na kartice inventura se ne prenosi u glavnu knjigu. Podaci o inventuri će se koristiti samo u okviru menija proizvodnje. 12) vrstu naloga - odabire se jedna od ponuđenih veličina iz šifrarnika Vrste naloga 13) Broj i datum program automatski unosi preporučene vrijednosti ali je korisniku omogućeno da ih mijenja prema potrebi i 14) Kurs valuta uključenih u inventuru Podešavanjem parametara i odabirom opcije Knjiži završava se procedura knjiženja inventure. Revalorizacija Servis Revalorizacija omogućava brz postupak evidentiranja promjene cijena artikala u proizvodnim skladištima a prema promjenama izvršenim pri radu. Sve promjene cijena koje program evidentira uključuju se u revalorizaciju pri čemu se promjena trenutne cijene artikala podešava u skladu sa cijenama po kojim je artikl posljednji put evidentiran. Pri izradi revalorizacije, moguće je vršiti selekciju artikala na koje će se revalorizacija odnositi. Program će reducirati selekciju samo na one artikle kod kojih je zabilježeno evidentiranje po različitim cijenama. Slika Osnovni prozor za izradu i izmjene revalorizacija Osnovni prozor za izradu nivelacija sadrži listu materijalnih skladišta za čije artikle se može raditi revalorizacija i opcije za kreiranje nove i štampanje liste postojećih revalorizacija. Pokretanje opcije Novi ima za rezultat prikaz prozora za redukciju artikala koje je potrebno uključiti u revalorizaciju, slika

310 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za odabir liste artikala koji se žele uključiti u revalorizaciju Listu artikala prikazanu na slici moguće je reducirati unosom odgovarajućih vrijednosti u polja za redukciju koja su smještena neposredno iznad liste i koja omogućuju redukciju prema šifri, nazivu artikla i nazivu grupe artikala. Polje "Selektiraj sve sa liste" omogućuje automatsku selekciju i deselekciju svih artikala uključenih u prikazanu listu Slika Kreirana revalorizacija Prozor sa slike prikazuje revalorizaciju kreiranu odabirom opcije Prihvati na prozoru sa prethodne slike (6.67). Kao što se vidi sa slike, program je automatski reducirao listu 300

311 Proizvodnja artikala sa slike na samo jedan artikl obzirom da je samo za taj artikl detektirana promjena u cijeni. Prozor također omogućava dodatno podešavanje parametara i u zaglavlju (Broj, Datum, Napomena) i u stavkama revalorizacije (Šifra, Nova cijena). Slika Izgled dokumenta "Zapisnik o promijeni cijena" kreiranog na osnovu revalorizacije U narednom koraku potrebno je odštampati dokument Zapisnik o promijeni cijena, odabirom opcije Printaj na prozoru sa slike Izgled dokumenta prikazan je na slici Nakon štampe, preostalo je još knjiženje revalorizacije koje se izvodi odabirom opcije Knjiži na prozoru prikazanom na slici Odabir ove opcije rezultira u prikazu standardnog prozora za knjiženje u kojem je moguće specificirati vrstu knjiženja i u kojem se unosi vrsta, broj i datum naloga za knjiženje. Provođenjem procedure knjiženja zaokružuje se procedura revalorizacije cijena artikala. Prijenosnice Cilj servisa Prijenosnice je ažuriranje stanja materijalnih skladišta u slučajevima kada se određene količine artikala prenose iz jednog u drugo skladište firme. Kao što je već pokazano u okviru rada sa fakturama, ukoliko je to potrebno, prijenos robe iz jednog u drugo skladište moguće je izvesti automatski prilikom izrade fakture. Istu proceduru moguće je izvršiti i bez vezivanja za konkretnu fakturu upotrebom ovog servisa. Pri tome treba obratiti pažnju na to da će se svi transferi artikala iz jednog u drugo skladište inicirani fakturama evidentirati u okviru ovog servisa u obliku proknjiženih prijenosnica. Korisnik je zakonom obavezan da prijenosnice čuva i u pisanoj formi te je zbog toga sve prijenosnice, bez obzira da li su izrađene radom sa fakturama ili direktno korištenjem ovog servisa, potrebno štampati. 301

312 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Osnovni prozor za rad sa prijenosnicama sa prikazom proknjiženih dokumenata Slika prikazuje osnovni prozor za rad sa prijenosnicama kod koga je (odabirom opcije Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora) lista ograničena na proknjižene prijenosnice. U konkretnom primjeru sa slike, pri izradi fakture, proizvodno skladište označeno brojem konta 1312 nije posjedovalo dovoljnu količinu artikla pa je dodatnih 5 komada preneseno sa veleprodajnog skladišta označenog kontom Knjiženjem te fakture kreirana je i proknjižena i odgovarajuća prijenosnica koju je da bi se procedura završila u potpunosti potrebno štampati. Na primjeru sa slike opcije kreiranja novih i izmjene postojećeg zaglavlja i stavki nisu omogućene obzirom da se radi o listi proknjiženih prijenosnica. Ukoliko se želi kreirati nova prijenosnica neovisno od faktura, polje Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora sa slike je potrebno ugasiti. Kao rezultat, vidljiva je lista prijenosnica u pripremi (prijenosnice koje još nisu proknjižene) a opcije izrade novih i izmjene postojećih zaglavlja i stavki postaju dostupne. U okviru procedure kreiranja prijenosnice u prvom koraku se definira zaglavlje (opcija Novi locirana u gornjem desnom uglu prozora) popunjavanjem polja Broj, Datum, Sa konta, Na konto, Napomena i Način zaduženja cijena (po cjenovniku ili na osnovu skladišta iz kojeg se prenosi) nakon čega se prelazi na unos podataka o stavkama artiklima koji su predmet prijenosa (opcija Novi u donjem desnom uglu prozora). Ovi podaci obuhvaćaju Šifru artikla, Količinu i Dodatni tekst. Dodatni tekst se unosi automatski nakon specificiranja šifre artikla (na osnovu unosa u šifrarniku artikala). Nakon unosa, prijenosnicu je potrebno štampati i proknjižiti. Ovim se završava procedura evidentiranja prijenosa artikala iz jednog u drugo skladište firme. Naredne slike ilustriraju proces kreiranja nove prijenosnice. 302

313 Proizvodnja Slika Unos podataka u zaglavlje prijenosnice Odabirom opcije Novi locirane u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici aktivira se prozor za unos podataka u zaglavlje prijenosnice: Broj dokumenta, Datum, Sa konta (oznaka konta skladišta sa kojeg se artikli uzimaju), Na konto (oznaka konta skladišta u koje se artikli upućuju), Napomena i Zaduženje cijena (prema cjenovniku ili izvorišnom skladištu). Unos u polje napomene je moguće provesti direktnim unosom u polje ili odabirom neke od standardnih napomena pohranjenih u šifrarniku napomena. Pozivanje šifrarnika izvršava se klikom na riječ Napomena lociranu neposredno ispred polja i prikazanu plavom bojom. Nakon unosa i snimanja zaglavlja, prelazi se na unos podataka o stavkama prijenosnice, odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike

314 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za unos podataka o stavkama prijenosnice U prozoru za unos podataka o stavkama prijenosnice (prikazanog na slici 6.72.) potrebno je unijeti samo dva podatka: šifru artikla i količinu koja se prenosi. Omogućen je unos još jednog dodatnog podatka dodatnog teksta koji se po odabiru šifre unosi automatski (prenosi se tekst iz polja Opis artikla iz šifrarnika artikala). Ovaj tekst je moguće ručno promijeniti. Pored ovih podataka, prozor prikazuje usporedne podatke o nabavnoj cijeni, marži, porezu i cijeni predmetnog artikla u polaznom i odredišnom skladištu. Podaci o marži, porezu i cijeni nisu dostupni ako se radi o proizvodnom skladištu (u primjeru sa slike odredišno skladište je proizvodno pa su kolone nabavne cijene, marže, poreza i cijene u grupi podataka Na konto (donji desni ugao prozora) prazne. Slika Prijenosnica Nakon unosa podataka, formular prijenosnice se štampa odabirom istoimene opcije locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici Odabirom opcije Printaj, prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati vrstu obrasca koji se želi štampati. Pored Prijenosnice, dostupne su i Labele, Kalkulacije/Prijenosnice, Otpremnice/Prijenosnice i Labele (Samo nove) za printanje labela za artikle koji su imali cijenu nula (0). 304

315 Proizvodnja Za direktno printanje tri dokumenta (Kalkulacija/Prijenosnica, Prijenosnica i Labele) može se koristiti kratica na tastaturi CTRL+Shift+P, da ne bi morali tri puta pozivati print i birati ove dokumente. Nakon štampanja formulara, prijenosnicu je potrebno proknjižiti. Procedura knjiženja se pokreće odabirom opcije Knjiži također locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike Procedura knjiženja se provodi popunjavanjem standardnog formulara za knjiženje. Napomena: Kod knjiženja Prijenosnica, lista se inicijalno popunjava samo dokumentima koji imaju isto dolazno skladište kao odabrano. Zbog toga je dodana opcija Prikaza svih dokumenata na listi (kao kod knjiženja Faktura). Pored ovog načina, postoji mogućnost i kreiranja prijenosnice opcijom Servisi. Ova opcija daje tri mogućnosti (na slici 6.73.a): - Dodavanje količina koje nedostaju na dolazno skladište sa polaznog skladišta za sve artikle kojima je stanje manje od nula (0) - Pražnjenje polaznog skladišta - Pravljenje prijenosnice iz postojeće proknjižene kalkulacije Za sve opcije Servisa potrebno je prethodno definisati zaglavlje prijenosnice. Slika 6.73.a Prozor za odabir automatskih Servisa za prijenosnice Cjenovnik Servis Cjenovnik omogućava centralizirano vođenje evidencije i unošenje izmjena vezanih za cijene materijala i usluga. 305

316 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Osnovni prozor servisa Cjenovnik Osnovni prozor cjenovnika (prikazan na slici 6.74.) sastoji se od tri osnovna dijela (podprozora): Lista materijalnih skladišta, kategorija i grupa artikala (lijeva strana prozora), Lista artikala u skladištu/kategoriji/grupi selektiranoj na desnoj strani prozora sa osnovnim podacima za svaki artikal. U listu artikala uključene su i stavke usluga (centralni dio prozora), i Lista dostupnih opcija i komandi (desni dio prozora). NAPOMENA: Kada se cjenovnik artikala i usluga štampa sa nivoa proizvođača onda se njegov naziv prikazuje na vrhu izvještaja. Za svaku stavku cjenovnika dostupne su opcije za izmjenu (izmjena opcija za svaku stavku se poziva selektiranjem stavke i odabirom opcije Izmjeni ili dvostrukim klikom na stavku): Cijene koštanja, Marže, Cijene bez PDV, Popusta, Perioda za koji vrijedi popust (unošenjem početnog i krajnjeg datuma), Minimalne marže, Minimalne i maksimalne dozvoljene količine artikla na skladištu, Perioda u kojem se usluga smatra naročito atraktivnom (dobivanjem statusa Atraktivna usluga dobiva poseban tretman na web stranici firme) Posljednji set podataka sadrži podatke o dodatnim troškovima koji se uračunavaju ukoliko firma preuzima i isporuku proizvoda. Set uključuje podatke o primarnim, sekundarnim i ekspresnim troškovima isporuke. U ovaj set podataka je smještena i opcija "Aktivan" koja reguliše pojavljivanje artikla u ostalim modulima aplikacije. Ukoliko se artikl u cjenovniku označki kao pasivan (neaktivan) za njega se ne mogu kreirati fakture, maloprodajne kalkulacije niti bilo koji drugi dokument. 306

317 Proizvodnja Nakon podešavanja cjenovnika omogućeno je štampanje tri vrste formulara: Cjenovnika (slika 6.75.), u slučaju odabira ovog formulara dosupne su i opcije za podešavanje prikaza: npr. prikaz svih artikala sa cijenom nula, prikaz samo aktivnih artikala, Sortiranje po šifri umjesto po kategoriji, uključivanje ili sakrivanje polja Kataloški broj, Bar kod (prikazuje se prvi uneseni bar kod za artikle)i Pakovanje. Moguće je i printanje cjenovnika od datuma pojavljivanja. Ovo je korisno za printanje cjenovnika novih artikala. Kataloga (slika 6.76.), i Labela (slika 6.77) Katalozi i labele iz cjenovnika se printaju samo za one artikle koji se vide na trenutnom ekranu. Prozor prikazan na slici (u donjem desnom uglu) sadrži opciju Vrati. Ova opcija ima za funkciju vraćanje artikala koji su izbrisani iz cjenovnika a koji se i dalje nalaze u šifrarniku artikala. Nakon odabira ove opcije prikazuje se prozor sa listom svih stavki iz šifrarnika artikala a koji su izbrisani iz cjenovnika. Za vraćanje artikla, dovoljno je selektirati željeni artikl i odabrati opciju Vrati. Slika Cjenovnik artikala u proizvodnji 307

318 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Katalog materijala u proizvodnji Slika Labele Unutar cjenovnika u meniju proizvodnje na raspolaganju je šest servisa: Popust, Promjene cijena, Atraktivni artikli, Kopiranje cijena, Eksport za deklaracije, Aktiviraj/deaktiviraj Zajednički element svih servisa je način filtriranja artikala na koje će se promjene odnositi. Korisniku je omogućeno da ukupnu listu artikala reducira samo na potrebne artikle korištenjem jedinstvenog načina filtracije. Prozor za filtriranje je prikazan na slici

319 Proizvodnja Slika Prozor za filtraciju artikala na koje će se odnositi promjene uzrokovane servisima Filtriranje artikala se izvodi reduciranjem seta artikala unosom odgovarajućih vrijednosti u polja za filtriranje koja se nalaze neposredno iznad liste. Filtriranje je moguće izvesti prema šifri, nazivu i/ili grupi kojoj artikal pripada. Dodatno, filtrirana lista se može dodatno reducirati gašenjem kućica lociranim neposredno ispred šifre svakog pojedinog artikla. Popust Popust je servis kojim se za odabrane artikle automatski dodaje popust (izražen u procentima). U prvom koraku dostupan je prozor za filtriranje artikala koji će biti obuhvaćeni izmjenama dok se u drugom koraku odabire vrijednost popusta, način zaokruživanja krajnjih cijena i datume od i do kojih je popust aktivan. Promjene cijena Ovaj servis omogućuje automatsku promjenu cijena za odabrane artikle koristeći postotak promijene cijene. Artikli kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog servisa tako da im nije moguće smanjiti cijenu ispod tog ograničenja. Ukoliko je potrebno smanjiti aktualne cijene, u polje postotka se unosi negativna vrijednost. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se izmjene odnositi a u drugom koraku unosi postotak promjene te odabire način zaokruživanja krajnjih cijena. Atraktivni artikli Ovaj servis služi za određivanje vremenskog perioda u kom se određeni artikli smatraju naročito atraktivnim. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala na koje će se promjene odnositi dok se u drugom koraku određuje period atraktivnosti unosom početnog i krajnjeg datuma. Dostupna je mogućnost da se servis primjeni na sva skladišta. Kopiranje cijena Ovaj servis omogućuje automatsko kopiranje vrijednosti cijena iz jednog skladišta/prodavnice u drugu. U prvom koraku određuje se lista artikala čije će se cijene kopirati 309

320 Korisničko uputstvo za Line.Sys a zatim se odabire skladište/prodavnica u koju se cijene kopiraju. Eventualno postojeće cijene u skladištu/prodavnici destinaciji bit će prebrisane novim cijenama. Eksport za deklaracije Servis omogućuje pripremu podataka za štampanje deklaracija u nekom od popularnih programa za naljepnice. U prvom koraku se određuje lista artikala za eksport a u drugom specificira naziv odredišne datoteke. Aktiviraj/deaktiviraj Servis omogućava automatsku aktivaciju/deaktivaciju pojedinih artikala i grupa artikala. Nakon odabira željenih artikala (prvi korak) u drugom koraku je potrebno specificirati da li je te artikle potrebno aktivirati ili deaktivirati. Ostali dokumenti Iako servisi opisani u prethodnom dijelu poglavlja pružaju mogućnost za obradu najvećeg broja operacija, aplikacija sadrži i servis čiji je cilj omogućavanje kreiranja dodatnih dokumenata a prema konkretnim potrebama korisnicima. Korištenje ovog servisa se ne preporučuje u slučajevima kada je potrebne poslove moguće obaviti nekim od već opisanih servisa. Procedura kreiranja bilo kog iz grupe koja se može nazvati Ostali dokumenti pokreće se odabirom istoimene opcije dostupne sa menija Proizvodnja Servisi. Željeni dokument se kreira za odabrano materijalno skladište nakon čega je potrebno obezbijediti podatke za zaglavlje i stavke dokumenta. Zaglavlje sadrži podatke Broj, Datum, Tip dokumenta, Napomena i Obračunska jedinica. Za stavke je potrebno specificirati: Šifru, Cijenu koštanja, Ulaz, Izlaz, Duguje, i Potražuje. Slika Unos stavki za dokumente iz grupe ostalih Nakon unosa željenih stavki, dokument se štampa, pri čemu se kao naslov dokumenta koristi vrijednost unesena u polje Tip dokumenta, te zatim knjiži. Prilikom knjiženja potrebno je ispuniti standardni prozor za knjiženje u kojem se odabire način knjiženja, te vrsta, broj i datum naloga. Kao primjer korištenja opcije Ostali dokumenti može poslužiti unos početnog stanja koje se provodi samo prilikom prvog korištenja programa. U ovom slučaju se preporučuje unos sljedećih vrijednosti u zaglavlje dokumenta: Broj dokumenta Datum Prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Tip dokumenta Početno stanje (ili sl.) Kod unosa artikala važno je upisati: nabavnu cijenu, i 310

321 Proizvodnja količina ulaza (vrijednost ulaza /Duguje/ će se izračunati sama). Nakon završetka unosa, dokument je potrebno štampati a zatim proknjižiti. Kod knjiženja je važno odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer će se početno stanje proizvodnje unijeti kroz unos početnog stanja direktno u glavnu knjigu. Vrijednost kursa pri knjiženju se ostavlja na ponuđenih 1,00000 ili mijenja ako je potrebno voditi skladište i u drugoj valuti. Bitno je napomenuti da broj dokumenta za početna stanja na različitim menijima (veleprodaja, maloprodaja, itd.) treba biti različit (npr. početno stanje u veleprodaji dobija broj dokumenta 00001, u maloprodaji 00002, itd.) Normativi Osnovni prozor za rad sa normativima ima logiku zajedničku ostalim prozorima u aplikaciji. Lijeva strana prozora je rezervisana za listu skladišta i već kreiranih normativa (razvrstanih po skladištima za koja su rađeni) dok se na desnoj strani prozora prikazuju detaljniji podaci za objekat (skladište ili normativ) odabran na lijevoj strani prozora. Ukoliko je na lijevoj strani odabrano skladište na desnoj strani su prikazane informacije o broju proknjiženih i neproknjiženih dokumenata za to skladište te opcije za kreiranje novih normativa i štampanje liste postojećih. Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabran konkretan normativ desna strana prozora sadrži podatke o proizvodnim troškovima i dijelovima koji se ugrađuju u proizvođeni artikl. Osnovni prozor za rad sa normativima je prikazan na slici Slika Osnovni prozor za rad sa normativima Izgled prozora na kojem su prikazani podaci za odabrani (već kreirani) normativ je dat na slici Prozor se prikazuje odabirom konkretnog normativa na lijevoj strani prozora sa slike

322 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor sa prikazom detalja za odabrani normativ Prozor za unos podataka o materijalnim troškovima za proizvođeni artikl je prikazan na slici Ovaj prozor se inicijalno prikazuje nakon odabira opcije Novi na prozoru sa slike a naknadno se može otvoriti odabirom opcije Izmjeni smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike Slika Prozor za unos troškova u proizvodnji za odabrani artikl 312

323 Proizvodnja Prozor za unos podataka o stavkama koje se ugrađuju u proizvođeni artikl je prikazan na slici Ovaj prozor se poziva odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici (za unos novog artikla) odnosno opcijom Izmjeni (za unos izmjena za odabranu, već unesenu stavku). Slika Prozor za unos stavki normativa Nakon izrade normativa, na raspolaganju je opcija štampanja odgovarajućeg obrasca, čiji izgled je prikazan na slici Slika Izgled obrasca Normativ 313

324 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kao što je već navedeno u poglavlju Radni nalozi u proizvodnji, normativi se mogu koristiti za pojednostavljenje procesa kreiranja radnog naloga. Kopiranje dokumenata Servis se koristi za pojednostavljenje kreiranja faktura/predračuna sličnih već rađenim fakturama/predračunima. U tom slučaju se već kreirani dokument kopira u pripremu, u njega unesu potrebne izmjene te zatim knjiži. Prilikom kreiranja kopije dokumenta, na kopiju se unosi današnji datum a ista se smješta u pripremu (među neproknjižene fakture/predračune). Procedura korištenja ovog servisa odnosno kreiranja kopije se izvodi čarobnjakom. U prvom prozoru čarobnjaka od korisnika se očekuje informacija da li će se kopirati faktura ili predračun. Nakon odabira željene opcije na sljedeći prozor čarobnjaka se prelazi odabirom opcije Dalje pozicionirane na dnu prozora. Sljedeći prozor daje pregled svih faktura ili predračuna (u zavisnosti od odabira opcije na prvom prozoru čarobnjaka) bilo da su proknjižene ili ne. U ovom prozoru je potrebno odabrati konkretnu fakturu / predračun koji se želi kopirati te potvrditi odabir klikom na opciju Prihvati. Procedura se može okončati bez kreiranja kopije odabirom opcije Otkaži. Također, ukoliko je potrebno promijeniti unos u prethodni prozor čarobnjaka na isti se moguće vratiti korištenjem opcije Nazad. Izvještaji Modul proizvodnje sadrži grupu od dvadesetdva tipska izvještaja za praćenje rada. To su izvještaji: Brza kartica artikla, Lager lista, Kartice materijala, Artikli po proizvođaču, Nalozi knjiženja, Minimum Maksimum, Stare zalihe, Ulazi po dobavljačima, Promet faktura, Promet kalkulacija, Proizvedeni artikli, Utrošeni materijali, Ostali dokumenti, Fakture zbirno, Trošarina za period, Promet svih dokumenata, Fakture po načinu plaćanja, Trgovačka knjiga na veliko, Trgovačka knjiga usluga, i Realizacija predračuna Promet po komercijalisti i Realizacija po proizvođaču. Bitno je napomenuti da svaki od navedenih izvještaja sadrži mogućnost dodatnog prilagođavanja konkretnim potrebama. Ova prilagođavanja se izvode odabirom željenih opcija na prozoru koji se pojavljuje nakon odabira izvještaja. 314

325 Proizvodnja Brza kartica artikla Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Brza kartica artikla" U prozoru prikazanom na slici potrebno je odabrati skladište koje sadrži artikal za koji se izrađuje brza kartica a zatim i unijeti i šifru traženog artikla (ukoliko ne znate tačnu šifru artikla, odabirom znaka + za šifru, znaka za naziv ili znaka * za bar kod, pritiskom na Enter na tastaturi, moguće je dobiti listu artikala poredanu prema tome koji ste znak odabrali). Dostupna je i opcija koja u karticu uključuje i dnevnu obradu. Nakon podešavanja navedenih polja prelazi se na kreiranje izvještaja odabirom opcije Printaj. Lager liste Slika Prozor za podešavanje izvještaja Lager liste 315

326 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kao što se vidi sa slike 6.86, pri izradi lager liste potrebno je odabrati materijalno skladište, definirati koje kategorije materijala se žele uključiti u lager listu te odrediti da li se u obzir uzima i dnevna obrada ili se stanje zaključuje sa specificiranim datumom. Ukoliko u prozoru sa slike korisnik ostavi selektirane opcije koje zbog svog karaktera ne mogu biti uskladištene u odabranom skladištu (npr. usluge) one se neće prikazati na izvještaju. Štampanje izvještaja se inicira odabirom opcije Štampaj. Kartice materijala (i usluga) Slika Prozor za podešavanje kartica materijala i usluga Prozor za podešavanje prikazan na slici sadrži sljedeće elemente: Odabir skladišta za čije materijale se kreiraju kartice Odabir kategorije uključenih materijala Odabir vremenskog perioda specificiranjem početnog i krajnjeg datuma Nivo izvještaja koji određuje njegovu detaljnost dostupne su četiri stupnja detaljnosti: kategorija, grupa, šifra i detalji. Relevantni datum za odabir dokumenata Opcija za uključivanje/isključivanje dnevne obrade, Opcija za odabir načina prikaza elemenata izvještaja kojom je moguće obezbijediti prikaz svakog novog artikla na novoj stranici, i Prikaz izvještaja prema kategorijama/grupama artikala. Nakon odabira željenih opcija pokreće se proces kreiranja izvještaja klikom na opciju Printaj. Kao rezultat prikazuje se izvještaj prikazan na slici Kao što se vidi na slici na lijevoj strani prozora moguće je odabrati pojedinu grupu materijala/usluga ili pojedini materijal/uslugu nakon čega je taj materijal/usluga na desnoj strani prozora označen crvenim okvirom. Dvostruki klik na prostor označen okvirom rezultira kreiranjem posebnog izvještaja na kom se nalazi samo odabrana grupa materijala/usluga ili pojedini materijal/usluga. Na primjeru sa slike, na lijevoj strani prozora odabran je materijal označen šifrom Isti materijal je na desnoj strani prozora uokviren crvenom bojom. Dvostruki klik unutar crvenog okvira doveo bi prikaza posebnog izvještaja samo za naznačeni materijal. Ukoliko se iz tog posebnog izvještaja potrebno vratiti u generalni izvještaj (prikazan na slici 6.88) odabire se opcija obilježena crvenim znakom "X" prikazana na meniju na vrhu prozora sa slike Ukoliko se navedeni izvještaj želi raširiti na 316

327 Proizvodnja čitav ekran tj., ugasiti hijerarhijski prikaz grupa artikala i artikala potrebno je ugasiti opciju koja se nalazi neposredno uz komandu Izlaz na meniju na vrhu prozora. Slika Kartice materijala i usluga u proizvodnji Artikli po proizvođaču Prozor za podešavanje parametara izvještaja o transakcijama materijala prema proizvođaču omogućuje specificiranje: materijalnog skladišta, kategorije materijala i proizvođača koje je potrebno obuhvatiti izvještajem. Također, podešava se i vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te određuje relevantni datum prema kome se dokumenti uključuju u izvještaj. Moguće je i odrediti da li se u izvještaj želi uključiti dnevna obrada da li će artikli biti razvrstani po Kategorijama/Grupama, kao i da li će se artikli sortirati po nazivu ili po šifri. Izgled ovog prozora dat je na slici

328 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za podešavanje izvještaja o materijalima prema proizvođaču Nalozi knjiženja Za štampu Naloga knjiženja dovoljno je na prozoru sa slike odabrati željeni nalog nakon čega se prikazuje izvještaj sa svim karakterističnim podacima za taj nalog. Istovremeno je moguće odabrati samo jedan nalog. Slika Prozor za odabir naloga Minimum i maksimum Izvještaj Minimum i maksimum daje usporedne podatke o minimalnim i maksimalnim dozvoljenim i trenutnim količinama pojedinih materijala u skladištu. Na ovaj način dobiva se 318

329 Proizvodnja pregledan izvještaj za analizu odnosa trenutnih stvarnih količina materijala koje se nalaze u skladištu prema količinama koje su određene kao maksimalno i minimalno dozvoljene. Prije izrade izvještaja potrebno je specificirati materijalno skladište za koje se izvještaj kreira, datum za koji se želi prikazati stanje i odrediti da li se u obzir želi uzimati i dnevna obrada. Slika Prozor za definiranje parametara izvještaja "Minimum i maksimum" Stare zalihe Izvještaj Stare zalihe daje pregled zaliha materijala koji se u skladištu nalaze duže od specificiranog broja dana. Za izradu izvještaja je potrebno specificirati: materijalno skladište, datum za koji se prikazuje stanje i željeni period koji se materijali nalaze u skladištu. Moguće je, također, u izvještaj uključiti dnevnu obradu materijala, odrediti sortiranje po nazivu (umjesto po šifri) te reducirati sadržaj izvještaja samo na ulaze. Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Stare zalihe" Ulazi po dobavljačima Ovaj izvještaj obezbjeđuje pregledan prikaz svih ulaza u odabrano materijalno skladište klasificiranih prema dobavljačima. Za izradu je potrebno odrediti: skladište, dobavljače, vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te relevantni datum. Klikom na posebnu opciju je moguće odrediti da li u izvještaj treba uključiti i dnevnu obradu ili ne. 319

330 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Ulazi po dobavljačima" Promet faktura Ovaj izvještaj daje pregled prometa faktura na odabranom skladištu za određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i fakture koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi. Slika Prozor za podešavanje izvještaja "Promet faktura" Promet kalkulacija Ovaj izvještaj daje pregled prometa kalkulacija na odabranom skladištu za određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i kalkulacije koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi. Izgled prozora za podešavanje izvještaja je identičan prozoru prikazanom na slici Proizvedeni Artikli Ovaj izvještaj daje pregled proizvodnje artikala na odabranom skladištu za određeni period. Izvještaj možete štampati sintetički i analitički (sintetički daje sumarne podatke za svaki artikl dok analitički daje podatke o pojedinim količinama za svaki artikl). 320

331 Proizvodnja Slika Prozor za podešavanje izvještaja Proizvedeni artikli Utrošeni Materijali Ovaj izvještaj daje pregled utroška materijala za proizvodnju na odabranom skladištu za određeni period. Izvještaj možete štampati sintetički i analitički. Izgled prozora za podešavanje izvještaja je identičan prozoru prikazanom na slici Ostali dokumenti proizvodnje Izvještaj prikazuje listu svih dokumenata koji su klasificirani kao ostali tj kreirani su korištenjem servisa maloprodaje Ostali dokumenti. Za kreiranje izvještaja je potrebno jedino odrediti početni i krajnji datum nastanka dokumenata. Fakture zbirno Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati parametre: Skladište(a), partnera (unosom šifre partnera ručno ili uz pomoć kratice + Enter), vremenskog perioda (navođenjem početnog i krajnjeg datuma), DPO (u ovo polje se unosi datum), vrstu memoranduma i naziv izvještaja (ponuđeni naziv je Fakture zbirno ali je korisnik u mogućnosti da tekst naslova prilagodi svojim potrebama). Izgled prozora za podešavanje parametara je prikazan na slici

332 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za podešavanje izvještaja Fakture zbirno Trošarina za period Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati skladište(a), vremenski period te osnovu za izvještaj (da li je izvještaj potrebno bazirati na kalkulacijama ili fakturama). Promet svih dokumenata Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati skladište, vremenski period te način prikaza. Dostupni su načini prikaza po artiklima i po vrstama dokumenata (fakture, kalkulacije, prijenosnice, itd.) Fakture po načinu plaćanja Izvještaj daje pregled faktura prema načinu plaćanja (virman/uplatnica, kartica, gotovina, pouzećem). Za kreiranje izvještaja je potrebno odabrati skladište, vremenski period te specificirati da li izvještaj treba biti analitički, sintetički ili detaljni, grupiranje po skladištima ili danima, te da li je potrebno uzeti u obzir i dnevnu obradu. Trgovačka knjiga na veliko Za kreiranje izvještaja potrebno je samo odabrati skladište. Kao rezultat, prikazuje se standardni TKM obrazac za odabrano skladište. Trgovačka knjiga usluga Za kreiranje izvještaja potrebno je samo odabrati skladište. Kao rezultat, prikazuje se standardni TKU obrazac za odabrano skladište. Realizacija predračuna Izvještaj daje pregled realizacije predračuna poređenje predračuna i eventualnih rezultujućih faktura uz prikaz i razlike u iznosima predračuna i faktura. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati skladište te početni i krajnji datum izvještajnog perioda perioda i opcije da li će se printati samo nerealizirani, samo oni kojima je istekao DPO i detaljni prikaz. 322

333 Proizvodnja Promet po komercijalisti Izvještaj daje pregled realizacije po komercijalistima. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i komercijaliste na koje se izvještaj odnosi, kao i artikle i nivo izvještaja. Slika 6.96.a Prozor za podešavanje izvještaja "Promet po Komercijalisti" Realizacija po proizvođaču Izvještaj daje pregled realizacije po proizvođaču. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i proizvođača na koje se izvještaj odnosi, kao i nivo izvještaja. 323

334 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 6.96.b Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija po Proizvođaču" Povrat naloga Povrat naloga predstavlja posljednju opciju u okviru menija proizvodnje. Operacija povrata naloga vraća dokument u pripremu i briše proknjiženi nalog glavne knjige vezan za dokument koji se vraća. Ako se unutar naloga koji se vraća nalazi više dokumenata svi će biti vraćeni. Procedura povrata naloga se zasniva na odabiru željenog naloga na prozoru prikazanom na slici (Filtriranje naloga se vrši sa poljima Vrsta naloga, Broj, Skladište i pritiskom na tipku Osvježi), te odabiru opcije Vrati locirane u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, nalog se briše iz liste proknjiženih naloga i vraća u pripremu odnosno u stanje u kojem se nalazio neposredno pred knjiženje. 324

335 Proizvodnja Slika Prozor za odabir naloga za povrat NAPOMENA. Povrat naloga vršite na svoju odgovornost. e-line d.o.o. nije odgovorna za promjene proknjiženih podataka. Nakon povrata naloga i izmjene podataka molimo da ponovo odštampate dokumente na kojima su nastale promjene i uložite ih na odgovarajuće mjesto. U trenutku pisanja ovog uputstva, po lokalnom zakonu, računovodstvom firme se smatraju dokumenti i izvještaji u arhivi a ne podaci u računaru. 325

336

337 Stalna i sitni Stalna sredstva i sitni inventar (Stalna i sitni) Sve operacije vezane za rukovanje stalnim sredstvima i sitnim inventarom se u programu nalaze u pod-meniju glavnog menija Stalna i Sitni. Pri tome, pokretanje opcija vezanih za stalna sredstva vrši se direktno sa ovog menija dok se opcije vezane za sitni inventar nalaze na istoimenom pod-meniju, (slika 7.1.) Stalna sredstva Slika 7.1. Meni Stalna i Sitni Prvi korak u radu sa stalnim sredstvima je popunjavanje šifrarnika Nomenklaturne grupe a zatim Šifrarnika stalnih sredstava. Način rada sa ovim šifrarnicima je detaljno analiziran u poglavlju Šifrarnici. Nakon unosa stalnih sredstava u šifrarnike može se pristupiti unosu transakcija (promjena). Unos podataka Prva opcija menija Stalna i sitni Unos podataka obezbjeđuje mogućnost unosa transakcija vezanih za stalna sredstva. Pokretanjem opcije, prikazuje se prozor prikazan na slici

338 Korisničko uputstvo za Line.Sys Lista stavki za nalog odabran u lijevom dijelu prozora Lista naloga u pripremi Lista dostupnih komandi Sumarni podaci za odabrani nalog Odabir prikaza (proknjiženi ili nalozi u pripremi) Slika 7.2. Prozor za unos naloga stalnih sredstava Osnovni prozor za unos naloga stalnih sredstava podijeljen je na više segmenata: Proknjiženo (opcija za redukciju prikaza) locirana je u donjem lijevom uglu prozora. Ukoliko je odabrana, ostatak prozora će prikazivati podatke o proknjiženim transakcijama. Ukoliko nije, ostatak prozora će prikazivati transakcije u pripremi, Sumarni podaci za nalog smješteni u lijevom centralnom dijelu prozora sadržavaju ukupne podatke za nalog: nabavna vrijednost, otpisana vrijednost i saldo, Lista naloga locirana u gornjem lijevom uglu prozora i sadržava listu naloga. U zavisnosti od odabira opcije Proknjiženo lista će sadržavati proknjižene ili naloge u pripremi. Ukoliko sadrži naloge u pripremi lista je prikazana plavom bojom dok pri prikazu proknjiženih naloga prelazi u žutu boju, Stavke naloga centralni dio prozora. Lista sadrži sve stavke naloga odabranog (markiranog) u gornjem lijevom dijelu prozora. Lista komandi i opcija locirana u donjem desnom dijelu prozora. Sadrži opcije za unos novih naloga i stavki naloga, izmjenu postojećih, štampanje i knjiženje naloga te skupinu servisa za rad sa stalnim sredstvima: amortizaciju, revalorizaciju i rashod. Unos naloga Procedura unosa novog naloga se pokreće odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 7.2. Kao rezultat, prikazuje se prozor za unos prve stavke naloga, prikazan na slici

339 Stalna i sitni Slika 7.3. Prozor za unos stavki naloga Prozor za unos stavki naloga sastoji se od seta polja koja obuhvaćaju podatke: Vrsta naloga odabire se jedna od ponuđenih vrsta naloga. Dodatne vrste je moguće unositi u program posredstvom šifrarnika vrsta naloga Broj/Datum Broj i datum naloga. Program automatski nudi vrijednost sljedećeg rednog broja naloga i trenutnu vrijednost datuma. Korisnik je u mogućnosti promijeniti vrijednosti u oba polja. Ukoliko se datum promijeni utoliko da ne pripada trenutnoj godini program će prije prelaska na naredno polje o tome upozoriti korisnika, Šifra šifra stalnog sredstva. Unos u polje se provodi manualnim unosom šifre ili odabirom neke od stavki iz šifrarnika stalnih sredstava (upotrebom kratice "+ Enter"). Program neće dozvoliti proizvoljan unos (unos koji nije pohranjen u šifrarnik stalnih sredstava) u ovo polje. Ukoliko korisnik pokuša u ovo polje unijeti vrijednost koja nije evidentirana u šifrarniku, program će umjesto prelaska na novo polje prikazati šifrarnik stalnih sredstava te očekivati da korisnik odabere jednu od stavki ponuđenih u ovom šifrarniku, Dokument/Datum broj i datum dokumenta na osnovu kojeg se kreira stavka naloga. Ukoliko se u okviru polja datum unese vrijednost godine različita od trenutne program će o tome upozoriti korisnika, Nabavna vrijednost nabavna vrijednost stalnog sredstva izražena u KM Otpisana vrijednost otpisana vrijednost stalnog sredstva izražena u KM Opis knjiženja opis knjiženja je moguće unijeti ručno ili odabirom nekog od ponuđenih standardnih opisa (iz šifrarnika Opisi knjiženja), Dobavljač šifra dobavljača od kojeg se stalno sredstvo kupuje. Odabir se može vršiti ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika koji se poziva univerzalnom kraticom programa "+ Enter", Konto dobavljača vrijednost se u ovo polje unosi automatski nakon odabira dobavljača. Korisnik je u mogućnosti ovu vrijednost promijeniti manualnim unosom željenog konta, DPO datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od dva ponuđena polja. U prvo polje se unosi broj dana do datuma prispijeća a u drugo polje tačan datum. Nakon unosa vrijednosti u jedno polje, drugo se automatski popunjava adekvatnom vrijednošću. Konto predporeza polje se popunjava odabirom jedne od vrijednosti iz šifrarnika kontnog plana. Preporučuje se odabir korištenjem kratice "+ Enter". Posljednji set polja (Dobavljač, Konto dobavljača, DPO, Konto i Iznos predporeza), je potrebno unositi samo u slučajevima nabavke stalnog inventara. 329

340 Korisničko uputstvo za Line.Sys Nakon popunjavanja polja i snimanja unosa (odabirom istoimene opcije) unesena stavka se prikazuje u listi stavki (centralni dio prozora sa slike 7.2.). Program automatski nudi unos sljedeće stavke. Pri tome program zadržava vrijednosti polja Vrsta naloga, Broj/Datum, Dok./Datum, Opis knjiženja, Dobavljač, Konto dobavljača i DPO. Prilikom unosa korisnik je u mogućnosti da promijeni vrijednosti ponuđene u ovim poljima. Bitno je napomenuti da dugme Novi istovremeno omogućuje unos kako novih naloga tako i novih stavki u postojeće naloge. Prilikom unosa stavke specificira se broj naloga. Ukoliko se unese broj naloga koji već postoji u evidenciji unos stavke će se pridodati postojećem nalogu dok će se u slučaju unosa još nepostojećeg broja naloga kreirati novi nalog. Ukoliko se pri unosu stavke specificira broj već proknjiženog naloga prilikom snimanja stavke program će naizgled formirati novi nalog koji će imati isti broj kao i proknjiženi. Međutim, prilikom knjiženja, korisnik će dobiti informaciju da je jedini način knjiženja ovog naloga doknjižavanje već postojećeg proknjiženog naloga. Izgled ovog obavještenja je prikazan na slici 7.4. Slika 7.4. Obavijest o pripajanju novo-unesenih stavki već proknjiženom nalogu Izmjena unesenih stavki naloga se može provesti na dva načina: dvostrukim klikom na stavku ili odabirom stavke i klikom na opciju Izmjeni lociranu u donjem desnom uglu prozora sa slike 7.2. Oba načina rezultiraju pojavljivanjem prozora u kojem je moguće vršiti izmjene u parametrima za stavku. Na ovaj način se mogu vršiti izmjene samo unutar stavki naloga u pripremi. Mijenjanje već proknjiženih naloga nije moguće. Ukoliko je to ipak neophodno, nalog je potrebno posebnom procedurom vratiti iz liste proknjiženih u pripremu, izvršiti izmjene a zatim ponovo knjižiti. Opisana procedura unosa naloga preporučuje se samo za slučajeve nabavke novog stalnog sredstva ili ukoliko mu je potrebno mijenjati vrijednost. Sve ostale poslove: amortizaciju, revalorizaciju i rashod poželjno je raditi korištenjem posebnih servisa. Također, ova procedura se koristi i za unos početnog stanja. U ovom slučaju se preporučuje unos sljedećih vrijednosti u prozora sa slike 7.3: Vrsta naloga PS Broj naloga Datum prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Nabavna vrijednost nabavna vrijednost stalnog sredstva Otpisana vrijednost ukupna otpisana vrijednost stalnog sredstva Opis knjiženja "Početno stanje 2003, 4, 5,..." Dobavljač podaci o dobavljaču se ne moraju upisivati (ova opcija se koristi kod nabavke stalnih sredstava) Nakon unosa navedenih podataka, nalog se štampa i zatim knjiži. Kod knjiženja naloga početnog stanja stalnih sredstava (za razliku od ostalih knjiženja na stalnim sredstvima u toku godine) VAŽNO je odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer se početno stanje unosi i direktno u glavnu knjigu. Servisi Prozor za unos naloga posjeduje mogućnost pokretanje servisa za automatsko kreiranje naloga amortizacije, revalorizacije i rashoda. Za kreiranje ove tri vrste naloga dovoljno 330

341 Stalna i sitni je provesti izuzetno jednostavnu proceduru nakon koje aplikacija samostalno kreira potrebne naloge. Servisi se pokreću odabirom istoimene opcije locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 7.2. U prvom koraku potrebno je odabrati koju je vrstu servisa potrebno pokrenuti, slika 7.5. Slika 7.5. Odabir servisa Željeni servis se odabire klikom na kućicu neposredno ispred imena servisa nakon čega je za nastavak procedure njegovog izvođenja potrebno odabrati opciju Dalje> lociranu u donjem desnom uglu prozora. U slučaju odabira servisa amortizacije potrebno je još specificirati period unošenjem početnog i krajnjeg datuma. Prozor sa poljima za unos perioda amortizacije je prikazan na slici 7.6. Slika 7.6. Prozor za specificiranje perioda amortizacije 331

342 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kreiranje naloga amortizacije se završava odabirom opcije Prihvati. U slučaju odabira servisa Revalorizacije na prozoru sa slike 7.5. potrebno je još specificirati Datum obračuna. Prozor koji omogućuje ovaj unos prikazan je na slici 7.7. Slika 7.7. Prozor za specificiranje datuma obračuna U slučaju odabira servisa rashoda, potrebno je odabrati Datum rashoda i specificirati koja stalna sredstva se u njega trebaju uključiti. Prozor koji omogućuje unos ovih podataka je prikazan na slici 7.8. Slika 7.8. Prozor za specificiranje datuma rashoda i stavki koje u njega treba uključiti Korištenje opisanih servisa rezultira u automatskom kreiranju odgovarajućih naloga. Korisniku je ostavljena mogućnost da naloge dodatno podešava svojim potrebama, a nakon toga 332

343 Stalna i sitni ih štampa te knjiži. Štampanje naloga se inicira odabirom opcije Printaj locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 7.2. Izgled naloga je prikazan na slici 7.9. Slika 7.9. Izgled naloga knjiženja stalnih sredstava Nakon štampanja provodi se procedura knjiženja. Ova procedura se inicira odabirom opcije Knjiži dostupne u donjem desnom uglu prozora sa slike 7.2. Od korisnika se, nakon pokretanja opcije, očekuje da u prozoru prikazanom na slici označi koje od ponuđenih transakcija želi knjižiti, na koji način (sa prenosom u dnevnik knjiženja glavne knjige, direktan prijenos u glavnu knjigu ili prijenos samo na kartice) te da specificira kurs. Ukoliko su u nalogu sve vrijednosti izražene u KM, ostavlja se ponuđena vrijednost kursa 1, Reversi stalnih sredstava Slika Prozor za knjiženje naloga stalnih sredstava Procedura zaduživanja zaposlenih stalnim sredstvima odvija se u okviru modula reversa. Pokretanje opcije prikazuje osnovni prozor za izdavanje i zaključivanje reversa, prikazan na slici

344 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Osnovni prozor za rad sa reversima stalnih sredstava Procedura zaduživanja stalnog sredstva inicira se odabirom opcije Novi, locirane na lijevoj strani prozora prikazanog na slici Kao rezultat prikazuje se prozor za unos zaduženja, slika Slika Prozor za unos novih i razduživanje zaduženja stalnih sredstava Pri unosu novog zaduženja potrebno je popuniti polja Broj, Datum (program automatski nudi vrijednost trenutnog datuma), Ime i prezime (odabira se jedan od zaposlenih evidentiran u šifrarniku Partneri) i Napomena. Nakon unosa osnovnih podataka u revers, vrši se dodavanje zaduženih stavki. Procedura dodavanja stavki se inicira klikom na opciju Dodaj lociranu u donjem lijevom uglu prozora sa slike Kao rezultat prikazuje se šifrarnik stalnih sredstava u kome se odabiru željene stavke. Nakon procedure unosa, potrebno je štampati i formular reversa stalnih sredstava odabirom opcije Printaj, locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike Izgled formulara prikazan je na slici

345 Stalna i sitni Procedura razduživanja stavki pokreće se dvostrukim klikom na revers koji se želi razdužiti (slika 7.11.). Kao rezultat ponovo se prikazuje prozor sa slike u kojem je potrebno odabrati opciju Zaključen lociranu na desnoj strani prozora. Izvještaji Slika Formular Reversa stalnih sredstava Skup alata za rad sa stalnim sredstvima uključuje i set izvještaja. Lista raspoloživih izvještaja uključuje: Brze kartice stalnih sredstava, Kartice stalnih sredstava, Stanje na dan Naloge stalnih sredstava, Pločice stalnih sredstava, i Popise stalnih sredstava Brza kartica Procedura kreiranja brze kartice stalnog sredstva odvija se u dva koraka. U prvom odabire se opcija Stalna i sitni Izvještaji Brza kartica. Kao rezultat, prikazuje se prozor za specificiranje šifre stalnog sredstva čija se brza kartica želi kreirati. U drugom koraku se ručnim unosom ili uz pomoć kratice "+ Enter" odabire željeno stalno sredstvo te poziva opcija kreiranja kartice komanda Printaj. Prozor za unos šifre stalnog sredstva je dat na slici a izgled brze kartice na slici

346 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za odabir stalnog sredstva Slika Brza kartica stalnog sredstva Kartice stalnih sredstava Odabir opcije Kartice stalnih sredstava u fokus dovodi prozor za unos podataka neophodnih za kreiranje izvještaja (prikazan na slici 7.16.). Unutar ovog prozora potrebno je specificirati: Vremenski period unosom početnog i krajnjeg datuma, Listu stalnih sredstava za koje je potrebno kreirati kartice. Popunjavanjem polja Od šifre i Do šifre određuje se lista u koju su uključena sva sredstva koja se u šifrarniku nalaze između navedenih graničnih šifri. Vrstu dokumenta koja se želi kreirati. Dostupne su opcije Promet stalnih sredstava i Kartica stalnih sredstava, i Relevantni datum. Odabirom između datuma dokumenta ili datuma naloga određuje se koji je od ova dva datuma relevantan za određivanje vremenskog perioda za koji se izvještaj kreira. 336

347 Stalna i sitni Slika Prozor za specificiranje parametara za izradu kartica stalnih sredstava Slika Izvještaj Kartice stalnih sredstava Stanje na dan Odabirom opcije Stalna i sitni Izvještaji Stanje na dan u fokus se automatski dovodi izvještaj koji daje stanje stalnih sredstava na dan kada se izvještaj kreira. Primjer izvještaja je dat na slici

348 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Izvještaj Stanje stalnih sredstava na dan Nalozi stalnih sredstava Izvještaj Nalozi stalnih sredstava omogućava brzo i jednostavno štampanje dodatnih kopija naloga za već proknjižena sredstva. Pokretanje izvještaja u fokus dovodi prozor (prikazan na slici 7.18.) u kojem je potrebno specificirati koji nalog se želi štampati. Odabirom naloga te opcije Printaj, prikazuje se nalog identičan nalogu štampanom prilikom knjiženja osnovnog sredstva. Slika 7.19 Prozor za odabir naloga za štampu Pločice stalnih sredstava Ovaj izvještaj omogućuje jednostavnu štampu liste pločica za označavanje stalnih sredstava. Izgled izvještaja prikazan je na slici

349 Stalna i sitni Slika Pločice stalnih sredstava Popisi stalnih sredstava Prilikom kreiranja popisa stalnih sredstava potrebno je (na prozoru sa slike 7.21.) odrediti parametar prema kojem će stavke popisa biti poredane na izvještaju. Ponuđene su vrijednosti: Nomenklaturna grupa, Obračunska jedinica, Konto, Otpisana, Promet Obr. Jedinica/Konto, i Rashod Povrat naloga Slika Prozor za podešavanje prikaza popisa stalnih sredstava Opcija povrata naloga omogućava ponovni prijenos već proknjiženih naloga u pripremu. Odabir opcije povrata rezultira prikazivanjem prozora (slika 7.21.) u kojem je potrebno odrediti koji nalog se želi iz liste proknjiženih vratiti u pripremu. Nakon povrata, u nalog je moguće unositi dodatne izmjene korištenjem opcije Unos podataka. 339

350 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za odabir naloga za povrat NAPOMENA. Povrat naloga vršite na svoju odgovornost. e-line d.o.o. nije odgovorna za promjene proknjiženih podataka. Nakon povrata naloga i izmjene podataka molimo da ponovo odštampate dokumente na kojima su nastale promjene i uložite ih na odgovarajuće mjesto. U trenutku pisanja ovog uputstva, po lokalnom zakonu, računovodstvom firme se smatraju dokumenti i izvještaji u arhivi a ne podaci u računaru. Sitni inventar Operacije rukovanja sitnim inventarom unutar aplikacije su smještene u posebnom pod-meniju menija Stalna i sitni. Ovaj pod-meni sadrži opcije za unos novih podataka, listu dostupnih izvještaja, šifrarnik sitnog inventara, revers sitnog inventara te opciju za povrat proknjiženih naloga. Prije korištenja ostalih opcija ovog menija u prvom koraku je potrebno popuniti šifrarnik sitnog inventara. Ova operacija je detaljno analizirana u poglavlju Šifrarnici. Unos podataka Osnovni prozor za unos naloga sitnog inventara (prikazan na slici 7.22.) podijeljen je na više segmenata: Proknjiženo (opcija za redukciju prikaza) locirana je u donjem lijevom uglu prozora. Ukoliko je odabrana, ostatak prozora će prikazivati podatke o proknjiženim transakcijama. Ukoliko nije, ostatak prozora će prikazivati transakcije u pripremi, Sumarni podaci za nalog smješteni u lijevom centralnom dijelu prozora, sadržavaju ukupne podatke za nalog: nabavna vrijednost, opisna vrijednost i saldo Lista naloga locirana u gornjem lijevom uglu prozora i sadržava listu naloga. U zavisnosti od odabira opcije Proknjiženo lista će sadržavati proknjižene ili naloge u pripremi. Ukoliko sadrži naloge u pripremi lista je prikazana plavom bojom dok pri prikazu proknjiženih naloga prelazi u žutu boju, Stavke naloga centralni dio prozora. Lista sadrži sve stavke naloga odabranog (markiranog) u gornjem lijevom dijelu prozora. Lista komandi i opcija locirana u donjem desnom dijelu prozora. Sadrži opcije za unos novih naloga i stavki naloga, izmjenu postojećih, štampanje i knjiženje naloga te skupinu servisa za rad sa sitnim inventarom: otpis i rashod. 340

351 Stalna i sitni Slika Osnovni prozor za unos podataka o sitnom inventaru Unos novih naloga inicira se odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike Kao rezultat prikazuje se prozor za unos stavki naloga, prikazan na slici Slika Prozor za unos stavki naloga sitnog inventara 341

352 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor za unos stavki naloga sastoji se od seta polja koja obuhvaćaju podatke: Vrsta naloga odabire se jedna od ponuđenih vrsta naloga. Dodatne vrste je moguće unositi u program posredstvom šifrarnika vrsta naloga, Broj/Datum Broj i datum naloga. Program automatski nudi vrijednost trenutnog ili sljedećeg rednog broja naloga i trenutnu vrijednost datuma. Korisnik je u mogućnosti promijeniti vrijednosti u oba polja. Ukoliko se datum promijeni utoliko da ne pripada trenutnoj godini program će prije prelaska na naredno polje o tome upozoriti korisnika, Šifra šifra sitnog inventara. Unos u polje se provodi manualnim unosom šifre ili odabirom neke od stavki iz šifrarnika sitnog inventara (upotrebom kratice "+ Enter"). Program neće dozvoliti proizvoljan unos (unos koji nije pohranjen u šifrarnik sitnog inventara) u ovo polje. Ukoliko korisnik pokuša u ovo polje unijeti vrijednost koja nije evidentirana u šifrarniku program će prikazati šifrarnik sitnog inventara omogućujući korisniku da odabere neku od stavki dostupnih u ovom šifrarniku, Dokument/Datum broj i datum dokumenta na osnovu kojeg se kreira stavka naloga. Ukoliko se u okviru polja datum unese vrijednost godine različita od trenutne program će o tome upozoriti korisnika, ali će dozvoliti takav unos. Cijena jedinična cijena stavke sitnog inventara izražena u KM Količina, Nabavna cijena, % otpisa postotak otpisa koji se unosi pri nabavci (zakon dozvoljava početni otpis do 50%) Otpisana vrijednost vrijednost sitnog inventara prilikom otpisa izražena u KM Opis knjiženja opis knjiženja je moguće unijeti ručno ili odabirom nekog od ponuđenih standardnih opisa, Dobavljač šifra dobavljača od kojeg se sitni inventar kupuje. Odabir se može vršiti ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika koji se poziva univerzalnom kraticom programa "+ Enter", Konto dobavljača vrijednost se u ovo polje unosi automatski nakon odabira dobavljača. Korisnik je u mogućnosti ovu vrijednost promijeniti manualnim unosom željenog konta, DPO datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od dva ponuđena polja. U prvo polje se unosi broj dana do datuma prispijeća a u drugo polje tačan datum. Nakon unosa vrijednosti u jedno polje, drugo se automatski popunjava adekvatnom vrijednošću. Posljednji set podataka (Dobavljač, Konto dobavljača i DPO) je potrebno unositi samo u slučajevima nabavke sitnog inventara. Korištenje prozora prikazanog na slici za ručni unos podataka se preporučuje samo kod nabavki novih količina sitnog inventara i unosa početnog stanja. Kod unosa početnog stanja preporučuje se unos sljedećih vrijednosti u polja prozora prikazanog na slici 7.23: Vrsta naloga PS Broj naloga Datum prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Cijena/Količina cijena i raspoloživa količina sitnog inventara Nabavna vrijednost nabavna vrijednost sitnog inventara % otpisa postotak otpisa koji se unosi pri nabavci (zakon dozvoljava početni otpis do 50%) Otpisana vrijednost ukupna otpisana vrijednost sitnog inventara Opis knjiženja "Početno stanje 2003, 4, 5,..." Dobavljač podaci o dobavljaču se ne moraju upisivati (ova opcija se koristi kod nabavke stalnih sredstava) Nakon unosa navedenih podataka, nalog se štampa i zatim knjiži. Kod knjiženja naloga početnog stanja sitnog inventara (za razliku od ostalih knjiženja sitnog inventara u toku godine) VAŽNO je odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer se početno stanje unosi i direktno u glavnu knjigu. Ostale vrste naloga preporučeno je kreirati korištenjem raspoloživih servisa, opisa i rashoda. U slučaju otpisa, nakon pokretanja opcije servisi potrebno je još odrediti datum otpisa 342

353 Stalna i sitni dok je u slučaju rashoda potrebno odrediti koja se stavka inventara i u kojoj količini rashoduje. Procedura odabira je prikazana na slici Klikom na kućicu omogućuje se unos u polje količine za rashod Izvještaji Slika Odabira stavki i količine sitnog inventara za rashod Modul za rad sa sitnim inventarom sadrži set od šest tipova izvještaja. To su izvještaji: Brza kartica Kartice sitnog inventara Stanje na dan Brzi promet sitnog inventara Nalozi sitnog inventara, i Obračunske jedinice Brza kartica Kreiranje brze kartice sitnog inventara inicira se odabirom istoimene opcije sa menija Stalna i sitni Sitni inventar. Prije prikaza izvještaja u prozoru prikazanom na slici potrebno je definirati šifru sitnog inventara. Nakon odabira šifre i klika na opciju Printaj prikazuje se izvještaj brza kartica sitnog inventara prikazana na slici

354 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za odabir sitnog inventara za kreiranje brze kartice Slika Izgled brze kartice sitnog inventara inventar. Brza kartica sadrži informacije o svim proknjiženim transakcijama za odabrani sitni Kartice sitnog inventara Pokretanjem izvještaja Kartice sitnog inventara prikazuje se prozor za odabir parametara izvještaja. Ovi parametri obuhvaćaju: Vremenski period za koji se kartice izrađuju (određivanjem početnog i krajnjeg datuma) Listu šifara sitnog inventara koje je potrebno obuhvatiti izvještajem (specificiranjem prve i zadnje šifre koja se želi obuhvatiti). Ukoliko se želi obuhvatiti samo jedna stavka onda se njena šifra unosi u oba polja. Vrstu izvještaja raspoložive su kartice i promet sitnog inventara Relevantni datum potrebno je odabrati da li se početni i krajnji datum za kreiranje izvještaja uzimaju prema datumu dokumenta ili datumu naloga Prozor za odabir parametara je prikazan na slici a izvještaji (kartice i promet sitnog inventara) na slikama i

355 Stalna i sitni Slika Prozor za odabir parametara izvještaja Kartice sitnog inventara Slika Izgled izvještaja Kartice sitnog inventara Slika Izgled izvještaja Promet sitnog inventara 345

356 Korisničko uputstvo za Line.Sys Stanje na dan Ovaj izvještaj obezbjeđuje pregled stanja sitnog inventara za tekući dan (dan kreiranja izvještaja). Izgled izvještaja je dat na slici Slika Izgled izvještaja Stanje sitnog inventara na dan Brzi promet sitnog inventara Ovaj izvještaj omogućuje pregled prometa sitnog inventara na dan kreiranja izvještaja. Izgled izvještaja dat je na slici Slika Izgled izvještaja Brzi promet sitnog inventara Nalozi sitnog inventara Ovaj izvještaj omogućuje ponovno štampanje već proknjiženih naloga. U prozoru prikazanom na slici potrebno je samo odabrati nalog koji je potrebno ponovno štampati nakon čega se prikazuje nalog identičan onom koji je štampan prilikom knjiženja naloga. 346

357 Stalna i sitni Slika Prozor za odabir naloga za štampu Obračunske jedinice Izvještaj Obračunske jedinice obezbjeđuje pregled proknjiženih transakcija sitnog inventara prema obračunskim jedinicama firme. Pri izradi izvještaja je potrebno specificirati vremenski interval te koje se obračunske jedinice i šifre sitnog inventara žele obuhvatiti. Također, specificira se tip izvještaja (kartice ili promet) te određuje koji datum je relevantan za izradu izvještaja: datum naloga ili datum dokumenta na osnovu kojeg je nalog kreiran. Izgled prozora za specifikaciju parametara izvještaja je dat na slici a izgled izvještaja (ukoliko se odabere tip Promet sitnog inventara) na slici Slika Prozor za podešavanje parametara izvještaja Obračunske jedinice 347

358 Korisničko uputstvo za Line.Sys Revers sitnog inventara Slika Izgled izvještaja Obračunske jedinice sitni inventar Izgled osnovnog prozora za rad sa reversima sitnog inventara prikazan je na slici Prozor sadrži listu svih izdanih reversa te opcije za izdavanje novih, izmjenu i brisanje postojećih te štampanje formulara reversa. Nakon pokretanja opcije za izdavanje novog reversa prikazuje se prozor prikazan na slici U ovom prozoru je potrebno unijeti: Broj reversa (jedino polje koje se nakon inicijalnog unosa ne može mijenjati) Datum izdavanja (aplikacija nudi trenutni datum što je moguće promijeniti) Ime i prezime (odabire se jedno od ponuđenih imena uposlenika iz šifrarnika Partneri) Napomena (neobavezno polje koje se popunjava ukoliko postoji potreba za dodatnim objašnjenjem) Nakon unosa pobrojanih informacija pristupa se unosu liste sitnog inventara koju zaposleni preuzima. Potrebno je specificirati šifru inventara i količinu. Šifra se pridružuje reversu odabirom opcije Dodaj smještene u donjem lijevom uglu prozora sa slike a količina u polje locirano u donjem desnom uglu istog prozora. Procedura provođenja povrata reversa se provodi markiranjem željenog naloga te odabirom opcije Zaključen. Slika Osnovni prozor za evidentiranje reversa sitnog inventara 348

359 Stalna i sitni Slika Prozor za unos novih i izmjene postojećih reversa sitnog inventara Nakon unosa reversa, pristupa se štampanju odgovarajućeg formulara koji potpisuju osoba zadužena za izdavanje i primalac. Izgled formulara je prikazan na slici Povrat naloga Slika Formular Reversa sitnog inventara Procedura povrata naloga omogućuje vraćanje proknjiženih naloga sitnog inventara u pripremu. Na prozoru sa slike potrebno je odabrati željeni nalog te odabrati opciju Vrati. Nakon provođenja procedure vraćanja naloga u pripremu, on je ponovo vidljiv u prozoru za unos podataka sa slike Ovaj nalog je nakon vraćanja moguće brisati ili nakon unosa željenih izmjena ponovo knjižiti. 349

360 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za odabir naloga sitnog inventara za povrat NAPOMENA. Povrat naloga vršite na svoju odgovornost. e-line d.o.o. nije odgovorna za promjene proknjiženih podataka. Nakon povrata naloga i izmjene podataka molimo da ponovo odštampate dokumente na kojima su nastale promjene i uložite ih na odgovarajuće mjesto. U trenutku pisanja ovog uputstva, po lokalnom zakonu, računovodstvom firme se smatraju dokumenti i izvještaji u arhivi a ne podaci u računaru. 350

361 Plaće Plaće Modul Plaće obuhvata sve procedure potrebne za automatizaciju vođenja evidencije obračuna plaća. Ove procedure uključuju: Obračun plaća Izvadak iz šifrarnika Partneri koji se odnosi na uposlenike, Modul za rad sa ugovorima o djelu Modul za evidentiranje kredita uposlenika, Određivanje datuma isplate, Obrazac ugovora, Obrazac INFO-1, Excel prebacivanje u Excel Listu izvještaja: godišnji prema mjesecima, godišnji prema zaposlenim, godišnje kartice, rekapitulacija, obrazac DP, Obustave, Zaposleni pojedinačno,. Obračun Obračun plaća se pokreće odabirom istoimene opcije iz menija plaća. Izgled osnovnog prozora za obračun plaća prikazan je na slici 8.1. Selektovani obračun (Selekcija se izvodi klikom na željenu Podaci o selektovanom obračunu Lista mjeseci za koji su kreirani obračuni plaća Lista uposlenika uključena u odabrani obračun Kreiranje novog obračuna Slika 8.1. Osnovni prozor za obračun plaća Kreiranje obračuna za novi mjesec inicira se odabirom opcije Novi, pozicionirane u gornjem desni dio prozora prikazanog na slici 8.1. Kao rezultat prozor mijenja sadržaj omogućujući unos općih podataka o obračunu: Mjesec za koji se izrađuje obračun (polje se popunjava odabirom sa liste ponuđenih opcija) 351

362 Korisničko uputstvo za Line.Sys Dio unosi se brojčana vrijednost koja predstavlja dio plaće (1 prvi, 2 drugi,...) što omogućuje praćenje isplata čak i ako se one vrše u dijelovima. Npr. ukoliko firma vrši isplatu trinaeste plaće nju je moguće evidentirati kao decembarsku plaću drugi dio. Fond sati na osnovu kojeg se vrši isplata Osnovica (u KM) na osnovu koje se isplaćuje plaća Stope poreza i doprinosa vrijednosti se unose u procentualnom obliku i to izdvajanja za PIO/MIO, zdravstveno osiguranje, nezaposlene, porez i porez za nepogode. Vrijednosti su podijeljene na iznose koji se obračunavaju na teret zaposlenog i na teret firme. Ukoliko je potrebno specificirati fiksni iznos plaće tj. ako firma ne koristi opcije osnovice i koeficijenata nego se plaće isplaćuju preko neto dogovorenih iznosa (bez obzira na broj radnih sati u mjesecu) provodi se sljedeća procedura: U prozoru Zaposleni otvaraju se podaci za željenog radnika te u pod-prozoru (kartici) Plaće u polje Koeficijent postavlja neto vrijednost plaće (npr. 800 KM). Nakon toga, u prozoru sa slike 8.2. u polje Osnovica se postavlja vrijednost 1. Prilikom izračunavanja neto plaće program će provesti proračun: Koeficijent x Osnovica x Sati/Fond sati U konkretnom primjeru: 800 x 1 x 184/184 = 800 KM fiksni iznos plaće. Slika 8.2. Obrazac za unos općih podataka o novom obračunu plaća Procedura unosa podataka u prozor prikazan na slici 8.2. može se ubrzati kopiranjem podataka iz obračuna plaća za neki od prethodnih mjeseci. U tom slučaju se u polju Kopiraj obračun iz, koje je locirano u donjem dijelu prozora odabire željeni mjesec čiji se obračun želi kopirati. Nakon unosa podataka u prozor sa slike 8.2. odabire se opcija Snimi nakon čega aplikacija automatski pridružuje obračunu sve evidentirane uposlenike firme. Prozor prikazan na 352

363 Plaće slici 8.2. ponovo mijenja izgled kako bi pored općih podataka o obračunu pružio uvid i u listu uposlenika obuhvaćenim obračunom. Izgled prozora je prikazan na slici 8.3. Slika 8.3. Prikaz podataka za kreirani obračun Prozor sa slike 8.3. omogućuje i pozivanje osnovnog seta izvještaja povezanih sa plaćama. Set izvještaja se poziva odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike 8.3. Kao rezultat prikazuje se prozor na kojem je potrebno odabrati vrstu izvještaja koja se želi štampati. Dostupni su izvještaji (koje je moguće kreirati za sve ili samo za odabranu obračunsku jedinicu firme): Zbirni izvještaj za odabrani mjesec (prije pokretanja prozora je potrebno odabrati mjesec za koji se pravi izvještaj klikom na željeni mjesec u gornjem lijevom uglu prozora sa slike 8.3.) Pojedinačno pojedinačni izvještaj koji sadrži odvojene sve relevantne podatke za svakog uposlenika. Specifikacija standardni formular za specifikaciju sredstava za isplatu plaća za odabrani mjesec (automatski se prepoznaje i vlasnik upisuje podatke u polja 9 i 10, ukoliko je vlasnik označen u šifrarniku pod tabom Plaće) Platna lista Odjeli Platna lista za sve uposlenike grupisane prema odjelima firme, Platna lista mjesto isplate izvještaj sadrži iste podatke kao i prethodni uz razliku da su radnici sortirani prema mjestu isplate specificiranom u aplikaciji. Platna lista Obr. Jedinice - Platna lista za sve uposlenike grupisane prema obračunskim jedinicama firme, Obustave Lista pojedinačnih obustava za sve radnike, Porezi po općinama pregled poreza koji se uplaćuje na osnovu plaća radnika prema općinama, Topli obrok pregled toplog obroka po uposlenicima Pregled doprinosa po općinama Kartice Mjesečne kartice uposlenih Sadržaj svih izvještaja se može filtrirati na osnovu obračunske jedinice odabirom željene jedinice u polju prikazanom na dnu prozora. Prozor za specifikaciju željenog izvještaja prikazan je na slici

364 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 8.4. Prozor za odabir izvještaja za štampu Iznose za svakog pojedinog uposlenika moguće neovisno mijenjati podešavanjem podataka u obrascu koji se poziva dvostrukim klikom na stavku koja predstavlja radnika (ili markiranjem radnika i odabirom opcije Izmjeni locirane u donjem desnom uglu prozora 8.3.). Prozor za dodatno podešavanje plaće radnika (prikazan na slici 8.5.) omogućuje evidentiranje dodatnih plaćanja ili obustava te prikazuje sve varijable koje učestvuju u proračunu što uvid u plaću čini izuzetno preglednim. Slika 8.5. Prozor za dodatno podešavanje plaće za izabranog radnika 354

365 Plaće Prozor za dodatno podešavanje plaće za izabranog radnika (slika 8.5.) podijeljen je u sljedeće segmente: Oznaka mjeseca za koji je izvršen trenutno aktivni obračun lijeva strana prozora, Ime i prezime uposlenika čiji detalji plaće se razmatraju gornji (zatamnjeni) dio prozora, Sastavni dijelovi neto plaće uposlenika centralni dio prozora o redovni i prekovremeni rad, o bolovanje, o dodatna osnovica (u ovom dijelu postoje tri prazne rubrike za dodavanje različitih vrsta naknada na platama. Treća se ne uzima u obzir za minuli rad), o stimulacija i o minuli rad, Novčani iznosi koji se uključuju u bruto plaću (PIO/MIO, ZDR i NEZ) donji dio prozora, i Obustave i posebne naknade desni dio prozora. Nakon podešavanja, izmjene se uključuju u plaću odabranog uposlenika odabirom opcije Snimi. Polje Obustave prikazano u gornjem desnom uglu prozora sa slike 8.5. daje informaciju o ukupnom iznosu obustava za radnika. Međutim u ovom formularu ovu veličinu nije moguće direktno mijenjati. Unos izmjena u obustave se inicira odabirom polja desno od polja Obustave označenim sa tri tačke. Klikom na ovu opciju otvara se poseban prozor za rad sa obustavama u kojem je podatke za pojedinačne obustave moguće brisati mijenjati ili dodavati. Ovaj način unošenja obustava je predviđen samo u vanrednim slučajevima. Ukoliko je potrebno evidentirati obustave na bazi kredita, to se provodi korištenjem posebne opcije koja će biti analizirana u nastavku ovog poglavlja. Također, pojedinačne uposlenike je moguće isključivati ili ponovo uključivati u obračun. Isključivanje se vrši markiranjem uposlenika na listi sa slike 8.3. te odabirom opcije Delete (obriši) na tastaturi. Ukoliko je uposlenika potrebno ponovo uključiti (jer je npr. isključen iz obračuna greškom) odabire se opcija Servisi locirana u donjem desnom uglu prozora sa slike 8.3. Pokretanje opcije Servisi rezultira otvaranjem prozora prikazanog na slici 8.6. Ovaj prozor omogućuje: Ponovno uključivanje u obračun isključenih ili na drugi način izostavljenih uposlenika, Automatsko dodjeljivanje dodatnih naknada svim zaposlenim, i Definiranje konta potrebnih za formiranje financijskih naloga za isplatu plaća. Napomena: Opcija Datum isplate na glavnom meniju Plaće daje mogućnost upisa datuma isplate za mjesečne obračune. 355

366 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 8.6. Servisi za obračun plaća Gornji lijevi dio servisnog prozora sa slike 8.6. omogućuje da se u aktivni obračun uključe uposlenici koji trenutno njime nisu obuhvaćeni. Uključivanje se provodi markiranjem kućice ispred imena uposlenika i odabirom opcije Dodaj. Na listi u gornjem lijevom uglu prozora prikazani su samo oni radnici koji nisu obuhvaćeni konkretnim obračunom. Ukoliko su svi radnici obuhvaćeni, lista će biti prazna. Okvir koji omogućuje dodavanje dodatne naknade za sve zaposlene je lociran u donjem lijevom uglu prozora. Potrebno je unijeti naziv i iznos naknade te odabrati opciju Dodaj. Preostali, desni, dio prozora služi sa specificiranje oznaka konta potrebnih za formiranje naloga. Unos oznaka konta se vrši ručno ili odabirom iz šifrarnika kontnog plana (uz pomoć kratice "+ Enter"). Naziv konta za trenutno aktivno polje prikazan je u dnu okvira za unos konta. U primjeru sa slike, aktivno je polje Obustave u koje je unesena vrijednost konta 5452 pri čemu je naziv tog konta (Obaveze za obustavama iz plate) prikazan na dnu okvira. Nakon unosa oznaka konta financijski nalog se prenosi u glavnu knjigu odabirom opcije Kreiraj. Program korisnika obavještava o uspješnosti kreiranja naloga porukom prikazanom na slici 8.7. Slika 8.7. Poruka o kreiranju financijskog naloga za obračun plaća Posljednji korak u radu sa obračunom plaća je izrada virmana. Procedura izrade virmana se provodi odabirom opcije Alati Virmani, pri čemu je za izradu virmana potrebno odabrati opciju...iz plaća. Detalji provođenja ove procedure (kreiranja virmana) su analizirani u narednom poglavlju. Bitno je napomenuti da je za potpuno kreiranje virmana u šifrarniku Općine, Kantoni, Države za općine u kojim su registrirani uposlenici potrebno dodijeliti trocifrenu šifru općine i broj računa kako bi se isti pojavili u virmanu. 356

367 Plaće Ugovori o djelu 8.8.). Osnovni prozor modula za rad sa ugovorima o djelu je prikazan na narednoj slici (slika Slika 8.8. Osnovni prozor za rad sa Ugovorima o djelu Prozor prikazan na slici 8.8. posjeduje sljedeće elemente: Lista partnera i do sada kreiranih ugovora lijeva strana prozora Podaci o broju do sada kreiranih ugovora i alati za kreiranje novih desni dio prozora Sadržaj desnog dijela prozora se mijenja u zavisnosti da li je na lijevoj strani prozora selektiran partner ili konkretan ugovor. Izgled prozora u slučaju odabira partnera je prikazan na slici 8.8. a u slučaju odabira ugovora na slici 8.9. (u tom slučaju desni dio prozora prikazuje podatke o ugovoru). 357

368 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 8.9. Prikaz podataka za odabrani ugovor Procedura kreiranja novog ugovora se pokreće odabirom opcije Novi, prikazana u desnom donjem dijelu prozora sa slike 8.8. Kao rezultat odabira ove opcije, prikazuje se prozor za unos osnovnog seta podataka o ugovoru. Ovaj prozor (prikazan na slici 8.10.) sadrži sljedeće podatke: Broj/Datum aplikacija automatski nudi vrijednosti za ova polja: naredni redni broj i tekući datum. Korisnik je u mogućnosti da ponuđene vrijednosti promijeni shodno svojim potrebama Dobavljač Osoba sa kojom se sklapa ugovor. Odabire se jedna od vrijednosti pohranjenih u šifrarnik partnera (ručno ili odabirom kratice + Enter) Konto/Konto troška oba polja se popunjavaju vrijednostima iz kontnog plana (ručno ili odabirom kratica + Enter) Napomena Obračunska jedinica (unos mora odgovarati jednom od unosa u šifrarnik Obračunske jedinice) Iznos KM Polje u koje se unosi ukupan iznos koji se plaća ugovorom Odabir odgovarajućeg tipa ugovora: Ugovor o djelu ili Ugovor o autorskom djelu. Sva polja osim Napomene su obavezna za unos. 358

369 Plaće Slika Prozor za unos osnovnog seta podataka o ugovoru Nakon unosa osnovnog seta podataka, prelazi se na unos stavki ugovora odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 8.9. prozor za unos stavki je prikazan na slici Slika Prozor za unos podataka o stavkama ugovora 359

370 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor prikazan na slici sadrži sljedeća polja: RBr, Datum, Neto (novčana vrijednost), Tarifa 1 (iz šifrarnika Tarifa), Tarifa 2 (isto kao za tarifu 1), Bruto (automatski se izračunava dodavanjem poreza na neto vrijednost), Napomena. Ručnom izmjenom vrijednosti polja Bruto, polje Neto će se promijeniti vršeći suprotan proračun: oduzimanjem poreza iz bruto vrijednosti. Nakon kreiranja kompletnog unosa, na raspolaganju su dva tipa obrazaca za štampu: Specifikacija, Rekapitulacija, Zbirno specifikacija, Naknada nepogode i Ugovor. Izgled Specifikacije je u skladu sa standardnim obrascem (Specifikacija za isplatu dodatnih primanja izvan redovnog rada), dok rekapitulacija prikazuje neto iznose i vrijednost uključenog poreza za sve stavke ugovora. Odabirom opcije Obrazac ugovora u meniju Plaće, otvara se mogućnost izrade predloška za ugovor, gdje se poštujući tag-ove (lista tag-ova se dobija odabirom opcije pomoć na prozoru Obrasci ugovora), dobija obrazac za printanje ugovora iz prozora za print ugovora o djelu. Zaposleni Druga opcija menija Plaće Zaposleni, predstavlja izvadak iz šifrarnika partnera, ograničen na one partnere koji pripadaju grupi uposlenika. Rad sa ovom opcijom (dodavanje novih te izmjena podataka i štampanje liste za postojeće uposlenike) identičan je radu sa šifrarnikom partnera, analiziranom u poglavlju Šifrarnici. Krediti Modul krediti omogućava jednostavno provođenje procedure unosa i praćenja kredita uposlenika. Odabirom opcije Plaće Krediti, koja se poziva sa glavnog menija aplikacije, prikazuje se osnovni prozor ovog modula, prikazan na slici 8.8. Slika Osnovni prozor modula Krediti Prozor prikazan na slici je podijeljen na dva dijela. U prvom koraku se u lijevom dijelu prozora unose davaoci kredita dok se u drugom koraku davaocu kredita pridružuju radnici korisnici kredita. Svaki davalac kredita, kao i uposlenik koji koristi kredit, prije korištenja u ovom modulu, moraju biti uneseni u šifrarnik partnera. Pri tome, program snima samo one davaoce kredita koji imaju barem jednog korisnika kredita. Npr. ukoliko se u lijevom dijelu prozora 360

371 Plaće specificira davalac kredita a zatim prozor zatvori bez da se specificira i jedan uposlenik korisnik kredita, prilikom narednog otvaranja prozora davalac kredita koji nema komitente neće biti prikazan. Procedura dodavanja novog davaoca kredita se pokreće odabirom opcije Novi smještene u donji lijevi dio prozora sa slike Kao rezultat, prikazuje se šifrarnik partnera u kojem je duplim klikom potrebno odabrati partnera davaoca kredita. Nakon toga, aplikacija ponovo prikazuje prozor sa slike pri čemu lista davaoca kredita prikazana na lijevoj strani prozora uključuje i novododanog partnera. Procedura dodavanja novih uposlenika korisnika kredita se provodi na sljedeći način: u provom koraku je na lijevoj strani prozora potrebno označiti odgovarajućeg davaoca kredita nakon čega se odabire opcija Novi smještena u donjem desnom dijelu prozora. Kao rezultat prikazuje se prozor prikazan na slici Slika Prozor za unos podataka o uposleniku korisniku kredita Prozor prikazan na slici podijeljen je na tri funkcionalna dijela. Lijevi dio prozora prikazuje listu davaoca kredita za koje su već evidentirani krediti uposlenika. Davalac kredita za kojeg unosimo konkretnog uposlenika je označen sivom pozadinom (u konkretnom primjeru sa slike to je Raiffeisen Bank). Izmjena unosa u ovom dijelu prozora nije moguća prikazana lista je data na uvid bez mogućnosti izmjene u ovom prozoru. Gornji desni dio prozora sadrži prikaz uposlenika koji već imaju evidentirane kredite kod davaoca označenog na lijevom dijelu prozora. Ova lista je također dana samo radi preglednosti unose nije moguće mijenjati. Donji desni dio prozora sadrži set od pet polja u koje je potrebno unijeti odgovarajuće podatke, i to: Zaposleni odabir uposlenika za kojeg se evidentira kredit. Odabir se vrši pomoću kratice "+ Enter" ili manuelnim unosom šifre uposlenika iz šifrarnika partnera. Opis unosi se opisni tekst koji specificira vrstu kredita (stambeni kredit, nenamjenski kredit i sl.) Početno stanje ukupan inicijalni iznos zaduženja Rata visina rate kredita Poziv na broj broj ugovora kredita koji je sklopljen između uposlenika i davaoca kredita. Polje Pozi na broj je obavezno u slučaju da se ovo polje ostavi praznim program neće dozvoliti snimanje unosa već će upozoriti na obavezu popunjavanja ovog polja. Nakon popunjavanja navedenih polja procedura se završava odabirom opcije Snimi koja je smještena u donjem desnom uglu prozora. 361

372 Korisničko uputstvo za Line.Sys Provođenje opisanih procedura evidentiranja kredita rezultira automatskim uračunavanjem rata kredita prilikom obračuna plaća. Pri tome polje Obustave smješteno u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 8.5. sadrži informaciju o ukupnoj sumi obustava na osnovu kredita. Detaljniji pregled kredita je dostupan klikom na polje desno od polja Obustave, označeno sa tri tačke. Kao rezultat, prikazuje se podprozor sa detaljnim podacima o zaduženosti uposlenika (kao što je prikazano na slici 8.14), koja prikazuje prozor prikazan i na slici 8.5. uz prikaz prozora sa detaljnim podacima o kreditima. Izvještaji Slika Prikaz obustava na plaću za odabranog uposlenika Modul plaća omogućuje kreiranje šest tipskih izvještaja: Godišnji mjeseci, Godišnji zaposleni, Godišnji kartice, Godišnji rekapitulacija, Obrazac DP, Obustave radnika i Zaposleni pojedinačno. Kreiranje izvještaja (osim izvještaja Zaposleni pojedinačno za koji je potrebno odabrati zaposlenika) ne zahtijeva specificiranje parametara pozivanjem određenog izvještaja on se automatski prikazuje (na ekranu ili printeru) zavisno od odabira prikladnih opcija na osnovnom meniju (opcija Lične postavke). Godišnji mjeseci Ovaj izvještaj (primjer prikazan na slici 8.15.) prikazuje set podataka o izdacima firme za plaće uposlenika sortiranim prema mjesecima isplate. Slika Izgled izvještaja Godišnji mjeseci 362

373 Plaće Godišnji zaposleni Ovaj izvještaj (primjer prikazan na slici 8.16.) prikazuje set podataka o izdacima firme za plaće uposlenika sortiranim prema zaposlenim. Slika Izgled izvještaja Godišnji zaposleni Godišnji kartice Ovaj izvještaj (primjer prikazan na slici 8.17.) prikazuje kartice plaća za uposlenike. Pri tome su podaci na karticama sortirane prema mjesecima a kartica za svakog uposlenika se prikazuje na posebnoj strani izvještaja. Slika Godišnja kartica plaća za zaposlenika Godišnji rekapitulacija Ovaj izvještaj (primjer prikazan na slici 8.18.) prikazuje sumarne podatke izdataka firme na plaće uposlenika. Odvojeno su prikazani podaci za osnovice, doprinose poslodavca, doprinose zaposlenih, bruto i neto iznose, ostale izdatke i ukupnu masu. 363

374 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Izgled izvještaja Godišnji - rekapitulacija Obrazac DP Ovaj izvještaj (prikazan na slici 8.19.) kreira DP izvještaj identičan zakonom pripisanom formatu. 364

375 Plaće Slika Izgled izvještaja Obrazac DP Obustave radnika Ovaj izvještaj obuhvata sve pojedinačne obustave koju su pridružene radnicima u vidu kredita. Izgled izvještaja je dat na slici Kao što se vidi sa slike, podaci su grupisani prema bankama davaocima kredita pri čemu je svaka banka odvojena na posebnu stranicu izvještaja. Kolone izvještaja imaju sljedeća značenja: Ime i prezime (broj računa) Ime i prezime radnika koji je od date banke podigao kredit. Broj računa (prikazan u zagradi) korespondira sa poljem Poziv na broj popunjenim prilikom specificiranja kredita. Opis korespondira sa poljem Opis specificiranim prilikom popunjavanja kredita. 365

376 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Izgled izvještaja Obustave radnika Zaposleni - Pojedinačno Izvještaj daje detaljne podatke o primanjima odabranog uposlenika. Osnovni podaci, podaci o osnovici, neto primanjima, masi, doprinosima od strane poslodavca, obustavama, naknadama, bruto primanjima, doprinosima od strane zaposlenog, kreditima i cash isplati su prikazani u odvojenim grupama. Primjer izvještaja je prikazan na slici

377 Plaće Slika Primjer izvještaja Zaposleni - pojedinačno Excel Ova opcija daje mogućnost prebacivanja podataka DP obrasca u Excel radi mogućnosti kopiranja podataka u obrazac koji se može preuzeti sa web stranice poreske uprave. 367

378

379 Alati Alati Kolekcija opcija smještena u meniju Alati sadrži mogućnosti kreiranja virmana, naloga za doznake u inozemstvu (obrazac 1450), naloga za otvaranje akreditiva (obrazac 1451), različite vrste putnih naloga i cirkularnih pisama kao i mogućnost sinhroniziranja sa mobilnim uređajima, pregled evidencije serijskih brojeva po artiklima, unos tendera/ugovora sa kupcima, pregled automatskog fakturisanja, printanje labela po partnerima i izmjene u jezičnim varijantama. Virmani Odabirom opcije Virmani sa menija Alati prikazuje se osnovni prozor za obradu virmana, prikazan na slici 9.1. Slika 9.1. Prozor za obradu virmana Postoje tri osnovna načina kreiranja virmana. 1. Ukoliko se virmani kreiraju na osnovu plaća uposlenika odabire se opcija...iz Plaća (smještena u gornjem desnom uglu prozora) nakon čega se u fokus dovodi novi prozor (prikazan na slici 9.2.) na kojem je potrebno specificirati podatke o vremenskom periodu, mjestu, datumu i poreskom periodu. Odabirom opcije Kreiraj procedura kreiranja virmana na osnovu plaća se završava a kreirani virmani su vidljivi u osnovnom prozoru za obradu virmana prikazanom na slici 9.1. Kreirani set sadrži virmane za plaćanje Poreza na platu, Doprinosa za zdravstveno osiguranje, Doprinos za PIO/MIO i Doprinosa za Nezaposlene. Treba imati u vidu da automatsko popunjavanje polja Općina na virmanu zahtijeva unos šifre općine u šifrarniku Općine, Kantoni, Države, kao što je navedeno u ovom u poglavlju Šifrarnici ovog uputstva. 2. Drugi način kreiranja virmana je kreiranje iz postojećih faktura dobavljača. U prozoru sa slike 9.1 se odabere opcija Dobavljači Virmani... nakon čega se otvara novi prozor na slici 9.2.a. U polje Šifra-Partner se upisuje šifra partnera za kojeg se radi virman i pritiskom na Osvježi u listi se dobija popis faktura tog dobavljača (ukoliko se ne upiše šifra partnera, pritiskom na Osvježi, u listi se pojavljuju sve fakture od svih dobavljača). Označavanjem kućice na lijevoj strani se odabere po kojoj će se fakturi raditi virman i pritiskom na Snimi se potvrđuje izbor. Fokus se vraća na prozor sa slike 9.1. gdje se prikazuje virman za željenu fakturu. Pritiskom na izmjeni se otvara prozor virmana na slici 9.2 b sa upisanim relevantnim podacima, za pregled i/ili izmjenu. 3. Treći način kreiranja virmana se inicira odabirom opcije Novi sa prozora na slici 9.1. Kao rezultat prikazuje se prozor (slika 9.3.) na kom je potrebno unijeti podatke za virman. 369

380 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 9.2. Prozor za specifikaciju podataka prilikom kreiranja virmana iz plaća Slika 9.2.a Prozor za specifikaciju podataka prilikom kreiranja virmana za plaćanje faktura dobavljača 370

381 Alati Slika 9.2.b Primjer virmana popunjenog automatski iz faktura partnera Slika 9.3. Prozor za unos podataka za virman Nakon unosa podataka u polja obrasca sa slike 9.3, odabirom opcije Snimi kreirani virman se smješta u listu virmana spremnih za štampu (slika 9.1.) Izmjena podataka iz virmana je moguća duplim klikom na virman ili selektiranjem virmana a zatim odabirom opcije Izmjeni. Štampanje virmana se inicira odabirom opcije Printaj. Komanda će za štampanje uključiti samo one virmane kod kojih je prva kolona na listi (kolona ima naziv "P") selektirana. Također postoji i opcija za printanje Nalozi koja će iz podataka unesenih za virman generisati printanje Naloga za plaćanje. Na prozoru sa slike 9.1. dostupna je i opcija Kopiraj. Ona omogućava kreiranje novog virmana na osnovu nekog postojećeg. Za provođenje ove procedure potrebno je selektirati virman koji se želi kopirati te odabrati opciju Kopiraj. Aplikacija nakon toga prikazuje detalje virmana (slika 9.3.) dajući mogućnost korisniku da u novi virman unese eventualne izmjene. Nakon unosa izmjena potrebno je odabrati opciju Snimi. 371

382 Korisničko uputstvo za Line.Sys Nalozi za doznake u inozemstvu (obrazac 1450) Prozor za obradu naloga za doznake u inozemstvu pokreće se odabirom opcije Obrazac Prozor ima izgled prikazan na slici 9.4. Slika 9.4. Prozor za obradu naloga za doznake u inozemstvu Prozor sadrži standardne elemente: listu naloga u obradi, alate za kreiranje novih, izmjenu postojećih naloga, štampanje i izlaz iz prozora. Obrazac 1450 se kreira odabirom opcije Novi nakon čega se prikazuje prozor sa poljima identičnim onim koje se nalaze na zakonom propisanoj verziji obrasca. Nakon popunjavanja obrasca isti je moguće štampati odabirom opcije Printaj. I na prozoru sa slike 9.4. dostupna je opcija Kopiraj. Ova opcija omogućava uštedu vremena u kreiranju obrasca korištenjem nekog već postojećeg. Za provođenje ove procedure, selektira se jedan od postojećih obrazaca i odabire opcija Kopiraj. Aplikacija otvara kopirani obrazac omogućujući korisniku da u isti unese izmjene. Na ovaj način se štedi vrijeme jer se ne mora popunjavati čitav obrazac već samo unijeti izmjene u postojeći. Nalozi za otvaranje akreditiva (obrazac 1451) Slično kao i kod prethodnog obrasca (1450), osnovni prozor sadrži listu kreiranih obrazaca i alate za neophodne za rad. Novi obrazac se kreira odabirom opcije Novi nakon čega se prikazuje prozor sa poljima identičnim poljima na papirnoj verziji obrasca. Izmjena, brisanje ili štampanje postojećih obrazaca se izvršava odabirom odgovarajućih opcija na osnovnom prozoru (Izmijeni, Briši, Printaj). Kao i kod prethodnih obrazaca (virmana i obrasca 1450) dostupna je opcija za kreiranje obrasca na osnovu nekog postojećeg (opcija Kopiraj). Putni nalozi Odabirom opcije Putni nalozi sa menija Alati, u fokus se dovodi prozor za obradu putnih naloga zaposlenih. Izgled prozora je dat na slici

383 Alati Slika 9.5. Prozor za obradu putnih naloga zaposlenih Prozor sa slike 9.5. sadrži listu već kreiranih putnih naloga. Novi nalozi se na listu dodaju odabirom opcije Novi nakon čega se od korisnika očekuje popunjavanje polja ekvivalentnih poljima na zakonom propisanom obrascu. To su polja: Broj (naloga), Datum (u ovo polje se automatski unosi trenutna vrijednost datuma ali ga je moguće podesiti i manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti), Vozač, Zvanje (vozača), U mjesto (odredište putovanja), Radi (svrha putovanja), Trajanje (putovanja), Akontacija (isplaćena prije polaska), Troškovi, Pravac (odabrana ruta) i U (mjesto i datum kreiranja naloga: npr. U Mostaru, ). Pored opcije za kreiranje novih na raspolaganju su još opcije za izmjenu, brisanje i štampanje postojećih naloga. Putni nalozi za vozila Obrazac za rad sa putnim nalozima za vozila predstavlja ekvivalent zakonom propisanog formulara. Oba formulara sadrže identična polja tako da je nakon popunjavanja elektronskog formulara u programu isti moguće štampati te dobiti obrazac u skladu sa zakonom. Prilikom kreiranja putnog naloga za vozilo potrebno je unijeti sljedeće podatke: Broj (naloga, ovaj podatak se pri kreiranju naloga unosi ručno ali ga kasnije više nije moguće mijenjati), Datum (vrijednost trenutnog datuma se unosi automatski ali je moguće ručno podešavanje na željenu vrijednost), Relacija (putovanja), Vozilo, Broj sjedišta i Registracija. Putni nalozi za inostranstvo Kao i u slučaju putnih naloga za zaposlene i vozila i ova vrsta putnih naloga je prilagođena izgledu zvaničnih formulara. Procedura unosa podataka (pokreće se odabirom opcije Novi sa glavnog prozora za rad sa putnim nalozima za inostranstvo) sastoji se od popunjavanja tri podseta podataka: Prvi podset sadrži osnovne podatke o putovanju, Drugi set sadrži detaljnije podatke o toku putovanja, Treći, posljednji set sadrži podatke o financijskim aspektima putovanja. Obrazac za unos podataka o nalogu je prikazan na slici

384 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika 9.6. Unos podataka za nalog za putovanje u inostranstvo Nakon unosa, naloge je, odabirom odgovarajućih opcija (Izmijeni, Briši, Printaj), moguće mijenjati, brisati i štampati. Kreirani nalog sadrži i obrazac za Obračun putnih troškova. Cirkularna pisma Opcija Cirkularna pisma ubrzava izradu službenih pisama koje je potrebno slati na veći broj partnerskih adresa. Odabirom ove opcije, prikazuje se osnovni prozor za rad sa ovom vrstom dokumenata (slika 9.7.). Slika 9.7. Osnovni prozor za rad sa cirkularnim pismima Kreiranje novog pisma se izvodi u dva koraka. U prvom koraku se (nakon odabira opcije Novi sa prozora prikazanog na slici 9.7.) unosi Datum, Naslov i tekst pisma dok se u 374

385 Alati drugom koraku vrši odabir recipijenata pisma. Odabir recipijenata se provodi markiranjem željenih partnera na pod-prozoru Partneri, slike 9.8 i 9.9. Slika 9.8. Kreiranje cirkularnog pisma Slika 9.9. Odabir primalaca cirkularnog pisma 375

386 Korisničko uputstvo za Line.Sys Nakon kreiranja, pisma je moguće brisati, mijenjati i naravno štampati. Razmjena sa mobilnim uređajima Ova opcija omogućava razmjenu/sinhronizovanje podataka sa mobilnim uređajima. Nakon pokretanja opcije u fokusu se pojavljuje prozor sa slike 9.91 Slika Prozor opcije Razmjena sa mobilnim uređajima Da bi se izvršila razmjena mora se definisati mobilni uređaj pritiskom na Izmjeni se za odabrani uređaj sa liste otvara prozor sa detaljnim podacima slika 9.92 Slika Prozor za izmjenu podataka mobilnog uređaja Kad se definišu mobilni uređaji u upotrebi, pritiskom na Razmjena na prozoru sa slike 9.91, se vrši razmjena/sinhronizacija podataka sa mobilnim uređajima. Evidencija serijskih brojeva Ova opcija daje mogućnost pregleda svih serijskih brojeva za odabrani artikal. 376

387 Alati Tenderi/Ugovori Opcija Tenderi/Ugovori daje mogućnost upisa tendera ili ugovora sa kupcima, a koje je moguće vezati u izlaznim fakturama i pratiti njihovo izvršenje. Uz napravljen Tender-Ugovor sada se kod fakturisanja možete pozvati na taj Tender i sve cijene artikala koji se nalaze na Tenderskoj specifikaciji će biti kako su zadane na Tenderu. Svaki Tender-Ugovor mora imati svoj jedinstven broj. Odabirom ove opcije na meniju Alati se otvara prozor sa slike Slika Prozor za rad sa tenderima i/ili ugovorima Pritiskom na Novi, otvara se prozor za unos novog tendera/ugovora (slika 9.95) 377

388 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za unos novog tendera i/ili ugovora Popunjavanjem potrebnih podataka i pritiskom na Snimi novi tender/ugovor je spreman za unos podataka o artiklima (slika 9.96) Slika Prozor za unos podataka o artiklima tendera i/ili ugovora 378

389 Alati Pritiskom na Novi u donjem desnom uglu se otvara prozor za unošenje podataka o artiklima koji su predmetom ovog ugovora/tendera. Pregled automatskog fakturiranja Ova opcija daje mogućnost pregleda i izmjena postojećih automatskih fakturiranja po kupcima. Novi planovi automatskog fakturiranja se dodaju samo kroz fakture. Labele Partneri Ova opcija omogućava lako i jednostavno kreiranje labela za odabrane partnere. Nakon pokretanja opcije, prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati za koje partnere se žele kreirati labele, naznačiti broj komada i format. Ponuđena su dva formata: 3x8 i 2x6. Izgled ovog prozora je dat na slici Kao što se vidi sa slike, nakon odabiranja partnera (unošenjem štriha u kućicu ispred njegovog naziva/imena) omogućuje se pristup polju Količina u koje je potrebno unijeti željeni broj komada. Nakon unošenja broja u polje Količina unos se potvrđuje pritiskom na tipku Enter na tastaturi. Slika Specificiranje parametara za kreiranje labela za partnere Nove jezičke varijante Ova opcija omogućava promjenu jezika kojim program komunicira sa korisnicima. Pored liste ponuđenih jezika, moguća je i nadogradnja programa novim jezicima. Procedura kreiranja novih jezika i izmjene postojećih pokreće se odabirom opcije Nove jezičke varijante. Funkcija i korištenje ove opcije je detaljno analizirano u poglavlju Administracija. Bitno je napomenuti da se izmjena i uvođenje novih jezika mora koordinirati sa predstavnikom proizvođača softvera. Naime, ukoliko korisnik unese izmjene u postojeće ili kreira novi jezik, proizvođač ne garantira ispravan rad programa nakon instalacija novih verzija programa (korištenjem Live Update programa) 379

390

391 Web Web Ovaj menu služi za pripremu, razmjenu podataka te administraciju vaše veleprodaje i maloprodaje na web-u. Prethodno je potrebno instalirati B2B.Sys ili B2C.Sys web aplikaciju na vaš web server. Korištenje web menija podrazumijeva provođenje određenih procedura u redoslijedu pokretanja raspoloživih opcija. Naime, u prvom koraku je potrebno podesiti osnovne Internet postavke. U narednom koraku se popunjava šifrarnik kategorija i atributa nakon čega se uneseni atributi dodjeljuju artiklima. Na kraju, naizmjenično se koriste opcije maloprodajnih i veleprodajnih korpi sa opcijom razmjene podataka. Na ovaj način se podaci na lokalnom računaru sinkroniziraju sa podacima na web serveru a nakon sinkronizacije i obrađuju. Internet postavke Prozor Internet postavke sadrži dva seta podataka koji su osnovni preduslov za normalan rad web modula programa. Prvi set podataka uključuje: SMTP server mail server preko koga će se slati automatski kupcima sa vašega web sitea, Podatke potrebne za autorizaciju korisnika na SMTP serveru (ukoliko je potrebno) Site adresa sa koje će se slati automatske poruke vašim kupcima Za aktiviranje polja iz drugog seta neophodno je označiti kućicu ispred opcije Postoji opcija isporuke artikala. Ovaj set podataka obuhvata podatke za specificiranje detalja o isporuci artikala: Minimalni iznos minimalni iznos nabavke za koju se odobrava besplatna isporuka. Ukoliko se ne želi uključivati opcija besplatne isporuke ovaj iznos je potrebno podesiti na nulu, Od datuma/do datuma unosom odgovarajućih datuma u ova polja definira se vremenski period za koji važi besplatna isporuka (ukoliko je definirana), Uvećanje % za vani postotak uvećanja troškova isporuke ako se artikli isporučuju izvan vaše zemlje. Izgled prozora za definiranje osnovnih Internet postavki dat je na slici Prvi set podataka ( postavke) se nalazi na gornjem a drugi set (podaci o isporuci artikala) u donjem dijelu prozora. Slika Izgled prozora za definiranje osnovnih Internet postavki 381

392 Korisničko uputstvo za Line.Sys Šifrarnik kategorija i atributa Za adekvatno prezentiranje vaših proizvoda u web modulu aplikacije potrebno je definirati kategorije i atribute koji određuju (opisuju) vaše artikle. Kategorije mogu biti npr. boja ili veličina dok su atributi crvena, plava, bijela (za kategoriju boja) ili S, M, L, XL, XXL (za kategoriju veličina) i sl. Pozivanje šifrarnika kategorija i atributa se vrši odabirom istoimene opcije sa menija Web. Kao rezultat prikazuje se osnovni prozor šifrarnika, prikazan na slici Slika Osnovni prozor šifrarnika Kategorija i atributa Osnovni prozor šifrarnika je podijeljen u dva dijela: lijevi dio je rezerviran za kategorije a desni za atribute. U prvom koraku se navodi kategorija za koju se (u drugom koraku) veže lista atributa. Odabirom pojedine kategorije desni dio prozora mijenja sadržaj da bi prikazao atribute povezane sa tom kategorijom. Oba dijela prozora posjeduju komande Novi i Izmijeni kojima se dodaju novi ili mijenjaju postojeći atributi/kategorije. Prilikom unosa novih kategorija/atributa omogućeno je unošenje vrijednosti na dva jezika osnovnom i dodatnom (ukoliko je web site firme dvojezičan). Izgled prozora za unos novih i izmjenu postojećih kategorija/atributa je prikazan na slici

393 Web Slika Prozor za unos novih i izmjenu postojećih kategorija Jedina razlika u proceduri unosa novog ili izmjene postojećeg atributa/kategorije je u tome što su prilikom unosa novih vrijednosti, polja na prozoru sa slike prazna (te se od korisnika očekuje unos) dok je kod izmjene već unesenih podataka u osnovom prozoru šifrarnika potrebno selektirati željeni unos nakon čega se u prozoru za izmjenu podataka pojavljuju inicijalno uneseni podaci (a od korisnika se očekuje unos izmjena). Atributi artikala Nakon unosa kategorija i atributa u šifrarnik, iste je potrebno pridružiti artiklima. Izgled osnovnog prozora za pridruživanje atributa prikazan je na slici Slika Osnovni prozor za pridruživanje atributa artiklima 383

394 Korisničko uputstvo za Line.Sys Kao što se vidi sa slike, prozor je podijeljen na dva dijela: Lijevi dio prozora sadrži listu svih artikala grupiranih prema grupama artikala definiranih u šifrarniku Kategorije i grupe artikala koji se nalazi u meniju Šifrarnici. Desni dio prozora sadrži listu svih kategorija i atributa definiranih kroz istoimeni šifrarnik lociran u meniju Web. Procedura pridruživanja odgovarajućih atributa se izvodi odabirom i prevlačenjem (drag and drop) atributa na artikl. Npr. Odabere se atribut PCI iz kategorije Sučelja (lijevim klikom miša) a zatim bez puštanja tipke miša prevuče na artikl Com NIC. Nakon provođenja ove operacije sadržaj lijevog dijela prozora se mijenja kako bi artiklu pridružio željeni atribut. Također, artiklu je moguće pridružiti čitavu kategoriju atributa iz koje je naknadno (upotrebom tipke Delete na tastaturi) moguće isključiti pojedine atribute. Isto tako pojedini atribut (ili kategorija atributa) se jednim potezom može pridružiti čitavoj grupi artikala. Slike i ilustriraju primjer izvođenja gore opisane procedure u kojoj se artiklu 0004-IBM Hard disk pridružuje kategorija atributa Kapacitet iz koje se naknadno uklanja atribut 120 GB. U prvom koraku se selektira željena kategorija i bez puštanja tipke miša prevlači na odgovarajući artikl. Slika Prvi korak dodjeljivanja atributa artiklu U prvom koraku je prevlačenjem (Drag and Drop) kategorija atributa Kapacitet dodijeljena artiklu 0004-IBM Hard disk. Rezultat provođenja ove operacije je vidljiv na slici koja se fokusira samo na dio prozora sa prethodne slike. 384

395 Web Slika Dodjela kategorije atributa artiklu Ukoliko je iz dodijeljene kategorije atributa potrebno ukloniti pojedinačni atribut to je moguće uraditi selektiranjem tog atributa i odabirom tipke Delete na tastaturi. Razmjena podataka Razmjena podataka je opcija koja omogućava prijenos podataka sa lokalnog računara ili lokalnog servera na web server i obratno. Da bi opcija bila dostupna, najmanje jedno skladište ili prodavnica unutar programa mora biti označena kao web prodavnica/skladište. Osnovni prozor razmjene podataka prikazan je na slici Slika Osnovni prozor razmjene podataka 385

396 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor prikazan na slici je podijeljen na tri dijela: Desni dio prozora sadrži listu dostupnih opcija komandi. To su Prijenos (izdavanje komande za prijenos podataka između web servera i lokalnog servera aplikacije Line.sys), Dodaj (uključivanje do tada ne uključenih artikala u prijenos), Isključi (isključivanje pojedinih artikala iz prijenosa) i Izlaz (opcija za zatvaranje prozora). Centralni dio prozora sadrži listu artikala koji će biti uključeni u prijenos. Lista je filtrirana u zavisnosti od odabira opcije na lijevoj strani prozora. Ovom redukcijom se omogućava odvojen prikaz artikala koji se nalaze u veleprodajnim skladištima i maloprodajnim objektima (prodavnicama). Lijevi dio prozora sadrži opcije koje omogućavaju poseban prikaz artikala u malo i vele prodaji. Opcija Veleprodaja će biti prikazana samo ukoliko je bar jedno skladište u programu evidentirano kao web skladište a Maloprodaja ukoliko je bar jedna prodavnica evidentirana kao web prodavnica. Prema osnovnoj proceduri prijenosa podataka, prilikom otvaranja prozora razmjene, u prijenos će biti uključeni svi artikli koji su evidentirani u web prodavnicama i skladištima. Ukoliko je neke od tih artikala potrebno isključiti iz razmjene (njihovo pojavljivanje na web siteu firme nije potrebno) koristi se opcija/komanda Isključi. Ukoliko do isključivanja artikla dođe greškom, ista se ispravlja korištenjem opcije Dodaj. Procedura isključivanja se izvodi tako što se željeni artikl selektira na centralnom dijelu prozora sa slike nakon čega se odabire opcija Isključi. Procedura ponovnog dodavanja isključenog artikla se provodi tako što se u prvom koraku odabere opcija Dodaj. Prozor mijenja sadržaj (slika 10.8.) tako što se centralni dio prozora dijeli na dva polja gornje polje sadrži listu svih artikala koji će biti uključeni u razmjenu dok donji dio sadrži listu isključenih artikala. Za ponovno uključivanje isključenog artikla dovoljno je obilježiti kućicu ispred šifre artikla (ili artikala) i odabrati opciju Snimi. Slika Procedura ponovnog uključivanja artikala u razmjenu Nakon definiranja liste artikala koji će biti uključeni u prijenos prelazi se na iniciranje razmjene. Ova operacija se izvodi odabirom opcije Prijenos koja je dostupna na prozoru prikazanom na slici Kao rezultat, prikazuje se prozor (prikazan na slici 10.9.) u koje je potrebno unijeti osnovne podatke o načinu uspostave veze. 386

397 Web Slika Prozor za iniciranje razmjene podataka Kao što se vidi na slici osnovni podaci za uspostavu veze sa web serverom su: Web SQL Server (naziv web SQL Servera koji sadrži bazu podataka sa kojom će se ostvariti razmjena), Naziv baze podataka, Korisničko ime i Lozinka (podaci kojima se korisnik predstavlja sistemu kao lice ovlašteno da vrši razmjenu). Dostupna je i opcija optimizacije pristupa za Internet konekciju te polja za unos korisničkog imena i lozinke potrebne za ostvarivanje pristupa Web SQL serveru. Prilikom prvog unosa navedenih podataka potrebno je odabrati opciju Testiraj i Snimi Konekciju. Ova opcija pokreće proceduru koja ustanovljava ispravnost unesenih podataka i postojanje veze sa serverom. Ukoliko je nakon odabira opcije Testiraj i Snimi Konekciju odgovor programa da je konekcija uspješno testirana i snimljena može se preći na pokretanje razmjene odabirom istoimene opcije locirane u donjem desnom uglu prozora. O toku razmjene korisnik je obaviješten porukama prikazanim u posebnom prozoru čiji je izgled dat na slici Slika Proces provođenja razmjene i obavještenje o uspješnom završetku procesa 387

398 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prilikom prijenosa podataka razmjenjuju su sljedeći podaci: Ažurira se šifrarnik artikala na web-u sa novim cijenama, Ažuriraju se atributi artikala, Ažuriraju se grupe artikala, Ažuriraju se osnovni podaci (dostupni u prozoru Osnovni Menu Moja firma), Ažuriraju se podaci o partnerima koji su označeni kao web partneri (ovi partneri moraju imati unesenu adresu i lozinku za web), Ažuriraju se poslovne politike za partnere, Razmjenjuju se narudžbe (korpe). Razmjena narudžbi (korpi) između dijelova aplikacije koji se nalaze na lokalnom serveru i na web serveru se izvodi po sljedećoj logici: Sa weba u lokalni Line.sys program dolaze korpe koje imaju status Zaključene narudžbe (kupac je izvršio narudžbu a zatim je i potvrdio odabirom opcije Zaključi narudžbu), Iz lokalnog Line.sys programa se na web vraćaju primljene i isporučene narudžbe te narudžbe sa greškom. Kada kupac zaključi narudžbu dobiti će automatski o potvrdi narudžbe sa svim podacima o narudžbi (kupac, primalac, stavke, cijene, opcije isporuke i ukupan iznos). Također kada se narudžba isporuči, kupac će dobiti potvrdu o isporuci narudžbe. Veleprodajne/Maloprodajne korpe Opcije Veleprodajne i Maloprodajne korpe objedinjuje alate kojima se vrši obrada narudžbi koje kupci vrše putem web site-a firme. Izgled osnovnog prozora za rad sa veleprodajnim narudžbama dat je na slici Slika Osnovni prozor za obradu veleprodajnih narudžbi Lijevi dio prozora sadrži listu statusa koje narudžba u postupku obrade može poprimiti. Ukoliko u određenom statusu postoje narudžbe to je vidljivo na zbirnoj listi narudžbi koja se nalazi na desnoj strani prozora sa slike Ukoliko se u fokus želi dovesti pojedina narudžba 388

399 Web potrebno je odabrati oznaku "+" ispred oznake statusa te zatim kliknuti na željenu narudžbu (slika ) Slika Dovođenje u fokus željene narudžbe Kao što se vidi u donjem desnom dijelu prozora, a zbog mogućnosti parcijalne isporuke artikala iz jedne narudžbe, potrebno je selektirati stavke za koje se želi kreirati otpremnica. Također, klikom na opciju >>> lociranu u gornjem desnom uglu prozora u fokus se mogu dovesti podaci o narudžbi a koje je naručilac popunio prilikom kreiranja narudžbe (slika ) 389

400 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Podaci o narudžbi Podatke prikazane u prozoru sa slike nije moguće mijenjati dozvoljen je samo njihov pregled. Povratak na prethodni prozor se ostvaruje odabirom opcije <<< locirane u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici Općenito, sve narudžbe mogu biti u jednom od sljedećih statusa: Primljene za obradu: obično će sve narudžbe se prvo pojaviti u ovom statusu nakon razmjene podataka. Kada se narudžba pojavi u ovom statusu sa njom se korištenjem opcije Servisi (donji lijevi ugao prozora) može uraditi jedno od sljedećeg: 1. Kreiranje otpremnice: nakon ovog servisa, kreirat će se otpremnica, i kod razmjene podataka, kupac će dobiti da su artikli isporučeni. Nakon kreirane otpremnice, potrebno je napraviti i fakturu. 2. Kreiranje greške u narudžbi: ova opcija se koristi u slučajevima kada se kod narudžbe pojavi problem. U ovom servisu se pojavljuje i prozor u koji se upisuju napomene u vezi sa greškom. Kod razmjene podataka, kupac će dobiti o greški. Nakon toga, kupac može ponovo otići na veleprodaju na web-u, i ispraviti grešku na takvoj narudžbi. Nakon ispravke i nakon razmjene podataka, ovaj narudžba će se opet pojaviti u statusu Primljene Za obradu. 3. Obilježavanje narudžbe za brisanje: ova opcija se koristi kada je potrebno obrisati određenu narudžbu. Ovom opcijom se takva narudžba obilježava za brisanje, i kod razmjene podataka, ta narudžba će se obrisati i u Line.Sys i na web-site-u. Narudžbe sa greškom: narudžbe sa greškom koje ste kreirali prethodnim servisom. Odrađene narudžbe: narudžbe na osnovu kojih su prethodnim servisom napravljene otpremnice. Nakon izvršene razmjene podataka, ove narudžbe će preći u status Odrađene Prenesene narudžbe. Narudžbe za brisanje: popis narudžbi spremnih za brisanje kreiranih prethodnim servisom. 390

401 Web Napomene: Kod kreiranja nove poslovne godine: Prije kreiranja nove poslovne godine, potrebno je izvršiti razmjenu podataka. Nakon uspješnog kreiranja nove poslovne godine, rad sa veleprodajnim korpama (narudžbama) možete vršiti samo iz nove poslovne godine. Slike artikala: Pošto su slike artikala velike za klasičan prijenos podataka, u trenutku prijenosa podataka slike se ne prenose. Slike artikala, za koje imate definirane slike u šifrarniku Artikala, možete eksportirati u poseban folder. Ovu opciju imate u bilo kojem cjenovniku. Nakon izvršenog eksporta artikala o naznačeni folder, kreirat će se slike artikala koje postoje u.jpg formatu sa nazivom jednakim šifri artikla. Ove slike morate MANUELNO prenijeti na vaš web server u pod folder ProductImages. Ovu operaciju možete izvršiti manualnim prijenosom slika (koristeći CD, flash, zip i sl) ili FPT client software-om. 391

402

403 Pomoć Pomoć Kolekcija opcija smještena u meniju Pomoć sadrži mogućnosti prikaza/sakrivanja podsjetnika, pokretanje pomoći, registraciju, prikaz Server managera te opće informacije o programu. Podsjetnik Funkcija podsjetnika je detaljno objašnjena u prvom poglavlju ovog priručnika. Opcija Posjetnik na meniju Pomoć aplikacije omogućava podešavanje prikaza posjetnika. Ukoliko je opcija odabrana (što je označeno štrihom na samom meniju) podsjetnik će biti automatski prikazan prilikom pokretanja aplikacije. U suprotnom, podsjetnik neće biti prikazan. Izgled menija pomoć u slučajevima odabira prikaza ili sakrivanja podsjetnika je dat na slikama 11.1.a i b. Pomoć a. b. Slika Izgled menija Pomoć sa prikazom podsjetnika Opcija Pomoć sadrži ekvivalent informacija koje su sadržane u ovom priručniku ali u elektronskom obliku. Format pristupa je prilagođen važećim standardima prikaza i bazira se na hijerarhijskom pristupu informacijama uz mogućnost pretraživanja ključnih riječi i pojmova. Registracija Nakon instalacije, aplikaciju je još potrebno registrovati, obzirom da ne registrovana verzija ima ograničenje u broju proknjiženih stavki. Prilikom svakog paljenja programa, prikazuje se obavještenje da se trenutno radi sa neregistriranom verzijom programa. Izgled ovog prozora je prikazan na slici Slika Obavijest o statusu programa 393

404 Korisničko uputstvo za Line.Sys Proces registracije je moguće pokrenuti direktno sa obavještenja prikazanog na slici ili korištenjem opcije Registracija koja se nalazi na meniju Pomoć. Nakon pokretanja ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici Slika Osnovni prozor za pokretanje registracije Kao što je vidljivo sa prozora sa slike registracija se provodi u dva koraka: U prvom koraku (odabirom opcije "Želim se registrirati i poslati kontrolni broj") se kreira kontrolni broj koji se, u posebnoj datoteci koju kreira sam program šalje u eline d.o.o. Nakon odabira prve opcije na prozoru sa slike od korisnika se očekuje upis imena (vlastitog ili firme) nakon čega se (na prozoru sa slike 11.4.) odabire opcija Kreiraj. Program obavještava o uspješnosti kreiranja datoteke sa kontrolnim brojem i njenom lokacijom posebnom porukom, prikazanom na slici Nakon primitka datoteke sa kontrolnim brojem, osoblje eline kreira registracijsku datoteku koju u obliku datoteke šalje kupcu koji se želi registrirati. Po primitku ove datoteke, kupac ponovo pokreće proceduru registracije (sa menija Pomoć) i u prozoru prikazanom na slici odabire opcija "Dobio sam registracijsku datoteku i sada želim registrirati aplikaciju". Nakon odabira opcije Dalje prikazuje se standardni windows prozor za odabir datoteke u kojem je potrebno odabrati primljenu datoteku. Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici Ukoliko iz posebnih razloga korisnik nije u mogućnosti preuzeti registracijsku datoteku dostupna je i mogućnost ručnog unosa registracijskog broja (posljednja opcija na prozoru sa slike 11.3.) nakon čijeg odabira se prikazuje prozor u kojem je potrebno unijeti odgovarajući registracijski broj. Izgled ovog prozora je prikazan na slici Slika Prozor za unos imena korisnika i kreiranje datoteke sa kontrolnim brojem 394

405 Pomoć Slika Obavijest o kreiranju i lokaciji datoteke sa kontrolnim brojem Slika Obavijest o uspješno provedenom postupku registracije Slika Prozor za ručni unos registracijskog broja Nakon okončavanja postupka registracije, pokretanje opcije Registracija sa menija Pomoć ima za rezultat prikaz prozora u kojem su navedeni detalji registracije. Izgled ovog prozora je prikazan na slici Slika Informacija o trenutno važećoj registraciji 395

406 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor sa slike sadrži i mogućnost promjene vrste licence. Odabirom ove opcije pokreće se procedura re-registracije. Prozor za registraciju je identičan prozoru prikazanom na slici osim što nije dostupna prva opcija sa prozora (osoblje eline već posjeduje kontrolni broj od inicijalne registracije). Opcija Promjena licence se pokreće nakon što je od eline već dobivena datoteka sa novim registracijskim brojem tako da se odmah može preći na njegov unos. Procedura unosa novog registracijskog broja je identična unosu ovog broja u inicijalnoj registraciji. Informacije o razlikama između različitih licenci su dostupne na web stranici eline. Server Manager Instalacije Line.Sys programa instalirane na klijentskim računarima mogu se koristiti za ostvarivanje pristupa većem broju Line.Sys servera. Ukoliko je opcija Server Manager odabrana na meniju Pomoć, prozor Server managera se prikazuje prilikom paljenja programa (prije prozora za unos korisničkog imena i lozinke). Korisnik je ovim u mogućnosti da odabere pristup različitim Line.Sys bazama podataka (na istom računaru, u lokalnoj mreži ili preko interneta). Podešavanje parametara Server Managera je moguće prilikom prikaza njegovog prozora (prilikom paljenja računara) dok se u meniju Pomoć specificira da li prozor Server managera treba da se prikazuje prilikom paljenja programa ili ne. Izgled osnovnog prozora Server Managera (koji se prikazuje prilikom pokretanja aplikacije) je prikazan na slici Slika Osnovni prozor Server Managera U prozoru prikazanom na slici već su kreirana dvije konekcije: eline i LOKALNA. Kao što se vidi sa drugog polja (Vrsta konekcije), pristup serveru na kojem se nalaze eline podaci se ostvaruje putem interneta (server sa podacima se nalazi na statičkoj internetskoj IP adresi) dok je server za LOKALNU konekciju smješten na istom računaru. Znači, programom instaliranom na jednom računaru moguće je osigurati pristup podacima za više Line.Sys servera (podacima za više firmi koje se vode u okviru različitih Line.Sys instalacija). Procedura kreiranja nove konekcije se pokreće odabirom opcije Novi na prozoru sa slike Kao rezultat prikazuje se prozor za specificiranje parametara konekcije, prikazan na slici

407 Pomoć Slika Podešavanje parametara konekcije Prozor sa slike sadrži sljedeća polja: Naziv firme (konekcije) u ovo polje je potrebno unijeti prepoznatljiv naziv konekcije. Nakon inicijalnog podešavanja (kreiranja konekcije) u ovo polje nije moguće unositi naknadne izmjene. Vrsta konekcije ponuđene su dvije opcije: (1) lokalna SQL Server se nalazi na istom ili računaru u lokalnoj mreži i (2) Statička IP pristup se ostvaruje putem interneta pri čemu odredišni računar (server) ima statičku (nepromjenjivu) IP adresu. SQL server naziv računara na kojem se nalazi SQL server. Ukoliko je SQL Server smješten na istom računaru u ovo polje je dovoljno upisati (local), ukoliko se nalazi na drugom računaru u okviru iste lokalne mreže, potrebno je upisati naziv tog računara, a ukoliko je smješten na serveru kojem se pristupa putem interneta, potrebno je unijeti IP adresu. Korisničko ime koje omogućava pristup SQL serveru Lozinka odgovarajuća lozinka koja pripada korisničkom imenu. Koristi servis automatskog logona - obezbjeđuje da pri pristupu aplikaciji ne morate upisivati svoje podatke, nego da ulazite u program direktno (dole navedena polja obavezno upisati). Korisnik servis ime koje omogućava pristup Line.Sys aplikaciji Lozinka servis odgovarajuća lozinka koja pripada korisničkom imenu. Primjer prozora sa slike popunjenog tako da se konekcija sa serverom ostvaruje internetom pri čemu server posjeduje statičku IP adresu je prikazan na slici Slika Primjer popunjavanja parametara za uspostavu konekcije 397

408 Korisničko uputstvo za Line.Sys Nakon podešavanja parametara, za pohranjivanje opcija je još potrebno odabrati opciju Snimi, smještenu u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slikama i Prozor prikazan na slici još sadrži opcije za unos izmjena u postojeće konekcije (prozor za unos izmjena ima izgled identičan onome prikazanom na slici ), brisanje konekcije te Odabir jedne od konekcija na listi. Nakon kreiranja svih potrebnih konekcija, rad sa programom se inicira odabirom željene konekcije te klikom na opciju Prihvati, nakon čega se pokreće Line.Sys program. Napomena: Ukoliko se greškom odabere opcija Server Manager u meniju Pomoć, a nema potrebe za to, pri slijedećem pokretanju aplikacije Line.Sys će se prikazati prozor sa slike 11.9, tada treba ptitisnuti na tastaturi tipku F5, i prikazaće se mali prozor Poništeno. Tada ponovno treba pokrenuti aplikaciju koja će otvoriti Log on... prozor za ulaz u aplikaciju. O programu Opcija O programu daje osnovne podatke o aplikaciji: Vrsta licence stalna ili vremenski ograničena Broj klijentskih licenci broj računara koji konkurentno mogu pristupati programu, Registrovani korisnik ime (naziv) registrovanog korisnika, Verzija programa broj trenutno instalirane verzije SQL Server specifikacija instalirane verzije SQL Servera. Odabirom opcije SQL Info doostupni su i detaljniji podaci o parametrima SQL Servera. 398

409 Statistika Statistika Posljednji meni aplikacije sadrži jedanaest posebnih grupa izvještaja koji omogućuju statističko praćenje poslovanja. To su izvještaji: Brza kartica artikla, Kategorije, Grupe, Brzi promet, Najprometniji, Nabavka po dobavljačima, Kupac/dobavljač, Prodaja sa ambalažom, Artikli po Proizvođaču, Promet po komercijalisti i Realizacija po Proizvođaču. Brza kartica artikla Prva opcija menija Statistika omogućava proizvođenje grupe izvještaja vezanih za brze kartice artikla. Nakon pozivanja opcije prikazuje se prozor (prikazan na slici 11.1.) u kojem se odabirom ponuđenih opcija specificiraju detalji izvještaja. Slika Prozor za podešavanje parametara izvještaja Brza kartica artikla Kao što se vidi sa slike, prozor omogućava podešavanje sljedećih parametara. Označavanje željenog skladišta gornji dio prozora sadrži listu svih kreiranih skladišta iz koje je klikom na kućicu ispred šifre skladišta potrebno odabrati željeno. Na listi se pojavljuju veleprodajna i materijalna skladišta kao i maloprodajne prodavnice. Šifra artikla direktnih unosom šifre ili odabirom sa liste (upotrebom kratice "+ Enter") specificira se željeni artikl Uzmi u obzir i dnevnu obradu Ukoliko se žele uključiti i podaci od tog dana Grupiranje odabire se željeni način grupiranja. Dostupne su dvije opcije: po skladištima i po poslovnim godinama Prikaz odabire se način prikaza rezultata poslovanja. Ponuđene su opcije: Vrijednost i Količina. U slučaju odabira opcije Vrijednost rezultati poslovanja će biti prikazani u hiljadama KM dok će u slučaju odabira opcije Količina prikaz biti u jedinici mjere specificiranoj za artikl (npr. komada). 399

410 Korisničko uputstvo za Line.Sys Izgled izvještaja za odabir opcija kao na slici dat je na slici Slika Izgled izvještaja Brza kartica artikla Kao što se vidi sa slike 11.2, izvještaj sadrži tabelu sa podacima o prodaji artikla grupiranim po mjesecima i godinama te grafikon koji na vizualno razumljiviji način demonstrira tabelarne podatke. Oznake 1,2,3,4 u grafikonu predstavljaju redne brojeve mjeseca u godini (januar, februar, mart, april, itd.). Oznaka u gornjem lijevom uglu tabele (Vrijednost ('000)) označava da brojevi u poljima tabele predstavljaju novčanu vrijednost u hiljadama KM. Kategorije Izvještaj kategorije se poziva odabirom druge opcije na meniju Statistike. Kao rezultat prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati parametre izvještaja. Ovaj prozor je prikazan na slici Slika Prozor za podešavanje parametara izvještaja Kategorije

411 Statistika U gornjem dijelu prozora odabire se skladište/a; u centralnom dijelu prozora željena kategorija artikala dok se u donjem dijelu prozora odabire način grupiranja (po skladištima ili poslovnim godinama) i način prikaza (po vrijednosti ili količini). Odabir prikaza po vrijednosti rezultira odabirom prikaza novčane vrijednosti izražene u tisućama KM. Nakon podešavanja parametara odabire se opcija Printaj koja za rezultat ima prikaz izvještaja (na ekranu ili štampaču u zavisnosti od odabira osnovnih postavki printanja u prozoru Lične postavke (Osnovni Menu). Primjer izgleda izvještaja dat je na slici Grupe Slika Izgled izvještaja Kategorije Pokretanje opcije Grupe sa menija Statistika inicira pojavljivanje prozora sa specificiranje parametara izvještaja. U gornjem dijelu prozora odabire se skladište/a; u centralnom dijelu prozora željena grupa artikala dok se u donjem dijelu prozora odabire način grupiranja (po skladištima ili poslovnim godinama) i način prikaza (po vrijednosti ili količini). Odabir prikaza po vrijednosti rezultira odabirom prikaza novčane vrijednosti izražene u tisućama KM. Nakon podešavanja parametara odabire se opcija Printaj koja za rezultat ima prikaz izvještaja (na ekranu ili štampaču u zavisnosti od odabira osnovnih postavki printanja u prozoru Lične postavke (Osnovni menu). Izgled prozora dat je na slici a primjer izgleda izvještaja dat je na slici

412 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Prozor za podešavanje parametara izvještaja Grupe Brzi promet Slika Primjer izgleda izvještaja Grupe Grupa izvještaja Brzi promet se sastoji od dva izvještaja: Brzi promet kupaca i Brzi promet dobavljača. Nakon odabira opcije Brzi promet (sa menija Statistika) prikazuje se prozor na kome je potrebno odabrati željeni izvještaj. Nakon odabira, na ovom prozoru je za prikaz izvještaja potrebno odabrati opciju Printaj nakon čega se prikazuje izvještaj. Izvještaj grupira podatke o računima i uplatama kupaca/dobavljača po poslovnim godinama i mjesecima i izražava ih u tisućama KM. Brojčane oznake (1, 2, 3, itd.) u zaglavljima kolona tabele označavaju redne brojeve mjeseci u godini. Izgled izvještaja (Brzi promet kupaca) je prikazan na slici

413 Statistika Slika Izgled izvještaja Brzi promet kupaca Najprometniji Izvještaj Najprometniji omogućava kreiranje liste najprometnijih: Kupaca, Dobavljača, Artikala i usluga, Kategorija ili Grupa. Nakon pozivanja ove opcije sa menija Statistika, potrebno je navesti poslovnu godinu za koju se izvještaj kreira, te sadržaj izvještaja (da li se želi razmatrati promet kupaca, dobavljača, artikala i usluga, kategorija ili grupa). Također je potrebno navesti koliko će najprometnijih artikala izvještaj sadržavati (predefinisano 10). Nakon podešavanja parametara kreiranje izvještaja se inicira odabirom opcije Printaj smještene u donjem desnom uglu prozora. Izgled prozora je dat na slici a primjer izgleda izvještaja na slici Slika Prozor za podešavanje izgleda izvještaja Najprometniji 403

414 Korisničko uputstvo za Line.Sys Slika Primjer izgleda izvještaja Najprometniji Artikli i usluge Nabavka po dobavljačima Ova opcija omogućava kreiranje izvještaja sa prikazom nabavki od svih dobavljača. Nakon odabira opcije Statistika Nabavka po dobavljačima prikazuje se prozor za specificiranje parametara izvještaja, prikazan na slici Od korisnika se očekuje da specificira grupe artikala koje želi uključiti u izvještaj te vremenski period za koji se želi kreirati izvještaj i to navođenjem početnog i krajnjeg datuma. Izgled izvještaja je prikazan na slici

415 Statistika Slika Prozor za podešavanje izgleda izvještaja Nabavka po dobavljačima Kupac/Dobavljač Slika Primjer izgleda izvještaja Nabavka po dobavljačima Slika Prozor za podešavanje izgleda izvještaja Kupac/Dobavljač 405

416 Korisničko uputstvo za Line.Sys Pokretanje opcije Statistika Kupac/Dobavljač rezultira u prikazu prozora za odabir parametara neophodnih za formiranje izvještaja. Izgled prozora prikazan je na slici Za kreiranje izvještaja neophodno je definirati vremenski interval (specificiranjem početnog i krajnjeg datuma), odabrati listu partnera koji se žele uključiti u izvještaj te specificirati koji datum je mjerodavan za uključivanje pojedinačnih transakcija u izvještaj: datum dokumenta ili datum naloga. Kućisa sa tekstom Kupac/Dobavljač omogućava da se odaberu samo partneri koji su i kupci i dobavljači. Također se može odabrati opcija Samo kompenzacijski partneri i Sortiranje po nazivu. Nakon specificiranja navedenih parametara kreiranje izvještaja se inicira odabirom opcije Printaj pozicionirane u donjem desnom uglu prozora sa slike Prodaja sa ambalažom Pokretanje opcije Prodaja sa ambalažom rezultuje prikazom prozora za specificiranje parametara izvješaja. Izgled prozora je prikazan na slici Slika Prozor za podešavanje parametara izvještaja Prodaja sa ambalažom Prozor sadrži mogućnost podešavanja sljedećih parametara: Skladište/prodavnica moguće je izabrati jednu ili više veleprodajnih skladišta ili prodavnica maloprodaje. Odabir se vrši unošenjem štriha u kućicu ispred željenih skladišta/prodavnica Grupa moguće je izabrati jednu ili više grupa artikala. Grupe su prikazane prema načinu grupiranja iz šifrarnika Kategorije i grupe artikala. Odabir se vrši unosom štriha u kućicu ispred naziva grupe. Od datuma/do datuma datumska polja u koje se unosi početni i završni datum koji omeđuju željeni izvještajni period Od obračunske jedinice/do obračunske jedinice unosom željenih obračunskih jedinica firme u izvještaj će biti uključene sve obračunske jedinice koje se između odabranih nalaze u šifrarniku obračunskih jedinica Od kupca/do kupca odabirom željenih kupaca u izvještaj će biti uključeni svi partneri koji se nalaze između odabranih u šifrarniku partnera. Nivo izvještaja dostupna su četiri nivoa detaljnosti izvještaja. 406

417 Statistika Primjer izvještaja (sa nivoom detaljnosti Ambalaža/artikli) je prikazan na slici Artikli po Proizvođaču Slika Primjer izvještaja Prodaja sa ambalažom Pokretanjem ove opcije otvara se prozor sa slike Slika Prozor za statistiku Artikala po Proizvođaču 407

418 Korisničko uputstvo za Line.Sys Prozor sadrži mogućnost podešavanja sljedećih parametara: Skladište/prodavnica moguće je izabrati jednu ili više veleprodajnih skladišta ili prodavnica maloprodaje. Odabir se vrši unošenjem štriha u kućicu ispred željenih skladišta/prodavnica Kategorija moguće je izabrati jednu ili više kategoriju artikala. Kategorije su prikazane prema načinu grupiranja iz šifrarnika Kategorije artikala. Odabir se vrši unosom štriha u kućicu ispred naziva grupe. Proizvođač odabrati za koje će se proizvođače (jednog ili više) raditi statistički izvještaj Od datuma/do datuma datumska polja u koje se unosi početni i završni datum koji omeđuju željeni izvještajni period Nivo izvještaja dostupna su četiri nivoa detaljnosti izvještaja. Po Datumu odabir izmežu statistike po datumu dokumenta ili naloga Prikaz artikala sa šifrom ili Bar kodom Dalje se može odabrati između slijedećih opcija (štrihom kućice ispred naziva): Da li će biti uzeta u obzir i dnevna obrada DA li se printaju artikli po kategorijama Sortiranje po nazivu artikala Promet po Komercijalisti Pokretanjem ove opcije otvara se prozor kao na slici Slika Prozor za statistiku Promet po Komercijalisti Prozor sadrži mogućnost podešavanja sljedećih parametara: Skladište/prodavnica moguće je izabrati jednu ili više veleprodajnih skladišta ili prodavnica maloprodaje. Odabir se vrši unošenjem štriha u kućicu ispred željenih skladišta/prodavnica Komercijalist odabrati za koje će se komercijaliste (jednog ili više) raditi statistički izvještaj o Dalje se određuje da li će izvještaj biti za komercijaliste ili primaoce

419 Statistika Od datuma/do datuma datumska polja u koje se unosi početni i završni datum koji omeđuju željeni izvještajni period Kategorija/Proizvođač moguće je izabrati jednu ili više kategoriju artikala ili proizvođača. Odabir se vrši unosom štriha u kućicu ispred naziva kategorije/proizvođača Nivo izvještaja dostupna su tri nivoa detaljnosti izvještaja (po kategorijama, grupama ili šiframa artikala) za kupce ili grupe (odrediti štrihom kućice ispred teksta Prodaja po Kupcima/Grupama). Dalje se može odabrati između slijedećih opcija (štrihom kućice ispred naziva): Da li će biti uzeta u obzir i dnevna obrada Da li se printaju artikli samo po šiframa Da li se printa izvještaj po sistemu Proizvođač->Komercijalist Promet po komercijalisti se može pozvati i iz Veleprodaje i Maloprodaje (i tada se marža ne prikazuje). Realizacija po Proizvođaču Pokretanjem ove opcije otvara se prozor kao na slici Slika Prozor za statistiku Realizacija po Porizvođaču Prozor sadrži mogućnost podešavanja sljedećih parametara: Skladište/prodavnica moguće je izabrati jednu ili više veleprodajnih skladišta ili prodavnica maloprodaje. Odabir se vrši unošenjem štriha u kućicu ispred željenih skladišta/prodavnica Proizvođač odabrati za koje će se proizvođače (jednog ili više) raditi statistički izvještaj Od datuma/do datuma datumska polja u koje se unosi početni i završni datum koji omeđuju željeni izvještajni period 409