AUDIT DALAMAN. Tarikh : 29 Disember 2017 Tarikh : 29 Disember 2017

Transcription

1 MUKA SURAT : 1/8 Disediakan oleh Diluluskan oleh Jawatan : KETUA JABATAN JABATAN KUALITI DAN KEUTUHAN Jawatan : REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh : 29 Disember 2017 Tarikh : 29 Disember 2017 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM

2 MUKA SURAT : 2/8 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan sama ada Sistem Pengurusan Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (IPGM dan IPG) yang terdiri daripada Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan semua Institut Pendidikan Guru (IPG) mematuhi apa yang telah dirancang dalam keperluan standard dan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG. Ia juga bertujuan memastikan sama ada Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG telah dilaksanakan dan disenggarakan secara berkesan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurusan Atasan dan Pasukan Audit Dalaman di IPGM dan IPG untuk melaksanakan Audit Dalaman sekurang-kurangnya dua kali setahun mengikut jadual yang telah ditetapkan. Prosedur ini adalah diaplikasikan kepada semua proses dan aktiviti yang menumpu kepada Perkhidmatan Pengurusan Pendidikan Keguruan sepenuh masa untuk kursus praperkhidmatan iaitu Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) termasuk Program Persediaan (PPISMP) dan Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK Malaysian Standard MS ISO 9000:2015 Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary (Second Revision) 3.3 Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 (Second Revision) Quality Management System Requirements (Second Revision) (ISO 9001:2015, IDT) 3.4 Malaysian Standard MS ISO 9004:2000 Quality Management Systems - Guidelines for Performance Improvements 3.5 Malaysian Standard MS ISO 19011:2003 Guidelines For Quality And/Or Environmental Management Systems Auditing 3.6 Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan - IPGM-PPK-PUP COPPA 2nd Edition Education Programme Standard (EPS)

3 MUKA SURAT : 3/8 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah Pengurusan Atasan IPGM (PA IPGM) merujuk kepada Rektor dan Timbalan Rektor. Pengurusan Atasan IPG (PA IPG) merujuk kepada Pengarah dan Timbalan Pengarah Jawatankuasa Audit Dalaman (JKAD) merujuk kepada jawatankuasa yang dilantik oleh IPGM/IPG untuk merancang, menyelaras dan memantau segala aktiviti berkaitan Audit Dalaman Juruaudit Dalaman merujuk kepada anggota IPGM dan IPG yang telah mendapat latihan Audit Dalaman serta memiliki sijil Juruaudit Dalaman dan dilantik oleh Pengurusan Atasan IPGM/IPG untuk menjalankan tugas sebagai Juruaudit Dalaman Auditi merujuk kepada individu atau organisasi yang diaudit oleh PAD Ketua Audit merujuk kepada pengerusi Jawatankuasa Audit Dalaman IPGM dan IPG Sekretariat Majlis Kualiti merujuk kepada jawatankuasa yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan MS ISO di IPGM dan IPG Audit Dalaman merujuk kepada satu sistem verifikasi atau penilaian yang sistematik dan bebas, yang didokumenkan untuk mendapatkan bukti audit; dan menilainya secara objektif bagi mengenal pasti sejauh manakah kriteria audit dipenuhi Ketidakakuran (Nonconformity, NC) merujuk kepada ketidakpatuhan terhadap standard MS ISO 9001:2015 dan prosedur yang ditetapkan oleh IPGM dalam Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Pekeliling Pentadbiran/Perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa, lain-lain dokumen di para 3.0 dan arahan-arahan yang berkaitan.

4 MUKA SURAT : 4/ Peluang untuk penambahbaikan (Opportunities For Improvement, OFI) merujuk kepada sesuatu situasi di mana wujud bukti keakuran kepada standard, namun ia kurang lengkap atau boleh ditambah baik bagi meningkatkan lagi kecekapan dan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti Pembetulan merujuk kepada tindakan yang diambil bagi membetulkan ketidakakuran dan kelemahan sistem pengurusan kualiti Pelan Pengurusan Risiko merujuk kepada pelan yang diwujudkan untuk mengenal pasti risiko yang bakal dihadapi serta membuat jangkaan kesan dan mengurus risiko tersebut Penambahbaikan merujuk kepada tindakan yang diambil untuk membaiki sistem yang sedia ada bagi meningkatkan pencapaian dasar dan objektif kualiti Majlis Pembukaan Audit merujuk kepada majlis yang diadakan antara PAD dengan auditee sebelum Audit Dalaman dilaksanakan Majlis Penutupan Audit merujuk kepada majlis yang diadakan antara PAD dengan warga organisasi selepas Audit Dalaman dilaksanakan. 4.2 Singkatan PA IPGM IPG PAD JKAD MKSP MMKI Pengurusan Atasan Institut Pendidikan Guru Malaysia Institut Pendidikan Guru Pasukan Audit Dalaman Jawatankuasa Audit Dalaman IPGM dan IPG Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Mesyuarat Majlis Kualiti Institut

5 5.0 RINGKASAN PROSES PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) MUKA SURAT : 5/8 1. Menjalankan post-mortem untuk menilai kekuatan dan kelemahan pelaksanaan Audit Dalaman. 2. Membentangkan Laporan Audit Dalaman dalam MMKI/MKSP. 1. Menjalankan Audit Susulan. 2. Mengesahkan tindakan pembetulan dan peluang penambahbaikan yang telah dilaksanakan. 3. Menyerahkan hasil Audit Susulan kepada JK Penambahbaikan untuk tindakan susulan. A C P D 1. Melantik Pasukan Audit Dalaman IPGM/IPG. 2. Merancang dan menyediakan Jadual Tahunan Audit Dalaman. 3. Mengedarkan Jadual Tahunan Audit Dalaman. 4. Menyediakan pelan pengurusan risiko untuk aktiviti Audit Dalaman. 1. Memberi taklimat proses pelaksanaan Audit Dalaman. 2. Menjalankan pengauditan Sistem Pengurusan Kualiti. 3. Membentang penemuan Audit Dalaman.

6 6.0 PROSES KERJA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA Tanggungjawab MUKA SURAT : 6/8 Mula Output Rektor / TR / Pengerusi JKAD IPGM Ketua Audit IPGM/IPG Ketua Audit IPGM/IPG JK Audit Dalaman Ketua Audit / PAD Ketua Audit / PAD Ketua Audit IPG Ketua Audit / Sekretariat MKI Pengerusi JKAD IPGM Merancang, menyedia dan mengedarkan Jadual Tahunan Audit Dalaman Merancang aktiviti tahunan JK Audit Dalaman Merancang pelaksanaan Audit Dalaman Menyediakan Pelan Pengurusan Risiko Menyampaikan taklimat, menjalankan pengauditan, merekod dan melaporkan dapatan Audit Dalaman Menjalankan Audit Susulan dan Menyediakan Laporan Audit Dalaman Membentangkan Laporan Audit Dalaman dalam MMKI Menghantar Laporan Audit Dalaman IPG ke IPGM melalui Sekretariat MS ISO IPG Menyediakan Laporan Audit Dalaman yang menyeluruh dan membentangkannya dalam MKSP Selesai Surat IPGM / LAM-PUP Carta Gant / carta organisasi / surat pelantikan / Jadual Tahunan Audit Dalaman LAM-PUP surat pelantikan PAD / memo / senarai nama pemegang & penggerak / LAM-PUP / LAM-PUP Borang Pelan Pengurusan Risiko surat / memo / senarai semak / LAM-PUP / LAM-PUP surat / memo / LAM-PUP / LAM- PUP / LAM-PUP / LAM- PUP surat / memo / senarai kehadiran / minit mesyuarat / Laporan Audit Dalaman surat / salinan emel / LAM-PUP surat / senarai kehadiran / laporan Audit Dalaman / laporan MKSP

7 MUKA SURAT : 7/8 7.0 REKOD KUALITI Bil REKOD LOKASI TEMPOH DISIMPAN LAMPIRAN 1. Jadual Tahunan Audit Dalaman Fail Audit 3 tahun LAM-PUP Jadual Pelaksanaan Audit Dalaman Fail Audit 3 tahun LAM-PUP Senarai Semak Audit Fail Audit 3 tahun LAM-PUP Laporan Audit Dalaman Fail Audit 3 tahun LAM-PUP Laporan Cadangan Tindakan Pembetulan 6. Laporan Peluang untuk Penambahbaikan Fail Audit 3 tahun LAM-PUP Fail Audit 3 tahun LAM-PUP Borang Pelan Pengurusan Risiko Fail Audit 3 tahun -